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Excel: Die Lesbarkeit erhöhen und jede zweite Zeile andersfarbig darstellen
Bei großen Tabellen ist es schwierig bis unmöglich, mit dem Auge in der richtigen Zeile zu bleiben. Dabei lässt sich die Lesbarkeit breiter Tabellen ganz einfach erhöhen: Sie müssen nur jede zweite Zeile andersfarbig darstellen. Das Auge kann sich dann besser an der jeweiligen Zeilenfarbe orientieren. Keine Sorge: Sie müssen die Zeilen nicht manuell einfärben. Das Zweifarb-Layout lässt sich entweder per Formel oder eingebauter Funktion umsetzen.
Zwei Farben für mehr Lesbarkeit
Um Tabellenzellen abwechselnd in unterschiedlichen Farben darzustellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Bei Excel XP bis 2003 rufen Sie zuerst den Befehl „Format | Bedingte Formatierung“ auf, und wählen Sie aus dem ersten Listenfeld den Eintrag „Formel ist“. Bei Excel 2007/2010/2013 klicken Sie im Menüband „Start“ auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und dann auf „Neue Regel“.
2. Dann wählen Sie Im Feld „Regeltyp“ den Eintrag „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Ins Feld „Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist“ tragen Sie Sie folgende Formel ein:
=REST(ZEILE();2)=0
Die Formel sorgt dafür, dass sich die folgende Farbauswahl nur auf die Zeilen mit gerader Zeilennummer auswirken.
3. Im letzten Schritt klicken Sie auf „Formatieren“ und wählen Register „Ausfüllen“ die gewünschte Farbe für jede zweite Zeile aus.
4. Sobald Sie das Fenster mit OK schließen, wird jede zweite der markierten Zeilen in der gewünschten Farbe dargestellt.
Excel: Fehler verstecken und unsichtbar machen
Bei der Arbeit mit Tabellen und Formeln lassen sich Fehlermeldungen nicht immer vermeiden. In Umsatzstatistiken kommt es zum Beispiel häufig zum Fehler „#DIV0!“ (Division durch Null), sobald in einer Zeile der Gesamtumsatz durch Null Verkäufe geteilt wird. Der Fehler selbst ist nicht weiter tragisch, stört aber die Optik der Tabelle. Es geht auch schöner. Soll die Tabelle trotz Fehlermeldungen einen aufgeräumten Eindruck hinterlassen, verstecken Sie die Meldungen einfach.
Fehlermeldungen verstecken
Mit folgenden Schritten machen Sie Fehlermeldungen unsichtbar:
1. Markieren Sie die Zelle, in der Fehlermeldungen unsichtbar werden sollen.
2. Bei Excel bis zur Version 2003 rufen Sie den Befehl „Format | Bedingte Formatierung“ auf und wählen im Listenfeld den Eintrag „Formel ist“.
Bei Excel 2007/2010/2013 klicken Sie auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und dann auf „Neue Regel“. Im folgenden Dialogfenster klicken Sie zusätzlich auf „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
3. Um sämtliche Fehler zu unterdrücken, geben Sie ins Formelfeld folgende Formel ein:
=ISTFEHLER(D2)
Die Zahl in Klammern gibt die Koordinate der markierten Zelle an, in diesem Beispiel D2. Ersetzen Sie den Beispielwert durch die Zellkoordinate Ihrer Tabelle.
Statt alle Fehler abzufangen, können Sie sich auch gezielt einzelne Fehler beschränken. Hierzu verwenden Sie eine Formel wie
=FEHLER.TYP(D2)=2
In Klammern wird wieder der Zellbezug angegeben. Die Zahl hinter dem Gleichheitszeichen bestimmt, welcher Fehler gemeint ist. Folgende Werte sind möglich:
Fehlerwert Wert hinter Gleichheitszeichen
#NULL! 1
#DIV/0! 2
#WERT! 3
#BEZUG! 4
#NAME? 5
#NV 7
Sonstiges #NV
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“, und wählen Sie die Schriftfarbe „Weiß“ aus.
5. Schließen Sie die Fenster mit OK. Der Fehler ist zwar intern noch vorhanden; da die Zelle jedoch mit weißer Schrift auf weißem Grund formatiert wird, ist sie unsichtbar.
6. Im letzten Schritt können Sie die bedingte Formatierung auf die übrigen Zellen übertragen, indem Sie zunächst die zuletzt bearbeitete Zelle (mit der bedingten Formatierung) markieren und mit [STRG][C] in die Zwischenablage kopieren.
7. Dann markieren Sie alle Zellen, bei denen Sie die Fehlermeldungen ausblenden möchten und rufen den Befehl „Bearbeiten | Inhalte einfügen“ auf. Bei Excel 2007/2010/2013 klicken Sie auf den kleinen Pfeil unterhalb der „Einfügen“-Schaltfläche und dann auf „Inhalte einfügen“.
