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Bei langen Word-Dokumenten verschiedene Kopfzeilen verwenden
Bei längeren Word-Dokumenten empfiehlt sich der Einsatz von Kopfzeilen, um beispielsweise Seitenangaben und/oder Kapitelbezeichnungen einzutragen. Dabei muss nicht jede Kopfzeile wie die Vorherige aussehen. Bei Bedarf kann jede Kopfzeile auch individuell gestaltet werden.
Der Einsatz individueller Kopfzeilen ist besonders bei Texten mit unterschiedlichen Themen vorteilhaft. Um sie separat bearbeiten zu können, müssen die entsprechenden Seiten zuerst getrennt werden.
Vor der Seite, die eine neue Kopfzeile erhalten soll, klickst du in der Menüleiste auf Layout | Umbrüche und fügst einen Abschnittsumbruch ein.
Dann öffnest du mit einem Doppelklick die betreffende Kopfzeile. Um sie zu bearbeiten, ohne die andern Kopfzeilen zu verändern, findest du im Register Entwurf des Menübandes die Gruppe Navigation und den Befehl Mit vorheriger verknüpfen.
Für jede weiter individuelle Kopfzeile müssen diese Arbeitsschritte entsprechend oft wiederholt werden.
Fußnoten in Word-Dokumente blitzschnell einfügen
Bei der Erstellung von Word-Texten kann es erforderlich sein, Fußnoten einzufügen. Beispielsweise bei wissenschaftlichem Inhalt um Quellen zu benennen, die eine Argumentation belegen sollen. Das Aufrufen der Fußnoten-Funktion kann klassisch per Mausklick über das Menüband, oder als Tastenkombination erfolgen.
Mit beiden Varianten sind Fußnoten schnell eingegeben. Positioniere den Cursor an der betreffenden Textstelle und klicke im Menüband auf das Register Verweise und anschließend im Bereich Fußnoten auf die Schaltfläche Fußnote einfügen.
Jetzt kann der Quellen-Nachweis am unteren Ende der Seite eingetippt werden. Gibst du in einem Word-Dokument mehrere Fußnoten ein, erfolgt eine automatische Nummerierung.
Die Tastenkombination für den direkten Zugriff auf die Fußnoten-Eingabe lautet [Strg][Alt][F].
Bei dieser Gelegenheit lässt sich eine Fußnote auch direkt formatieren. Mit einem Rechtsklick auf den Text der Fußnote wählst du im Kontextmenü die Option Formatvorlage aus. Mit dem Button Ändern zeigt Word die aktuelle Formatierung und weitere, verfügbare Formatvorlagen.
Jetzt kannst du den Text nach eigenen Vorstellungen anpassen und die Änderung mit dem Button Übernehmen im Word-Dokument speichern.
Ab Word 2007 funktioniert das Einfügen von Fußnoten auf diese Weise. Bei Word 2003 ist der Weg über das Menü etwas anders. Hier klickst du in der Menüleiste auf Einfügen | Referenz | Fußnote. Wem das aber zu lang ist, der kann aber auch die schon oben beschriebene Tastaturkombination verwenden.
Office Word: Abbildungsverzeichnis für Bilder, Grafiken und Tabellen erstellen und einfügen
Für viele Manuskripte wie Doktorarbeiten oder Fachbüchern sind Inhaltsverzeichnisse ein wesentlicher Teil der Arbeit. Dazu gehört aber auch ein Abbildungsverzeichnis der verwendeten Fotos, Zeichnungen, Tabellen, Formeln, usw… In Word lässt sich dieses Abbildungsverzeichnis mit wenigen Mausklicks schnell einfügen.
Zuerst die Beschriftungen anfertigen
Die Voraussetzung für ein Abbildungsverzeichnis ist die vorherige Beschriftung aller Elemente. Dies kann während der Texterfassung und dem Einfügen der Elemente geschehen, oder auch nach Abschluss aller Arbeiten. Dazu öffnest du mit einem Rechtsklick auf das Element dessen Kontextmenü und wählst die Option Beschriftung einfügen aus.
Im nachfolgenden Dialogfenster trägst du im Feld Beschriftung einen beliebigen Text ein. Über das Aufklappmenü von Bezeichnung legst du die Kategorie des Elements fest. Eigene, neue Kategorien legst du über den Button Neue Bezeichnung an. Mit OK speicherst du die Bildbeschriftung. Bild und Bildbeschreibung können später noch an das Dokument-Layout angepasst werden.
