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Excel: Automatische Farbmarkierung von Zellen erreichen

Mit Excel-Tabellen lassen sich sehr leicht Pläne für die eine Arbeitszeiterfassung oder auch für Warenbestände erstellen. Bei der Auswertung solcher Aufstellungen kann es sehr hilfreich sein, wenn man bestimmte Werte auf einen Blick erkennen kann. In der Regel erfolgt dies durch eine farblich markierte Zelle. Excel kann so konfiguriert werden, dass vorher festgelegte Werte automatisch eingefärbt werden. Auf diese Weise vergisst man gegenüber einer manuellen Auswertung keinen Wert zu markieren.

Das Zauberwort heißt hier bedingte Formatierung. Mit dem Anlegen einer entsprechenden Regel wird der benötigte Wert und die Farbe festgelegt. Pro Tabelle können auch mehrere bedingte Formatierungen angelegt werden, um unterschiedliche Farben darzustellen.

Zum Anlegen dieser bedingten Formatierung öffnest du die Excel-Tabelle und markierst durch Ziehen mit der Maus den betreffenden Bereich.

Anschließend klickst du im Register Start der Menüleiste auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Im Aufklappmenü befindet sich der Eintrag Regeln zum Hervorheben von Zellen. Über dieses Untermenü werden weitere Optionen wie Größer als, Kleiner als oder Gleich zur Auswahl angeboten. Ein Klick auf die benötigte Funktion wählt sie aus und öffnet eine Dialogbox.

Gib hier den gewünschten Wert ein und wähle über das rechte Auswahlmenü eine Colorierung. Ist die passende Farbe nicht dabei, dann gelangst du über den Eintrag benutzerdefiniertem Format zum Dialogfenster Zellen formatieren. Im Register Ausfüllen findest du dann die Farbpalette mit allen verfügbaren Farben.

Nach der Farbauswahl bestätigst du mit dem Button OK, damit die neue Regel gespeichert wird und in Kraft treten kann.

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Auch das geht: WhatsApp anonym benutzen

Seit ein paar Wochen werden nun auch bei WhatsApp die Nachrichten zwischen den Chatpartnern mit einer End-2-End-Verschlüsselung abgesichert. Soweit so gut. Damit ist aber noch keine zufriedenstellende Anonymität erreicht. Jede Person die irgendwo mal deine Handynummer aufgeschnappt hat, kann zumindest kontrollieren, wann du online bist oder zuletzt warst. Auch Lesebestätigungen können die Chatpartner einsehen. Das dies ist nicht ganz im Sinne des Wunsches nach Anonymität ist, versteht sich von selbst. Mit dem nachfolgenden Trick schaffst du viel mehr Privatsphäre.

Auf Wunsch kannst du in den WhatsApp-Einstellungen im Bereich Datenschutz dafür sorgen, wer dein Profilbild, den Status und deine letzte Online-Aktivität sehen darf. Zur Auswahl stehen: Jeder, Meine Kontakte und Niemand. Auch ein Schalter für das Ein- und Ausschalten der Lesebestätigung ist hier zu finden.

Der Nachteil ist aber, dass du bei der Auswahl Niemand auch die Statusanzeigen deiner Chatpartner nicht mehr siehst.

Bei WhatsApp ist es nicht so einfach, nur einzelnen Personen und nicht dem gesamten Adressbuch den Kontakt zu dir zu erlauben. Ungefragt scannt WhatsApp bei der erstmaligen Einrichtung das gesamte Adressbuch des Handys und fügt diese Daten den WhatsApp-Kontakten hinzu.

Wenn du einen gewissen Personenkreis von WhatsApp ausschließen möchtest, dann geht das nur mit einer anderen Mobilfunk-Nummer.

Die neue Handynummer gilt nur für WhatsApp. Keine Angst, du bist trotzdem unter deiner „alten“ Nummer weiterhin telefonisch erreichbar!  

Mit der Option Nummer ändern wird über Einstellungen | Account nur eine neue Telefonnummer für WhatsApp festgelegt.

Dazu besorgst du dir beim Discounter deiner Wahl einfach eine neue Prepaid-Karte. Alternativ kannst du auch im Web eine Gratis-Simkarte bestellen. Zum Beispiel bei PrepaidFreikarten.com oder bei Gratis-Sim-Karten.de.

Tipp:

Aktiviere die neue Sim-Karte mit einem beliebigen, alten Handy oder über das Internet, damit nicht versehentlich Kontaktdaten auf der neuen Karte landen.

