Wenn in Excel-Tabellen öfters Texte in Zellen eingegeben werden, kann es erforderlich werden einen oder mehrere Zeilenumbrüche oder einen Absatz einzugeben. Da bei der Texterfassung nicht so ohne weiteres die [Enter]-Taste genutzt werden kann, bedarf es eines Tricks. Die Eingabe eines Absatzes in einen längeren Text haben wir bereits in einem früheren Artikel erklärt. Für das Einfügen mehrerer Umbrüche, zum Beispiel für eine Aufzählung, muss man allerdings etwas anders vorgehen.
Voraussetzung für das Einfügen von Umbrüchen in eine Aufzählung ist, dass deren einzelne Elemente durch ein Komma, gefolgt von einem Leerschritt erfasst werden.
Öffnen Sie das Excel-Dokument mit der Aufzählung oder erstellen es neu. Öffnen Sie dann mit der Tastenkombination [Strg][H] das Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“. In das Textfeld neben der Option „Suchen nach:“ drücken Sie nacheinander auf [,] und [Leertaste].
Mit [Tab] wechseln Sie zum Eingabefeld der Option „Ersetzen durch:“. Hier drücken Sie die Tastenkombination [Strg][J]. Der blinkende Cursor wird danach durch einen blinkenden Punkt ersetzt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle ersetzen“…
…und bestätigen die folgende Meldung mit „OK“.
In die Aufzählung sind nun die Umbrüche eingefügt, und das Fenster „Suchen und Ersetzen“ kann mit „Schließen“ bestätigt werden.
Teilen Sie sich einen Computer mit Ihrer Familie oder mit Arbeitskollegen, oder ärgern Sie sich oft über versendete Dokumente die unnötigerweise verändert wurden? Dann sollten Sie wichtige Word-Dokumente gegen unbefugtes Lesen, Kopieren oder Verändern schützen. In den älteren Word-Versionen musste man sich durch etliche Einstellungen klicken, um seine Dokumente per Word Standardverschlüsselung zu schützen. Seit Version 2007 lässt sich der Schutz mit nur vier Klicks aktivieren.
Um ein Dokument zu schützen, öffnen Sie es in Word, klicken auf den „Office“-Button und wählen im Menü „Vorbereiten | Dokument verschlüsseln“. Bei Word 2010 lautet der Befehl „Datei | Informationen | Dokument schützen | Mit Kennwort verschlüsseln“.
Im nächsten Dialogfenster „Dokument verschlüsseln“ geben Sie ein Passwort Ihrer Wahl ein und klicken auf „OK“. Achten Sie hierbei auf Groß- und Kleinschreibung. Sichere Passwörter enthalten Zahlen, Buchstaben und Zeichen wie zum Beispiel Klammern, Prozentzeichen, Unterstrich, etc…
Nach dem Klick auf „OK“ müssen Sie Ihr Passwort in einem zusätzlichen Dialog nochmals bestätigen.
Auch hier bestätigen Sie die Eingabe nochmals mit „OK“. Nun ist das Dokument gegen unbefugtes Öffnen geschützt.
Mit ein paar zusätzlichen Arbeitsschritten lassen sich auch separate Rechte zum Lesen (= nur Öffnen) und zum Schreiben erteilen. Klicken Sie hierzu wiederum auf die „Office“-Schaltfläche (bei Word 2010 auf „Datei“), und wählen Sie „Speichern unter | Word-Dokument“.
Im nächsten Fenster legen Sie den Speicherpfad und -ort fest und geben dem Dokument einen Namen. Öffnen Sie anschließend am unteren Rand das Drop-Down-Menü der Schaltfläche „Tools“ und wählen „Allgemeine Optionen“.
Geben Sie im gleichnamigen Dialogfenster im Bereich „Dateiverschlüsselungsoptionen für dieses Dokument“ ein Kennwort zum Öffnen der Datei ein. Im Bereich „Dateifreigabeoptionen für dieses Dokument“ vergeben Sie ein Passwort für das Bearbeiten des Dokuments.
Wenn Sie abschließend auf „OK“ klicken, folgen noch zwei Bestätigungsfenster, in denen Sie die beiden vergebenen Passwörter nochmals bestätigen müssen. Beim E-Mail-Versand dieses Dokuments können Sie nun selbst entscheiden, wer es nur lesen und wer es bearbeiten darf.
