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Google Internet & Medien

Gmail: Automatische Abwesenheitsnotiz einrichten

Über den Sinn und Zweck einer Abwesenheitsnotiz braucht man nicht mehr großartig zu reden. Das Thema haben wir  in diesem Artikel schon ausgiebig erörtert. Wie bei Outlook.com, ist natürlich auch bei Gmail (Googlemail) das Anlegen einer Abwesenheitsnotiz möglich. Dazu sind nur ein paar wenige Mausklicks erforderlich.

Öffne Gmail in deinem Browser und melde dich mit deinen Login-Daten an. Dann klickst du oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählst die Einstellungen aus.

Im Register Allgemein scrollst du bis zum Ende der Seite. Hier befindet sich der Bereich Abwesenheitsnotiz.

Aktiviere die Funktion, lege den Start- und Endzeitpunkt fest, und tippe bei Bedarf noch einen persönlichen Antworttext in das Textfeld ein.

Nicht vergessen: Änderungen speichern

Dann nur noch auf den Button Änderungen speichern klicken und fertig ist die automatische Abwesenheitsnotiz. Ab sofort erhält jeder Absender die Benachrichtigung automatisch.

Spammer erhalten keine Benachrichtigung

Die Abwesenheitsnotiz wird nur einmal an einen Absender verschickt, egal wie viele Nachrichten er dir schreibt. Erst nach vier Tagen erhält er eine weiter Abwesenheitsnotiz.

Absender, die in der Vergangenheit als Spam markiert wurden, erhalten gar keine Benachrichtigung über deine Abwesenheit.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: E-Mails zu einer bestimmten Zeit versenden

Es gibt eine Menge Gründe, warum man eine E-Mail mit Zeitverzögerung versenden sollte. Egal ob sich der Empfänger in einer anderen Zeitzone befindet, oder ob er (noch) nicht zu Hause ist, mit Outlook ist die Auswahl eines alternativen Sendezeitpunkts nur ein paar Mausklicks entfernt.

Zuerst erstellst du deine Nachricht wie gewohnt. Bevor du auf den Button Senden klickst, öffnest du in der Outlook-Menüleiste das Register Optionen. Im Menüband klickst du in der Gruppe Weitere Optionen auf die Einstellung Übermittlung verzögern.

Im nachfolgenden Dialogfenster setzt du im Bereich der Übermittlungsoptionen das Häkchen vor der Einstellung Übermittlung verzögern bis. Dann stellst du das Versand-Datum sowie die -Uhrzeit ein und bestätigst den Vorgang mit dem Button Schließen.

Zurück im Fenster deiner erstellten E-Mail, klickst du nun auf die Schaltfläche Senden.

Vorausgesetzt, dein Computer ist zu dem eingestellten Zeitpunkt mit dem Internet verbunden, wird Outlook die Nachricht automatisch abschicken. Ist dein PC nicht online, so versendet Outlook deine E-Mail erst dann, wenn wieder eine Verbindung zum Web besteht.

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Hardware & Software Office

PowerPoint 2016: Konzentration durch separates Einblenden von Inhalten erhöhen

Nichts ist bei einem Vortrag störender, wenn ein paar Teilnehmer unkonzentriert sind, weil sie beim Lesen der Folien schon viel weiter sind als Andere. Dabei kann man schon bei der Anfertigung von PowerPoint-Folien für eine stärkere Konzentration des Publikums sorgen.

Ein probates Mittel um die Konzentration auf die aktuelle Folie zu lenken, ist das separate Einblenden von Inhalten. Man startet die Folie mit der Titelzeile und fügt ihr per Mausklick nacheinander die restlichen Stichworte oder Elemente hinzu. So lesen die Teilnehmer nur das aktuelle Thema.

Für das Einblenden der Präsentations-Elemente werden Animationen verwendet. Um sie einer Folie hinzuzufügen, markierst du das betreffende Element und klickst in der Menüleiste auf die Registerkarte Animationen.

