Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: dateiname

  • Excel: Speicherpfad der aktuellen Tabelle blitzschnell herausfinden

    Beim Erstellen von Excel-Tabellen kann es schon einmal passieren, dass man beim Speichern vergisst, sich den Pfad zu merken. Insbesondere dann, wenn man anstatt Speichern unter aus Versehen den Befehl Speichern verwendet. Gut, dass es eine einfache Formel gibt, mit der du den Pfad blitzschnell findest.

    Mit der Formel ist eine zeitaufwendige Suche über den Windows Explorer überflüssig. Gib in eine beliebige Zelle der aktuellen Tabelle einfach die Formel =Zelle(„Dateiname“) ein und bestätige mit der Taste [Eingabe]. Der gesamte Pfad wird dann in der Zelle angezeigt.

    Eine weitere Formel ermittelt den Namen des aktuellen Tabellenblatts. Gib folgende Formel in eine beliebige Zelle ein und drücke die [Eingabe]-Taste:

    =TEIL(ZELLE(„Dateiname“;A1);FINDEN(„]“;ZELLE(„dateiname“;A1))+1;LÄNGE(ZELLE(„dateiname“;A1))-FINDEN(„]“;ZELLE(„Dateiname“;A1)))

    Da diese, zugegebenermaßen recht komplexe Formel, nur den Tabellennamen ermittelt, muss jeder selbst entscheiden wie nützlich sie ist.

  • Tausch von Dateinamen schnell und fehlerfrei durchführen

    Müssen Dateinamen vertauscht werden, dann treten nicht selten (Schreib-) Fehler auf. Hinzu kommt noch, dass der manuelle Weg recht aufwendig ist. Je nach Länge und Beschaffenheit der Dateinamen empfiehlt es sich, sie vorher auf einem Blatt Papier zu notieren. Am besten kannst du eventuelle Fehlerquellen mit dem kleinen Tool Switcheroo ausschließen.

    Das Tauschprogramm Switcheroo ist als ZIP-Datei kostenlos auf der Webseite des Anbieters Skwire Empire erhältlich. Entpacke das Programm (z. B. mit 7Zip) nach dem herunterladen in einem beliebigen Verzeichnis oder auf einem Wechseldatenträger (SD-Karte oder USB-Stick).

    dateiname-tauschen-anderes-verzeichnis-schreibfehler-fehler-quelle-switcheroo-skwire

    Öffne den Windows Explorer und navigiere zum Speicherort der Dateien, dessen Namen du tauschen willst. Starte anschließend Switcheroo mit einem Doppelklick auf die .exe-Datei.

    Dann ziehst du mit gedrückter Maustaste eine Datei in das Feld File #1 und die andere Datei in das Feld File #2. Die Reihenfolge der Dateien ist dabei egal.

    Mit einem Klick auf den Button Switch werden die beiden Dateinamen ausgetauscht.

  • Outlook: Nachricht als Vorlage verfassen und speichern

    Beim täglichen Schriftverkehr privat und im Beruf werden häufig fast identische Schriftstücke aufgesetzt. Beim Textverarbeitungsprogramm Word kann man immer wiederkehrende Texte als Vorlage speichern. Da aber E-Mails häufig den „normalen“ Brief ersetzen, ist der Zeitverlust durch immer neues Tippen oder das Ändern alter E-Mails enorm. Die wenig genutzte Vorlagen-Funktion von Outlook spart viel Zeit und Tipparbeit.

    Außerdem ist die Erstellung von Vorlagen fast genauso schnell erstellt, wie eine „normale“ E-Mail.

    Vorlagenerstellung so einfach wie eine E-Mail

    Starten Sie Outlook, und schreiben Sie den Text wie bei einer herkömmlichen Nachricht. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Im Windows-Explorer ändern Sie den Dateityp auf „Outlook-Vorlage (.oft)“. Dadurch wechselt der Explorer automatisch zum Ordner „Templates“ (Vorlagen). Gegebenenfalls ändern Sie noch den Namensvorschlag des Dateinamens ab und klicken auf „Speichern“. Das war´s schon!

    Natürlich können Sie Ihre Vorlagen auch in einem anderen Ordner speichern. Navigieren Sie über den Verzeichnisbaum des Explorers zum gewünschten Ort.

