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Outlook: Wie Sie das Posteingangs-Symbol auf dem Windows-Desktop durch das Microsoft Outlook-Symbol ersetzen

Outlook ist nicht der erste Termin-, Kontakt- und Informationsmanager von Microsoft. Vor Outlook erledigte Schedule+ die Adreßverwaltung, während Microsoft Exchange sich um die E-Mails kümmerte. Outlook ersetzt beide Anwendungen und kombiniert sie unter einer einheitlichen Oberfläche. Da Microsoft Exchange in Form des Posteingangs Bestandteil der Windows-95-Oberfläche ist, verwenden zahlreiche Anwender auch weiterhin Exchange zur Mail-Verwaltung. Daher ersetzt Microsoft Office nicht automatisch das Posteingang-Symbol der Windows-Oberfläche mit dem Outlook-Symbol. Statt dessen leben Exchange und Outlook in friedlicher Koexistenz nebeneinander – jedes Programm hat auf dem Windows-Desktop sein eigenes Symbol.

Weg mit dem Posteingang

Doch spätestens wenn die Vorzüge des Universaltalents Outlook erkannt werden, ist Microsoft Exchange eigentlich überflüssig. Schließlich läßt sich Outlook noch einfacher bedienen als sein Vorgänger und bietet wesentlich mehr Funktionen. Wer von Exchange zu Outlook wechselt, steht jedoch vor einem Problem: Auf dem Windows-Desktop befindet sich weiterhin das – eigentlich überflüssige – „Posteingang“-Symbol. Das Symbol läßt sich leider auch nicht in den Papierkorb ziehen. Doch keine Sorge: Microsoft liefert auf der Office-CD-ROM bzw. im Internet einen passenden Patch, der Windows vom Posteingangs-Symbol befreit und es durch das Outlook-Symbol ersetzt.

Starten Sie den Windows-Explorer, und wechseln Sie auf der Office-CD-ROM in den Ordner CdzugabePatch. Hier finden Sie die Datei Chnginbx.exe. Klicken Sie doppelt auf die Datei, um den Symbol-Austausch vorzunehmen. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit „Ja“. Nachdem Office die notwendigen Dateien installiert hat, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ok“, um die Installation abzuschließen. Starten Sie Windows neu, um das Posteingang-Symbol endgültig durch das Outlook-Symbol zu ersetzen. Das bisherige Outlook-Symbol – zu erkennen am kleinen gebogenen Pfeil unten links – können Sie nach dem Neustsart bedenkenlos löschen.

Exchange nach der Wachablösung

Mit dem Austausch des Posteingangs-Symbol ist der Zugriff auf Microsoft Exchange keineswegs versperrt. Sie können Exchange weiterhin über die „Start“-Schaltfläche und den Befehl „Programme -> Microsoft Exchange“ starten.

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Outlook

Outlook: Vorlagen und Formulare auf der Office-CD-ROM

Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge.

Beispielvorlagen und -formulare installieren

Um die neuen Vorlagen zu installieren, starten Sie den Windows-Explorer und wechseln auf der Office-CD in den Ordner „CdzugabeVorlagenOutlook“. Klicken Sie dort doppelt auf die Datei „Outlfrms.exe“; Windows NT-Anwender starten die Datei „Outlfmsnt.exe“. Nachdem Sie den Ordner bestimmt haben, in den Sie die Beispielformulare und -vorlagen installieren möchten, können Sie direkt einen Blick in die Beispiele werfen.

Vorlagen begutachten

Starten Sie Outlook, und rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Ordner mit Sonderfunktion öffnen -> Persönlicher Ordner“ auf. Wechseln Sie in den Ordner, in den Sie die Datei „Formular.pst“ installiert haben; das ist in der Regel der Ordner „ProgrammeMicrosoft OfficeOffice „. Markieren Sie die Datei „Formular.pst“, und bestätigen Sie die Auswahl mit „Öffnen“.

Ab sofort finden Sie in der Ordnerliste, die Sie mit dem Menübefehl“Ansicht -> Ordnerliste“ einblenden, einen neuen Ordner namens „Beispielformulare“. Hier können Sie einen Blick in die Microsoft-Beispiele werfen und anhand der Beschreibungen entscheiden, welches der Formulare Sie dauerhaft installieren möchten.

Vorlagen einbinden

Wenn Sie eines der Beispiele einsetzen möchten, müssen Sie es zunächst in Ihre persönliche Formularbibliothek einbinden. Hierzu rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Optionen“ auf und wechseln in das Register „Formulare verwalten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formulare“ und anschließend links oben auf „Einrichten“. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster im Ordner „Beispielformulare“ den gewünschten Unterordner aus, und bestätigen Sie mit OK.

Anschließend können Sie die gewünschten Formulare markieren und mit „Kopieren“ in Ihre persönliche Formularbibliothek aufnehmen. Sobald Sie alle gewünschten Formulare eingebunden haben, klicken Sie auf „Schließen“ – voilá, die neuen Formulare sind nun Einsatzbereit. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Datei -> Neu -> Formular auswählen“ auf, und wählen Sie das gewünschte Formular aus.

Weg mit den Beispielformularen

Wenn Sie den Ordner „Beispielformulare“ wieder aus der Ordnerliste entfernen möchten, rufen Sie zunächst den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf. Markieren Sie anschließend den Eintrag „Beispielformulare“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“.

Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge.