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Excel: Spalten und Zeilen per Shortcut einfügen
Beim Arbeiten mit dem Excel-Programm gehört das Einfügen von Spalten und Zeilen zu den häufigsten Tätigkeiten. Allerdings ist der „normale“ Weg über die Dialogfenster Zellen einfügen für eine flüssige Bearbeitung eher hinderlich. Viel schneller geht das mit Tastenkombinationen.
Zeilen einfügen
Zum Einfügen einer oder mehrerer Zeilen, markierst du die betreffende Zeile mit [Umschalt][Leertaste] und fügst mit [Strg][+] oberhalb der Markieung eine weitere Zeile ein. Für mehr Zeilen drückst du die Taste [+] entsprechend oft.
Spalten einfügen
Mit der Tastenkombination [Strg][Leertaste] markierst du die betreffende Spalte und fügst rechts neben der Markieren mit [Strg][+] eine oder mehrere Spalte(n) ein.
PowerPoint: Morphing-Effekt für Übergänge verwenden
Um Präsentationen interessant zu gestalten, bietet PowerPoint etliche Effekte an. Darunter befindet sich auch die Morphing-Funktion für die Übergänge zwischen zwei Folien.
Am besten funktioniert das bei aufeinanderfolgende Folien mit identischen Objekten, Texten und Bildern in verschiedenen Größen oder Positionen.
Für den Einsatz des Morphing-Features startest du dein PowerPoint 2019 und fügst zwei Bilder (z. B. zwei Fahrzeuge) in eine leere Folie ein.
Anschließend markierst du in der linken Übersichtsleiste diese Folie und duplizierst sie mit den Tastenkombinationen [Strg][C] und [Strg][V].
Dann wechselst du zur ersten Folie und vergrößerst Bild A. Danach vergrößerst du auf der zweiten Folie Bild B.
Rufe nun das Register Übergänge auf und aktiviere die Funktion Morphen. Zur Kontrolle klickst du auf den Button Vorschau, der die Animation startet. Beim Folienwechsel wird nun ein Bild herangezoomt, während das andere im Hintergrund verschwindet.
Einzelne Excel-Zellen von der Sperrung der Arbeitsmappe ausschließen
Jeder der sich intensiv mit Excel befasst, weiß wie mühselig die Erstellung und Verwendung von Formel ist. Umso wichtiger ist es, dass du deine Arbeit gegen unberechtigtes Kopieren oder Verändern schützt. Dazu gibt es ja die Excel-Funktion Blatt schützen. Benötigst du aber trotzdem ein paar Felder, die bearbeitet werden sollen, kannst du einzelne Zellen von der Sperrung ausschließen.
Schritt 1: Freizugebende Zellen definieren
Und das geht so: Starte Excel, rufe die betreffende Tabelle auf, oder erstelle sie neu. Dann markierst du die Zellen, die von der Sperrung ausgenommen werden sollen und drückst dann die Tastenkombination [Strg][1].
Dadurch öffnet sich der Dialog Zelle formatieren, in dem du anschließend auf der Registerkarte Schutz das Häkchen bei der Option Gesperrt entfernst und die Änderung mit OK bestätigst.
Schritt 2: Restliches Arbeitsblatt sperren
Um das übrige Arbeitsblatt zu sperren, wechselst du in der Menüleiste zum Eintrag Überprüfen und klickst auf die Schaltfläche Blatt schützen. Das nachfolgende Dialogfenster bestätigst du einfach nur mit OK ohne Änderungen vorzunehmen.
Es empfiehlt sich aber, in dem Dialogfenster ein Passwort für die Entsperrung festzulegen um die Sicherheit gegen unbefugte Änderung zu erhöhen.
Excel: In einer Tabelle alle Platzhalter per Formel ermitteln
Bei der Anfertigung von Excel-Tabellen sind nicht immer alle Werte sofort verfügbar. Dennoch muss man bei der Einrichtung der Tabelle auch diese Zellen mit berücksichtigen. Die einfachste Methode, diese Zellen zu markieren, sind Platzhalter. Insbesondere bei umfangreichen Tabellen-Blättern kann man den einen oder anderen Platzhalter vergessen zu ersetzen. Mit einer kleinen und einfachen Formel lässt sich die Gesamtanzahl der Platzhalter aber schnell ermitteln.
Welchen Platzhalter du verwendest ist dabei nicht weiter wichtig. Im Prinzip kannst du jeden Buchstaben dazu benutzen.
