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Microsoft Excel: Geburtstage tagesaktuell hervorheben

Wenn Sie eine Geburtstagsliste per Excel verwalten, erfordert das einen gewissen Zeit- und Arbeitsaufwand. Die Festtage müssten beispielsweise monatlich in einem separaten Tabellenblatt eingetragen werden. Auch andere Sortiermöglichkeiten sind hier denkbar. Excel bietet aber eine einfache Möglichkeit, Datumseinträge automatisch farblich hervor zu heben.

Die Lösung heißt „Bedingte Formatierung“. Einmal angelegt, werden auch neue Geburtstagseintragungen berücksichtigt. Eine Sortierung der Geburtstagsliste ist nicht nötig. Und so geht’s:

1. Starten Sie Excel, rufen Sie die Geburtstagsliste auf, und markieren Sie alle Einträge.

bild-1-excel-microsoft-office-liste-geburtstag-optisch-hervorheben-datum-markieren

2. Danach klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Untermenü die Option „Neue Regel“ aus.

bild-2-neue-regel-bedingte-formatierung-excel-alle-versionen-anlegen-eintragen

3. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ aus. In das Eingabefeld von „Regelbeschreibung bearbeiten“ tragen Sie folgende Formel ein:

=UND(MONAT(A1)=MONAT(HEUTE());TAG(A1)=TAG(HEUTE()))

bild-3-neue-formatierungsregel-regeltyp-auswählen-formel-formatieren

4. Mit der Schaltfläche „Formatieren“ wechseln Sie zum nächsten Dialogfenster. Auf der Registerkarte „Ausfüllen“ wählen Sie eine Farbe aus, mit der die betreffenden Zellen hervorgehoben werden sollen. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.

bild-4-zelle-formatieren-ausfüllen-register-reiter-auswählen-farbe-bestätigen

Die neue Regel wird von Excel sofort umgesetzt und das Ergebnis wird sofort sichtbar.

bild-5-datum-eintrag-vor-1900-1899-ergebnis-farblich-markiert-geburtstag-liste-tabelle-zelle-zeile-formatieren-ausfüllen-formel-regel

Wie man aber in diesem Beispiel feststellt, wurde der Geburtstag des römischen Kaisers Carcalla nicht markiert. Das liegt daran, dass Excel keine Datumseinträge vor 1900 erkennt.

Mit dieser „Bedingten Formatierung“ lassen sich beispielsweise auch Lieferverzögerungen markieren. Mehr dazu in diesen Artikel.

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Microsoft Excel: Differenz zwischen zwei Uhrzeiten berechnen

Die Differenz zwischen zwei Uhrzeiten lassen sich nicht mit einer einfachen Subtraktion berechnen. Damit wird die Kontrolle der eigenen Arbeitszeit zu einer langwierigen Rechenaktion. Dabei sollte jeder, auch diejenigen, die am Arbeitsplatz eine Zeiterfassung haben, zur Selbstkontrolle greifen. Gerade in den Firmen, die noch mit Stechkarten arbeiten. Da kann es in der Personalabteilung schon mal zu Rechenfehlern kommen. Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser (und sehr einfach).

Um mit Excel die Arbeitszeiten zu berechnen, erstellen oder rufen Sie die Datei mit den Uhrzeiten auf. Prüfen Sie die Zellen mit den Uhrzeiten, ob sie die richtige Formatierung (Uhrzeit) aufweisen. Falls nicht, markieren Sie die betreffenden Zellen und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie hier den Eintrag „Zellen formatieren“.

Im Dialogfenster „Zellen formatieren“ wählen Sie im Register „Zahlen“ das Format „Uhrzeit“ und unter „Typ“ das entsprechende Erscheinungsbild aus. Speichern Sie die neue Formatierung mit „OK“.

Tragen Sie nun in die Zelle, in der die Zeitdifferenz angezeigt werden soll, folgende Formel ein: “

=(A1>A2)+A2-A1

Mit drücken der [Enter]-Taste wird das Ergebnis im Uhrzeit-Format angezeigt. In diesem Beispiel sind es 9 Stunden und 3 Minuten.

Die Parameter „A1“ und „A2“ werden wahrscheinlich von Ihrer Tabelle abweichend sein und müssen natürlich entsprechend angepasst werden.

Diese Formel lässt sich natürlich auch dann anwenden, wenn die Zeitdifferenz mit datumsübergreifenden Uhrzeiten (nach Mitternacht) berechnet werden müssen.

