Kategorien
Hardware & Software Office Outlook Software Word

Word: Sich oft wiederholende Textpassagen per AutoKorrektur blitzschnell einfügen

Nicht nur am Arbeitsplatz, auch zu Hause wird meistens die Korrespondenz über das Microsoft-Office-Programm Word erstellt. Werden in der Korrespondenz immer wieder gleiche Textpassagen verwendet, wie zum Beispiel eine Anrede oder eine Grußformel, kann die Eingabe dieser Texte wesentlich beschleunigt und vereinfacht werden. Gerade bei längeren Textpassagen verhindert man damit zusätzlich noch Schreib- und Flüchtigkeitsfehler. Das spart jede Menge Zeit und Arbeit.

Dabei ist der Trick recht einfach: Man verwendet hier die Ersetzen-Funktion der AutoKorrektur. Richtig konfiguriert, ersetzt sie durch Eintippen eines Kurztextes, diesen mit der gewünschten Langfassung.

Um das Ersetzen individuell zu konfigurieren, öffnest du ein Word-Dokument das den benötigten Text enthält. Alternativ kannst du den Text natürlich auch separat erstellen. Markiere dann die Langfassung des Textes und klicke anschließend auf den Office-Button und dann auf Word-Optionen (Word 2007). In den neueren Word-Versionen klickst du auf Datei | Optionen.

text-word-office-markieren-datei-button-optionen-starten-mausklick-dialogfenster-starten-einstellungen

Im Dialogfenster der Word-Optionen wählst du nun Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen aus. Im Unterfenster tippst du im Eingabefeld Ersetzen den Kurztext ein und bestätigst die Eingabe mit Hinzufügen. Anschließend kannst du alle offenen Dialogfenster beenden.

dokument-pruefung-autokorrektur-ersetzen-word-kurztext-oft-wiederholung-eingabe-beschleunigen-durch

Ab sofort ist die AutoKorrektur einsatzbereit. Um den gespeicherten Langtext blitzschnell in ein neues Word-Dokument einzufügen, tippst du an die betreffende Stelle einfach nur den Kurztext ein und drückst die Taste [Enter].

Übrigens funktioniert dieser Trick auch mit dem E-Mail-Client Outlook. Hier wählst du entsprechend den Office-Button und die Editoroptionen.

Bei Outlook 2013/2016 ist der Weg etwas länger. In diesem Fall klickst du auf Datei | Optionen | E-Mail | Editoroptionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen um zum gewünschten Konfiguration zu gelangen.

outlook-email-editor-optionen-autokorrektur-floskel-grussformel-ersetzen-text-word-wiederkehrend-eingabe-beschleunigen-vereinfachen

Tipp:

Du musst bei der Auswahl des Kurztextes nur darauf achten, dass du kein Wort auswählst, das auch anderweitig verwendet wird. Sonst könnte es zu einem ungewollten Textaustausch kommen. Vielleicht verwendest du eine Abkürzung wie beispielsweise grußbrief für eine Grußformel am Ende eines Briefes.

Kategorien
Hardware & Software

Word Wörter zählen: Zeichenanzahl von Textpassagen oder kompletten Dokumenten ermitteln

Manchmal ist es erforderlich, die Zeichenanzahl eines Textes zu ermitteln. Egal ob man das in der Schule, der Ausbildung oder für berufliche Zwecke benötigt.  Word hält dafür ein einfaches Tool bereit, mit dem man Zeichen, Worte und Absätze bequem mit oder ohne Leerzeichen ermitteln kann.

Zum Zählen der Wörter und Zeichen starten Sie Microsoft Word und rufen das betreffenden Textdokument auf. Markieren Sie nun den Textausschnitt, dessen Zeichenanzahl Sie ermitteln möchten. Ohne Markierung wird die Zeichenanzahl des gesamten Dokuments errechnet. Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf „Extras | Wörter zählen“. Bei Word 2007 und 2010 wechseln Sie ins Menüband „Überprüfen“ und klicken auf „Wörter zählen“. Oder drücken Sie ganz einfach die Tastenkombination [Alt][X] und dann [W].

Das nächste Fenster zeigt die Zeichenanzahl mit und ohne Leerzeichen an. Zusätzlich werden noch die Seiten- und Zeilenanzahl, sowie Worte und Absätze ermittelt.