Um herauszufinden welche Anzahl von Platzhaltern (noch) vorhanden sind, klickst du in eine Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll.
Anschließend gibst du in die Zelle, oder in die Bearbeitungszeile der Menüleiste, die Funktion =zählenwenn ein. Danach folgen die Angaben, in Klammern gesetzt, die den Umfang der Tabelle und die Art des Platzhalters bezeichnen.
Für dieses Beispiel verwenden wir den Buchstaben S als Platzhalter. Die gesamte Formel sieht in diesem Fall dann so aus:
=zählenwenn(a1:e8;“s“)
Bestätige deine Formel mit [Enter] und das Ergebnis wird sofort angezeigt.
Im Gegensatz zu anderen Excel-Formeln ist diese geradezu einfach zu merken. Ihr Einsatz verschafft die die Sicherheit, keine Werte vergessen zu haben.
Tipp:
Wenn du nur noch einen Platzhalter ersetzen musst, aber nicht die komplette Tabelle per Hand durchsuchen willst, dann nutze die Suchfunktion mit der Tastenkombination []Strg][F].
Gib den Buchstaben des Platzhalters in das Feld Suchen nach ein und klicke auf den Such-Button. Die Zellenmarkierung springt dann automatisch zu dem entsprechenden Feld.
Excel-Tabellen mit Wasserzeichen personalisieren
Excel-Arbeitsblätter kannst du auf Wunsch mit nur ein paar Arbeitsschritten mit einem Wasserzeichen versehen, damit jeder auf Anhieb erkennt, dass diese Datei von dir oder deiner Firma stammt.
Öffne die betreffende Excel-Datei und rufe die Registerkarte Einfügen auf. Bei Excel 2016 klickst du dann ganz rechts im Menüband auf die Schaltfläche Text | WordArt und wählst im Untermenü ein passendes Format aus. In älteren Versionen, wie Excel 2007, ist die Option WordArt direkt über das Menüband auswählbar.
Im Arbeitsblatt erscheint eine Textbox, in der du den künftigen Wasserzeichen-Text eintippst. Um die Farbgebung, Textgröße und weitere Anpassungen vorzunehmen, markierst du den eingegebenen Text und wechselst in das Register Format. Hier findest du alle weiteren Bearbeitungstools.
Die Transparenz änderst du am schnellsten per Rechtsklick auf die Markierung und dem Kontextmenübefehl Texteffekte formatieren | Textfüllung | Transparenz.
Enthält deine Excel-Dateien mehrere Arbeitsblätter, dann wiederholst du die obigen Arbeitsschritte entsprechend oft.
Wasserzeichen als Blatthintergrund
Du kannst dir aber viel Arbeit ersparen, wenn du das Wasserzeichen für mehrere Seiten direkt als Blatthintergrund einrichtest.
Im Register Seitenlayout klickst du im Bereich Seite einrichten auf die Option Hintergrund. Im Anschluss wählst du dann nur noch das Bild oder die passende Grafik aus und bestätigst den Vorgang mit dem Button Einfügen.
Tipp:
Bei Office Word funktionieren diese Arbeitsschritte ähnlich. Hier gibt es im Register Seitenlayout (alte Versionen) sogar eine separate Wasserzeichen-Funktion. Bei Word 2016 findest du sie im Register Entwurf.
Excel: Ermittlung von Zufallszahlen per Formel
Zufallszahlen in Excel einzugeben ist eigentlich nicht besonders schwer. Bei wildem Herumtippen auf dem Zahlenblock erzeugt man zufällige Zahlen, die aber nicht immer in eine bestimmte Zahlengruppe passen. Wie zum Beispiel die Lottozahlen. Hier wäre eine Zahlengruppe von 1 bis 49 erforderlich. Die Formel für Zufallszahlen ist nicht besonders kompliziert und gut zu merken.
Die Grundformel für die zufällige Zahlenermittlung ist =Zufallszahl() und wird für benötigte Zahlenbereiche entsprechend ergänzt. Durch die Eingabe dieser Grundformel zeigt Excel eine beliebige Zahl zwischen Null und eins an.
