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Microsoft Office: Innerhalb eines Dokuments nur das Format auf andere Elemente übertragen

Werden in Dokumenten formatierte Texte verwendet, sollte man darauf achten, dass nicht zu viele unterschiedliche Formate innerhalb des Schriftstückes vorkommen. Das wirkt sich häufig auf die Optik negativ aus. Außerdem ist der „normale“ Weg mit den unterschiedlichen Arbeitsschritten  ziemlich lang. Dabei geht das auch viel einfacher und schneller.

Bei den Office-Programme wie Word, PowerPoint, Excel oder Outlook kann man mit Tastenkombinationen oder mit einer schnell zu erreichenden Menüfunktion Formate gleichen Typs mit nur ein paar Klicks komplett auf andere Texte übertragen.

Starten Sie zum Beispiel das Office-Programm Word und rufen das zu bearbeitende Dokument auf oder erstellen es neu. Als nächstes formatieren Sie den ersten Textbereich, setzen den Cursor in diese Formatierung und klicken im Register „Start“ auf die Pinsel-Schaltfläche „Format übertragen“.

Möchten Sie mehrere Textpassagen mit der Formatierung versehen, dann führen Sie einen Doppelklick auf die Schaltfläche „Format übertragen“ aus.

Zum Übertragen des Formats setzen Sie den Cursor, der nun mit einem Pinsel versehen ist, in das betreffende Wort oder markieren Sie den entsprechenden Textbereich. Mit dem Mausklick wird das Format automatisch übertragen. Bei einer Mehrfachübertragung verschwindet das Pinselsymbol vom Cursor erst wieder, wenn die Taste [Esc] gedrückt wird.

Als Alternative können Sie auch die erweiterte Kopier- und Einfügen-Funktion nutzen:

  • [Strg][Umschalt][C]
  • [Strg][Umschalt][V]

Leider funktioniert die erweiterte Kopier- und Einfügen-Funktion bei Excel nicht. Hier nutzen Sie die normale Tastenkombination für das Kopieren und Einfügen:

  • [Strg][C]
  • [Strg][V]

Zunächst wird in der Zelle, in die die neue Formatierung eingefügt werden soll, der kopierte Inhalt eingefügt. Klicken Sie nun in dem kleinen Dialogfenster „Einfüge-Optionen“ auf den kleinen Pfeil und wählen im Kontextmenü die Einstellung „Nur Formatierung“ aus.

Das Kopieren und Übertragen von Formatierungen gehört zu den einfacheren Funktionen, die die Bearbeitung von Dokumenten erheblich erleichtern kann.

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Touch Freeze: Automatisch das Touchpad des Notebooks beim Schreiben abschalten

Beim Arbeiten mit Notebooks kommt es häufig vor, dass man versehentlich mit einem Finger oder einem Handballen das Touchpad berührt. Dadurch wird der Cursor an eine andere Position versetzt, oder ein Mausklick wird ausgelöst. Je nachdem, in welchem Programm man sich dann gerade befindet, kann das auch zu einem Daten- oder Dokumentenverlust führen. Aus diesem Grund enthalten viele Geräte eine Abschaltfunktion für das Touchpad. Benötigt man zu einem späteren Zeitpunkt jedoch eine Mausfunktion, muss das Pad erst wieder eingeschaltet werden. Besser wäre jedoch eine automatische Abschaltung während des Schreibvorgangs. Und genau das kann „Touch Freeze“.

Automatische Abschaltung des Touchpads bei Tastenaktivität

Dieses hilfreiche Tool schaltet das Touchpad automatisch ab, sobald Sie anfangen auf der Tastatur zu tippen. Hören Sie auf zu schreiben, wird es wieder eingeschaltet. Das ist besonders praktisch bei Geräten von Sony, HP und Dell, bei denen das Problem des „springenden Cursors“ besonders häufig auftritt.

Download und Installation des Add-Ons:

Das kostenlose Tool „Touch Freeze“ kann auf der Webseite:

http://code.google.com/p/touchfreeze/downloads/list

kostenlos heruntergeladen werden. Klicken Sie in der Spalte „Filename“ auf den Link „TouchFreeze.msi“, und folgen Sie den Download- und Installationsanweisungen.