Nachdem die neue Nummer freigeschaltet ist, tauschst du bei WhatsApp, wie oben beschrieben, die Nummer einfach aus. Damit bist du nur für WhatsApp-Chats mit der neuen Telefonnummer erreichbar, die du ausschließlich dem ausgewählten Personenkreis zur Verfügung stellst. Alle anderen Kontakte deines Handys bleiben von dieser Kommunikation ausgeschlossen.

Wichtig:

Bist du Chatgruppen beigetreten, die auch von ungewünschten Personen genutzt werden, dann musst du den Administrator vor dem Nummerntausch bitten, dich aus der Gruppe zu entfernen. Die Chatgruppen bleiben nämlich auch nach dem Nummerntausch bestehen! Ist dies nicht möglich, dann musst du deinen alten WhatsApp-Account komplett löschen und neu einrichten.

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Hardware & Software Office

Wichtige Textpassagen in Word-Dokumenten unleserlich machen

Wer Textpassagen mit wichtigem Inhalt vor dem Versenden unleserlich machen will, der muss sich etwas anstrengen. Ein schwarzer Balken und die Konvertierung in das PDF-Format reichen leider nicht aus. Diesen vermeintlichen „Schutz“ hebelt die Copy/Paste-Funktion sehr leicht aus. Hier sind ein paar Arbeitsschritte erforderlich, damit der Text wirklich nicht mehr wiederherstellbar ist.

Es ist zwar sehr bequem, bei Word die Funktion Texthervorhebungsfarbe zu verwenden und dann das Dokument als PDF zu speichern. Dies ist aber nur eine trügerische Sicherheit.

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Bei diesem Verfahren wird der schwarze Balken nur über den Text gelegt. Diese Stelle wird aber trotzdem als Text konvertiert. Um dies zu demonstrieren, markiere einen Text mit gelber Farbe anstatt mit schwarz und speichere die Datei als PDF.

Im Adobe Reader kann man den schwarzen Balken zwar nicht entfernen, aber man kann den Text sichtbar machen. Dazu kopierst du die geschwärzte Stelle in die Zwischenablage und fügst sie in ein Word-Dokument ein. Und voilá: Der Text ist sichtbar!

Mit einem PDF-Editor Markierungen entfernen

Die schwarzen Balken entfernt man mit einem PDF-Editor wie dem Foxit Phantom. Er ist als kostenlose Testversion erhältlich.

Sichere Varianten

Zum Anonymisieren von Texten führen eigentlich nur drei Maßnahmen zum Erfolg.

1.) Überschreibe die betreffenden Texte mit Platzhaltern wie XXXXXXXX oder mit Sonderzeichen und erstelle von dieser Datei eine Kopie im PDF-Format. Anschließend machst du den überschriebenen Text im Word-Dokument wieder rückgängig.

2.) Ein sicheres Schwärzen von Texten in PDF-Dateien ermöglicht nur ein professionelles Programm wie der Adobe Acrobat Pro. Doch dieser ist nach Ablauf der 30-tägigen Testphase recht teuer. Ein Abo kostet derzeit 17,84 Euro, die Kaufversion schlägt mit stolzen 665,21 Euro zu Buche.

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3.) Am sichersten ist immer noch die klassische Methode. Word-Dokument ausdrucken, Texte mit einem schwarzen Filzstift unkenntlich machen und wieder im PDF-Format einscannen.

Tipp:

Mit den PDF-Versionen von Powerpoint- und Excel-Dateien ist ähnlich zu verfahren, da sie genauso unsicher sind wie die Word-Dokumente.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Eingehende E-Mails direkt an den richtigen Empfänger weiterleiten

Eingehende Nachrichten können bei Outlook direkt an einen anderen E-Mail-Empfänger weitergeleitet werden. Weiterleitungen sind ein gutes Mittel zum Delegieren von Aufgaben oder bei einer Abwesenheit sicherzustellen, dass eingehende Nachrichten bearbeitet werden. Outlook enthält einen Regel-Assistenten, mit dessen Hilfe die Weiterleitungen erstellt werden.

Outlook 2010 und 2013

Zum Aufrufen des Regel-Assistenten klickst du im Outlook-Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

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Im Dialogfenster von Regeln und Benachrichtigungen wählst du oben rechts das betreffende E-Mail-Konto aus und klickst auf den Button Neue Regel um den Regel-Assistenten zu öffnen. Hier wählst du im Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

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Im diesem Dialogfenster legst du die Bedingungen für eine Weiterleitung fest. Sollen alle eingehenden E-Mails weitergeleitet werden, dann wähle keine Optionen aus, klicke auf Weiter und bestätige die Warnmeldung mit Ja.

