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Inhalte aus beschädigten Office-Dateien retten

Beschädigungen bei Office-Dateien können viele Ursachen haben. Wenn aber keine Sicherheitskopien von Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumenten existieren, ist guter Rat teuer. Seit Office 2007 lassen sich aber in den meisten Fällen viele der zerstörten Inhalte retten.

Kaputte Office-Dateien retten

Wie viel von einer Datei gerettet werden kann, ist vom Grad der Beschädigung abhängig. In den meisten Fällen jedoch kann man mit dem Windows-Explorer auf die noch vorhandenen Inhalte zugreifen. Das Zauberword heißt hier „ZIP-Archiv“. Die defekte Datei wird ganz einfach in eine ZIP-Datei umbenannt.

Vor dem Rettungsversuch Dateiendungen einblenden

Damit der Trick funktioniert, sollten Sie vorher prüfen, ob die Dateiendungen (.docx, .xlsx, .pptx) im Windows-Explorer angezeigt werden. Bei Windows 7 werden die bekanntesten Dateiendungen standardmäßig ausgeblendet und nur der Dateiname ist sichtbar.

Ist das bei Ihnen der Fall, dann klicken Sie im Windows-Explorer auf „Organisieren | Ordner- und Suchoptionen“ um das Dialogfenster der „Ordneroptionen“ zu öffnen.

In diesem Dialogfenster wechseln Sie zum Register „Ansicht“ und deaktivieren unter „Erweiterte Einstellungen“ im Bereich „Dateien und Ordner“ die Option „Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden“. Bestätigen Sie mit „OK“ die Änderung.

Ab sofort werden alle Dateiendungen im Windows-Explorer angezeigt.

Das Umbenennen der defekten Datei

Um Daten aus der beschädigten Datei zu retten, wird diese als erstes mit der Taste [F2] umbenannt. Fügen Sie dem Dateinamen inklusive der Original-Dateiendung, die Endung „.zip“ hinzu. Die nachfolgende Sicherheitsmeldung bestätigen Sie mit „Ja“.

Entpacken des ZIP-Archivs

Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das soeben erzeugte ZIP-Archiv und wählen im Kontextmenü „Alle extrahieren“ aus.

Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie, wenn gewünscht, einen anderen Speicherort auswählen. Wenn der Speicherpfad nicht geändert wird, dann extrahiert der Explorer automatisch die Daten in den gleichen Ordner in dem sich das ZIP-Archiv befindet.

Das defekte Dokument

Öffnen Sie den entpackten Ordner. Da in diesem Beispiel ein Word-Dokument benutzt wurde, befindet sich in dem Unterordner „Word“ das defekte Dokument im .xml-Format.

Die .xml-Formate von Office sind Archive, die sämtliche Bestandteile eines Dokuments in Klartext enthalten. Die Datei „document.xml“ enthält außer dem eigentlichen Text auch noch weitere Anweisungen wie zum Beispiel Textformatierungen.

Öffnen Sie mit einem Doppelklick die Datei „document.xml“ und kopieren ganz einfach die noch vorhandenen Textpassagen heraus und fügen sie in ein neues Word-Dokument ein.

Waren Bilder enthalten?

Wenn sich im defekten Dokument auch Bilder befunden haben, lohnt sich ein Blick in den Unterordner „media“. Hier werden die geretteten Bilder abgelegt.

Die so geretteten Fotos lassen sich auch ganz normal herauskopieren.

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Ganze Programme und zu große Dateien per E-Mail versenden

Möchte man ganze Programme per E-Mail versenden, geht das meistens schief. Entweder die E-Mail wird gar nicht erst versendet, oder es wird die Startdatei (.exe) vom E-Mail-Programm herausgefiltert und gelöscht. Das geschieht aus Sicherheitsgründen, um das Verbreiten von Viren und Trojanern einzudämmen. Leider betrifft es auch die nützlichen Programme. Mit einem Trick können Sie die Sicherheitssperre überwinden.

Aus EXE wird E_E

Der Trick ist denkbar einfach: Die .exe-Datei wird so verändert dass sie vom E-Mail-Programm nicht mehr als solche identifiziert und entfernt werden kann. Bevor Sie also das Programm versenden, suchen Sie die Startdatei und ändern die Dateiendung beispielsweise von „.exe“ in „.e_e“.

Danach versenden Sie das Programm ganz normal per E-Mail-Anhang. Der Empfänger muss dann die von Ihnen geänderte Dateiendung wieder in den Orginalzustand (.exe) versetzten. Danach kann das Programm ganz normal installiert werden.

Zu große Dateien verschicken: Aufteilen

Beim E-Mail-Versand kompletter Programme oder größeren Dateien gibt meistens noch ein anderes Problem: Die Größe des Programms. Die meisten der Webmail-Anbieter wie GMX oder Web.de  limitieren den Datenversand. Hier sind meistens nur 10 – 100 MByte erlaubt. Das variiert je nach Anbieter und Produkt. Bei den kostenlosen Webmail-Accounts sind die Datenmengen geringer als bei den kostenpflichtigen.

