Wer Daten sichern möchte, steht vor der Frage, wie und wo die Sicherheitskopien angelegt werden sollen. Wichtig ist die Wahl des richtigen Sicherungsmediums. Damit das Sichern der Dateien nicht zur zeitraubenden Tätigkeit und deshalb gerne vernachlässigt wird, müssen die Daten möglichst schnell und unkompliziert auf das Sicherungsmedium gelangen. Die folgende Übersicht zeigt, dass nicht jedes Backupmedium diesen Anforderungen entspricht:
Magnetbänder und Bandlaufwerke
Mit speziellen Bandlaufwerken lassen sich Daten auf Magnetbänder speichern. Pro Band lassen sich mehr 6.000 GB Daten sichern. Das Verfahren ist für den Privatbereich aber zu aufwändig und teuer. Bandlaufwerke mit hohen Kapazitäten kosten knapp 2.000 Euro, pro Kassette sind knapp 30 Euro fällig.
CDs, DVDs und Blu-ray-Discs
Das Speichern aller Daten auf CDs, DVDs oder Blu-day-Discs scheitert meist an der zu geringen Kapazität der Rohlinge. Auf eine CD passen nur 800 Megabyte, auf eine DVD zwischen 4 und 8 GB und auf eine Blu-ray-Disc zwischen 25 und 50 GB. Das reicht für wenige Textdokumente, bei Bildern, Musik und Videos ist die Kapazität aber schnell erschöpft. Zudem hapert es mit der Geschwindigkeit. Das Brennen der Daten auf den Rohling dauert erheblich länger als bei Festplatten.
Schnelles Backup per E-Mail
Wenn Sie ganz schnell Sicherheitskopien wichtiger Daten anlegen möchten, können Sie zu einem Trick greifen. Schicken Sie die Daten per Mail an Ihr eigenes Webmail-Postfach. Beim Googles GMail stehen Ihnen zum Beispiel über 10 GB Online-Speicherplatz für Mails zur Verfügung. Diese Methode eignet sich allerdings nur für sporadische Backups besonders wichtiger Daten, etwa wenn Sie gerade eine Diplom- oder Doktorarbeit schreiben und diese rasch sichern möchten.
USB-Sticks
Auch USB-Sticks sind als Backupmedium nur bedingt geeignet. Je nach Modell lassen bis zu 2 TB (2.000 GB) Daten speichern. Das reicht meist nur für das schnelle Sichern einzelner Dateien zwischendurch, nicht aber für das Backup des kompletten Datenbestands.
Externe Festplatten (USB-Festplatten)
Für den Privatbereich sind externe Festplatten mit USB- oder Firewire-Anschluss am besten als Backupmedium geeignet. Die mobilen Festplatten sind günstig (knapp 100 Euro für 2 TB), bieten riesige Speicherkapazitäten und sind in der Bedienung besonders einfach. Über die USB-Schnittstelle lassen sich externe Festplatten schnell an den Rechner anschließen. Das Betriebssystem erkennt externe Festplatten als Datenträger und kann direkt darauf zugreifen. Zudem sind sie so klein und leicht, dass sie überall mit hingenommen und an sicheren Orten verwahrt werden können.
Achten Sie beim Kauf von externen Festplatten auf genügend Speicherkapazität. Die Festplatte sollte mindestens genau so groß sein wie die der internen. Dann können Sie bequem ein Backup der gesamten Daten vornehmen. Externe Platten mit 1 bis 2 TB GB Speicherplatz gibt es bereits für rund 100 Euro. In der Praxis hat sich folgende Strategie bewährt: Kaufen Sie mindestens zwei externe Festplatten, um die Daten mehrfach sichern und an verschiedenen Orten lagern zu können. Sobald die externe Festplatte älter als zwei Jahre ist, tauschen Sie sie gegen ein neues Modell aus und kopieren die Daten von der „alten“ Platte auf das neue Modell. Die alte Festplatte verwahren Sie unverändert an einem sicheren Ort – sie dient als Not-Backup.