Bei hartnäckigen Computer-Viren oder anderen PC-Problemen greift man zum „abgesicherten Modus“, um den Fehlern auf die Schliche zu kommen. Der abgesicherte Modus wird mit der [F8]-Taste gestartet, die während des Boot-Vorgangs gedrückt wird. Es kann aber – zum Beispiel bei besonders resistenten Viren – passieren, dass der abgesicherte Modus nicht auf normalem Wege startet und [F8] ignoriert wird. Oder man verpasst oder vergisst das Drücken der [F8]-Taste an der richtigen Stelle. Dann lässt sich der abgesicherte Modus mit einem Trick erzwingen.
Beim erzwungenen abgesicherten Modus teilen Sie Windows mit, dass der nächste Rechnerstart auf jeden Fall im abgesicherten Modus erfolgen soll – ganz ohne Drücken der [F8]-Taste. Die Vorgehensweise ist bei XP und Vista/7 unterschiedlich.
Windows XP: Abgesicherten Modus erzwingen
1. Drücken Sie die Tastenkombination [Windows][R], um „Ausführen“ zu starten.
2. Geben Sie in das Eingabefeld „msconfig“ ein, und bestätigen Sie mit „OK“.
3. Im Dialogfenster „Systemkonfigurationsprogramm“ wechseln sie zum Register „Boot.INI“ und aktivieren im Bereich „Startoptionen“ die Funktion „/SAFEBOOT“. Bestätigen und schließen Sie das Fenster mit „OK“.
4. Die nachfolgende Meldung fordert Sie auf, den Computer neu zu starten. Klicken Sie auf den Button „Neu starten“, um den Neustart zu erzwingen.
Automatisch wird dann der PC im abgesicherten Modus gestartet.
Windows 7 und Vista: Abgesicherten Modus erzwingen
1. Drücken Sie die Tastenkombination [Windows][R], um „Ausführen“ zu starten.
2. Geben Sie in das Eingabefeld „msconfig“ ein, und bestätigen Sie mit „OK“.
3. Im folgenden Fenster „Systemkonfiguration“ wechseln Sie zur Registerkarte „Start“ und aktivieren im Bereich „Startoptionen“ die Funktion „Abgesicherter Start“. Mit „OK“ bestätigen Sie die Änderung und schließen das Dialogfenster.
4. Im Gegensatz zu Windows XP folgt hier kein separater Hinweis den Computer neu zu starten. Für den Neustart klicken Sie auf „Start“, danach auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche „Herunterfahren“. Im Aufklappmenü wählen Sie abschließend „Neu starten“.
Der Computer startet nun im abgesicherten Modus.
Achtung: Nachdem Sie alle erforderlichen Arbeiten im abgesicherten Modus erledigt haben, müssen Sie das Erzwingen des abgesicherten Modus wieder rückgängig machen. Wiederholen Sie hierzu die ersten drei Arbeitsschritte und deaktivieren die Funktion „Abgesicherter Start“, beziehungsweise „/SAFEBOOT“.
Endlich nimmt Facebook das Thema Datenschutz und Privatsphäre ernst. Bislang war es so, dass man auf Fotos markiert (getaggt) werden konnte, ohne dass man davon etwas mitbekommen hat. Die Folge: Plötzlich wurde man auf peinlichen Fotos markiert, auf denen Chefs oder Vorgesetzte einen besser nicht erkennen sollten. Auf Wunsch ist das Tagging nur noch per Bestätigung möglich.
Erst bestätigen, dann veröffentlichen
Wie von Facebook gewohnt, ist die Standardeinstellung erst einmal Facebook-freundlich. Leider. Wer die neue Schutzfunktion nutzen möchten, muss mal wieder selbst aktiv werden. Und zwar so:
1. Klicken Sie auf „Konto“ und dann auf „Privatsphäre-Einstellungen“.
2. Danach klicken Sie in der Zeile „Funktionsweise von Markierungen“ auf „Einstellungen bearbeiten“.
3. Neu sind die ersten beiden Einstellungen. Mit „Profil-Überprüfung“ legen Sie fest, ob Sie einen Beitrag (in dem Sie selbst markiert wurden) zuerst bestätigen müssen, bevor er in Profil angezeigt wird. Hierzu klicken Sie auf „Aus“ und dann auf „Profil-Überprüfung aktivieren“. Ist die Funktion aktiviert, erscheint links in Ihrem Facebook-Profil der neue Reiter „Freizugebende Beiträge“, in der alle Beiträge auftauchen, die auf Ihre Freigabe warten.
