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Excel-Dropdownliste für die schnelle und fehlerfreie Eingabe erstellen

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel von Microsoft ist sowohl im privaten Bereich als auch in der Arbeitswelt sehr verbreitet. Die Berechnung und Kalkulation auf Basis umfangreicher Daten ist damit sehr schnell und komfortabel möglich. Oft müssen jedoch eine große Menge an Daten zunächst eingegeben werden. Sind diese auf eine bestimmte Werteauswahl begrenzt, können Sie sich mit einer Dropdownliste zur Auswahl des jeweiligen Wertes die Arbeit enorm erleichtern und Fehleingaben verhindern. Wir zeigen, wie Sie mit Hilfe eines Datenbereichs eine Dropdownliste zur Dateneingabe erstellen.

Gültige Werte festlegen

Zunächst geben Sie die Werte, aus denen später bei der Eingabe ausgewählt werden soll, in einem Tabellenblatt direkt untereinander ein. Nun klicken Sie die Zelle an, die mit der Dropdownliste zur Werteeingabe versehen werden soll. Anschließend wählen Sie im Bereich „Daten“ die Option „Datenüberprüfung“ (in älteren Excel Versionen finden sie diese Funktion unter „Daten – Gültigkeit…“.

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Im sich nun öffnenden Fenster, setzen Sie in der Option „Zulassen“ den Wert „Liste“. Unter „Quelle“ können Sie anschließend den zuvor eingegebenen Bereich mit den einzelnen Werten auswählen. Bestätigen Sie im nächsten Schritt Ihre Einstellungen mit OK.

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Wenn Sie nun das Feld anklicken, öffnet sich eine Dropdownliste, mit der von Ihnen definierten Werteauswahl. Diese können Sie auch sehr schnell, wie vorher beschrieben, erweitern oder verändern. Möchten Sie das Dropdownfeld auch in anderen Zellen verfügbar haben, kopieren Sie es einfach über die Excel Kopierfunktion dorthin.

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Gültige Werte auslagern und dem Bereich einen Namen geben

Soll der Bereich für die Eingabewerte auf ein separates Tabellenblatt ausgelagert werden, müssen Sie zunächst dort die Daten wie zuvor beschrieben eingeben. Anschließend markieren Sie den Bereich und definieren einen Namen für diesen, indem Sie den Bereich mit gedrückter Maustaste markieren und dann den Befehl „Formen | Namen definieren“ aufrufen.

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Wechseln Sie dann wieder in das Tabellenblatt, in dem die Dropdownliste erstellt werden soll, markieren die Zelle und wählen Sie wie zuvor die Datenüberprüfung. Im Bereich Quelle geben Sie nun einfach den zuvor definierten Namen mit einem vorangestellten „=“ an, zum Beispiel

=Automarken

Nun erhalten Sie ein Dropdownfeld mit dem Wertebereich aus dem anderen Tabellenblatt.

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Excel Datenüberprüfung: Eingabe doppelter Werte verhindern und mit einer Fehlermeldung abfangen

Im Tipp „Excel Duplikate und Dubletten: Doppelte Werte finden und löschen“ haben wir bereits beschrieben, wie Sie doppelte Werte im Handumdrehen entfernen. Besser ist es natürlich, es erst gar nicht so weit kommen zu lassen. In vielen Tabellen dürfen bestimmte Einträge nur einmal vorkommen, etwa Auftrags- oder Rechnungsnummern. Um von vornherein Doppler zu verhindern, hilft eine Gültigkeitsprüfung.

Doppelte Werte erst gar nicht zulassen

Mit folgenden Schritten unterbinden Sie das Einfügen von Duplikaten:

1. Markieren Sie den Tabellenbereich, in dem es keine Doppler geben darf, etwa die Spalte „Rechnungsnummer“.

2. Bei Excel bis zur Version 2003 rufen Sie den Befehl „Daten | Gültigkeit“ auf und wechseln ins Register „Einstellungen“. Bei Excel 2007/2010/2013 wechseln Sie zum Menüband „Daten“ und klicken im Bereich „Datentools“ auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung“.