Cloud-Speicher (Online-Festplatten)
Neben „echten“ Festplatten gibt es im Internet Online-Festplatten, auch Cloud-Speicherplatz genannt. Hier können Sie über das Internet Ihre Daten online auf den Server der Speicherplatzanbieter ablegen. Mehrere Gigabyte Online-Speicherplatz gibt es zum Beispiel bei Google Drive, Microsoft Skydrive oder Dropbox. Ein bis fünf Gigabyte gibt es meist kostenlos; wer mehr speichern möchte, muss zwischen 10 und 40 Euro pro Monat zahlen. Der Vorteil: Die Daten werden extern, außer Haus gespeichert und sind vor Feuer, Diebstahl oder Naturkatastrophen geschützt. Der Nachteil: Da die Daten auf einem fremden Server liegen, können Dritte sie gegebenenfalls einsehen oder stehlen. Passwörter und andere hochsensible Informationen gehören daher nicht auf eine Online-Festplatte. Zudem dauert das Hochladen großer Datenmengen trotz DSL sehr lange.
Die richtige Backup-Methode
Neben dem Speichermedium spielt die Backupmethode bzw. –software eine große Rolle. Damit das Sichern möglichst wenig Arbeit verursacht, sollten Sie eine spezielle Backupsoftware verwenden. Das Sicherungsprogramm sorgt automatisch dafür, dass die „richtigen“ Daten gesichert werden, auf Wunsch sogar automatisch, etwa täglich oder einmal pro Woche. Für gelegentliche Backups können Sie auch manuell die zu sichernden Daten auf die externe Festplatte schieben oder eine DVD brennen. Für regelmäßige Backups ist die händische Methode aber zu umständlich und wird daher auch gerne „vergessen“.
Bei Backupprogrammen wird grundsätzlich zwischen zwei Varianten unterschieden:
- Backupprogramme mit eigenen Dateiformaten
Viele Backupprogramme verwenden ein eigenes Dateiformat, um die zu sichernden Daten in komprimierter (verkleinerter) Form abzulegen. Damit nehmen die Sicherheitskopien zwar weniger Platz ein, allerdings werden Sie damit von einem ganz bestimmten Backupprogramm abhängig. Wer Daten beispielsweise mit dem Windows-eigenen Backuptool sichert, kann sie auch nur damit wiederherstellen. Der direkte Zugriff auf die Sicherungskopien, etwa eine einzelne Word-Datei, ist ohne das Backupprogramm nicht möglich. Für eine schnelle und unkomplizierte Sicherung und Wiederherstellung sind Backupprogramme mit eigenen Dateiformaten daher nicht geeignet. Wer weiß, ob es das Programme und Dateiformat in zehn Jahren noch gibt.
- Programme zum Synchronisieren und Kopieren
Praktischer und einfacher in der Handhabung sind Backupprogramme, die Dateien unverändert als Kopie auf einem anderen Datenträger ablegen. Die Daten werden zum Beispiel 1:1 auf eine externe Festplatte kopiert. Sie können sofort und ohne Umwege über das Backupprogramm auf die Sicherheitskopien zugreifen. Da die Preise für Festplatten kontinuierlich sinken und die Kapazitäten steigen, ist das Komprimieren und Verpacken der Daten in speziellen Backupformaten überflüssig – das kostet nur Zeit und macht den Zugriff auf die Kopien umständlich. Gute Programme zum Synchronisieren gibt es im Internet kostenlos. Zu den beliebtesten Tools gehören DirSync, Allwaysync, Traybackup oder SyncBack. Hier bei uns im Büro ist seit Jahren das Programm SyncBack im Einsatz und hat bereits bei dem einen oder anderen Datenverlust (meist durch Festplattendefekt) gute Dienste geleistet und die verlorenen Daten problemlos wiederhergestellt.
Sicherungskopien richtig lagern
Sicherungskopien sind die Lebensversicherung für Ihre Daten. Entsprechend umsichtig sollten Sie die Sicherungen lagern. Damit bei einem Brand oder durch Überspannung nicht das Original und die Sicherheitskopien gleichzeitig verloren gehen, sollten Sie die Sicherungen extern aufbewahren, zum Beispiel bei Freunden oder Verwandten. Wenn Sie zum Beispiel zwei externe Festplatten zum Sichern verwenden, lagern Sie immer eine der beiden Backup-Platten außer Haus. Um bei besonders wichtigen Daten auf Nummer sicher zu gehen, lagern Sie die Backup-Datenträger im Schließfach der Bank. 