    Aufrufen einer gespeicherten E-Mail-Vorlage

    Möchten Sie nun die E-Mail-Vorlage verwenden, dann klicken Sie im Register „Start“ des Outlook-Menübandes auf „Neue Elemente | Weitere Elemente | Formular auswählen“.

    Im Fenster „Formular wählen“ stellen Sie bei „Suchen in“ die Option „Vorlagen im Dateisystem“ ein. Die Ansicht wechselt automatisch in den Vorlagen-Ordner und listet alle Dokumente auf, die hier gespeichert sind. Wählen Sie die entsprechende Vorlage aus und bestätigen Sie mit „Öffnen“.

    Die ausgewählte Vorlage öffnet sich als E-Mail und kann bei Bedarf noch beliebig geändert werden. Die regelmäßige Verwendung von standardisierten Vorlagen kann im Beruf und auch Privat viel Zeit sparen, da man nicht mehr viel tippen und sich auch nicht jedes Mal neue Texte ausdenken muss.

  • Mit einem Klick den Bildschirmschoner starten

    Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz für kurze Zeit verlassen und Sie dabei nicht möchten, dass jemand Einblick in Ihre Arbeit erhält, dann gibt es nur wenig Möglichkeiten. Beispielsweise können Sie Ihr Benutzerkonto abmelden oder Sie schalten per Knopfdruck den Bildschirmschoner sofort ein.

    Schoner auf Knopfdruck

    Der Schalter für den Screensaver ist lediglich eine neue Verknüpfung auf Ihrem Desktop.So richten Sie den Shortcut ein: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Desktops, und wählen Sie „Neu | Verknüpfung“ aus. Geben Sie danach als Speicherort den Dateinamen des gewünschten Screensavers an, beispielsweise Mystify.scr. Weitere mögliche Dateinamen für die Standard-Screensaver sind:

    • Bubbles.scr
    • Mystify.scr
    • PhotoScreensaver.scr
    • Ribbons.scr
    • scrnsave.scr
    • ssText3d.scr

    Welches Bildschirmschoner insgesamt zur Verfügung stehen, verrät ein Blick in den Ordner C:WindowsSystem32. Alle hier liegenden Dateien mit der Dateikennung „.scr“ am Ende sind Bildschirmschoner.

    Zum Fortfahren bestätigen Sie das Dialogfenster mit „Weiter“.

    Im nächsten Fenster vergeben Sie der neuen Verknüpfung einen Namen und beenden den Arbeitsschritt mit dem Button „Fertig stellen“. Damit wird die Verknüpfung auf Ihrem Desktop erzeugt.

    Mit einem Doppelklick auf die neue Verknüpfung…

    …wird der Bildschirmschoner sofort eingeschaltet.

    Dieser „Schalter “ funktioniert auch, wenn Sie gar keinen Screensaver aktiviert haben und ist daher ein praktischer Sichtschutz der blitzschnell eingeschaltet werden kann.

  • Word: Vollständigen Dateinamen in Fußzeile anzeigen

    Mitunter ist es notwendig, dass ein Word-Dokument den Dateinamen und eventuell auch den vollständigen Pfad zum Ordner, in welchem die Datei gespeichert ist, enthalten soll. Am einfachsten ist es, die gewünschten Angaben direkt in der Fußzeile anzeigen zu lassen. Dabei kann es allerdings zu Problemen kommen, falls die Angaben zum Pfad zu lange ausfallen. Reicht der Platz aus, so verteilt das Programm die Angaben automatisch auf mehrere Zeilen. Reicht der Platz jedoch nicht oder befinden sich schon andere Informationen in der Fußzeile, dann kann es passieren, das Word den Text abschneidet. Dies können Sie jedoch durch einen kleinen Trick verhindern.

    Sie können die genannten Probleme verhindern, indem Sie die Informationen in der Fußzeile in eine Tabelle setzen. Über die Tabellenbreite können Sie dabei festlegen, wie viel Platz der Pfadangabe eingeräumt werden soll. Sollte der Platz nicht ausreichen, so passt Word automatisch die Höhe der jeweiligen Tabellenzeile an.