Ebenfalls interessant ist die neue Option „Markierungen überprüfen“. Wenn Sie diese aktivieren, müssen alle Markierungen, die von Freunden zu Ihren Inhalten hinzugefügt wurden (etwa Namen-Tags in Fotos) zuerst von Ihnen überprüft werden.
Excel bietet viele Möglichkeiten, von denen kaum jemand etwas weiß. Es sei denn, man hat das komplette Handbuch gelesen. Eins dieser kleinen Tools ist zum Beispiel das Einfügen von Kommentaren. Das ist zwar ziemlich unspektakulär, aber zusammen mit der Möglichkeit, in die Kommentare auch noch Bilder einzufügen, kann man das Layout seiner Tabellen, Listen etc. grafisch aufwerten.
Ideal ist das für Kleine- und Mittelständische Unternehmen, die anhand von Excel-Listen zum Beispiel Wareneingänge dokumentieren. Da kann man wunderbar Transportschäden oder Entladevorgänge bildlich festhalten und der Warenbestandsliste beifügen. Auch für den privaten Nutzer, wie Modellbauer oder -sammler, ist dieses Tool von Vorteil bei der Katalogisierung der eigenen Sammlung. Hierbei kann man die Fotos einfügen und somit bei jeder Gelegenheit der Familie und Freunden die Sammlung zeigen.
Das Einfügen von Bildern in Kommentare ist genauso einfach wie die Erstellung der Kommentare selbst:
1. Starten Sie Excel und erstellen die Liste oder Tabelle. Existiert bereits eine Datei, dann rufen Sie diese auf.
2. Suchen Sie den Tabelleneintrag in den Sie ein Foto als Kommentar einfügen wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in diese Zelle und wählen im Kontextmenü die Option „Kommentar einfügen“. Ist bereits ein Kommentar vorhanden, dann wählen Sie die entsprechende Option „Kommentar bearbeiten“
3. Führen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf den Rand des Kommentar-Fensters aus.
4. Im neuen Dialogfenster „Kommentar formatieren“ wählen Sie die Registerkarte „Farben und Linien“ aus.
5. Im Bereich „Ausfüllen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Farbe“ und wählen im Drop-Down-Menü „Fülleffekte“ aus.
6. Es öffnet sich das Fenster „Fülleffekte“, in dem Sie das Register „Grafik“ auswählen.
7. Mit der Schaltfläche „Grafik auswählen“ navigieren Sie zum Speicherort des gewünschten Fotos. Mit dem Button „Einfügen“ bestätigen Sie die Auswahl.
8. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“ und das Foto ist im Kommentar hinterlegt.
Wenn Sie noch möchten, können Sie über die normale Funktion „Kommentar bearbeiten“ noch weitere Texteingaben vornehmen. Da das Foto oder die Grafik im Hintergrund eingefügt wurde, verschwindet während der Texteingabe das Foto zwar, aber nach drücken der [Enter] Taste erscheint es (mit dem Text) wieder.
Wer Laptop, Netbook und den Computer gleichermaßen nutzt, kommt nicht umhin, seinen Webbrowser mit allen genutzten Computern so zu konfigurieren, dass alle Einstellungen, Lesezeichen usw. an der gleichen Stelle zu finden sind. Gerade Außendienstmitarbeiter sind darauf angewiesen, dass alle Daten von stationären Computern und den mobilen Geräten auf dem gleichen Stand sind und somit die Arbeit möglichst effizient zu gestalten. Mozilla Firefox bietet eine Synchronisation an, die es ermöglicht -einmal eingerichtet- mit zwei Klicks die geänderten Daten auf allen Geräten zu aktualisieren.
Vor der Einrichtung der Synchronisation muss man sich einmalig auf dem Mozilla-Server anmelden. Dort werden die Synchronisierungsdaten gespeichert und auf alle erforderlichen Geräte heruntergeladen. Das hat den Vorteil, daß man, egal wo man sich aufhält, immer sein Mobilgerät updaten kann.
Und so werden die Computer synchronisiert:
1. Starten Sie Ihren Firefox Browser und klicken auf den „Firefox“ Button, im Drop-Down-Menü auf „Sync einrichten“.
2. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie „Neues Benutzerkonto anlegen“.
3. Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse an und vergeben ein Passwort. Außerdem setzen Sie das Häkchen in die Checkbox vor die Bestätigung der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie. Bestätigen Sie die Eingaben mit „Weiter“.