Benötigen Sie die Zählfunktion öfter, dann klicken Sie im Ergebnisfenster auf die Schaltfläche „Symbolleiste anzeigen“. Zunächst erscheint die zusätzliche Symbolleiste als „schwebende“ Leiste im Textdokument. Per Drag & Drop verschieben Sie sie in die bereits vorhandenen Symbolleisten.

Im Aufklapp-Menü der Symbolleiste wählen Sie die gewünschte Einstellung aus. Wird der Text noch geändert oder teilweise neu erstellt, klicken Sie auf „Neu zählen“ um sich die aktuelle Anzahl der Zeichen anzeigen zu lassen.

Auch die beiden Tastenkombinationen [Alt][N] und [Strg][Umschalt][O] aktualisieren die Zählerliste.

Kategorien
Hardware & Software Windows 7

Windows 7: Bei immer wiederkehrenden Suchanfragen im Windows Explorer die Suche speichern und wiederverwenden

Wenn immer wieder die gleichen Dateien, Ordner oder Dokumente gesucht werden müssen, die nur auf einem zentralen Server liegen, kann das schon ziemlich nervig und zeitaufwendig sein. Der Weg zum Speicherort ist meistens ziemlich lang und meistens kurz vor der Mittagspause oder dem Feierabend greifen viele Kollegen auf die Server zu. Da können die Zugriffszeiten im Netzwerk schon mal zusätzlich in die Knie gehen. Zumindest kann der Weg zur gewünschten Datei schnell abgekürzt werden, denn im Windows Explorer lassen sich immer wiederkehrende Suchanfragen komfortabel abspeichern. Somit kann man die Zeit vielleicht noch etwas besser nutzen oder noch ein weiteres Telefonat führen.

Und so speichern Sie Ihre Suche ab:

1. Öffnen Sie den Windows Explorer mit [Windows][E] und navigieren zum Zielordner des Dokuments oder der Datei.

2.  Tragen Sie in das Suchfeld am oberen, rechten Bildschirmrand den gewünschten Suchbegriff (z. B. Dokumentenname) ein. Übrigens: Wenn Ihnen das Suchfeld zu klein ist, dann ziehen Sie mit gedrückter, linker Maustaste den linken Rand des Suchfeldes noch weiter nach links.

3. Während der Eingabe des Suchbegriffes, wirft Windows 7 schon entsprechende Ergebnisse aus. Daher ist die Eingabe von Wildcards wie „*“ nicht nötig. Ist die gesuchte Datei aber noch nicht dabei, dann können Sie die Suche noch weiter verfeinern: Klicken Sie mit der linken Maustaste in das Suchfeld und es öffnet sich ein Dialog, mit dem Sie weitere Filter hinzufügen können.

Je nach Ordner passen sich die Suchfilter entsprechend an. Erscheint als Suchfilter „Name“ und/oder „Ordnerpfad“, dann müssen Sie die gesuchte Zeichenkette direkt hinter dem Doppelpunkt im Suchfenster eingeben.

4. Klicken Sie im Menüband auf „Suche speichern“…

…und vergeben dieser Suchanfrage einen Namen und klicken zum Abschluss auf „Speichern“.

Ihre nun gespeicherte Suchanfrage wird ab sofort in den Favoriten des Windows Explorers angezeigt und kann dort nun mit einem einfachen Klick ausgewählt werden.

 

Kategorien
Beruf Hardware & Software Windows 7

Windows 7: Im Taschenrechner den Verlauf anzeigen

Viele Funktionen und Programme wurden für das Betriebssystem Windows 7 komplett überarbeitet. So auch die Taschenrechnerfunktion. Es wurden etliche Funktionen wie zum Beispiel die Datumsberechnung oder die Verlaufanzeige hinzugefügt. Mit dem Verlauf können Sie sich vergangene Rechenoperationen anzeigen lassen. Das ist ziemlich praktisch, wenn man sich im Nachhinein  nicht mehr ganz sicher ist, ob die ersten Berechnungen richtig waren, oder bei komplizierten Berechnungen den Lösungsweg nochmals zu kontrollieren.

Die im Verlauf angezeigten Rechenoperationen können auch später noch verwendet werden. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Sie in einer der vorigen Additionen eine, oder mehrere Positionen vergessen haben, dann suchen Sie sich im Verlauf die entsprechende  Rechenoperation heraus, markieren Sie per Linksklick und fügen die fehlenden Zahlen hinzu.

