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Outlook: Internet-, MSN- und CompuServe-Mails im Microsoft Exchange Rich-Text-Format verschicken

Die E-Mail ist tot, es lebe die E-Mail. Die Zeiten, in der eine E-Mail lediglich aus einer einfachen Botschaft im Textformat bestand, sind vorbei. Spätestens seit Outlook sind E-Mails viel mehr als nur reine Textnachrichten. So können Sie Ihre E-Mails nicht nur optisch ansprechend gestalten, sondern auch Umfragen durchführen, per E-Mail Aufgaben übertragen und Besprechungen einberufen, verschickte E-Mails wieder zurückrufen oder Nachrichten kennzeichnen.

Das Zauberwort für die neue Vielfalt heißt: Rich Text Format. Um die neuen Funktionen nutzen zu können, müssen die elektronischen Nachrichten im Microsoft Exchange Rich Text Format (RTF) verschickt und wieder empfangen werden. Und genau da liegt der Hase im Pfeffer: Gehen die Nachrichten beispielsweise nicht im RTF-, sondern im einfachen ASCII-Textformat auf die Reise, oder kann der Empfänger das RTF-Format nicht lesen, sind alle Mühen umsonst; die Nachricht erscheint lediglich als simpler Text.

Rich Text Format aktivieren

Um sicherzustellen, daß Ihre Nachrichten auch tatsächlich als „reicher Text“ den Postausgang verlassen, sollten Sie einen Blick auf die Empfänger-Adresse und die Sendeoptionen werfen; das gilt vor allem für Internet-Mail-Adressen. Das Nachrichtenformat – RTF oder ASCII – können Sie bereits bei der Eingabe einer E-Mail-Adresse festlegen. Wenn Sie beispielsweise im Kontakt-Register eine neue Internet-Adresse eingeben, ist das Rich-Text-Format zunächst deaktiviert. Klicken Sie daher im Kontaktfenster mit der rechten Maustaste auf die neu eingegebene E-Mail-Adresse, und wählen Sie den Befehl „Eigenschaften“. Kreuzen Sie im nachfolgenden Dialogfenster das Kontrollkästchen „An diese Adresse immer im Rich Text Format (RTF) senden “ an. Gleiches gilt, wenn Sie im persönlichen Adreßbuch eine Internet-Mail-Adresse eingeben. Auch hier sollten Sie darauf achten, daß das RTF-Kontrollkästchen aktiviert ist.

Sofern es sich um eine Internet-Adresse handelt, können Sie das Nachrichtenformat auch beim Verfassen einer neuen Nachricht überprüfen. Klicken Sie hierzu im Feld „An“ mit der rechten Maustaste auf die eingegebene Empfänger-Adresse, und wählen Sie den Befehl „Eigenschaften“. Handelt es sich dabei um eine Adresse aus dem persönlichen Adreßbuch, landen Sie direkt im Eigenschaftsfenster des Empfängers und können das RTF-Format ein- bzw. ausschalten. Stammt die E-Mail-Adresse jedoch aus dem Kontakt-Register von Outlook, müssen Sie im Kontaktfenster erneut mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse klicken, um in das Eigenschaftsfensters zu gelangen.

MSN und CompuServe

Auch bei CompuServe-Nachrichten haben Sie die Wahl zwischen dem RTF- und dem ASCII-Format. Allerdings legen Sie das Format nicht für jede einzelne E-Mail-Adresse fest, sondern bestimmen es global bzw. separat für jede einzelne Nachricht.

Sofern Sie den CompuServe-Mail-Client für Exchange/Outlook installiert haben, können Sie Outlook anweisen, alle CompuServe-Nachrichten standardmäßig im RTF-Format zu verschicken. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf, markieren Sie den Informationsdienst „CompuServe Mail“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Wechseln Sie anschließend in das Register „Default Send Options“, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Send using Microsoft Exchange richt-text format“. Ab sofort gehen alle CompuServe-Nachrichten im RTF-Format auf die Reise.

