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Outlook: E-Mails und Kalender mit einem Passwort schützen

Gemeinsam genutzte Computer bedürfen eines besonderen Sicherheitskonzeptes. Programme, die von anderen Nutzern nicht verwendet werden sollen, müssen separat mit einem Passwort vor unberechtigtem Zugriff versehen werden. Insbesondere gilt das natürlich auch für den E-Mail-Client Outlook von Microsoft. Hier kannst du mit ein paar Mausklicks einen effektiven Kennwort-Schutz einrichten.

Zuvor aber ein paar Anmerkungen. Der Schutzmechanismus verhindert den Zugriff auf die PST-Datei (Outlook-Datendatei). Damit können andere Personen Outlook zwar verwenden, haben aber keinen Zugriff auf deine E-Mail- und Kalenderdaten.

Einzelne Ordner lassen sich mit dieser Methode nicht schützen. Das Passwort gilt für die gesamte PST-Datei des betreffenden Outlook-Kontos. Entweder wird alles geschützt, oder nichts.

Kennwort-Schutz einrichten

Zum Einrichten des Passwortes startest du zuerst das Programm Outlook. Dann klickst du mit der rechten Maustaste im linken Anzeigebereich auf den Kontonamen des zu schützenden E-Mail-Accounts. Öffne nun über das Kontextmenü die Option Datendateieigenschaften.

In älteren Outlook-Versionen heißt diese Option Eigenschaften für „Kontoname“.

Auf der Registerkarte Allgemein klickst du auf den Button Erweitert und im nächsten Dialogfenster auf Kennwort ändern.

Hier tippst du in das Feld Neues Kennwort ein sicheres Passwort ein, bestätigst es im darunterliegenden Feld und speicherst die Angaben mit OK. Da in der Regel kein altes Passwort existiert, lässt du das Eingabefeld Altes Passwort einfach leer.

Kennwort in der Kennwortliste speichern

Mit Vorsicht ist die Aktivierung der Option Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern zu sehen. Wird hier ein Häkchen gesetzt, dann bleibst du während der Bedienung von Outlook angemeldet und musst nicht nach jedem Arbeitsschritt dein Passwort erneut eingeben.

Zugegeben, die stetige Eingabe des Passwortes kann ziemlich nervend sein und ist zudem zeitaufwendig.

Sinnvoll ist das Einschalten der Option nur, wenn du längere Zeit mit Outlook arbeitest und kein anderer Nutzer auf diesen PC Zugriff hat. Danach solltest du aber das Häkchen wieder entfernen, damit deine Outlook-Daten geschützt bleiben.

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Outlook: Gelöschte Elemente werden trotzdem gespeichert. Nur mit einem Trick kannst du sie restlos entfernen.

Löschst du in Outlook einen Eintrag, egal ob einen Kontakt oder eine E-Mail, so wird dieser nur als gelöscht markiert. Selbst dann, wenn der Ordner Gelöschte Objekte geleert wird. Diese Elemente verschwinden optisch zwar aus Outlook, werden aber in der Outlook-Datendatei gespeichert, die mit der Zeit immer größer wird. Wer diesen Datenmüll endgültig loswerden will, der muss leider selbst tätig werden.

Die Altlasten-Löschung wird erst durch die Komprimierung der Datendatei erreicht und wird durch ein paar Mausklicks schnell gestartet. Wie lange die Komprimierung dauert, hängt vom vorhandenen Outlook-Datenvolumen ab.

Um die Komprimierung zu starten, klickst du in Outlook 2013 auf Datei | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen.

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In älteren Outlookversionen wie 2003 oder 2007 klickst du in der Menüleiste auf Extras | Kontoeinstellungen.

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Dadurch öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster. Wechsle hier zum Register Datendateien. Markiere die betreffende Datendatei, meist ist sie als Standard definiert.

Über den Button Einstellungen öffnest du das Unterfenster Persönliche Daten. Die Schaltfläche Jetzt komprimieren startet die Neustrukturierung der Datendatei und alle gelöschten Elemente werden komplett entfernt.

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Wie oben bereits erwähnt, kann der Komprimierungsvorgang ein paar Minuten dauern.

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Danach können die offenen Dialogfenster geschlossen werden.

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Outlook ab Version 2003: Umlaute korrekt anzeigen lassen

Es kommt immer wieder vor, dass Umlaute in E-Mails nicht korrekt dargestellt werden. So erscheint anstatt eines Umlautes eventuell ein Fragezeichen oder ein leeres Kästchen. Zu diesem Fehler kommt es zumeist dann, wenn Sie eine PST-Datei aus Outlook 2000 bzw. Outlook 2002/XP in eine Version ab Outlook 2003 übernommen haben. Microsoft nutzt ab der Version 2003 das Unicode-Format für die PST-Dateien. Installieren Sie nun eine Version ab Outlook 2003 über die bestehende Installation, dann bleibt die PST-Datei unverändert bestehen. Die älteren Versionen nutzen aber noch das ANSI-Format, sodass es passieren kann, dass Umlaute falsch dargestellt werden.

Für dieses Problem gibt es jedoch eine einfache und schnelle Abhilfe. Legen Sie einfach eine neue PST-Datei im Unicode-Format an und kopieren Sie die Dateien aus der alten PST-Datei hinein. Dies ist in wenigen Schritten erledigt.

1. Zum Anlegen der neuen PST Datei wählen Sie zunächst „Datei | Neu | Outlook | Outlook Datendatei“.

outlook-umlaute-neue-datendatei

2. Anschließend wählen Sie aus, dass ein persönlicher Ordner für Outlook erstellt werden soll. Geben Sie der Datei noch einen passenden Namen und bestätigen Sie Ihre Angaben zweimal mit einem Klick auf „Ok“.

3. Im nächsten Schritt schalten Sie die Ordnerliste über die Navigationsliste ein. In der Liste werden nun die verschiedenen Ordner angezeigt.

4. Markieren Sie die persönlichen Ordner, die Sie bisher in Outlook genutzt haben. Sie können hierfür die Taste [Strg] nutzen und dann mit gedrückter Maustaste alle Ordner in einem Schritt in den neu angelegten persönlichen Ordner ziehen.

5. Zum Abschluss klicken Sie noch mit der rechten Maustaste auf den bisher verwendeten persönlichen Ordner und schließen diesen.

In den künftig eingehenden E-Mails werden die Umlaute nun korrekt angezeigt. In E-Mails, die bereits vorher eingingen, erfolgt die Darstellung jedoch weiterhin falsch.