Dann wählst du aus dem Animations-Bereich Eingang den gewünschten Effekt aus. Wiederhole diesen Vorgang mit allen Folien-Elementen, die bei der späteren Präsentation per Mausklick auf dem Bildschirm erscheinen sollen.

Mit der Taste [F5] startest du die aktuelle Präsentation, um die Effekte zu überprüfen. Gefällt dir dann eine der Animationen nicht, dann ändere den Effekt wieder nach obigem Vorbild.

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Hardware & Software Office Word

Office Word: Mehrere Textseiten auf ein Blatt drucken

Verantwortungsvoll mit Ressourcen umzugehen, sollte in jedermanns Interesse sein. Das betrifft den Materialverbrauch zu Hause und genau so auch am Arbeitsplatz.  Insbesondere Druck- oder Kopiervorgänge kannst du ohne eine großen Bequemlichkeitsverlust optimieren.

Etliche werden sagen, das Verbrauchsmaterial bezahlt doch die Firma, die kauft günstig ein. Aber dann ist da ja noch der Umwelt- und Gesundheitsaspekt. Jeder Druckvorgang mit Laserdruckern produziert eine Menge Feinstaub, die wir dann einatmen. Kontroll- oder Vorabausdrucke werden kurz geprüft und dann weggeworfen.

Mit Word kann man schnell und einfach Verbrauchsmaterial einsparen. Die entsprechenden Einstellungen werden im Druckmenü vorgenommen.

Sollen Vorabdrucke zur Kontrolle erstellt werden, kann man zum Beispiel mehrere Textseiten auf ein Blatt drucken. Dazu öffnest du den Druckdialog über Datei | Drucken. Auf der linken Seite, in der Kategorie Einstellungen, befindet sich die Option 1 Seite pro Blatt.

Mit einem Klick auf diese Option kannst du bis zu 16 Textseiten auf ein Blatt Papier drucken. Ein weiteres Einsparpotenzial lässt sich über die Schaltfläche Einseitiger Druck erreichen. Standardmäßig ist hier eine Seite pro Blatt eingestellt.

Wählst du hier Beidseitiger Druck aus, werden Vorder- und Rückseite des Blattes automatisch beschriftet. Das funktioniert aber nur dann problemlos, wenn der Drucker dieses Feature auch unterstützt. Wenn nicht, muss du die Blätter in der Papierkassette  halt manuell umdrehen.

Natürlich kann der beidseitige Druck auch für die normale Korrespondenz genutzt werden. Im privaten Bereich lässt sich das problemlos praktizieren, am Arbeitsplatz muss eventuell der Chef seine Zustimmung geben.

Möchtest du auch Tinte oder Toner sparen, dann ändere im Menü von Seite einrichten die Ausgabequalität in den Druckoptionen auf Entwurfsqualität verwenden.

Noch ein Spartipp

Einseitig bedrucktes Papier muss nicht unbedingt weggeworfen werden. Daraus lassen sich mit ein paar Handgriffen nützliche Notizblöcke anfertigen. Die DIN-A4-Seiten einmal (oder mehrfach für kleinere Blätter) in der Mitte durchschneiden, zusammentackern oder Lochen und auf einen Heftstreifen aufziehen, fertig ist der Notizblock.

Wem das Schneiden zu aufwendig ist, weil kein Papierschneider vorhanden ist, der reißt die Seiten über die Kante eines Lineals einfach durch.

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Google Internet & Medien

Dokumente mit dem Handy oder Tablet scannen und auf Google Drive hochladen

Die Idealvorstellung vom komplett papierlosen Büro wird wohl noch eine ganze Weile auf sich warten lassen. Vieles lässt sich zwar schon jetzt elektronisch erledigen, aber doch nicht alles. Insbesondere dann, wenn man unterwegs ist und auf wichtige Dokumente stößt, die es zu bearbeiten und zu digitalisieren gilt. Man muß die Dokumente kopieren (lassen) und sie am besten direkt per Fax in die Firma senden. Mit einem Tablet oder einem Smartphone und der App Google Drive geht das aber wesentlich einfacher und vor allem viel schneller.