Um beispielsweise die Lottozahlen für die kommende Ziehung zu ermitteln, gibst du folgende Formel ein:
=Zufallszahl()*(49-1)+1
Mit dieser Formel erzeugt Excel eine beliebige Zahl zwischen 1 und 49. Wird aber ein Zahlenbereich größer gleich Null benötigt, dann heißt die Formel entsprechend =Zufallszahl()*X. Der Platzhalter X ist hierbei durch die Zahl der Obergrenze zu ersetzen.
Um mehrere Zufallszahlen gleichzeitig zu ermitteln, klickst du in der Zelle auf die rechte untere Ecke und ziehst sie um die benötigte Anzahl von Zellen nach unten.
Excel: Neuberechnung nur für das aktuelle Arbeitsblatt aktivieren
Beim Arbeiten mit Excel benötigt man oft mehrere aktive Arbeitsmappen zur gleichen Zeit. Werden an einem Blatt Änderungen vorgenommen, die (mit F9) manuell neu berechnet werden müssen, erfolgt normalerweise eine Berechnung aller geöffneten Arbeitsmappen. Mit der richtigen Einstellung wird das verhindert und nur das aktive Blatt neu berechnet.
Änderung in den Excel-Optionen
Klicke in dem neu zu berechnenden Arbeitsblatt auf den Office-Button oder die Schaltfläche Datei in der oberen, linken Ecke. Rufe die Excel-Optionen auf und wechsle in die Kategorie Formeln.
Im Bereich Berechnungsoptionen aktivierst du die Einstellung Manuell und speicherst die Änderung mit OK.
Bei der Aktivierung der Option Manuell wird beim Speichern der aktuellen Arbeitsmappe eine Neuberechnung durchgeführt. Ist dies nicht gewollt, dann entferne auch das Häkchen der Checkbox von Vor dem Speichern die Arbeitsmappe neu berechnen.
Schnelle Alternative
Alternativ kannst du auch mit der Tastenkombination [Umschalt][F9] nur das aktuelle Arbeitsblatt neu berechnen. Diese Variante eignet sich besonders dann, wenn die Funktion Neu berechnen nur selten benutzt wird. In diesem Fall ist keine Änderung der Excel-Optionen erforderlich.
Auch möglich: Schutz einzelner Zellen in Excel einschalten
Ein komplettes Excel-Arbeitsblatt vor unberechtigter Veränderung zu schützen, ist recht einfach und schnell erledigt. Aber auch einzelne, nicht nebeneinander liegende Zellen können gegen einen Zugriff geschützt werden. Das erfordert nur einige zusätzliche Mausklicks.
Starte dazu dein Excel-Programm und öffne das betreffende Tabellenblatt. Als erstes klickst du mit der rechten Maustaste links oben auf das kleine Quadrat im Schnittbereich der Spalte A und Zeile 1. Anschließend wählst du im Kontextmenü Zellen formatieren aus.
In der Dialogbox Benutzerdefinierte Listen deaktivierst du auf der Registerkarte Schutz die Option Gesperrt und bestätigst die Änderung mit dem Button OK.
Jetzt wählst du den zu sperrenden Zellenbereich oder die einzelnen Zellen aus. Nicht nebeneinander liegende Zellen markierst du per Mausklick und der gedrückten Taste [Strg]. Dann öffnest du mit einem Rechtsklick auf den markierten Bereich das Kontextmenü, wählst Zellen formatieren aus und aktivierst im Register Schutz die Option Gesperrt. Mit OK speichern.
Im letzten Arbeitsschritt muss nur noch der Blattschutz eingeschaltet werden. Dies kannst du auf zwei verschiedene Arten erledigen.
Die klassische Art führt über die Menüleiste von Excel. In der Menüleiste, im Register Überprüfen, klickst du auf die Schaltfläche Blatt schützen. Im gleichnamigen Dialogfenster kannst du nun noch ein optionales Kennwort zur Entsperrung festlegen. Ist das nicht gewollt, dann bestätige diese Aktion nur mit OK. Achte aber darauf, dass die Option Arbeitsblatt und Inhalt gesperrter Zellen schützen aktiviert ist.
Die zweite und etwas schnellere Variante des Blattschutzes lässt sich über die Registerlasche am linken unteren Rand des Tabellenblattes einschalten.
Mit einem Rechtsklick auf diese Lasche (z. B. Tabelle 1) öffnet sich das Kontextmenü. Wähle den Eintrag Blatt schützen aus, damit sich die bereits oben genannte Dialogbox öffnet.
Vergiss zu guter Letzt aber nicht, die vorgenommenen Schutzmaßnahmen im Dokument zu speichern.