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Im nachfolgenden Dialog aktivierst du im ersten Schritt die Einstellung diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten. In Schritt 2 klickst du auf den Link und gibst im neuen Fenster die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse an. Natürlich kann man hier auch eine Verteiler-Liste über das Adressbuch aussuchen.

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Mit Weiter geht´s dann zum nächsten Arbeitsschritt, den Ausnahmen. Bei Bedarf definierst du hier Ausnahmeregelungen.

ausnahmen-festlegen-person-email-weiterleitung-posteingang-outlook

Mit Weiter kommst du nun zum letzen Arbeitsschritt. Hier vergibst du der Regel einen Namen und die Schaltfläche Fertig stellen aktiviert die neue Regel.

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Outlook 2007 und älter

Bei den älteren Outlook-Versionen gelangst du in der Menüleiste über Extras | Regeln und Benachrichtigungen

extras-outlook-regeln-benachrichtigungen-email-weiterleitung-einrichten

…zum Dialogfenster der Regeln und Benachrichtigungen.

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Auch hier öffnest du mit dem Button Neue Regel den Regel-Assistenten. Über die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen legst du die Weiterleitung an. Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind identisch.

Tipp:

Mit dem Regel-Assistent lässt sich ein Postfach gut strukturieren. So lassen sich eingehende Nachrichten zum Beispiel auch automatisch in die dafür vorgesehenen Ordner verschieben.

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Hardware & Software Multimedia

VLC Media Player: Direkt zum gewünschten Zeitpunkt springen

Haben Sie einen Film mit dem VLC Media Player nicht bis zum Ende gesehen und abbrechen müssen? Der VLC Media Player enthält eine Funktion, mit der man direkt zu einem bestimmten Zeitpunkt springen kann. Mit „Gehe zu Zeitpunkt“ kann man den Film wieder sekundengenau an der unterbrochenen Stelle fortsetzen.

Sekundengenau springen

Starten Sie dazu erneut den Film im VLC Media Player und drücken Sie anschließend die Taste [T].

Stellen Sie im Dialogfenster „Gehe zu Zeitpunkt“ die gewünschte Zeit ein, ab der Sie den Film weiterschauen möchten und klicken Sie auf „Los“. Das Video startet nun direkt mit der eingestellten Zeit. Natürlich funktioniert das auch mit der Wiedergabe von Musik-Dateien. Die Nutzung dieser Funktion ist aber erst seit Version 2 des VLC Media Player möglich.

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Hardware & Software Word

In Word-Dokumenten relativ springen

Um die richtigen Textstellen bei umfangreichen Word-Dokumenten schnell zu finden, muss man normalerweise ganz schön viel scrollen. Man kann zwar mit dem Pfeil-Tasten die Suche etwas beschleunigen; das führt aber bisweilen dazu, dass man die gesuchte Textstelle übersieht und weit dahinter landet.  Die gute Nachricht: Seit der Word-Version 2003 können Sie innerhalb des Textes um eine selbst zu bestimmende Anzahl von Grafiken, Zeilen oder Absätzen vor- und zurückspringen. Das Funktionsfenster „Suchen und Ersetzten“ macht dies möglich.

Und so funktioniert das relative Springen im Dokument:

1. Starten Sie Word, rufen Sie das zu bearbeitende Dokument auf, und klicken Sie im Menüband im Bereich „Bearbeiten“ auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche „Suchen“.

2. Im Auswahlmenü wählen Sie anschließend „Gehe zu“. Bei Word 2003 klicken Sie in der Menüleiste auf „Bearbeiten | Gehe zu“.

3. Im Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“ öffnet sich direkt das Register „Gehe zu“. Legen Sie im Bereich „Gehe zu Element“ das Element Ihrer Wahl fest, beispielsweise „Absatz“. Rechts daneben tragen Sie in das Feld „Abschnittsnummer eingeben“ ein Pluszeichen für Vorwärtssprünge oder ein Minuszeichen für Rückwärtssprünge ein. Hinter dem Zeichen tragen Sie die Anzahl ein, um die gesprungen werden soll. Zum Beispiel „+2“ für zwei Vorwärtssprünge.

Mit jedem Klick auf den Button „Gehe zu“ springt der Cursor um die festgelegte Anzahl der Elemente. Diese Methode lässt sich mit allen Elementen dieser Liste anwenden:

  • Seite
  • Abschnitt
  • Zeile
  • Textmarke
  • Kommentar
  • Fußnote
  • Endnote
  • Feld
  • Tabelle
  • Grafik
  • Formel
  • Objekt
  • Überschrift

Das Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“ bleibt während der Sprünge sichtbar, lässt aber trotzdem die Bearbeitung des Textes zu.