Somit ist die Arbeitszeit-Kontrolle ein Kinderspiel und funktioniert ab Version 2000.

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Microsoft Excel: Mit DATEDIF die Differenz zwischen zwei Datumswerten berechnen

In Excel erfasste Datumswerte zur Berechnung von Entgelten-  wie zum Beispiel einer Lagermiete –  benötigen die Anzahl der Tage zwischen Anfangs- und Enddatum. Die Berechnung kann anhand eines Kalenders erfolgen, indem Sie die Tage zählen. Diese herkömmliche Methode birgt aber auch die Gefahr dass man sich verzählt. Die andere Möglichkeit ist eine Berechnungsformel. Es existiert zwar eine entsprechende Funktion in Excel, ist aber in der Online-Hilfe nicht mehr erwähnt, da sie aus einer sehr frühen Version stammt. Glücklicherweise ist sie aber doch noch vorhanden.

Die grundsätzlichen Parameter für die Formel „DATEDIF()“ lauten:

  • „D“ für die Differenz in Tagen,
  • „M“ für die Differenz in Monaten und
  • „Y“ für die Differenz in Jahren.

So funktioniert’s: Geben Sie in Excel in eine Zelle das Anfangsdatum ein (z.B. Zelle A1) und in eine andere Zelle (z.B. A2) das Enddatum ein. In eine dritte Zelle tragen Sie die Formel ein. Für die Differenzberechnung in Tagen sieht die Formel dann so aus:

=DATEDIF(A1;A2;“d“)

Um das Ergebnis zu erhalten, drücken Sie die [Enter]-Taste.

Existiert in der Datumstabelle ein Zeitraum von mehreren Jahren, gibt es noch weitere Parameter für die Berechnung von Zeiträumen des laufenden Jahres:

  • „YD“ für die Differenz in Tagen des gleichen Jahres,
  • „YM“ für die Differenz in Monaten des gleichen Jahres und
  • „MD“ für die Differenz in Tagen des gleichen Jahres und Monats.

Hier sieht die Formel beispielsweise so aus:

=DATEDIF(A1;A2;“yd“)

Diese Formel funktioniert ab Version 2000.

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Windows 7: Mit dem Taschenrechner die Anzahl von Tagen zwischen zwei Daten berechnen

Hin und wieder stellt sich die Frage, wieviel Tage bleiben mir noch bis zu meinem Urlaub? Die Anwendungsbeispiele sind auch hier zahllos. Anstatt mühselig die Tage im Kalender zu zählen, kann man auch den Rechner von Windows 7 nutzen. Das ist besonders vorteilhaft, wenn sich die Berechnung der Tage über mehrere Monate oder auch Jahre hinzieht.

Mit einer Tastenkombination starten Sie bei der Taschenrechner-Funktion das Tool zur Datumsberechnung.

1. Starten Sie den Taschenrechner mit „Start | Alle Programme |  Zubehör | Rechner“. Sie können auch in das Suchfeld unter „Start“ den Begriff „Rechner“ eingeben und aus dem Suchergebnis direkt den Rechner starten.

2. In dem Taschenrechner drücken Sie die Tastenkombination [Strg][E].

3. Der Rechner expandiert um die Funktion der Datumsberechnung.

4. Wählen Sie die Funktion „Differenz zwischen zwei Datumsangaben berechnen“ und geben im rechten Bereich über das Datumsfeld (von-bis) den gewünschten Zeitraum ein. Zur Berechnung klicken Sie auf den Button „Berechnen“.

5. Das Ergebnis wird in den zwei Zeilen „Unterschied…“ angezeigt.

Dieses Tool umfasst noch eine zweite Funktion:  „Tage für ein angegebenes Datum addieren oder subtrahieren“.

Die Funktion empfiehlt sich für Berechnungen von Laufzeiten. Zum Beispiel für chronisch kranke Patienten, die berechnen wollen, wann sie ein neues Rezept benötigen.

Bei dieser Berechnung geben Sie den Startzeitpunkt über das Datumsfeld an und wählen „Hinzufügen“ oder „Subtrahieren“. Darunter geben Sie den gewünschten Zeitraum über die Felder „Jahr(e)“, „Monat(e)“, „Tag(e)“ an und klicken auf den Button „Berechnen“. In der Zeile „Datum“ wir das Datum des Laufzeit-Endes angezeigt.

Hinweis: Wenn der Taschenrechner geschlossen wird, bleibt das Tool auch bei einem Neustart des Taschenrechners aktiv. Das Tool kann mit „Ansicht | Basismodus“ wieder geschlossen werden.