So rufen Sie den Verlauf auf:

1. Klicken Sie unten links auf den „Start“-Button und geben in das Suchfeld „Rechner“ ein. In der Ergebnisliste klicken Sie auf den Begriff „Rechner“.

2. Die Rechner-Funktion wird nun angezeigt. Klicken Sie auf „Ansicht“ danach auf „Verlauf“. Die Basisansicht wird nun um das Display des Verlaufs erweitert. Alternativ können Sie auch mit einem Rechtsklick in das Display-Feld das Kontextmenü öffnen und hieraus den Verlauf einblenden (siehe Bild).

3. Führen Sie nun Rechenoperationen aus, werden diese im Verlauf aufgeführt.

 Hinweis: Wenn Sie den Taschenrechner schließen, dann werden alle Rechenoperationen aus dem Speicher gelöscht, und stehen danach nicht mehr zur Verfügung.

Kategorien
Beruf Bücher Excel Garten Hardware & Software Heim & Hobby Hobby Office Windows 7 Windows 98 Windows Vista Windows XP

Microsoft Excel: Aufwertung Ihrer Tabelle durch Einfügen von Fotos und Grafiken als Kommentar

Excel bietet viele Möglichkeiten, von denen kaum jemand etwas weiß. Es sei denn, man hat das komplette Handbuch gelesen. Eins dieser kleinen Tools ist zum Beispiel das Einfügen von Kommentaren. Das ist zwar ziemlich unspektakulär, aber zusammen mit der Möglichkeit, in die Kommentare auch noch Bilder einzufügen, kann man das Layout seiner Tabellen, Listen etc. grafisch aufwerten.

Ideal ist das für Kleine- und Mittelständische Unternehmen, die anhand von Excel-Listen zum Beispiel Wareneingänge dokumentieren. Da kann man wunderbar Transportschäden oder Entladevorgänge bildlich festhalten und der Warenbestandsliste beifügen. Auch für den privaten Nutzer, wie Modellbauer oder -sammler, ist dieses Tool von Vorteil bei der Katalogisierung der eigenen Sammlung. Hierbei kann man die Fotos einfügen und somit bei jeder Gelegenheit der Familie und Freunden die Sammlung zeigen.

Das Einfügen von Bildern in Kommentare ist genauso einfach wie die Erstellung der Kommentare selbst:

1. Starten Sie Excel und erstellen die Liste oder Tabelle. Existiert bereits eine Datei, dann rufen Sie diese auf.

2. Suchen Sie den Tabelleneintrag in den Sie ein Foto als Kommentar einfügen wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in diese Zelle und wählen im Kontextmenü die Option „Kommentar einfügen“. Ist bereits ein Kommentar vorhanden, dann wählen Sie die entsprechende Option „Kommentar bearbeiten“

3. Führen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf den Rand des Kommentar-Fensters aus.

4. Im neuen Dialogfenster „Kommentar formatieren“ wählen Sie die Registerkarte „Farben und Linien“ aus.

5.  Im Bereich „Ausfüllen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Farbe“ und wählen im Drop-Down-Menü „Fülleffekte“ aus.

6. Es öffnet sich das Fenster „Fülleffekte“, in dem Sie das Register „Grafik“ auswählen.

7. Mit der Schaltfläche „Grafik auswählen“ navigieren Sie zum Speicherort des gewünschten Fotos. Mit dem Button „Einfügen“ bestätigen Sie die Auswahl.

8. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“ und das Foto ist im Kommentar hinterlegt.

Wenn Sie noch möchten, können Sie über die normale Funktion „Kommentar bearbeiten“ noch weitere Texteingaben vornehmen. Da das Foto oder die Grafik im Hintergrund eingefügt wurde, verschwindet während der Texteingabe das  Foto zwar, aber nach drücken der [Enter] Taste erscheint es (mit dem Text) wieder.