Google Drive enthält eine Funktion mit der Dokumente gescannt und direkt in die Cloud hochgeladen werden können.

Du startest einfach nur deine App Google Drive und tippst auf den roten Button mit dem Pluszeichen.

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Danach wählst du die Option Scannen

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…und drückst auf den Auslöser.

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Bevor du das gescannte Dokument zu Google Drive hochlädst, kannst du es mit den Tools in der Kopfzeile noch bearbeiten und auf die richtige Größe zuschneiden.

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Mit den Schaltflächen in der Fußzeile (v.l.n.r.) fügst du weitere Seiten hinzu, wiederholst die Aufnahme oder bestätigst den Scan. Mit der Bestätigung wird das Foto automatisch in das PDF-Format konvertiert und in die Cloud hochgeladen.

Anschließend kannst du es wie bei Google Drive üblich, mit anderen Nutzern teilen und/oder weiter bearbeiten.

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Hardware & Software Mac OS X Office

Apple`s Office-Programm iWork ist jetzt auch für Windows-Nutzer verfügbar

Im vergangenen März berichteten wir bereits, wie Windows-User Dokumente öffnen und konvertieren können, die mit Apple´s Textverarbeitungsprogramm Pages erstellt wurden. Seit kurzem können auch die Windows-Nutzer endlich die Büroprogramme von iWork verwenden. Und das gratis.

Die einzige Voraussetzung für die Nutzung ist eine kostenlose Apple-ID, die du direkt über die Webseite beta.icloud.com erstellen kannst.

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Nach der Registrierung hast du direkten Zugriff auf die Web-Apps von iWork.

Die Programme Pages, Numbers und Keynote sind die Konkurrenzprodukte zu den Office-Programmen Word, Excel und Powerpoint von Microsoft.

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Zusätzlich spendiert Apple jedem Nutzer noch einen Speicherplatz von 1 GB in der iCloud.

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Dieser Gratis-Zugang ist derzeit noch eine Beta-Version. Wann und in welchem Umfang die finale Version erscheint und ob sie dann ebenfalls kostenfrei ist, bleibt abzuwarten.

Auf jeden Fall muss Apple einiges dafür tun, um aus dem Schatten von Office heraus zu treten.

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Hardware & Software Mac OS X Windows 7 Windows 8 Windows 8.1 Windows Vista Windows XP

Schon mal als Zombie im Videochat aufgetreten? Mit ManyCam änderst du dein Aussehen und deinen Hintergrund

Hin und wieder sorgen Video-Chats mit Freunden und Familie für einige Schmunzler. Entweder sieht der Chat-Partner im Hintergrund das unordentliche Zimmer, oder man selbst hat mal den einen oder anderen peinlichen Pickel im Gesicht. Mit der Freeware ManyCam gehören solche Peinlichkeiten der Vergangenheit an.

ManyCam ist nicht nur ein Gadget, sonden eine vollwertige WebCam-Software, die viele Einstellungsmöglichkeiten wie das Einbinden von Mikrofonen oder dem Hinzufügen von Mobilfunkgeräten und weiteren WebCams bietet.

Die Software von ManyCam ist kostenlos im Web erhältlich. Am besten du lädst das Programm von zuverlässigen Download-Anbietern wie Chip.de oder direkt von der Webseite des Anbieters herunter.

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Beim Herunterladen aus anderen Downloadquellen achte darauf, dass keine unerwünschte Zusatzsoftware mit heruntergeladen wird.

Starte nun das Tool ManyCam. Über das Register Effekte gelangst du zur Auswahl von Masken, Filtern, Hintergründen und den anderen, zahlreichen Effekten.