Die Nutzung dieser Funktion lässt sich zwar in allen Word-Dokumenten anwenden, ist aber nur bei wirklich sehr umfangreichen Dateien vorteilhaft.

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Google Internet & Medien

Google Zeitfilter: Suchergebnisse zeitlich eingrenzen

Egal welchen Begriff man bei Google sucht, die Ergebnisliste ist immens groß. Das reicht von Mehrfacheinträgen über PDF-Dateien bis hin zu Uralt-Einträgen. Das verwässert das Suchergebnis und man muss sich durch unendliche Altbestände klicken. Aber es geht auch besser. Google enthält Filter, mit denen man bestimmte Zeiträume eingrenzen, oder einen individuellen Zeitraum bestimmen kann.

Im linken Seitenbereich der Suchmaschine finden Sie folgende Filter:

  • Letzte Stunde
  • Letzte 24 Stunden
  • Letzte 2 Tage
  • Letzte Woche
  • Letzter Monat
  • Letztes Jahr
  • Zeitraum festlegen

Als erstes geben Sie den Suchbegriff ein und drücken die [Enter]-Taste oder klicken auf den Button mit der „Lupe“, um den Suchvorgang zu starten.

In diesem Beispiel brachte die Ergebnisliste zum Suchbegriff „kostenlos.de“ 96 Millionen Treffer. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf einen der vordefinierten Zeiträume, oder klicken Sie auf „Zeitraum festlegen“, um den eigenen Datumswert vorzugeben.

In die Felder „Start“ und „Ende“ geben Sie das gewünschte Datum ein und klicken auf „Suche“.

Die korrigierte Ergebnisliste wird nach einem Augenblick angezeigt. Im obigen Beispiel wurde durch die Eingabe des Zeitraumes das Ergebnis um fast 80 Prozent nach unten korrigiert. Von den 96 Millionen Treffern auf 20,5 Millionen Treffer.

Tipp: In Google Suchergebnissen ist dann immer noch ein großer Anteil von unnötigen PDF-Dateien verzeichnet, auf die man in der Regel auch verzichten kann. Wie diese herausgefiltert werden können, lesen Sie hier…

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Hardware & Software Office Outlook

Bei Outlook nur E-Mails von einem Versender zeigen

Die Suche nach einer E-Mail in Outlook ist relativ einfach: Auf den Button „Suchen“ klicken, Suchbegriff eingeben und schon werden sämtliche E-Mails, die den Begriff in Adresse, Betreff oder Text enthalten angezeigt. Hierzu werden, um das beste  Ergebnis zu erzielen, meistens alle Ordner durchsucht. Das hat aber auch einen Nachteil: Wenn nach einem bestimmten Absender gesucht wird, werden auch alle E-Mails anderer Versender, sowie von Ihnen an die betreffende Person angezeigt, die den gesuchten Namen enthalten. Mit dem „Suchordner“ kann man aber die Suche nach E-Mails eines Versenders viel schneller und effektiver gestalten.

So schnell finden Sie die gewünschten E-Mails:

1. Starten Sie Outlook und klicken unten im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf „Suchordner | Neuer Suchordner“.

2. Im Dialogfenster „Neuer Suchordner“ wählen Sie im Bereich „Nachrichten von Personen und Listen“ die Option „Nachrichten von bestimmten Personen“ aus. Klicken Sie nun auf den Button „Auswählen“ um den Namen beziehungsweise die E-Mail-Adresse der betreffenden Person aus den Kontakten auszuwählen.

3. Ist die E-Mail-Adresse der gesuchten Person nicht abgespeichert, so können Sie sie im Suchfeld neben der Schaltfläche „Von“ per Hand eingeben. Mit „OK“ beide offenen Dialogfenster bestätigen.

4. Kehren Sie zu der Ordnerleiste von Outlook zurück und klicken auf das kleine Pluszeichen vor „Suchordner“. Die Unterordner werden nun angezeigt. Der neu angelegte Suchordner, hier „Max Mustermann“, wird auch aufgelistet. Rufen Sie den neuen Ordner auf und alle E-Mails des betreffenden Absenders werden angezeigt.

Wird der Ordner nicht mehr gebraucht, kann er mit einem Rechtsklick und „…löschen“ gelöscht werden. Die darin enthaltenen E-Mails bleiben erhalten, da sie im Posteingangsordner abgespeichert sind.

Mit diesem „Suchordner“ kann man zum Beispiel aber auch nach „Wichtigen Nachrichten“, „Nachrichten mit Anlagen“ oder „Großen Nachrichten“ suchen.