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Excel: Fehler verstecken und unsichtbar machen
Bei der Arbeit mit Tabellen und Formeln lassen sich Fehlermeldungen nicht immer vermeiden. In Umsatzstatistiken kommt es zum Beispiel häufig zum Fehler „#DIV0!“ (Division durch Null), sobald in einer Zeile der Gesamtumsatz durch Null Verkäufe geteilt wird. Der Fehler selbst ist nicht weiter tragisch, stört aber die Optik der Tabelle. Es geht auch schöner. Soll die Tabelle trotz Fehlermeldungen einen aufgeräumten Eindruck hinterlassen, verstecken Sie die Meldungen einfach.
Fehlermeldungen verstecken
Mit folgenden Schritten machen Sie Fehlermeldungen unsichtbar:
1. Markieren Sie die Zelle, in der Fehlermeldungen unsichtbar werden sollen.
2. Bei Excel bis zur Version 2003 rufen Sie den Befehl „Format | Bedingte Formatierung“ auf und wählen im Listenfeld den Eintrag „Formel ist“.
Bei Excel 2007/2010/2013 klicken Sie auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und dann auf „Neue Regel“. Im folgenden Dialogfenster klicken Sie zusätzlich auf „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
3. Um sämtliche Fehler zu unterdrücken, geben Sie ins Formelfeld folgende Formel ein:
=ISTFEHLER(D2)
Die Zahl in Klammern gibt die Koordinate der markierten Zelle an, in diesem Beispiel D2. Ersetzen Sie den Beispielwert durch die Zellkoordinate Ihrer Tabelle.
Statt alle Fehler abzufangen, können Sie sich auch gezielt einzelne Fehler beschränken. Hierzu verwenden Sie eine Formel wie
=FEHLER.TYP(D2)=2
In Klammern wird wieder der Zellbezug angegeben. Die Zahl hinter dem Gleichheitszeichen bestimmt, welcher Fehler gemeint ist. Folgende Werte sind möglich:
Fehlerwert Wert hinter Gleichheitszeichen
#NULL! 1
#DIV/0! 2
#WERT! 3
#BEZUG! 4
#NAME? 5
#NV 7
Sonstiges #NV
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“, und wählen Sie die Schriftfarbe „Weiß“ aus.
5. Schließen Sie die Fenster mit OK. Der Fehler ist zwar intern noch vorhanden; da die Zelle jedoch mit weißer Schrift auf weißem Grund formatiert wird, ist sie unsichtbar.
6. Im letzten Schritt können Sie die bedingte Formatierung auf die übrigen Zellen übertragen, indem Sie zunächst die zuletzt bearbeitete Zelle (mit der bedingten Formatierung) markieren und mit [STRG][C] in die Zwischenablage kopieren.
7. Dann markieren Sie alle Zellen, bei denen Sie die Fehlermeldungen ausblenden möchten und rufen den Befehl „Bearbeiten | Inhalte einfügen“ auf. Bei Excel 2007/2010/2013 klicken Sie auf den kleinen Pfeil unterhalb der „Einfügen“-Schaltfläche und dann auf „Inhalte einfügen“.
8. Im nächsten Fenster wählen Sie die Option „Formate“ und klicken auf OK. Damit wird nur die bedingte Formatierung auf die markierten Zellen übertragen.
Microsoft Excel: Automatische Formelberechnung wieder einschalten
Bei der Arbeit mit Excel-Tabellen und dem häufigen Einsatz von Formeln kommt es bisweilen vor, dass bei Zellenänderungen die automatische Formel-Berechnung nicht mehr funktioniert. In diesem Fall wird die automatisierte Berechnung der in der Arbeitsmappe enthaltenen Formeln wieder über die „Optionen“ eingeschaltet.
Formeln wieder automatisch berechnen lassen
Starten Sie dazu Microsoft Excel, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Optionen“. Im Dialogfenster „Optionen“ wechseln Sie zur Kategorie „Formeln“. Aktivieren Sie im Bereich „Arbeitsmappenberechnung“ die Option „Automatisch“.
In den älteren Excel-Versionen (2003 und älter) klicken Sie auf „Extras | Optionen“. Im Dialogfenster „Optionen“ wählen Sie das Register „Berechnung“. Im gleichnamigen Bereich aktivieren Sie auch hier die Option „Automatisch“.
Bestätigen Sie die Änderung mit dem Button „OK“.
Ab sofort funktioniert die automatische Berechnung wieder und die Zellen mit Formeln zeigen wieder das richtige Ergebnis, wenn sich Inhalte der Bezugs-Zellen ändern.
Outlook: Notizen zu erhaltenen E-Mails hinzufügen
Eingehende E-Mails können mit verschiedenen Kennzeichnungen versehen werden. Die bekanntesten sind die farbigen Fähnchen oder der Haken als Symbol für „Erledigt“. Outlook enthält zwar eine Notiz-Funktion, die aber nur separat gespeichert wird und somit keinen direkten Bezug zur E-Mail-Nachricht hat. Mit einer relativ unbekannten Outlook-Funktion lässt sich das aber trotzdem bewerkstelligen.