    Gehen sie zunächst auf die Fußzeile des betreffenden Dokuments und fügen sie dort eine Tabelle ein. Für jede Information, welche hier erscheinen soll, planen Sie dabei eine Tabellenzeile ein. Setzen Sie den Cursor anschließend in die Zeile für die Pfadangabe und der Dateiname erscheinen soll. Wählen sie in Word 2007 bzw. 2010 nun den Befehl „Einfügen | Text | Schnellbausteine | Feld“ aus. Gehen Sie anschließend zur Liste „Feldnamen“ und wählen Sie hier den Eintrag „Filename“ aus. Im Bereich „Feldoptionen“ aktivieren sie nun noch die Option, dass der Pfad zum Dateinamen ebenfalls hinzugefügt werden soll. In früheren Wordversionen müssen Sie lediglich auf „Autotext Einfügen“ gehen und hier die Option „Dateiname und Pfad“ auswählen.

    Nun können Sie in den anderen Zeilen noch die Informationen angeben, welche ebenfalls in der Fußzeile erscheinen sollen. Bei Bedarf können Sie nun auch noch die Spaltenbreiten anpassen. Falls Sie keine Rahmenlinie um die Tabelle wünschen, können Sie diese nun ebenfalls noch ausblenden.

  • Windows 7 und Vista: Fotobearbeitung aus der Bildvorschau starten

    Wenn Bilddateien vom Fotoapparat auf den Computer übertragen wurden, werden diese häufig noch bearbeitet. Meistens ist es das Entfernen des „Rote Augen“-Effekts. Das Problem: Die Kameras versehen automatisch jedes Bild mit einem kryptischen Namen (beispielsweise CIMG1234.jpg), was die Suche nach einem bestimmten Foto sehr schwierig und langwierig gestaltet. Dieses Problem kann aber durch eine Abkürzung in der Windows-Fotoanzeige minimiert werden.

    Diese Abkürzung aus der Vorschau finden Sie folgendermaßen:

    Öffnen Sie den Ordner mit den zu bearbeitenden Bildern, und starten Sie die „Windows-Fotoanzeige“ über das erste Foto. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die erste Bilddatei und wählen im Kontextmenü „Öffnen mit | Windows-Fotoanzeige“.

    Das ausgewählte Bild wird nun in der Windows-Fotoanzeige geöffnet. Mit den Pfeiltasten (rechts/links) Ihrer Tastatur oder den Pfeil-Symbolen der Windows-Fotoanzeige, klicken Sie sich bis zu dem Bild das bearbeitet werden soll.

    In der Menüleiste oberhalb des Bildes klicken Sie auf „Öffnen“ und wählen Ihr bevorzugtes Bildbearbeitungsprogramm aus.

    Im gewählten Bildbearbeitungsprogramm nehmen Sie nun alle gewünschten Änderungen, inklusive einen neuen Dateinamen, vor.

    Durch diesen kleinen, aber einfachen Trick müssen Sie sich keine kryptischen Dateinamen merken oder aufschreiben. Ebenso eine vorangehende Umbenennung aller Fotos entfällt.

  • Bilder im Windows-Explorer attraktiv darstellen

    Werden Fotos auf dem Computer oder Laptop angeschaut, nutzt man häufig Programme wie „Paint“, „Windows-Media-Center“ oder die Windows-Fotoanzeige. Bei geringerer Prozessorleistung kann das Starten des Programms und die Darstellung der Bilder erheblich verzögert werden. Doch auch im Windows-Explorer lassen sich die Fotos sehr attraktiv anzeigen.

    Auch schön: Bilder im Windows Explorer

    Bei Windows 7 und Vista können Sie Bilder mit acht verschiedenen Einstellungen anzeigen. Die attraktivste Darstellung heißt „Extra große Symbole“. In dieser Einstellung werden die Fotos des aufgerufenen Ordners mehr als doppelt so groß angezeigt, wie bei der Einstellung „Große Symbole“.

    Um den Anzeigemodus zu ändern, rufen Sie den Ordner mit den Bildern im Windows-Explorer auf, klicken mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Ordner und wählen „Ansicht | Extra große Symbole“.

    Die Alternative zur Rechtsklick-Methode ist die gleichnamige Symbolschaltfläche oben rechts im Windows-Explorer.

