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Excel-Tabellen und Texteingabe: Mit ein paar Tricks kein Problem

Excel ist für Zahlen optimiert. Doch oft gibt man in diesem Office-Programm auch Texte ein. Viele Selbstständige verwenden Excel aus diesem Grund auch für ihre Rechnungserstellung. Das dies nicht ganz so komfortabel ist, versteht sich von selbst. Als Ersatz für Word eignet sich Excel daher nicht. Doch mit ein paar Tricks können Textinhalte ganz gut in Excel eingegeben werden.

Tippst du Texte in eine Zelle der Excel-Tabelle ein, dann bleibt der Text so lange sichtbar, wie es leere Nachbar-Zellen gibt. Stößt die Texteingabe dann auf eine Zelle mit Inhalt, wird der nachfolgende Text zwar weiter erfasst, bleibt aber unsichtbar.

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Spätestens hier sollte nun ein Zeilenumbruch vorgenommen werden. Diese Funktion wird über das Menüband aktiviert. In dem Bereich Ausrichtung klickst du auf den kleinen Pfeil um das Dialogfenster Zellen formatieren zu öffnen. Auf der Registerkarte Ausrichtung aktivierst du nur die Funktion Zeilenumbruch und bestätigst die Änderung mit OK.

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Ist die Zelle für den kompletten Text zu klein, wird sie durch den Zeilenumbruch automatisch vergrößert.

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Ist eine Vergrößerung der Zelle mit dem Text nicht gewünscht, dann lassen sich für eine optimalere Ansicht mehrere Zellen miteinander verbinden. Markiere die betreffenden Zellen und öffne im Bereich Ausrichtung erneut das Dialogfenster Zellen formatieren. Aktiviere zusätzlich zum Zeilenumbruch noch die Option Zellen verbinden und klicke dann wieder auf OK.

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Die Option Zellen verbinden ist besonders für längere Texte gut geeignet.

Mit einem manuellen Zeilenumbruch kann man aber während der Texteingabe den benötigten Platzbedarf schon direkt ermitteln. Drücke einfach während des Tippens an einer passenden Stelle die Tastenkombination [Alt][Eingabe], um in der nächsten Zeile den Text fortzusetzen.

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Im Fenster Zellen formatieren kann auch noch eine dritte Funktion aktiviert werden. Die Option An Zellgröße anpassen verkleinert den eingegebenen Text, sodaß er in eine Zelle passt.

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Dies ist eigentlich nur dann empfehlenswert, wenn der Text knapp über die erste Zelle hinaus geht.

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Microsoft Word: Automatische Seitenzahlen erst ab einer späteren Seite starten lassen

Bei umfangreichen Dokumenten wird normalerweise die automatische Seitennummerierung eingesetzt, die ab der ersten Seite startet. Bestimmte Formate, wie beispielsweise Dissertationen und Manuskripte starten oft mit einer Einleitung, Vorwort und einer Gliederung. Soll aus diesem Grund die Seitennummerierung erst später starten (z. B. ab Seite 4, mit Seitenzahl 4), dann ist die Standardnummerierung nicht praktikabel. Word bietet aber eine Lösung an, mit der dieses Problem gelöst werden kann.

Diese Art der Seitennummerierung ist seit Word 2003 möglich, die Arbeitsschritte sind gegenüber den Versionen 2007/2010 etwas unterschiedlich.

Word 2003

Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“.

Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie die Änderung mit der Schaltfläche „OK“.

Im nächsten Schritt klicken Sie wieder in der Menüleiste auf „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“…

…und deaktivieren in der Symbolleiste „Kopf- und Fußzeile“ die Option „Verknüpfung zum Vorherigen“. Die Symbolleiste kann dann mit der Schaltfläche „Schließen“ beendet werden.

In der Menüleiste geht es mit Klicks auf „Einfügen | Seitenzahlen“ weiter. Im darauffolgenden Fenster klicken Sie auf den Button „Format“…

…und wählen im nächsten Dialogfenster zuerst das gewünschte Zahlenformat aus. Aktivieren Sie dann unter „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und tragen rechts daneben in das Eingabefeld die gewünschte Seitennummer ein. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.

Ab sofort wird die Seitennummerierung ab der gewünschten Dokumentenseite in der Fußzeile angezeigt.

Word 2007/2010

Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Im Register „Seitenlayout“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbrüche“ und wählen im Drop-Down-Menü im Bereich „Abschnittsumbrüche“ die Option „Nächste Seite“ aus.

Führen Sie am Ende der Seite auf der die Nummerierung starten soll einen Doppelklick aus, um die Fußzeilenansicht einzuschalten. Im Menüband klicken Sie im Bereich „Navigation“ auf die Funktionsschaltfläche „Mit vorheriger verknüpfen“ um diese auszuschalten.

Anschließend wählen Sie das Register „Einfügen“. Im Bereich „Kopf- und Fußzeile“ klicken Sie auf „Seitenzahl | Seitenzahlen formatieren“.

Im nächsten Dialogfenster legen Sie das gewünschte Zahlenformat fest. Danach aktivieren Sie im Bereich „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und geben die Seitenzahl ein, bei der die automatische Nummerierung beginnen soll. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

Im letzten Arbeitsschritt wechseln Sie wieder zum Register „Einfügen“, klicken erneut auf „Seitenzahl“. Im Kontextmenü wählen Sie „Seitenende“ und bestimmen mit einem Linksklick das gewünschte Seitenzahlen-Layout.

Die so festgelegte Seitennummerierung wird sofort durchgeführt…

…und die davor liegenden Seiten erhalten keine Seitenzahlen.