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Outlook: Eingehende E-Mails direkt an den richtigen Empfänger weiterleiten

Eingehende Nachrichten können bei Outlook direkt an einen anderen E-Mail-Empfänger weitergeleitet werden. Weiterleitungen sind ein gutes Mittel zum Delegieren von Aufgaben oder bei einer Abwesenheit sicherzustellen, dass eingehende Nachrichten bearbeitet werden. Outlook enthält einen Regel-Assistenten, mit dessen Hilfe die Weiterleitungen erstellt werden.

Outlook 2010 und 2013

Zum Aufrufen des Regel-Assistenten klickst du im Outlook-Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

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Im Dialogfenster von Regeln und Benachrichtigungen wählst du oben rechts das betreffende E-Mail-Konto aus und klickst auf den Button Neue Regel um den Regel-Assistenten zu öffnen. Hier wählst du im Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

regel-assistent-outlook-neue-eingehende-nachrichten-email-weiterleiten

Im diesem Dialogfenster legst du die Bedingungen für eine Weiterleitung fest. Sollen alle eingehenden E-Mails weitergeleitet werden, dann wähle keine Optionen aus, klicke auf Weiter und bestätige die Warnmeldung mit Ja.

bedingungen-weiterleitung-email-kriterien-festlegen-outlook-regel-assistent

Im nachfolgenden Dialog aktivierst du im ersten Schritt die Einstellung diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten. In Schritt 2 klickst du auf den Link und gibst im neuen Fenster die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse an. Natürlich kann man hier auch eine Verteiler-Liste über das Adressbuch aussuchen.

nachricht-passieren-weiterleiten-adresse-festlegen-person-gruppe-outlook-email

Mit Weiter geht´s dann zum nächsten Arbeitsschritt, den Ausnahmen. Bei Bedarf definierst du hier Ausnahmeregelungen.

ausnahmen-festlegen-person-email-weiterleitung-posteingang-outlook

Mit Weiter kommst du nun zum letzen Arbeitsschritt. Hier vergibst du der Regel einen Namen und die Schaltfläche Fertig stellen aktiviert die neue Regel.

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Outlook 2007 und älter

Bei den älteren Outlook-Versionen gelangst du in der Menüleiste über Extras | Regeln und Benachrichtigungen

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…zum Dialogfenster der Regeln und Benachrichtigungen.

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Auch hier öffnest du mit dem Button Neue Regel den Regel-Assistenten. Über die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen legst du die Weiterleitung an. Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind identisch.

Tipp:

Mit dem Regel-Assistent lässt sich ein Postfach gut strukturieren. So lassen sich eingehende Nachrichten zum Beispiel auch automatisch in die dafür vorgesehenen Ordner verschieben.

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Outlook: Aufgaben übertragen

Wenn Sie eine Aufgabe in das Aufgaben-Register von Outlook eintragen, heißt das noch lange nicht, daß Sie die Aufgabe selbst erledigen müssen und für das Projekt alleine verantwortlich sind. Auf Wunsch können Sie eine Aufgabe via E-Mail auch anderen Mitarbeitern übertragen und verfolgen, wie weit die übertragene Aufgabe gediehen ist.

Nur unter einer Bedingung

Um Aufgaben anderen Mitarbeitern übertragen zu können, müssen diese ebenfalls mit Outlook arbeiten. Zudem sollten Sie die Anfragen über einen Mail-Dienst verschicken, der die Daten im sogenannten Exchange-Rich-Text-Format verschickt, beispielsweise via Microsoft Mail oder Microsoft Network.

Möchten Sie diese Aufgabe übernehmen?

Wenn Sie Aufgaben delegieren möchten, müssen Sie zunächst eine Aufgabenanfrage versenden. Der Empfänger kann die Aufgabe annehmen, ablehnen oder sie wiederum auf eine andere Person übertragen. Rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Neu -> Aufgabenanfrage“ auf. Sie können auch eine bereits bestehenden Aufgabe übertragen, indem Sie im Aufgaben-Fenster den Befehl „Aufgabe -> Aufgabe übertragen“ aufrufen. Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie die gewünschte Aufgabenstellung und das Fälligkeitsdatum formulieren. Im ersten Feld „An“ bestimmen Sie, wem Sie die Aufgabe übertragen möchten.

Aufgabe ruckzuck übertragen

Sie können den gewünschten Empfänger einer Aufgabe auch bereits im Vorfeld bestimmen. Markieren Sie hierzu im Kontakte-Register von Outlook den gewünschten Empfänger, und rufen Sie den Menübefehl „Kontakte -> Neue Aufgabe für Kontakt“ auf.

Im Vergleich zum normalen Aufgaben-Dialogfenster finden Sie im Dialogfenster zwei neue Optionen, die festlegen, wie die übertragenen Aufgaben in Ihrer eigenen Aufgabenübersicht verwaltet werden. Möchten Sie den Fortgang der übertragenen Aufgabe verfolgen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe auf meiner Aufgabenliste speichern“. In diesem Fall wird die übertragene Aufgabe nicht nur in der Aufgabenliste des Empfängers, sondern – als Kopie – auch in Ihrer eigenen Aufgabenliste gespeichert. Möchten Sie einen Statusbericht erhalten, sobald der Empfänger die Aufgabe als erledigt markiert hat, markieren Sie die Option „Statusbericht senden, sobald die Aufgabe erledigt ist“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die Aufgabenanfrage auf die Reise zu schicken.

Annehmen oder nicht?

Auf der Empfängerseite erkennen Sie Aufgabenanfragen anhand des speziellen Mail-Symbols (eine kleine Hand reicht einen kleinen Aufgabenblock) sowie des Betreffs „Aufgabenanfrage“. Die Informationszeile zeigt Ihnen, wer Ihnen wann die Anfrage geschickt hat. Um auf die Anfrage zu antworten, stehen Ihnen die Schaltflächen „Übernehmen“ und „Ablehnen“ zur Verfügung. Bevor Sie die Aufgabe endgültig übernehmen, können Sie auf Wunsch noch einmal Veränderungen an der Aufgabenstellung vornehmen.

Wenn Sie eine Aufgabenanfrage verschickt und der Empfänger auf die Anfrage geantwortet hat, erhalten Sie im Posteingang automatisch eine entsprechende Benachrichtigung. Sofern der Empfänger die Aufgabe angenommen hat, können Sie ab sofort in der Aufgabenliste verfolgen, welche Änderungen der Empfänger an der Aufgabe vorgenommen hat. Sie schauen dem jeweiligen Mitarbeiter praktisch auf die Finger und verfolgen genau, wie weit die übertragene Aufgabe bereits gediehen ist. Sobald der Besitzer die Aufgabe als erledigt markiert hat, erhalten Sie automatisch via E-Mail einen abschließenden Statusbericht.