Nach der Installation erscheint das TouchFreeze-Symbol im Informations-Bereich der Taskleiste.

Mit einem Klick auf das Symbol öffnen Sie das Kontextmenü, in dem Sie einstellen können, ob „TouchFreeze“ beim Systemstart automatisch mit geladen werden soll.

Unser Fazit:

„TouchFreeze“ ist ein nützliches Tool um sich das Arbeiten mit dem Laptop angenehmer zu gestalten. Der einzige Nachteil ist, das das Programm nicht bei allen Geräten funktioniert. Aber einen Versuch ist es wert, oder probieren Sie mal diesen Artikel.

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Microsoft Word: Einfaches Verschieben von Zeilen und ganzen Absätzen

Der normale Weg im Textverarbeitungsprogramm Word einzelne Sätze oder auch ganze Absätze zu verschieben, ist das Markieren des betreffenden Bereichs, das Kopieren/Ausschneiden und das anschließende Einfügen an der neuen Position. Dabei wird die Textstelle in die Zwischenablage übernommen. Dieses Verfahren birgt aber auch gewisse Gefahren, wie beispielsweise den Datenverlust. In den meisten Fällen gibt es aber eine wesentlich einfachere Methode, den gewünschten Text fehlerfrei zu verschieben.

Texte verschieben mal anders

Starten Sie Word, und rufen Sie das betreffende Dokument auf. Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle des zu verschiebenden Textes. Dann drücken und halten Sie die Tastenkombination [Alt][Umschalt]. Mit den Pfeil-Tasten verschieben Sie das Textfragment an die neue Position. Dabei wird das Textfragment automatisch schwarz markiert.

Auf diese Weise lassen sich auch in Word integrierte grafische Elemente wie Bilder verschieben.

Diese Methode ist nicht nur einfacher und schneller, sie ist auch weniger fehleranfällig, da nichts ausgeschnitten und in den Zwischenspeicher kopiert wird. Word markiert automatisch genau den Text, der verschoben werden soll. Nicht mehr und nicht weniger.

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Hardware & Software Office Word

Microsoft Word: Neue Kapitel bei beidseitigem Druck auf der Vorderseite eines Blattes beginnen

Bei umfangreichen Word-Dokumenten wie Aufsätzen, Manuskripten und Dissertationen macht es einen besseren Eindruck, wenn ein neues Kapitel auf der Vorderseite eines Blattes beginnt. Da es aber auch vorkommt, dass ein vorheriges Kapitel auf einer Vorderseite endet, muss eine leere Seite im Dokument eingefügt werden. Das Beste ist, Sie lassen es Word automatisch einfügen. So stellen Sie auch sicher, dass bei späteren Textänderungen das Dokument dynamisch angepasst wird und das neue Kapitel immer auf der ungeraden Seitenzahl der Vorderseite beginnt.

Setzen Sie als erstes den Cursor vor das erste Zeichen der Kapitelüberschrift. Bei Word 2003 und 2007/2010 sind die weiteren Schritte unterschiedlich.

Word 2003

Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ beziehungsweise „Einfügen | Manueller Wechsel“.

Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie die Option „Ungerade Seite“ und bestätigen die Änderung mit dem Button „OK“.

Word 2007 und 2010

Wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Seitenlayout“, und klicken Sie im Bereich „Seite einrichten“ auf „Umbrüche“. Im Untermenü bei „Abschnittsumbrüche“ entscheiden Sie sich für den Eintrag „Ungerade Seite“.

Auf diese Weise eingefügte Leerseiten sind tatsächlich leer; sie enthalten nicht mal Kopf- oder Fußzeilen.

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Windows: Nummernblock (Ziffernblock) kurz abschalten und wieder einschalten

Auf fast jeder Tastatur gibt es rechts einen separaten Nummernblock. Der Ziffernblock ist sogar zweifach belegt. Man kann ihn entweder zum Eingeben von Ziffern oder zum Navigieren verwenden. Aber kaum einer nutzt die beiden Funktionen, da das Umschalten zwischen Ziffern und Navigation zu umständlich ist. Dabei gibt es einen Trick, um blitzschnell und praktisch im Vorbeigehen beide Modi zu nutzen.

