Über den Datenmissbrauch und das Ausspähen der „National Security Agency“ (NSA) ist in den letzten Monaten sehr viel geschrieben worden. Da kann man den Überblick über die unterschiedlichen Themen sehr schnell verlieren. Beim „Projekt-Datenschutz“ wurden alle Ereignisse von und über Edward Snowden chronologisch aufgelistet.
Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.
Weg mit alten Terminen
Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.
Und so gehen Sie vor:
1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.
2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.
Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.
3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.
Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.
Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.
Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.
Für den Fall, dass Sie bisher hauptsächlich mit Outlook gearbeitet haben, sind Sie gewohnt, dass die zuletzt eingegangene E-Mail in der Liste ganz oben steht. Thunderbird sortiert die Nachrichten standardmäßig in umgekehrter Reihenfolge. Um bei einer wechselnden Nutzung beider Programme nicht durcheinander zu kommen, können Sie die Ansicht in Thunderbird ändern.
Sie haben die Möglichkeit die Sortierung der Nachrichten über eine Änderung in den Parametern umzustellen. Dies lässt sich über die erweiterte Konfiguration in Thunderbird erledigen. Öffnen Sie hierzu zunächst den Befehl „Extras | Einstellungen“ und wählen Sie die Kategorie „Erweitert“ aus. Sie finden hier verschiedene Register, wobei Sie auf das Register „Allgemein“ klicken. Im Register „Allgemein“ gehen Sie dann auf die Schaltfläche „Konfiguration bearbeiten“ und bestätigen Sie die Nachfrage des Programms mit „Ja“. Es wird Ihnen nun eine längere Liste mit den verschiedenen Konfigurationen angezeigt. Scrollen Sie in dieser bis zum Eintrag „mailnews.default.sort_order“. Zur Bearbeitung des Eintrags können Sie diesen mit einem Doppelklick öffnen. Um die chronologische Darstellung in Thunderbird umzukehren, ändern Sie einfach den eingetragenen Wert auf „2“. Damit die Änderungen gespeichert werden, klicken Sie bitte auf „OK“. Anschließend können Sie alle offenen Dialoge schließen.
Nachdem Sie die Änderung durchgeführt haben, können Sie diese in Thunderbird allerdings noch nicht erkennen. Der Grund liegt darin, dass die geänderte Einstellung zunächst nur als Voreinstellung für neue Ordner gültig ist. Damit diese auch für bereits bestehende Ordner Anwendung finden, muss noch die dafür bestehende Index-Datei gelöscht werden. Sie finden diese mit der Endung „MSF“ im Mailordner des jeweiligen Profils.
Um diese Datei zu löschen, schließen Sie Thunderbird zunächst. Tragen Sie in das Suchfeld des Windows Explorers „*msf“ ein und starten Sie den Suchvorgang. Als Ergebnis erhalten Sie danach eine Liste mit allen „MSF“ Dateien des Profilordners. Für den Posteingang ist die Datei inbox.msf“ verantwortlich. Deshalb löschen Sie diese um die Reihenfolge zu ändern. Wenn Sie danach Thunderbird wieder starten, erzeugt das Programm eine neue Index-Datei mit der geänderten Sortierung. Soll die Reihenfolge der Sortierung auch für andere Ordner geändert werden, so löschen Sie einfach die entsprechenden MSF-Dateien.
Man verbringt viel Zeit vor dem Computer mit der Suche nach Dateien. Ein gutes Beispiel hierfür sind Fotos und Videos, die man von Handy oder Kamera auf den heimischen Computer kopiert hat. Diese Dateien sind mit herstellerspezifischen Dateibezeichnungen wie „cimg“ oder Zahlenkombinationen versehen. Hat man sich nicht die Mühe gemacht, alle Fotos und Videos umzubenennen, ist eine spätere Suche nach einem bestimmten Bild sehr langwierig. Hier hat Windows 7 mit der Dateisuche nach Datum Abhilfe geschafft. Damit wird die Suche nach Dateien beschleunigt und die Arbeit effizienter.
So setzen Sie den Datumsfilter ein:
1. Navigieren Sie zu dem Zielordner, der die gesuchte(n) Datei(en) enthält und öffnen die Windows-Suche mit der Tastenkombination [Windows][F].
2. Oben rechts im Bildschirm öffnet sich das Suchfeld. Klicken Sie hier auf den Suchfilter „Änderungsdatum“.
3. Eine Kalenderansicht mit dem aktuellen Datum öffnet sich. Klicken Sie auf die links unten vordefinierten Zeiträume oder für länger zurückliegende Zeiträume klicken Sie auf den aktuellen Monat. Mit jedem weiteren Klick wählen Sie ein größeres Zeitfenster. Mit den Links- und Rechts-Pfeilen navigieren Sie zwischen den chronologisch angeordneten Zeiträumen.
4. Während des navigieren durch die verschiedenen Zeiträume, zeigt Windows 7 die in diesen Zeiträumen geänderten oder erstellten Dateien an.
Tipp: Lesen Sie diesen Artikel, wie Sie weitere Suchfilter einsetzen und immer wiederkehrende Windows-Suchanfragen speichern können.
Die Kalender von Outlook enthält vordefinierte Anzeigen für einen Tag, eine Woche und auch für einen Monat. Was aber fehlt, ist eine Möglichkeit der individuellen Anpassung. Verschiedene Berufsgruppen wie zum Beispiel Außendienstmitarbeiter von Servicefirmen oder Vertriebsmitarbeiter sind nicht jeden Tag in der Woche unterwegs. Oftmals sind es nur zwei bis drei Tage Außendienst. Hier hat Outlook eine einfache Möglichkeit geschaffen, sich seine eigene, individuelle Kalenderübersicht zu schaffen.
So personalisieren Sie Ihre Kalenderübersicht:
1. Starten Sie Outlook und wechseln in die Kalender-Anzeige mit „Wechseln zu | Kalender“ oder mit einem Klick auf das Kalendersymbol.
2. Stellen Sie die Anzeige eines einzelnen Tages ein, oder wechseln dorthin mit „Ansicht | Tagesansicht“.
3. Danach drücken und halten Sie die Taste „Strg“ und klicken mit der linken Maustaste auf die gewünschten Tage der Kalenderübersicht auf der linken Seite (Outlook 2003). Bei Outlook 2007 müssen Sie dazu mit der rechten Maustaste die einzelnen Tage auswählen.
Auf diese Weise können Sie bis zu 14 einzelne Tage in die Anzeige übernehmen. Es ist auch möglich, monatsübergreifend die Tage auszuwählen. Outlook sortiert dabei die Anzeige in chronologischer Reihenfolge. Dabei ist natürlich eins zu beachten: je mehr Tage angezeigt werden, desto schmaler werden die Spalten angezeigt.
Für diejenigen, die allerdings eine Anzeige per Kalenderwoche bevorzugen, können die Arbeitsschritte für diese Einstellung hier nachlesen.
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