Alternativ zur globalen Einstellungen können Sie das Format auch für jede einzelne Mail festlegen. Rufen Sie hierzu im Nachrichtenfenster der neuen Mail den Befehl „Datei -> Eigenschaften“ auf, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Sendeoptionen“. Im Register „CompuServe Mail – Message Options“ bestimmen Sie über das Kontrollkästchen „Send using Microsoft Exchange richt-text format“, ob Sie die Nachricht im Richt-Text- oder im einfachen ASCII-Format verschicken möchten.

Die wenigsten Sorgen brauchen Sie sich übrigens beim Microsoft Network (MSN) zu machen. Wenn Sie eine Nachricht via MSN verschicken, geht die E-Mail automatisch im Rich Text Format auf die Reise. 

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Outlook: Bestimmen Sie, mit welchem Mail-Dienst Ihre Nachrichten auf die Reise gehen

Für das Multitalent Outlook ist es kein Problem, mit mehreren E-Mail-Diensten gleichzeitig zu arbeiten. Ob CompuServe, Microsoft Network, AOL oder Internet-Mail: Outlook kann mit allen Diensten gleichzeitig jonglieren. Nur, mit welchem der installierten Mail-Dienste soll die E-Mail auf die Reise gehen?

Die E-Mail-Adresse

Die Antwort liegt im Adreßbuch bzw. im Kontakt-Register. Für jede einzelnen E-Mail-Adresse können Sie separat festlegen, über welchen der installierten Informationsdienste die Nachricht Outlook verlassen sollen.

Geben Sie beispielsweise im Kontakt-Dialogfenster eine neue E-Mail-Adresse ein – etwa mirko@msn.com -, und rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Namen überprüfen “ auf. Outlook unterstreicht daraufhin die E-Mail-Adresse. Klicken Sie anschließend mit der rechten(!) Maustaste auf die neu eingegebene Adresse, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Eigenschaften“.

Der Adreß-Typ

Das Geheimnis liegt im nachfolgenden Dialogfenster im Feld „E-Mail-Typ“. Hier legen Sie fest, über welchen der installierten Informationsdienste Outlook Nachrichten an diesen Empfänger auf die Reise schickt. Leider können Sie den Typ nicht auswählen, sondern müssen das entsprechende Kürzel für den Mail-Typ in das Eingabefeld eintragen. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche E-Mail-Typen zur Verfügung stehen:

SMTP – Wenn Sie den Informationsdienst Internet Mail installiert haben und die E-Mail über Ihren Internet-Account verschicken möchten, tragen Sie in das Feld E-Mail-Typ SMTP ein.

COMPUSERVE – Wenn Sie den Informationsdienst CompuServe Mail (separat bei Compuserve erhältlich) installiert haben und die E-Mail via CompuServe verschicken möchten, tragen Sie in das Feld E-Mail-Typ Compuserve ein. Achtung: Im Feld „E-Mail-Adresse“ müssen Sie in diesem Fall den Zusatz INTERNET einfügen, zum Beispiel „INTERNET: mirko@msn.com „. Wenn es sich um eine Compuserve-Adresse handelt, genügt auch die Compuserve-ID, zum Beispiel „100041,1465“

AOL – Sollten Sie den Mail-Client für den Online-Dienst AOL installiert haben (separat bei AOL erhältlich), tragen Sie in das Feld „E-Mail-Typ“ das Kürzel AOL ein. Im Feld „E-Mail-Adresse“ geben Sie in diesem Fall die Internet-Adresse oder den AOL-Namen des Empfängers ein, etwa „Mirkomuell“.

MSNINET – Wenn Sie den Informationsdienst Microsoft Network installiert haben, und die E-Mail via MSN verschicken möchten, tragen Sie in das Feld „E-Mail-Typ“ MSNINET ein. Ist der Empfänger ebenefalls MSN-Mitglied, genügt die MSN-ID des Empfängers, etwa „mirko“.

Sobald Sie die gewünschten Kürzel eingetragen haben, schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“. Ab sofort verwenden alle ausgehenden E-Mails auf Anhieb den richtigen Informationsdienst.