Umschalten ohne [Num]-Taste

Normalerweise steuern Sie die Funktion des Ziffernblock über die [Num]-Taste über der Taste [7]. Mit jedem Tastendruck wechseln Sie zwischen Ziffern- und Navigationsmodus. Ein kleines Lämpchen zeigt an, ob der Nummernblock derzeit für die Eingabe von Ziffern ([1] leuchtet) oder zum Navigieren (Lampe [1] bleibt aus) konfiguriert ist.

Shift-Taste als Num-Schalter

Was kaum bekannt ist: Sie können auch ohne [Num]-Taste den Nummernblock abschalten. Schalten Sie dazu zunächst wie gewohnt mit der [Num]-Taste den Modus für die Eingabe von Zahlen ein ([1] muss leuchten). Wenn Sie jetzt zwischendurch die Navigationsfunktion nutzen möchten, müssen Sie nur die [Shift/Umschalten]-Taste gedrückt halten. Solange [Shift/Umschalten] gedrückt ist, wird der Nummernblock deaktiviert, und Sie nutzen die Navigationsfunktion. Sobald Sie [Shift/Umschalten] wieder loslassen, sind die Zahlentasten wieder aktiv.

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Microsoft Word: Ohne Markieren ganze Wörter schnell formatieren

Während man bei Word zum Formatieren ganzer Sätze oder Textpassagen bequem mit der Markierung dieser Textteile arbeiten kann, ist das Hervorheben einzelner Wörter durch vorheriges markieren ziemlich nervig. Ein relativ unbekannter Trick erledigt dies ohne Markierung.

Cursor platzieren, formatieren, fertig

Im geöffneten Word-Dokument platzieren Sie den Cursor innerhalb des Wortes, das formatiert werden soll. Klicken Sie nun auf die Symbolschaltfläche der gewünschten Formatierungsoption, wie zum Beispiel „Fettschrift“ oder „Schriftfarbe“. Das komplette Wort wird nun in der gewählten Formatierung angezeigt. Das war´s schon!

Wörter automatisch markieren

Der Grund für diese Art der Formatierung ohne Markierung ist die Option „Wörter automatisch markieren“. Sollte der oben beschriebene Trick bei Ihnen nicht funktionieren, prüfen Sie, ob die Option in Ihrer Word-Version deaktiviert ist.

Klicken Sie hierzu in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“, und wählen Sie im Dialogfenster „Optionen“ die Registerkarte „Bearbeiten“. Im Bereich „Bearbeitungsoptionen“ sollte sich ein Häkchen in der Checkbox der Option “ Wörter automatisch markieren“ befinden. Wenn nicht, dann tragen Sie das Häkchen ein, um die Option zu aktivieren. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Bei Word 2007 und 2010  finden Sie die Einstellungen hinter dem „Office“-Button bzw. dem „Datei“-Menü und der Schaltfläche „Word-Optionen“.

Im Dialogfenster „Word-Optionen“ wählen Sie im linken Navigationsbereich „Erweitert“ und aktivieren im rechten Fensterbereich „Automatisch ganze Wörter markieren“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Das schnelle Formatieren einzelner Wörter ist seit der Version Word 2000 möglich.

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Automatische Ausrichtung von Dezimalzahlen in Word-Dokumenten

In einem Word-Dokument Zahlen untereinander auszurichten ist gar nicht so einfach, wenn es sich um Dezimalzahlen handelt. Wenn diese Zahlenwerte dann auch noch unterschiedliche Vor- und Nachkommastellen haben, wird das Ausrichten noch komplizierter. Auch Hilfstabellen sind keine Lösung. Eine einfache und schnelle Lösung für die Ausrichtung der Dezimalzahlen bietet Word selbst.

Eine spezielle Tabulator-Funktion im Lineal ermöglicht bei bestehenden Texten sowie bei Dokumenten, die gerade neu erstellt werden, das automatische Ausrichten der Dezimalzahlen.