Microsoft Excel zwingen, Arbeitsmappen in einem neuen Fenster zu öffnen
Neue Arbeitsmappen werden bei Excel standardmäßig im gleichen Fenster geöffnet. Du kannst zwar mit den Tasten [Alt][Tab] zwischen ihnen blättern, oder zwei Tabellen auf einem Monitor nebeneinander andocken (Aero-Snap-Funktion). Man kann aber besser mit mehreren Arbeitsblättern arbeiten, wenn sie in separaten Fenstern geöffnet werden. Insbesondere dann, wenn man mit zwei oder mehr Monitoren gleichzeitig arbeitet.
Damit das funktioniert, sind zwei kleine Eingriffe in die Registry nötig und dauert höchstens fünf Minuten.
Öffne das Fenster Ausführen mit der Tastenkombination [Windows][R], gib den Befehl regedit ein, und bestätige die Eingabe mit OK.
Navigiere anschließend in der Registry zu folgendem Ordner:
HKEY_CLASSES_ROOT/Excel.Sheet.17/shell/Open/command
In dem Ordner command klickst du mit der rechten Maustaste auf den Registry-Eintrag Standard und wählst die Option Ändern aus.
Füge im Dialogfenster Zeichenfolge bearbeiten am Ende des Wertes die Erweiterung „%1“ hinzu und bestätige die Änderung mit OK. Beachte, dass die Erweiterung durch einen Leerschritt vom restlichen Wert getrennt und mit den Anführungszeichen eingegeben wird!
Im zweiten Schritt benennst du den Eintrag command per Rechtsklick in command2 um.
Im dritten Arbeitsschritt muss der Ordner ddeexec im Verzeichnisbaum in ddeexec2 ebenfalls umbenannt werden.
Das Ergebnis der Änderungen im Ordner Excel.Sheet.12 muss dann so aussehen:
Abschließend wiederholst du die Änderungen nach diesem Vorbild mit den Registry-Einträgen des Ordners Excel.Sheet.8.
Danach kannst du den Registrierungseditor schließen. Excel wird ab sofort neue Arbeitsblätter in separaten Fenstern öffnen.
Diese Änderungen funktionieren mit den Windows-Versionen von XP bis Windows 10 und mit Excel 2003 bis 2016.
Tipp:
Wenn Microsoft neue Updates für die Office-Suite veröffentlicht, werden die vorgenommenen Änderungen überschrieben und auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt. Dann müssen die Registry-Änderungen erneut vorgenommen werden.
Microsoft Excel: Geburtstage tagesaktuell hervorheben
Wenn Sie eine Geburtstagsliste per Excel verwalten, erfordert das einen gewissen Zeit- und Arbeitsaufwand. Die Festtage müssten beispielsweise monatlich in einem separaten Tabellenblatt eingetragen werden. Auch andere Sortiermöglichkeiten sind hier denkbar. Excel bietet aber eine einfache Möglichkeit, Datumseinträge automatisch farblich hervor zu heben.
Die Lösung heißt „Bedingte Formatierung“. Einmal angelegt, werden auch neue Geburtstagseintragungen berücksichtigt. Eine Sortierung der Geburtstagsliste ist nicht nötig. Und so geht’s:
1. Starten Sie Excel, rufen Sie die Geburtstagsliste auf, und markieren Sie alle Einträge.
2. Danach klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Untermenü die Option „Neue Regel“ aus.
3. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ aus. In das Eingabefeld von „Regelbeschreibung bearbeiten“ tragen Sie folgende Formel ein:
=UND(MONAT(A1)=MONAT(HEUTE());TAG(A1)=TAG(HEUTE()))
4. Mit der Schaltfläche „Formatieren“ wechseln Sie zum nächsten Dialogfenster. Auf der Registerkarte „Ausfüllen“ wählen Sie eine Farbe aus, mit der die betreffenden Zellen hervorgehoben werden sollen. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.
Die neue Regel wird von Excel sofort umgesetzt und das Ergebnis wird sofort sichtbar.
Wie man aber in diesem Beispiel feststellt, wurde der Geburtstag des römischen Kaisers Carcalla nicht markiert. Das liegt daran, dass Excel keine Datumseinträge vor 1900 erkennt.
Mit dieser „Bedingten Formatierung“ lassen sich beispielsweise auch Lieferverzögerungen markieren. Mehr dazu in diesen Artikel.