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In der Freeware-Version lassen sich zwei verschiedene Profile über das Register Video anlegen. Ganz rechts im Programmbildschirm, kannst du aus dem Bereich Ausgewählt, oder auch direkt aus dem Register Effekte verschiede Elemente in die Favoriten ziehen. So hast du häufig verwendete Effekte schnell zur Verfügung.

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Auf die gleiche Weise kannst du aus einem chaotischen Büro…

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…ein ordentliches machen.

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So bleibt einem unangenehme Nachfragen meist erspart…

Natürlich sind die Einstellungsmöglichkeiten in der Freeware-Version begrenzt. Zusätzliche Effekte lassen sich über das Register Effekte im Ordner Mehr kostenlos herunterladen.

Über das Register Connect verbindest du die Software mit den verschiedensten Chat-, Messenger- und sozialen Netzwerken. Derzeit stehen folgende Verbindungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Chat – mit paltalk, omegle, camfrog, tinychat, ChatRoulette!, FaceBuzz und jottle
  • Live-Stream – mit Ustream.Tv, livestream und Livehouse.in
  • Messenger – mit Skype, Zoosk, ooVoo, ICQ, Aim und Yahoo
  • Social – mit Facebook, Google+, YouTube, Tumblr, VK und Badoo
  • Web Meeting – mit ClickMeeting, WebEx, Adobe Connect und GoToMeeting

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Wer seinen Video-Chat auch beruflich nutzt, kann ManyCam für 49,95 US-Dollar auf die Pro-Version upgraden oder die Firmenversion für 149,95 USD erwerben.

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Hier stehen dann auch noch weitere, professionellere (Business-) Effekte und technische Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Alles in Allem ist die ManyCam-Freeware ein witziges Tool um langweilige Video-Chats aufzupäppeln.

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Nie wieder einen USB-Stick im Büro vergessen

Tagtäglich passiert es in Büros und auch zu Hause: Man hat eine Präsentation, ein Video, Musik oder andere wichtige Dateien auf einen USB-Stick kopiert,  um es beim Termin einem Kunden oder anderen Personen zu zeigen. Unterwegs bemerkt man dann das Fehlen des USB-Sticks. Da hat man nur zwei Möglichkeiten, entweder zurückfahren und verspätet zum Termin kommen oder ohne die Dateien hinfahren. Beides macht keinen guten Eindruck bei einem Geschäftstermin. Dabei ist es doch so einfach, sich vom PC an den USB-Stick erinnern zu lassen.

Mit einer Verknüpfung lässt sich der PC herunterfahren und automatisch erscheint eine Meldung, wie zum Beispiel „Den USB-Stick nicht vergessen!“. Das Anlegen ist in allen aktuellen Windows Betriebssystemen möglich.

Um diese Verknüpfung anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Desktops und wählen im Kontextmenü „Neu | Verknüpfung“. Als Speicherort geben Sie in das Eingabefeld den Befehl

shutdown -s -f -t 60 -c „Den USB-Stick nicht vergessen!“

ein und bestätigen mit dem Button „Weiter“.  Die Zahl hinter -t ist variabel und steht für die Zeit bis zum Ausschalten, der Text zwischen den Anführungszeichen ist ebenfalls frei wählbar.

Im nächsten Dialogfenster vergeben Sie der Verknüpfung einen Namen. In dem Beispiel wurde der Name „Herunterfahren mit Erinnerung“ ausgewählt. Mit der Schaltfläche „Fertig stellen“ wird die Verknüpfung auf Ihrem Desktop angelegt.

Nun genügt zum Herunterfahren ein Doppelklick auf die Verknüpfung und die Meldung erscheint ebenfalls.

Hinweis: Bevor der Computer heruntergefahren wird, bitte alle offenen Dateien speichern und schließen, sonst droht Datenverlust.  Außerdem funktioniert die Erinnerung auch dann, wenn kein USB-Stick eingesteckt ist…