Normalerweise lassen sich E-Mails nur einmal abrufen und werden dann auf den jeweiligen Computer heruntergeladen. In vielen Fällen ist es aber von Vorteil, die E-Mails mit mehreren Computern abrufen zu können, zum Beispiel von zu Hause aus und vom Büro aus; oder vom Hauptrechner und vom Notebook. Damit das funktioniert, muss Outlook auf beiden Rechnern richtig eingerichtet werden.
Ein E-Mail-Konto, mehrere Outlook-Installationen
Sie nutzen mehrere Rechner und möchten an allen PCs die E-Mails abrufen? Kein Problem. Um Outlook so einzurichten, dass Sie ihre Emails von mehreren Rechnern aus abrufen können, müssen Sie nur darauf achten, dass die E-Mails nicht auf allen Rechnern vom Server abgeholt werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wechseln Sie in Outlook in die Konteneinstellungen, bei Outlook 2013 etwa über „Datei | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen“.
2. In den Einstellungen wechseln Sie auf „Weitere Einstellungen“ und „Erweitert“.
3. Aktivieren Sie die Funktion „Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen“.
4. Mit einem Haken in „Vom Server nach 14 Tagen entfernen“, können Sie die Zeit frei bestimmen, in der die E-Mail noch zusätzlich auf dem Server verbleiben, entfernen Sie den Haken, so werden die E-Mails dauerhaft auf dem Server gespeichert.
5. Wenn Sie einen Haken in „Entfernen, wenn aus ‚Gelöschte Elemente‘ entfernt“ setzen, so werden die Nachrichten auf dem Server automatisch gelöscht, wenn sie auch in Outlook gelöscht werden.
6. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.
Die E-Mails werden jetzt zwar vom Server abgeholt und ins Outlook-Postfach kopiert; die Original-Mails bleiben aber für zwei Wochen auf dem Server liegen. Wenn Sie also mit einem anderen Rechner (auf dem Sie ebenfalls die Einstellung vorgenommen haben) die Mail abholen, landen Sie ebenfalls im Outlook-Postfach. Das Ganz kann man für beliebig viele Rechner wiederholen und kann so auf allen Rechner seine Outlook-Mails abholen.
Auf gleiche Weise können Sie diese Funktion auch bei einem anderen Programm wie zum Beispiel beim Mozilla Thunderbird oder bei Windows Live Mail in wenigen Augenblicken einrichten. In Zukunft verleiben die Nachrichten eine gewisse Zeit auf dem Server und können in dieser Zeit von mehreren Mail-Clients abgerufen werden.