8. Im nächsten Fenster wählen Sie die Option „Formate“ und klicken auf OK. Damit wird nur die bedingte Formatierung auf die markierten Zellen übertragen.
Excel-Suchmaschine: Ein interaktives Suchfeld ins Tabellenblatt einfügen
In großen Tabellen ist die Suchfunktion das wichtigste Hilfsmittel, um schnell bestimmte Zellen zu finden. Einfach die Tastenkombination [Strg][F] drücken und lossuchen. Wenn Sie Zellbereiche häufig durchsuchen müssen, kennt Excel eine elegante Alternative: Statten Sie die Tabelle mit einer interaktiven Suchfunktion aus. Eine Zelle dient dabei als Suchfeld – wie bei einer Suchmaschine. Über eine bedingte Formatierung werden alle Zellen farbig markiert, die den Suchbegriff enthalten.
Excel-Suchmaschine
Um eine Excel-Tabelle mit einem interaktiven Suchfeld auszustatten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Fügen Sie an den Anfang der Tabelle ein Suchfeld ein, also eine Zelle, die also Suchfeld dienen soll.
2. Anschließend markieren Sie die Zellen, die damit durchsucht werden sollen, zum Beispiel der Bereich A7 bis A30.
3. Bei Excel XP bis 2003 rufen Sie den Befehl „Format | Bedingte Formatierung“ auf. Im Dialogfenster wählen Sie aus dem ersten Listenfeld den Eintrag „Formel ist“. Bei Excel 2007/2010/2013 klicken Sie im Menüband „Start“ auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und dann auf „Neue Regel“.
4. Im Feld „Regeltyp“ wählen Sie den Eintrag „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Ins Formelfeld tragen Sie folgende Formel ein:
=FINDEN($A$2;A7)>0
Der erste Wert in Klammern gibt die Zellkoordinate des Suchfelds an, hier A2 ($A$2).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“, und wählen Sie die Formatierung, mit der die Treffer gekennzeichnet werden sollen. Ideal ist zum Beispiel im Register „Ausfüllen“ eine auffällige Hintergrundfarbe.
5. Schließen Sie die Fenster mit OK.
Jetzt können Sie die Tabelle durchsuchen, indem Sie den Suchbegriff eingeben und die [Return/Eingabe]-Taste drücken. Alle Treffer werden optisch hervorgehoben. Wichtig: Damit bei einem leeren Suchfeld nicht alle Zellen markiert werden, tragen Sie ein Zeichen ein, das in keinem Feld vorkommt, etwa ein Sternchen.
Excel ohne Nullen: Alle Nullwerte ausblenden
Beim Rechnen hält sich Excel strikt an die mathematischen Regeln. Kommt als Ergebnis der Wert Null heraus, zeigt Excel die Ziffer 0. Auch wenn das mathematisch korrekt ist, sind die Nullwerte in Excel-Tabellen aber nicht immer willkommen. Zum Glück geht’s auch ohne Nullen. Wer Excel-Tabellen übersichtlicher gestalten möchte, kann die Nullwerte ganz einfach verstecken.
Weg mit den Nullen – Überflüssige Nullen ausblenden und nicht anzeigen
Dank einer versteckten Excel-Option können Sie Nullwerte automatisch ausblenden. Hierzu rufen Sie bei Excel XP bis 2003 den Befehl „Extras | Optionen“ auf und entfernen im Register „Ansicht“ das Häkchen bei der Option „Nullwerte“. Bei Excel 2007 klicken Sie auf die runde Office-Schaltfläche und den Befehl „Excel-Optionen“; bei Excel 2010 und 2013 rufen Sie den Befehl „Datei | Optionen“ auf . Dann wechseln Sie in die Kategorie „Erweitert“ und deaktivieren im Bereich „Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen“ das Kontrollkästchen „In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen“. Ab sofort werden Nullen nicht mehr angezeigt.
Von Fall zu Fall die Null ausblenden
Sie können auch von Fall zu Fall entscheiden, ob die Null erscheinen soll oder nicht. Dazu lassen Sie die Option „In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen“ aktiviert. Die fallweise Unterscheidung übernimmt eine bedingte Formatierung.
Soll nur in einer bestimmten Zellen oder einem Zellbereich die Null unterdrückt werden, markieren Sie den Zellbereich, klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung und rufen den Befehl „Zellen formatieren“ auf. Im Register „Zahlen“ klicken Sie auf „Benutzerdefiniert“ und tragen in das Feld „Typ“ das folgende Zahlenformat ein:
0;-0;““
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Das Ergebnis: Sind die Formelergebnisse oder eingeragenen Werte Null, lässt Excel die Zelle leer.