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Mit wenigen Mausklicks Kontaktdaten in Outlook einfügen

Der E-Mail-Client Outlook ist Bestandteil des Microsoft Office-Paketes und somit eines der bekanntesten und am häufigsten genutzten E-Mail-Programme. Outlook enthält viele zusätzliche Funktionen wie Kalender- und Terminverwaltung. Natürlich werden auch Kontaktdaten gespeichert. In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir beschrieben, wie diese Daten als Backup gesichert werden können. Das Wiedereinfügen (importieren) der Kontakte in eine neue, oder neu aufgesetzte Outlook-Version ist ebenso einfach.

Bei Outlook 2003/2007 klickst du in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Bei den Outlook-Versionen 2010/2013 und 2016 klickst du auf Datei | Optionen | Erweitert | Exportieren.

Dadurch wird der Import/Export-Assistent gestartet. Wähle die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und bestätige mit Weiter.

In der Anzeige Zu importierender Dateityp legst du Kommagetrennte Werte (Windows), beziehungsweise Durch Trennzeichen getrennte Werte fest.

Mit dem Button Weiter geht es zum Speicherort der Backup-Datei. Über die Schaltfläche Durchsuchen kannst du den Speicherpfad recht komfortabel finden und festlegen. Im darunterliegenden Bereich Optionen stellst du ein, ob Kontaktduplikate erstellt werden dürfen, oder nicht. Zur Auswahl stehen folgende Einstellungen:

  • Duplikate durch importierte Elemente ersetzen
  • Erstellen von Duplikaten zulassen (ist standardmäßig voreingestellt)
  • Keine Duplikate importieren

Wähle jetzt die passende Option aus und bestätige wieder mit Weiter.

Im nächsten Fenster legst du im Outlook-Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte als Zielordner für die Speicherung fest. Diese Aktion bestätigst du mit Weiter und das nächste Dialogfenster mit Fertig stellen.

Nach ein paar Sekunden sind alle Daten in die neue Outlook-Version importiert und können wie gewohnt verwendet werden.

Extra-Tipp:

Im ersten Anzeigefenster des Import/Export-Assistenten kannst du auch iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Dateien (VCS) einfügen. Es lassen sich je nach Outlook-Version auch noch andere Daten wie RSS-Feeds, VCARD-Dateien oder Internet-Mail-Adressen und -Kontoeinstellungen auf Wunsch importieren.

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Mozilla Thunderbird: E-Mail-Import, -Export und Sicherung leichtgemacht

Beim Umzug des Mozilla Thunderbird auf einen anderen Computer, zur E-Mail-Archivierung oder nur zu Import- oder Exportzwecken muss man im Gegensatz zu Outlook zu einer Erweiterung greifen. Dazu benutzt man am besten das kostenlose Addon „ImportExportTools„. Mit diesem Tool lassen sich einzelne E-Mails oder ganze Ordner archivieren. Auch eine automatisierte, regelmäßige Datensicherung ist mit dem Programm möglich.

Alles oder einiges exportieren

Zum Download der Erweiterung „ImportExportTools“ starten Sie Ihren Thunderbird, klicken in der Menüleiste auf „Extras | Add-ons“ und geben im Suchfeld des „Add-ons-Manager“ den Namen der Erweiterung (ImportExportTools) ein.

Nachdem Sie die Suche gestartet haben, sollte das gesuchte Add-on direkt an erster Stelle in der Ergebnisliste aufgeführt werden. Mit dem Button „Installieren“ fügen Sie die Erweiterung Ihrem E-Mail-Client hinzu, die nach einem Neustart des Thunderbird aktiviert wird.

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Alle Funktionen des Add-ons „ImportExportTools“ sind nun über die Menüleiste „Extras | ImportExportTools“ erreichbar.

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Beispielsweise lassen sich über die Option „Alle Nachrichten des Ordners exportieren“ die enthaltenen Einzel-Nachrichten im EML, HTML, Reintext oder im CSV Format exportieren.

Eine regelmäßige Datensicherung aller Profildaten und/oder Nachrichten legen Sie über „Extras | ImportExportTools | Einstellungen“ vor. Im Register „Backup-Planung“…

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…legen Sie nur noch das „Feintuning“ fest. Die Änderungen bestätigen Sie dann nur noch mit „OK“ und das Backup ist aktiviert.