    Noch effektiver kann die Windows-Explorer-Bildansicht gestaltet werden, in dem man zum Einen die Dateinamen, mit einem Rechtsklick im Ordner, gefolgt von „Ansicht | Dateinamen ausblenden“, ausschaltet…

    …und zum Zweiten im Windows-Explorer den linken Navigationsbereich und den unteren Detailbereich ebenfalls deaktiviert. Dazu klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Organisieren“ und wählen im Kontextmenü „Layout“. Deaktivieren Sie „Detailbereich“ und anschließend „Navigationsbereich“.

    Nun steht fast der komplette Bildschirm für die vergrößerte Bilddarstellung dem Windows-Explorer zur Verfügung.

    Leider müssen Windows XP-Nutzer auf diese Darstellungsmöglichkeiten verzichten. Hier heißt die attraktivste Explorer-Bilddarstellung „Filmstreifen“.

  • Adobe Reader: Gleichzeitige Suche in allen PDF-Dokumenten

    Suchen Sie öfters ein bestimmtes PDF-Dokument und wissen nur noch ein Stichwort? Wenn Sie sich dann auch nicht mehr an den genauen Speicherort erinnern können, wird kritisch. Dann läuft es auf eine ausgedehnte Suchaktion hinaus. Dabei geht es auch einfacher. Denn mit dem Adobe Reader können Sie gleichzeitig mehrere oder alle PDF-Dokumente auf der Festplatte nach Stichworten durchforsten.

    Adobe Reader findet sie alle

    Die Multi-Suche versteckt sich beim Adobe Reader in der erweiterten Suchfunktion. Mit ein paar Einstellungen können Sie die Mehrfachsuche für sich arbeiten lassen. Einfach und schnell. Aber der Reihe nach:

    1- Starten Sie den Adobe Reader, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Bearbeiten | Erweiterte Suche“.

    2. Im neuen Fenster „Erweiterte Suche“ wählen Sie im Bereich „Was soll durchsucht werden?“ die Option „Alle PDF-Dokumente in“ aus, öffnen das darunter liegende Aufklappmenü und klicken auf „Ordner suchen“.

    3. Das Navigationsfenster öffnet sich und Sie legen den Ordner oder das Verzeichnis fest, in dem gesucht werden soll. Mit „OK“ wird die Auswahl in das Adobe-Suchfenster übernommen.

    5. Legen Sie nun im Fenster der „Erweiterten Suche“ noch den Suchbegriff fest, und klicken Sie auf den Button „Suche“ um den Suchvorgang zu starten.

    6. Nach ein paar Augenblicken wird das Gesamtergebnis (zum Beispiel „20 Dokumente mit 127 Treffern) angezeigt. Ausserdem werdem im Bereich „Ergebnisse“ alle Dokumente in Listenform aufgeführt.

    Wenn Sie nun auf das kleine Pluszeichen vor dem Dokument klicken, werden die Suchergebnisse innerhalb dieses Dokuments angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den Dokumentennamen oder einen Untereintrag wird das betreffende Dokument in einem neuen Fenster geöffnet.

    Unterhalb der Ergebnisliste können Sie noch die Sortierreihenfolge ändern. Zur Auswahl stehen „Relevanz“, „Änderungsdatum“, „Dateiname“ und „Speicherort“.

  • Word 2007/2010: Eigene Vorlagen erstellen, richtig speichern und wiederfinden

    Erstellt man in Word 2007/2010 eigene Vorlagen, werden diese –  trotz Formatierung als Vorlage – ganz normal im Ordner „Dokumente“ abgelegt. Hat man dort nicht einen Vorlagen-Ordner selbst angelegt, ist die Wahrscheinlichkeit ziemlich groß, dass er versehentlich überschrieben wird. Während in den älteren Versionen wie Word 2003, die als Vorlage formatierten Dokumente automatisch im Ordner „Vorlagen“ (bzw. „Templates“) abgelegt wurden, muss man bei den Versionen 2007 und 2010 selber auf den richtigen Speicherort achten. Aber auch bei Word 2007/2010 ist das nicht schwieriger als mit jedem anderen Ordner.

    Es gibt drei Wege um ein Musterdokument zu erstellen. Sie starten Word und erstellen entweder den Musterbrief ganz neu als leeres Dokument, nutzen ein altes Dokument und ändern es nach Bedarf, oder rufen eine Standard-Vorlage auf, die Sie nach Bedarf anpassen.

