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Google Docs unterwegs offline bearbeiten

Google Docs, das Tool zum Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten, ist schon eine tolle Sache. Unterwegs lässt sich so die Arbeitszeit sinnvoll nutzen und die Korrespondenz ist erledigt, wenn man am Ziel ankommt. Doch leider ist nicht überall der Aufbau einer stabilen Internetverbindung möglich. Glücklicherweise enthält Google Docs eine Offline-Funktion, die standardmäßig aber deaktiviert ist.

Zum Einschalten der Offline-Funktion rufst du in deinem Browser, zum Beispiel dem Chrome, Google Docs auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an.

Oben links klickst du auf das Drei-Balken-Icon und öffnest die Einstellungen. Anschließend aktivierst du den Schalter der Offline-Funktion und bestätigst die Änderung mit OK.

In den Dokumenten die offline verfügbar sein sollen, klickst du auf das Drei-Punkte-Symbol und aktivierst dann die Option Offline verfügbar. Nun lassen sich die Dokumente offline bearbeiten und lokal auf dem Notebook speichern.

Wenn zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine Internetverbindung besteht, werden die Dokumente synchronisiert.

Hinweis

Google Docs offline ist auf 4000 Dokumente oder maximal fünf Gigabyte beschränkt. Je nachdem, welcher Fall zuerst eintritt.

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Google Internet & Medien

Dokumente mit dem Handy oder Tablet scannen und auf Google Drive hochladen

Die Idealvorstellung vom komplett papierlosen Büro wird wohl noch eine ganze Weile auf sich warten lassen. Vieles lässt sich zwar schon jetzt elektronisch erledigen, aber doch nicht alles. Insbesondere dann, wenn man unterwegs ist und auf wichtige Dokumente stößt, die es zu bearbeiten und zu digitalisieren gilt. Man muß die Dokumente kopieren (lassen) und sie am besten direkt per Fax in die Firma senden. Mit einem Tablet oder einem Smartphone und der App Google Drive geht das aber wesentlich einfacher und vor allem viel schneller.

Google Drive enthält eine Funktion mit der Dokumente gescannt und direkt in die Cloud hochgeladen werden können.

Du startest einfach nur deine App Google Drive und tippst auf den roten Button mit dem Pluszeichen.

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Danach wählst du die Option Scannen

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…und drückst auf den Auslöser.

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Bevor du das gescannte Dokument zu Google Drive hochlädst, kannst du es mit den Tools in der Kopfzeile noch bearbeiten und auf die richtige Größe zuschneiden.

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Mit den Schaltflächen in der Fußzeile (v.l.n.r.) fügst du weitere Seiten hinzu, wiederholst die Aufnahme oder bestätigst den Scan. Mit der Bestätigung wird das Foto automatisch in das PDF-Format konvertiert und in die Cloud hochgeladen.

Anschließend kannst du es wie bei Google Drive üblich, mit anderen Nutzern teilen und/oder weiter bearbeiten.

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Beruf Lifestyle & Leben

Schreibt man noch „Mit freundlichen Grüßen“? – Zeitgemäße Alternativen zur Standardgrußformel

Jahrelang wurden Briefe mit der Standard-Schlussformel „Mit freundlichen Grüßen“ beendet. Doch schreibt man heute am Ende eines Briefes immer noch „Mit freundlichen Grüßen“, oder ist die Formulierung veraltet? Nicht unbedingt. „Mit freundlichen Grüßen“ ist immer noch aktuell, wirkt aber oft verstaubt und antiquiert. Wer es moderner mag, sollte auf zeitgemäßere Grußformeln setzen.

Um modern und trotzdem stilsicher einen Brief zu verwenden, können Sie statt „Mit freundlichen Grüßen“ folgende allgemeine Grußformeln verwenden:

Mit freundlichem Gruß

Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg

Viele Grüße

Viele Grüße aus Schwerin

Freundlicher Gruß

Freundlich grüßt Sie

Freundliche Grüße aus Krefeld

Sonnige Grüße aus Bayern

Es grüßt

Es grüßt Sie

Es grüßt Sie herzlich

Es grüßt Sie aus Dresden

Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende

Mit bestem Gruß

Mit besten Grüßen

Mit herzlichen Grüßen nach Berlin

Abschließend zwei wichtige Regeln für den korrekten Einsatz der Grußformel. Nach DIN 5008 sollte die Grußformel immer durch eine Leerzeile vom Text platziert werden. Und: Im Gegensatz zum angelsächsischen Raum wir die Grußformel nicht mit einem Komma oder anderen Satzzeichen abgeschlossen. Korrekt sieht es zum Beispiel so aus.

…und vielen Dank für Ihre Kooperation.

Es grüßt Sie aus Köln
Peter Meier

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Office Software Windows 7 Windows 98 Windows Vista Windows XP Word

Word 2003, 2007 und XP: Häufig genutzte Textbausteine auf dem Desktop zwischenspeichern

Bei der täglichen Korrespondenz, die meistens mit Word erstellt wird, kommt es sehr häufig vor, dass bei Briefen, Angeboten etc. immer wiederkehrende Textbausteine genutzt werden. Die häufigsten sind zum Beispiel Begrüßungs- und Schlussformulierungen. Diese kann man ganz einfach auf dem Desktop zwischenspeichern und für die spätere Verwendung in anderen Briefen sehr gut nutzen.

Es gibt zwar auch noch andere Möglichkeiten, wie Text markieren und in die Zwischenablage kopieren oder sich Abkürzungen für Textbausteine ausdenken und diese per Autokorrektur automatisch einfügen. Das hat aber auch Nachteile: Die Zwischenablage funktioniert nur so lange, bis das nächste Objekt dort abgelegt wird, die Autokorrektur-Funktion benötigt mehr Zeit, um Textbausteine anzulegen.

Die Speicherung auf dem Desktop ist daher ein sehr einfacher und schnell umzusetzender Trick. So gehen Sie dabei vor:

1. Öffnen Sie Word und rufen das gewünschte Dokument auf.

2. Verkleinern Sie nun das Fenster mit dem Dokument auf eine Größe bis eine  Größe, dass ein freier Bereich Ihres Desktops zu sehen ist.

3. Markieren Sie den entsprechenden Textbaustein und ziehen ihn per Drag & Drop auf Ihren Desktop. Es wird eine neue Datei auf dem Desktop erstellt, mit Namen „Datenauszug aus Dokument…“ inklusive den ersten Begriffen aus dem Textbaustein.

Zur Kontrolle des kopierten Textbausteins, klicken Sie doppelt auf das Desktopsymbol.

4. Erstellen oder öffnen Sie das neue Dokument und gehen an die Stelle in das die gespeicherte Formulierung eingesetzt werden soll. Klicken Sie auf den gespeicherten Datenauszug und fügen ihn per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ein. Fertig!

Der Datenauszug auf Ihrem Desktop bleibt Ihnen erhalten, auch wenn Sie Word und Windows beenden.

Tipp:

Wenn es mit der Zeit zu viele Datenauszüge werden, ist der Desktop sehr unübersichtlich. Dann ist es hilfreich, im Windows Explorer ein eigenes Verzeichnis für diesen Zweck anzulegen.