4. Im folgenden Fenster können Sie den Umfang festlegen, der synchronisiert werden soll. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche „Sync-Einstellungen“ und setzen die Haken vor die entsprechenden Optionen. Die Bestätigung der Auswahl erfolgt mit „Fertig“.
5. Danach wird Ihnen der Sync-Schlüssel angezeigt, den Sie ausdrucken und/oder abspeichern können. Dieser Sync-Schlüssel wird für den normalen Betrieb nicht benötigt. Er ist nur für den Notfall gedacht, sollten Sie mal wegen eines Systemabsturzes oder einer defekten Festplatte keinen Zugriff auf die Synchronisierung haben. Mit „Weiter“ wechseln Sie zum nächsten Arbeitsschritt.
6. Im nächsten Fenster geben Sie zur Bestätigung den Capture-Code ein und klicken auf „Weiter“, danach auf „Fertigstellen“.
Die Synchronisierung ist nun auf diesem Computer abgeschlossen.
Neues Gerät zur Synchronisation hinzufügen:
Wechseln Sie nun zu Ihrem Net- oder Notebook.
1. Starten Sie auch hier den Firefox Browser und klicken wieder auf „Firefox | Sync einrichten“.
2. Im folgenden Fenster wählen Sie die Schaltfläche „Verbinden“. Es wird nun ein Code in drei Feldern generiert.
3. Wechseln Sie nun zum vorigen Computer, starten Firefox und klicken auf „Firefox | Einstellungen | Einstellungen“.
4. Im Dialogfenster „Einstellungen“ wählen Sie die Registerkarte „Sync“ und klicken auf „Gerät hinzufügen“.
In die nun erscheinenden drei leeren Felder, geben Sie den Code von dem anderen Computer ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Firefox synchronisiert nun beide Rechner. Nach ein paar Augenblicken erhalten Sie die Erfolgsmeldung, die Sie mit „Fertigstellen“ bestätigen.
Wenn zukünftig Änderungen vorgenommen werden, wie zum Beispiel neue Webseiten in den Favoriten gespeichert wurden, genügen die Klicks auf „Firefox“ und „Jetzt synchronisieren“ um die Daten abzugleichen.
Wenn Sie noch mehrere mobile Geräte besitzen, wie Tablet-PC´s oder Smartphones wiederholen Sie einfach die Arbeitsschritte „Neues Gerät zur Synchronisation hinzufügen“ um alle Geräte auf den gleichen Stand zu bringen.
Wenn Sie mehr Festplattenspeicher benötigen, aber nicht wie in unserem vorherigen Tipp „Systemwiederherstellung bei Windows XP und Vista deaktivieren“ die komplette Systemwiederherstellung abschalten wollen, nutzen Sie die weniger radikale Möglichkeit der Löschung alter Wiederherstellungspunkte. Aber keine Sorge: Der aktuellste Wiederherstellungspunkt bleibt erhalten.
Folgen Sie den nachfolgenden Arbeitsschritten um alle alten Systemwiederherstellungspunkte zu löschen und so mehr Festplattenspeicher freizugeben:
1. Öffnen Sie den „Arbeitsplatz“ und mit einem Rechtsklick auf das Symbol der Windows-Festplatte wählen Sie in dem Kontextmenü „Eigenschaften“ aus.
2. Klicken Sie im Fenster „Eigenschaften von C:“ auf den Button „Bereinigen“.
Der Computer ermittelt nun wieviel Festplattenspeicher freigegeben werden kann.
3. Im Fenster „Bereinigen des Datenträgers (C:)“ wählen Sie die Registerkarte „Weitere Optionen“. Klicken Sie unten auf den Button „Bereinigen“ im Bereich „Systemwiederherstellung.
Die folgende Sicherheitswarnung bestätigen Sie mit „Ja“. Nun werden alle alten Wiederherstellungspunkte bis auf den aktuellsten gelöscht und der entsprechende Speicherplatz wieder zur Verfügung gestellt.
Im gleichen Arbeitsschritt können Sie auch noch in den Bereichen „Windows-Komponenten“ und „Installierte Programme“, nicht benötigte Dateien zur Löschung freigeben. So können etliche Gigabyte freigegeben werden.
Tipp: Bei Windows-7- und -Vista-Nutzern könnte es vorkommen, das das Register „Erweiterte Optionen“ nicht angezeigt wird. Dann müssen Sie sich erneut mit Administrator-Rechten anmelden.
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