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Excel: Automatische Farbmarkierung von Zellen erreichen
Mit Excel-Tabellen lassen sich sehr leicht Pläne für die eine Arbeitszeiterfassung oder auch für Warenbestände erstellen. Bei der Auswertung solcher Aufstellungen kann es sehr hilfreich sein, wenn man bestimmte Werte auf einen Blick erkennen kann. In der Regel erfolgt dies durch eine farblich markierte Zelle. Excel kann so konfiguriert werden, dass vorher festgelegte Werte automatisch eingefärbt werden. Auf diese Weise vergisst man gegenüber einer manuellen Auswertung keinen Wert zu markieren.
Das Zauberwort heißt hier bedingte Formatierung. Mit dem Anlegen einer entsprechenden Regel wird der benötigte Wert und die Farbe festgelegt. Pro Tabelle können auch mehrere bedingte Formatierungen angelegt werden, um unterschiedliche Farben darzustellen.
Zum Anlegen dieser bedingten Formatierung öffnest du die Excel-Tabelle und markierst durch Ziehen mit der Maus den betreffenden Bereich.
Anschließend klickst du im Register Start der Menüleiste auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Im Aufklappmenü befindet sich der Eintrag Regeln zum Hervorheben von Zellen. Über dieses Untermenü werden weitere Optionen wie Größer als, Kleiner als oder Gleich zur Auswahl angeboten. Ein Klick auf die benötigte Funktion wählt sie aus und öffnet eine Dialogbox.
Gib hier den gewünschten Wert ein und wähle über das rechte Auswahlmenü eine Colorierung. Ist die passende Farbe nicht dabei, dann gelangst du über den Eintrag benutzerdefiniertem Format zum Dialogfenster Zellen formatieren. Im Register Ausfüllen findest du dann die Farbpalette mit allen verfügbaren Farben.
Nach der Farbauswahl bestätigst du mit dem Button OK, damit die neue Regel gespeichert wird und in Kraft treten kann.
Microsoft Excel: Überfällige Termine optisch hervorheben
Kontrollieren Sie Ihre Bestell- und Liefertermine auch mit Excel? Je nach dem wie viele Bestellungen getätigt werden, ist der tägliche Abgleich der Liefertermine langwierig. Jeder abgelaufene Liefertermin muss aus dieser Liste herausgesucht werden. Mit einer bei Excel enthaltenen Funktion und einer kleinen Formel lassen sich abgelaufene Liefertermine ganz einfach optisch hervorheben.
Um die Verspätungen hervorzuheben, müssen in der Liste zwei Datumseingaben vorhanden sein (z. B. zugesagter Liefertermin und tatsächlicher Liefertermin), da die Formel die zwei Datumsangaben miteinander vergleicht.
Und so funktioniert´s:
1. Starten Sie Excel, und rufen die entsprechende Tabelle auf.
2. Markieren Sie den ganzen Bereich der Liste, jedoch ohne die Überschrift.
3. Anschließend klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Kontextmenü die Option „Neue Regel“.
4. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den untersten Regeltyp, „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Geben Sie in das Formelfeld unter „Regelbeschreibung bearbeiten:“ die Formel
=$D2>$E2
ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“.
5. Im nächsten Dialogfenster legen Sie auf der Registerkarte „Ausfüllen“ die Farbe der Zellen mit der Lieferverzögerung fest. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und schließen das vorige Dialogfenster ebenfalls mit „OK“.
Das Ergebnis wird direkt in der aktiven Tabelle angezeigt.
6. Möchten Sie nicht direkt am ersten Tag der Verspätung den Lieferverzug angezeigt bekommen, verwenden Sie diese modifizierte Formel:
=($E2-$D2)>4
Mit dieser abgewandelten Formel werden die Verspätungen erst nach vier Tagen angezeigt.
Diese Formatierung kann gewählt werden, wenn beispielsweise anstatt eines Fixtermins ein Lieferzeitraum vereinbart wurde. Der Wert „>4“ kann individuell an Ihre Tabelle angepasst werden.
Die hier in den Formeln verwendeten Werte „$E2“ und „$D2“ sind nur beispielhafter Natur und sollte Ihren Tabellenwerten angepasst werden.
Microsoft Excel 2003/2007/2010: Wochentage und Wochenende zur besseren Übersicht farblich unterscheiden
Jeder, der mit Excel schon mal Tabellen mit Datumsangaben wie zum Beispiel Schichtpläne oder Außendienst-Termine erstellt hat, weiß, dass für eine bessere Übersicht eine farbliche Markierung von Wochenenden sinnvoll ist. Nervig ist nur, dass man meistens den Kalender zur Hilfe nehmen muss, um die Zellen mit den Wochenenden manuell zu markieren. Dabei geht’s auch automatisch. Eine der wenig bekannten Formeln ist die Funktion „Wochenende()“. Damit können Sie Samstage und Sonntage automatisch farblich hervorheben.
Da diese bedingte Formatierung schon lange Bestandteil von Excel ist, funktioniert es mit allen Versionen. Folgende Schritte sind hierzu notwendig:
1. Starten Sie Microsoft Excel, und rufen Sie die Tabelle mit den Datumsangaben auf.
2. Markieren Sie alle Datumsangaben (in diesem Beispiel A1 bis A31), und wählen Sie in der Menüleiste „Format | Bedingte Formatierung“. Ab Version 2007 klicken Sie im Menüband auf „Start | Bedingte Formatierung“.
3. Im Dialogfenster „Bedingte Formatierung“ ändern Sie unterhalb von „Bedingung 1“ den Eintrag auf „Formel ist“ und geben in das Textfeld rechts daneben die Formel „=wochentag(a1;2)>5“ ein. Bei Version 2007 und 2010 wählen Sie die Option „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ und geben die Formel im darunterliegenden Bereich „Regelbeschreibung bearbeiten“ ein.
Für die farbliche Unterscheidung der Wochenenden klicken Sie in diesem Fenster auf „Format“.
4. Im folgenden Fenster „Zellen formatieren“ wählen Sie die Registerkarte „Muster“ und wählen die gewünschte Farbe aus. Bestätigen Sie die Änderung in beiden offenen Dialogfenstern mit „OK“.
5. Die optische Unterscheidung wird sofort aktiv und die Wochenenden werden automatisch mit der ausgewählten Farbe markiert.
Durch die „intelligente“ Datumserkennung werden die Wochenenden auch dann richtig erkannt, wenn der Monat mit einem Sonntag oder in der Mitte der Woche beginnt.