    Die Standard-Vorlagen erreichen Sie wie folgt:

    Klicken Sie auf „Datei“ beziehungsweise auf das „Office“-Symbol, anschließend auf „Neu“…

    …und wählen im Dialogfenster „Neues Dokument“ im linken Bereich „Vorlagen“ die passende Datei aus.

    Die fertige Dokumenten-Vorlage wird wie folgt gespeichert:

    Klicken Sie auf „Datei“ oder auf das „Office“-Symbol, und wählen Sie „Speichern unter“.

    Im folgenden Dialogfenster „Speichern unter“ wählen Sie als erstes im linken oberen Bereich den Ordner „Templates“ aus. Anschließend vergeben Sie einen „Dateinamen“ und wählen im Aufklappmenü von  „Dateityp“ die Formatierung „Word-Vorlage“ aus. Mit dem Button „Speichern“ wird die neue Vorlage im Ordner „Templates“ abgelegt.

    Möchten Sie nun die neue Vorlage als Basis für eine schriftliche Korrespondenz verwenden, dann klicken Sie auf „Datei“ bzw. auf das „Office“-Symbol, danach auf „Neu“ und im Dialogfenster „Neues Dokument“ auf „Meine Vorlagen“.

    Es öffnet sich der Dialog „Neu“ und im Register „Meine Vorlagen“ finden Sie die erstellte Vorlage.

    Mit einem Doppelklick wählen Sie die Vorlage aus und ergänzen das Dokument mit den erforderlichen Daten.

  • Word 2007/2010: Eigene Dokumente gegen unbefugtes Lesen schützen

    Teilen Sie sich einen Computer mit Ihrer Familie oder mit Arbeitskollegen, oder ärgern Sie sich oft über versendete Dokumente die unnötigerweise verändert wurden? Dann sollten Sie wichtige Word-Dokumente gegen unbefugtes Lesen, Kopieren oder Verändern schützen. In den älteren Word-Versionen musste man sich durch etliche Einstellungen klicken, um seine Dokumente per Word Standardverschlüsselung zu schützen. Seit Version 2007 lässt sich der Schutz mit nur vier Klicks aktivieren.

    Um ein Dokument zu schützen, öffnen Sie es in Word, klicken auf den „Office“-Button und wählen im Menü „Vorbereiten | Dokument verschlüsseln“. Bei Word 2010 lautet der Befehl „Datei | Informationen | Dokument schützen | Mit Kennwort verschlüsseln“.

    Im nächsten Dialogfenster „Dokument verschlüsseln“ geben Sie ein Passwort Ihrer Wahl ein und klicken auf „OK“. Achten Sie hierbei auf Groß- und Kleinschreibung. Sichere Passwörter enthalten Zahlen, Buchstaben und Zeichen wie zum Beispiel Klammern, Prozentzeichen, Unterstrich, etc…

    Nach dem Klick auf „OK“ müssen Sie Ihr Passwort in einem zusätzlichen Dialog nochmals bestätigen.

    Auch hier bestätigen Sie die Eingabe nochmals mit „OK“. Nun ist das Dokument gegen unbefugtes Öffnen geschützt.

    Mit ein paar zusätzlichen Arbeitsschritten lassen sich auch separate Rechte zum Lesen (= nur Öffnen) und zum Schreiben erteilen. Klicken Sie hierzu wiederum auf die „Office“-Schaltfläche (bei Word 2010 auf „Datei“), und wählen Sie „Speichern unter | Word-Dokument“.

    Im nächsten Fenster legen Sie den Speicherpfad und -ort fest und geben dem Dokument einen Namen. Öffnen Sie anschließend am unteren Rand das Drop-Down-Menü der Schaltfläche „Tools“ und wählen „Allgemeine Optionen“.

    Geben Sie im gleichnamigen Dialogfenster im Bereich „Dateiverschlüsselungsoptionen für dieses Dokument“ ein Kennwort zum Öffnen der Datei ein. Im Bereich „Dateifreigabeoptionen für dieses Dokument“ vergeben Sie ein Passwort für das Bearbeiten des Dokuments.

    Wenn Sie abschließend auf „OK“ klicken, folgen noch zwei Bestätigungsfenster, in denen Sie die beiden vergebenen Passwörter nochmals bestätigen müssen. Beim E-Mail-Versand dieses Dokuments können Sie nun selbst entscheiden, wer es nur lesen und wer es bearbeiten darf.

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