Selbst wenn Sie einen Anbieter haben, der keine Beschränkungen vorsieht, müssen Sie darauf achten, ob nicht vielleicht das Empfänger-Konto Datenbeschränkungen unterliegt.

Daher müssen umfangreiche Datenmengen, egal ob Programm oder Foto-Album, so komprimiert werden, dass sie mit mehreren E-Mails versendet werden können.

Das können Sie mit den üblichen Programmen WinZip oder WinRar erledigen. Effizienter und schneller als diese beiden Programme ist aber das kostenlose Pack-Tool „7-Zip„. Es packt nach eigenen Angaben Zip-Dateien 2-10% und im 7z-Format sogar 30-70 % besser als die herkömmlichen Komprimierungs-Programme. Und die Bedienung ist auch noch besser als bei den oben genannten Pack-Programmen.  Außerdem ist es mit etlichen 32bit- und 64bit-Versionen von Windows kompatibel.

Zur Installation von 7-Zip rufen Sie die Webseite http://www.7-zip.de auf und klicken auf den oberen Link „Download“ für die 32bit-Windowsversion oder auf den unteren für die 64bit-Version. Folgen Sie dann den Download- und Installationshinweisen.

Rufen Sie in Ihrem Windows-Explorer die Datei auf, die per E-Mail versendet werden und vorher komprimiert werden soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und wählen Sie im Kontextmenü „7-Zip | Zu Archiv hinzufügen“.

Im 7-Zip-Bearbeitungsfenster „Zu Archiv hinzufügen“ klicken Sie im unteren Fensterbereich „In Teildateien aufsplitten (Bytes)“ auf den kleinen Pfeil und wählen die für Sie passende Einstellung (für E-Mailversand empfehlenswert: „10M“). Mit dem Button „OK“ starten Sie den Teilungs- und Komprimierungsvorgang.

Standardmäßig ist im Bearbeitungsfenster das Format „7z“ voreingestellt. Es kann aber per Aufklapp-Menü vorher noch geändert werden. In diesem Format ist allerdings die Komprimierungsrate am höchsten.

Nach ein paar Augenblicken ist der Komprimierungs- und Aufteilungsvorgang abgeschlossen und die Dateien werden im gleichen Ordner wie der Orginal-Ordner abgelegt. Außerdem hat 7-Zip alle Einzeldateien durchnummeriert (z. B. „Foto.7z001“).

Um alle Teildateien wieder zu entpacken und zusammen zu fügen, klickt der Empfänger (der ebenfalls das Programm 7-Zip besitzt) mit der rechten Maustaste auf die erste Datei mit der Endung „.7z001“ und wählt im Kontextmenü „7-Zip | Dateien entpacken“.

Im Nachfolgedialog kann der Speicherort mit dem Button „…“ nochmals geändert werden und mit „OK“ wird das Entpacken und Zusammenfügen gestartet.

Ist der Vorgang beendet und die empfangenen Dateien in Ordnung, können die komprimierten Einzeldateien gelöscht werden.

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Unbekannte Dateiendung? Jedes Dateiformat öffnen und das passende Programm zur Dateikennung finden

Windows erkennt viele Dateinamensendungen, also File-Extensions wie .xls, .doc, .pdf, etc. Allerdings kennt Windows nicht alle Dateiformate automatisch. Wird eine Endung als unbekannt eingestuft, schlägt Windows vor, ein passendes Programm im Internet zu suchen. Das angezeigte Suchergebnis ist aber oftmals unbefriedigend oder schlicht und einfach nicht erfolgreich. Der Onlinedienst „FILExt“ von Uniblue Systems bietet hier eine schnelle und komfortable Lösung. Damit finden Sie zu unbekannten Dateikennung schnell das zugehörige Programm zum Öffnen.

Was ist das für eine Dateikennung?

Die umfangreiche Datenbank von „FILExt“ bietet nicht nur die Suche und Programmidentifizierung der Dateiendung, sondern auch die Verlinkung zu den Webseiten der Anbieter, bei denen Sie dann das entsprechende Programm herunterladen können.

Kann Windows eine Datei nicht öffnen da es die Dateiendung nicht kennt, starten Sie Ihren Internetbrowser und rufen die Seite „www.filext.com“ auf.

Scrollen Sie die Seite etwas herunter, klicken Sie auf den Link „Tell us about an Extension“,…

…geben Sie in das Suchfeld die unbekannte Erweiterung ein. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Check Database!“.

Auf der nächsten Seite wird das Ergebnis aufgelistet.