Kategorien
Beruf Finanzen Geld & Finanzen Hardware & Software Multimedia Software Windows 7 Windows Vista

Windows 7 und Vista: Schnellere Aktualisierung von Inhalten, die in der Sidebar gezeigt werden

Viele Berufsgruppen sind auf aktuellste Informationen wie zum Beispiel Börsenberichte, Nachrichten, etc. angewiesen. Die meisten nutzen kostenpflichtige Programme, um auf dem neuesten Stand zu bleiben, da sich die Windows Sidebar nicht immer rechtzeitig aktualisiert. Über die Systemsteuerung lassen sich aber insgesamt sechs verschiedene Aktualisierungsintervalle der Sidebar ganz einfach einstellen.

Die Sidebar hält Tools, Informationen und Nachrichten für den schnellen Zugriff bereit. Die Sidebar kann immer im Vordergrund angezeigt werden, unabhängig des gerade aktiven Programms. Erscheint in der Sidebar eine interessante Information, braucht man nur darauf zu klicken und der gesamte Artikel öffnet sich im Webbrowser. So bleibt man immer auf dem Laufenden und braucht die aktiven Programme nicht zu schließen oder zu minimieren.

Standardmäßig ist der Aktualisierungszeitraum auf „1 Tag“ eingestellt. Diese werden über die Systemsteuerung eingestellt.

1. Klicken Sie nacheinander auf „Start | Systemsteuerung | Netzwerk und Internet | Internetoptionen“.

2. Wählen Sie im Dialogfenster „Eigenschaften von Internet“ das Register „Inhalte“.

3. Im Bereich „Feeds und Web Slices“ klicken Sie auf den Button „Einstellungen“.

4. Im neuen Dialogfenster „Feed- und Web Silce-Einstellungen“ aktivieren Sie die Option „Feeds und Web Slices automatisch auf Aktualisierungen prüfen“. Mit der Schaltfläche neben „Häufigkeit:“ wählen Sie die Aktualisierungsintervalle. Insgesamt stehen sechs Intervalle zur Verfügung:

  • 15 Minuten
  • 30 Minuten
  • 1 Stunde
  • 4 Stunden
  • 1 Tag
  • 1 Woche

Suchen Sie sich den für Sie passenden Intervall aus und bestätigen mit „OK“.

Schließen Sie alle aktiven Fenster mit dem Button „OK“.

Die Änderungen werden erst mit dem nächsten Aktualisierungsintervall aktiv. Sie können den Vorgang beschleunigen, indem Sie die Sidebar neu starten. 

Kategorien
Beruf Garten Hardware & Software Office Outlook Software Windows 7 Windows 98 Windows Vista Windows XP

Bei Outlook 2003 und 2007 im Kalender individuell die Tage selbst zusammenstellen

Die Kalender von Outlook enthält vordefinierte Anzeigen für einen Tag, eine Woche und auch für einen Monat. Was aber fehlt, ist eine Möglichkeit der individuellen Anpassung. Verschiedene Berufsgruppen wie zum Beispiel Außendienstmitarbeiter von Servicefirmen oder Vertriebsmitarbeiter sind nicht jeden Tag in der Woche unterwegs. Oftmals sind es nur zwei bis drei Tage Außendienst. Hier hat Outlook eine einfache Möglichkeit geschaffen, sich seine eigene, individuelle Kalenderübersicht zu schaffen.

So personalisieren Sie Ihre Kalenderübersicht:

1. Starten Sie Outlook und wechseln in die Kalender-Anzeige mit „Wechseln zu | Kalender“ oder mit einem Klick auf das Kalendersymbol.

2. Stellen Sie die Anzeige eines einzelnen Tages ein, oder wechseln dorthin mit „Ansicht | Tagesansicht“.

3.  Danach drücken und halten Sie die Taste „Strg“ und klicken mit der linken Maustaste auf die gewünschten Tage der Kalenderübersicht auf der linken Seite (Outlook 2003). Bei Outlook 2007 müssen Sie dazu mit der rechten Maustaste die einzelnen Tage auswählen.

Auf diese Weise können Sie bis zu 14 einzelne Tage in die Anzeige übernehmen. Es ist auch möglich, monatsübergreifend die Tage auszuwählen. Outlook sortiert dabei die Anzeige in chronologischer Reihenfolge. Dabei ist natürlich eins zu beachten: je mehr Tage angezeigt werden, desto schmaler werden die Spalten angezeigt.

Für diejenigen, die allerdings eine Anzeige per Kalenderwoche bevorzugen, können die Arbeitsschritte für diese Einstellung hier nachlesen.