Es gibt natürlich auch andere Möglichkeiten, eine „Notiz“ zu einer Email zu erfassen: Sie schreiben an sich selbst eine E-Mail, oder Sie wählen aus der Menü- beziehungsweise Bearbeitungsleiste die Funktion „Nachricht bearbeiten“. Wählen Sie die Variante „E-Mail an sich selbst schreiben“, dann müssen Sie das direkt nach Erhalt der Ursprungsmail tun, denn sonst ist Ihre „Notiz“ durch andere in der Zwischenzeit erhaltene Nachrichten getrennt.
Am schnellsten legen Sie eine Notiz an, indem Sie die betreffende Nachricht markieren und die Tastenkombination [Strg][T] drücken. Im neuen Fenster wird die ausgewählte Nachricht im Notiz-Layout geöffnet. Tragen Sie hier nun einen „Betreff“ ein und erfassen Sie die Notiz. Mit der Schaltfläche „Öffentliche Nachricht“ wird die Notiz im gleichen Ordner wie die ursprüngliche E-Mail abgespeichert.
Die Notiz erscheint nun im zeitlichen Verlauf aber nicht unbedingt über der betreffenden Ursprungsnachricht. In diesem Fall ist das nicht so schlimm, da sich eine Kopie der Ursprungsnachricht unterhalb des Notiz-Textes befindet.
Benötigen Sie jedoch eine neutrale Notiz, weil beispielsweise die eingehenden E-Mails projektbezogen in eigenen Ordnern abgelegt werden, dann geht das auch genau so schnell und einfach.
Wechseln Sie in den betreffenden Ordner und klicken Sie auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche „Neu“. Im Aufklappmenü wählen Sie die Option „Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen“. In einem neuen Fenster wird dann die neutrale Notiz geöffnet. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination [Strg][Umschalt][S].
Ursprünglich wurde diese Möglichkeit als Erleichterung für Projektteams geschaffen, die Ihre Unterlagen in einer Exchange-Server-Umgebung verwalten.
Excel 2003, 2007 und XP: Bei der Datumsberechnung das Monatsende ermitteln
Wer Zahlungstermine und Fälligkeiten mit Excel berechnet – egal ob Firma oder private Haushaltsbuchführung – benötigt das Monatsende als „Ultimo“. Für den aktuellen Monat oder die nächsten drei Monate reicht meistens ein Blick auf den Kalender. Fehlt der aber, muss man umständlich das Datum einfügen. Mit der bei Excel integrierten Funktion „MONATSENDE“ lässt sich ein beliebiges Monats- oder Quartalsende schnell ermitteln. Gerade für den Monat Februar braucht man nicht extra an ein eventuelles Schaltjahr denken. Es wird automatisch richtig ermittelt.
Die Voraussetzung für diese Funktion ist das entsprechende Add-In. In älteren Excel-Versionen ist es meistens deaktiviert. Deshalb sollte man vorher prüfen, ob es aktiviert werden muss.
Dazu starten Sie Excel und wählen in der Menüleiste „Extras | Add-ins“. Im gleichnamigen Dialogfenster aktivieren Sie die Option „Analyse-Funktionen“ und bestätigen die Auswahl mit „OK“.
Mit der Aktivierung der Analyse-Funktionen ist Excel nun bereit für die Berechnung eines Monatsendes. Öffnen Sie das benötigte Arbeitsblatt und geben für die Berechnung des aktuellen Monatsendes folgende Formel ein:
Mit drücken der [Enter]-Taste wird das aktuelle Monatsdatum angezeigt. Die Null am Ende der Formel muss mit eingegeben werden, da sie der entscheidende Faktor für den aktuellen Monat ist. Möchten Sie dagegen das Monatsende des folgenden Monats ermitteln, geben Sie eine „1“ anstelle der „0“ ein.
Ein Monatsende das noch weiter in der Zukunft liegt, kann man besser mit der nachfolgenden Formel berechnen anstatt die erste zu verwenden und die Monate zu zählen:
Die Zahlen „2012;2,1“ stehen für „Jahr; Monat; Tag“. Auch hier steht am Ende der Formel die „0“ für den gewählten Monat.
Ein zukünftiges Quartalsende ermitteln Sie mit folgender Formel:
„05.01.2012“ ist das Bezugsdatum und die „2“ steht für den letzten Tag des in zwei Monate in der Zukunft liegenden Monatsende. In diesem Beispiel ist es das Ende des ersten Quartals 2012, dem 31.03.2012.
Hinweis: Die Zelle, in der das Datum letztendlich angezeigt wird, muss auch als Datum formatiert sein, damit es korrekt dargestellt wird.