Klicken Sie auf einen Link in der Ergebnisliste, um auf der nächsten Seite weitere Informationen über die Eigenschaften der Dateiendung, sowie über eine mögliche Fehlersuche anzuzeigen.

Weiter unten auf der Seite, in der Rubrik „Detailed information about extension…“ stehen der Hersteller/Anbieter und weitere Eigenschaften. Mit Klick auf den Hyperlink des Herstellers landen Sie auf der Herstellerseite, auf der Sie das Programm zum Öffnen der Datei herunterladen können.

Ist der Anbieter in dieser Rubrik nicht der richtige und hat die Datenbank mehrere Anbieter ermittelt, so werden diese im unteren Bereich unter „Other applications associated with file type…“ aufgelistet. Auch hier geht’s per Klick auf den Hyperlink direkt zur Herstellerseite.

FILExt bietet aber noch weitere Möglichkeiten. Zum Beispiel die Suche per Anfangsbuchstaben, sollte mal aus einem Grund die Dateiendung nicht komplett sein…

…oder die Vereinfachung der Suche, direkt aus der Windows-Fehlermeldung heraus, per Google und mobilem Browser Ihres Smartphones.

Mit dem FILExt-Online-Dienst findet man sehr schnell das passende Programm. Leider ist dieses Angebot nur in englischer Sprache erhältlich, eine deutsche Übersetzung existiert nicht. Für eine einfache Suche ist das nicht weiter tragisch; möchte man aber die anderen Möglichkeiten nutzen, dann könnten die Englischkenntnisse etwas strapaziert werden. Aber dazu gibt es ja die automatischen Übersetzungsprogramme der Internet-Browser…

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Datei-Endungen: Unbekannte Dateitypen mit den richtigen Programmen öffnen

Die Dateikennung, also die letzten drei Buchstaben am Ende des Dateinamens, geben an, zu welchem Programm eine Datei gehört. Bei gängigen Dateikennung wie .DOC (Word) oder .PDF ist die Zuordnung einfach. Schwieriger wird’s, wenn unbekannte Dateien mit Endungen wie .EXP oder .DAT eintreffen. Wir zeigen, zu welchen Programmen die wichtigsten Dateitypen gehören und wie Sie problemlos einen Blick in fast alle Dateien werfen.

In der folgenden Tabelle sind alle Dateitypen aufgelistet, die besonders häufig Probleme bereiten. Die Spalte „Programm“ verrät, mit welchem Programm die jeweiligen Dateien erstellt wurden und womit sie sich öffnen lassen:

KennungDateitypProgramm
001Split-DateiHJSplit, PowerArchiver
ASPXActive Server PageMicrosoft Internet Information Server
CGIScript-DateiEditor
DATMail-DateiWinmail Opener
DMGImage-DateiIsoBuster, Alcohol 120%
DOCXOffice-TextdateiMicrosoft Office 2007/2010, OpenOffice
DRWVektorgrafikMicrografx Windows Draw, topCAD
EMLE-MailMicrosoft Outlook, Editor
EMZEnhanced MetafileMicrosoft Visio
EPSPostscript-DateiIrfanView, Corel PhotoPaint, Photoshop
EPUBE-BookEPUBReader, Stanza, Mobipocket Reader
ESLScriptMicrosoft Visual FoxPro
EXPChatverlaufICQ
FKKKomprimierte DateiMissHuge
ICACitrix-DateiCitrix XenApp
ODTOpen Document TextMicrosoft Word, OpenOffice, StarOffice, LibreOffice
PSDGrafikdateiAdobe Photoshop
PSTOutlook-PostfachMicrosoft Outlook
PUBDesktop-Publishing-DateiMicrosoft Publisher, Adobe PageMaker
SFVChecksummeQuickSFV, Check SFV
WPSTextdateiMicrosoft Word, Microsoft Works, OpenOffice, LibreOffice
XPSOffice-DokumentMicrosoft Office, XPS Viewer

Die Liste aller Datei-Endungen

Taucht die Dateiendung nicht in der obigen Übersicht auf, hilft die Webseite http://www.endungen.de weiter. Hier müssen Sie nur die Dateikennung ins Feld „Endung“ eingeben und auf „Suche starten“ klicken. Die Trefferliste verrät, um welchen Dateityp es sich handelt und mit welchem Programm eine solche Datei geöffnet werden kann.

Mit DT-View alle Dateien anzeigen

Falls Sie zum Öffnen einer Datei nicht gleich das zugehörige Programm installieren möchten, können Sie einen Datei-Viewer verwenden. Damit lässt sich die Datei zwar nicht bearbeiten, aber am Bildschirm betrachten und ausdrucken. Zu einem der besten Viewer gehört „DTView“, kostenlos erhältlich von der Webseite:

Das Gratisprogramm erkennt über 130 Dateitypen; von gängigen Bildformaten über Videodateien und Datenbanken bis zu Textdateien.