Ausrichtung bei neuen Dokumenten

1. Starten Sie Word, und öffnen Sie ein neues Dokument.

2. Am rechten Bildschirmrand unterhalb des Menübandes klicken Sie auf die Schaltfläche „Lineal“, um dieses einzublenden. In älteren Word-Versionen wählen Sie in der Menüleiste „Ansicht | Lineal“. Anschließend klicken Sie auf dem Lineal an die Stelle, an der später das Dezimalkomma positioniert werden soll. Dadurch wird eine neue Tabulator-Markierung in Form eines kleinen Häkchens erstellt.

3. Führen Sie nun einen Doppelklick auf diese neue Tabulator-Markierung durch. Im Dialogfenster „Tabstopps“ aktivieren Sie im Bereich „Ausrichtung“ die Option „Dezimal“ und bestätigen mit „OK“. Die Tabulator-Markierung wird nun als umgedrehtes „T“ angezeigt.

4. Erfassen Sie nun den Text wie gewohnt. Am Anfang der Zeilen, in denen die Dezimalzahlen stehen sollen, drücken Sie die [Tab]-Taste. Der Cursor springt nun zur vorher im Lineal eingestellten Komma-Position. Tragen Sie nun die Dezimalzahlen ein. Die Ausrichtung erfolgt automatisch, egal wie viele Stellen vor oder nach dem Komma stehen.

Ausrichtung bei bestehenden Dokumenten

Öffnen Sie einen bestehenden Texte mit auszurichtenden Dezimalzahlenkolonnen. Markieren Sie anschließend die betreffenden Zahlenkolonnen, und erstellen Sie den Dezimal-Tabulator entsprechend den obigen Arbeitsschritten 1-3. Um die Zahlenkolonnen auszurichten, klicken Sie an den Zeilenanfang jeder Dezimalzahl und drücken die [Tab]-Taste.

Diese Einstellungen funktionieren mit Word XP, 2003 und 2007.

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Excel Hardware & Software

Excel ab Version 2000: In Zellen mit Texten einen Absatz einfügen

Für das Erfassen von Texten ist ja eigentlich Word zuständig. Aber auch in Excel-Dokumenten kann man Texte in Zellen eingeben. Hierfür stehen auch einige Funktionen und Formatierungen zur Verfügung. Für etwas längere Texte, in die ein Absatz eingefügt werden soll, stellt sich da ein kleines Problem: beim Drücken der [Enter]-Taste wechselt der Cursor in die nächste Zelle, anstatt einen Absatz zu erzeugen. Die Lösung für das kleine Hindernis ist eine wenig bekannte Tastaturkombination.

Absatz statt Sprung in nächste Zelle

Um den Absatz einzufügen, müssen Sie zuerst kontrollieren, ob in der Formatierung der Zelle, in der sich der Text befindet, oder neu erfasst werden soll, der „Zeilenumbruch“ aktiviert ist.

Dazu öffnen Sie das betreffende Excel Arbeitsblatt und markieren die entsprechende Zelle mit einem einfachen Mausklick. Bei Excel 2007 klicken Sie im Menüband von „Start“ auf „Ausrichtung“. Im Fenster „Zellen formatieren“ aktivieren Sie im Register „Ausrichtung“ den „Zeilenumbruch“ mit einem Häkchen in der Checkbox. Mit „OK“ schließen Sie das Fenster und kehren zum Arbeitsblatt zurück.

Schneller und auch versionsübergreifend öffnen Sie das Dialogfenster „Zellen formatieren“ mit einem Rechtsklick in die betreffende Zelle und wählen im Kontextmenü die gleichnamige Option aus.

Anschließend setzen Sie den Cursor (Schreibmarke) mit einem Doppelklick an die Textstelle in der Zelle, an der der Absatz eingefügt werden soll.

Drücken Sie jetzt die Tastenkombination [Alt][Enter] um den Absatz zu erzeugen. Um die Größe des Absatzes zu erhöhen, drücken Sie diese Tastenkombination entsprechend oft.

Mit einem weiteren, einzelnen Druck auf [Enter] wechseln Sie zur nächsten Zelle.

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