3. Im Feld „Zulassen“ wählen Sie den Eintrag „Benutzerfediniert“ und tragen folgende Formel ein:

=ZÄHLENWENN($A$2:$A$50;A1)=1

Der Bereich in Klammern gibt an, für welche Zellbereich die Einschränkung gelten sollen, hier (hier A2 bis A50), die Zellkoordinate hinter dem Semikolon gibt die erste Rechnungsnummer in der Spalte an.

4. Wechseln Sie zur Registerkarte „Fehlermeldung“, kreuzen Sie das Kontrollkästchen „Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden“ an, und tragen Sie die Fehlermeldung ein.

5. Schließen Sie das Fenster mit OK.

Doppelte Rechnungsnummern können jetzt nicht mehr eingetragen werden. Sobald Excel einen Doppler entdeckt, erscheint die Fehlermeldung.

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Excel Plausibilitätskontrolle: Falscheingaben und ungültige Werte verhindern

Wenn Sie beim Ausfüllen von Excel-Zellen, die an anderer Stelle in Formeln verwendet werden, das Komma falsch setzen, kann das fatale Auswirkungen haben. Zum Beispiel in einer Rechnung, in der statt 5,0 versehentlich 50,0 Prozent Rabatt gewährt wird. Damit es nicht zu solch utopischen Preisnachlässen und anderen Fehlern kommt, können Sie alle kritischen Zellen vor Fehleingaben schützen.

Nur plausible Eingaben akzeptieren

Das funktioniert, da Excel mit einer cleveren Schutzfunktion ausgestattet ist, die bei der Eingabe eines unrealistischen Wertes – etwa einem Rabatt von mehr als zehn Prozent – Alarm schlägt. So richten Sie die Plausibiliätskontrolle und den Schutz vor Fehleingaben ein:

1. Markieren Sie die Zellen, die vor Fehleingaben geschützt werden sollen.

2. Rufen Sie bei Excel bis zu Version 2003 den Menübefehl „Daten | Gültigkeit“ auf; bei Excel 2007/2010 klicken Sie auf „Daten“ und dann in der Registergruppe „Datentools“ auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung“.

3. Im nächsten Fenster legen Sie den Spielraum für „sinnvolle“ Werte fest, bei Rabatten etwa nur Dezi-malwerte zwischen 0 und 10.

4. Wechseln Sie zum Register „Fehlermeldung“, und geben Sie den Warnhinweis ein, der bei ungültigen Werten erscheinen soll.

5. Schließen Sie das Fenster mit OK.

Fehleingaben und utopische Werte sind für diese Zellen ab sofort nicht mehr möglich. Sollte doch ein falscher Wert eingegeben werden, blendet Excel die gewünschte Warnmeldung ein. Mit einem Klick auf „Wiederholen“ schließen Sie das Warnfenster und können sofort einen neuen Wert eingeben.

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Excel 2007/2010: In Zellen verschachtelte Auswahl-Menüs erstellen

In einer Excel-Tabelle (beispielsweise einer umfangreichen Sortiments-Liste, die in Haupt- und Unterkategorien eingeteilt ist) kann die Suche einzelner Produktreihen und deren Unterprodukten eine ganze Weile dauern. In diesen Fällen ist ein verschachteltes Menü eine große Hilfe . Das Erstellen eines verschachtelten Menüs funktioniert seit Excel 2007 – und ist gar nicht so schwierig wie es sich zuerst anhört.

Bei einem zweifachen Auswahlmenü baut das zweite Menü auf dem Inhalt des ersten Menüs auf. Das bedeutet zum Beispiel: Klicken Sie die Rubrik „Meeresfrüchte“ an, zeigt die zweite Zelle den Inhalt der Rubrik an, aus dem dann ein Produkt (z. B. „Austern“) ausgewählt werden kann.

Und so wird das verschachtelte Menü angelegt:

1. Starten Sie Excel, und rufen Sie die benötigte Liste auf. Gegebenenfalls erstellen Sie eine neue Liste.

2. Markieren Sie nun die Zelle, in der das erste Auswahl-Menü erscheinen soll. In diesem Beispiel ist es die Zelle „H1“. Klicken Sie anschließend in dem Menüband auf das Register „Daten“ und wählen „Datenüberprüfung | Datenüberprüfung“ aus.

3. Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster in dem Sie zum Register „Einstellungen“ wechseln. Wählen Sie im Bereich „Zulassen“ aus dem Aufklapp-Menü den Eintrag „Liste“ aus. Danach aktiviert sich in diesem Fenster das Eingabefeld „Quelle“. Hier tragen Sie die Formel

=$A$1:$E$1

ein. „A1“ und „E1“ stehen für die erste und letzte Zelle der in der Artikelliste befindlichen Rubriken. Gegebenenfalls müssen Sie diese Angaben Ihrer Liste anpassen.

Mit „OK“ werden die Änderungen übernommen und in der Zelle ist das erste Auswahlmenü bereits sichtbar.

4. Nun wählen Sie erneut eine Zelle aus, in der das zweite Auswahlmenü erscheinen soll (hier ist es „H2“). Wiederholen Sie die Arbeitsschritte zwei und drei. Allerdings geben Sie in das Eingabefeld „Quelle“ nun die Formel

=BEREICH.VERSCHIEBEN(A:E;1;VERGLEICH(H1;A1:E1;0)-1;ANZAHL2(INDEX(A:E; ;VERGLEICH(H1;A1:E1;0)))-1;1)

ein und bestätigen mit „OK“.

Nun können Sie im Feld des ersten Auswahlmenüs auf den Pfeil rechts klicken und in der Aufklapp-Liste Ihre erste Auswahl (z. B. Rubrik) treffen…

…und im nächsten Feld aus der Liste den Unterartikel auswählen.

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Microsoft Excel: Eingabe von Text in Zellen erzwingen

Excel besitzt eine Funktion „Datenüberprüfung“, die reine Zahlenwerte überwacht und meldet, sobald fehlerhafte Eingaben gemacht wurden. Leider wird standardmäßig nicht geprüft, ob in einer Zelle nur Texteingaben gemacht werden dürfen. Für die Erstellung von Formularen im Excelformat ist dies aber wichtig, wenn ausgeschlossen werden soll, dass Benutzer versehentlich Text-Felder mit reinen Zahlwerten füttern. Die Funktion „Datenüberprüfung“ können Sie so einstellen, dass die Eingabe von reinen Zahlenwerten wie Datumsangaben, Dezimalzahlen oder ähnlichem automatisch verhindert werden.

Hier bitte nur Text

Um in betreffenden Zellen nur Texteingaben zu erlauben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie das betreffende Formular in Excel auf, oder erstellen Sie es neu. Anschließend markieren Sie die Zellen, in denen nur eine Texteingabe erlaubt werden soll.

2. Wählen Sie die Registerkarte „Daten“ und dort „Datenüberprüfung“.

3. Im gleichnamigen Dialogfenster wechseln Sie zum Register „Einstellungen“. Bei der Funktion „Zulassen“ aktivieren Sie im Aufklappmenü „Benutzerdefiniert“ und geben in das Formel-Eingabefeld =ISTTEXT(Zellenbereich) ein. Der Begriff Zellenbereich ist ein Platzhalter und muss entsprechend ersetzt werden. Die ganze Formel könnte zum Beispiel so aussehen: =ISTTEXT(B5:B2004).

4. Um den Benutzer auf eine fehlerhafte Eintragung hinzuweisen, ist es empfehlenswert eine entsprechende Fehlermeldung zu erstellen. Die Meldung wird im gleichen Fenster, im Register „Fehlermeldung“, angelegt und aktiviert.

Wenn nicht standardmäßig angezeigt, aktivieren Sie ganz oben die Option „Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden:“. Im Feld „Titel“ tragen Sie die Überschrift der Fehlermeldung ein und im darunterliegenden Feld „Fehlermeldung“ einen weiteren, freien zu gestaltenden Text. Mit „OK“ wird die Fehlermeldung gespeichert und aktiviert.

Ab sofort wird bei der Eingabe von reinen Zahlenwerten die zuvor festgelegte Meldung angezeigt und die Eingabe verweigert.

Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2007, 2010, 2013 und 2016.

Hinweis: Durch die so eingestellte Datenüberprüfung werden nur reine Zahlenwerte abgewiesen. Alphanumerische Eingaben, wie zum Beispiel „Geburtstage 2012“, werden zugelassen.