Wiederhole diesen Vorgang mit allen weiteren Elementen des Schriftstücks. Erst nach Abschluss der Beschriftungen kann das Abbildungsverzeichnis dem Dokument an beliebiger Stelle hinzugefügt werden.
Abbildungsverzeichnis einfügen
In den meisten Fällen erstellen Autoren ein solches Verzeichnis als Anhang auf den letzten Seiten. Wir sind diesem Beispiel gefolgt und erstellen es am Dateiende. Es kann aber auch direkt nach dem Inhaltsverzeichnis eingefügt werden.
Positioniere den Cursor an der gewünschten Stelle und wähle in der Menüleiste Verweise aus. Im Menüband öffnest du das Bearbeitungsfenster Abbildungsverzeichnis mit der Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen. Bei Bedarf lässt sich das Verzeichnis hier noch ein wenig bearbeiten. Die Bereiche Seitenansicht und Webvorschau zeigen das spätere Aussehen des Verzeichnisses im Dokument sowie im Internet.
Der Button OK fügt das Abbildungsverzeichnis dem Dokument hinzu.
Abschließend solltest du das Speichern der Word- Datei nicht vergessen.
Microsoft Word: Automatische Seitenzahlen erst ab einer späteren Seite starten lassen
Bei umfangreichen Dokumenten wird normalerweise die automatische Seitennummerierung eingesetzt, die ab der ersten Seite startet. Bestimmte Formate, wie beispielsweise Dissertationen und Manuskripte starten oft mit einer Einleitung, Vorwort und einer Gliederung. Soll aus diesem Grund die Seitennummerierung erst später starten (z. B. ab Seite 4, mit Seitenzahl 4), dann ist die Standardnummerierung nicht praktikabel. Word bietet aber eine Lösung an, mit der dieses Problem gelöst werden kann.
Diese Art der Seitennummerierung ist seit Word 2003 möglich, die Arbeitsschritte sind gegenüber den Versionen 2007/2010 etwas unterschiedlich.
Word 2003
Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“.
Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie die Änderung mit der Schaltfläche „OK“.
Im nächsten Schritt klicken Sie wieder in der Menüleiste auf „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“…
…und deaktivieren in der Symbolleiste „Kopf- und Fußzeile“ die Option „Verknüpfung zum Vorherigen“. Die Symbolleiste kann dann mit der Schaltfläche „Schließen“ beendet werden.
In der Menüleiste geht es mit Klicks auf „Einfügen | Seitenzahlen“ weiter. Im darauffolgenden Fenster klicken Sie auf den Button „Format“…
…und wählen im nächsten Dialogfenster zuerst das gewünschte Zahlenformat aus. Aktivieren Sie dann unter „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und tragen rechts daneben in das Eingabefeld die gewünschte Seitennummer ein. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.
Ab sofort wird die Seitennummerierung ab der gewünschten Dokumentenseite in der Fußzeile angezeigt.
Word 2007/2010
Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Im Register „Seitenlayout“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbrüche“ und wählen im Drop-Down-Menü im Bereich „Abschnittsumbrüche“ die Option „Nächste Seite“ aus.
Führen Sie am Ende der Seite auf der die Nummerierung starten soll einen Doppelklick aus, um die Fußzeilenansicht einzuschalten. Im Menüband klicken Sie im Bereich „Navigation“ auf die Funktionsschaltfläche „Mit vorheriger verknüpfen“ um diese auszuschalten.
Anschließend wählen Sie das Register „Einfügen“. Im Bereich „Kopf- und Fußzeile“ klicken Sie auf „Seitenzahl | Seitenzahlen formatieren“.
Im nächsten Dialogfenster legen Sie das gewünschte Zahlenformat fest. Danach aktivieren Sie im Bereich „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und geben die Seitenzahl ein, bei der die automatische Nummerierung beginnen soll. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.
Im letzten Arbeitsschritt wechseln Sie wieder zum Register „Einfügen“, klicken erneut auf „Seitenzahl“. Im Kontextmenü wählen Sie „Seitenende“ und bestimmen mit einem Linksklick das gewünschte Seitenzahlen-Layout.
Die so festgelegte Seitennummerierung wird sofort durchgeführt…
…und die davor liegenden Seiten erhalten keine Seitenzahlen.
Firefox: Guttenberg-Fehler vermeiden, Texte mit Adresse und Quellenangabe kopieren – und später den Doktortitel behalten
Wenn Texte von Internet-Seiten ohne Quellenangabe herauskopiert werden – egal ob für eine Klausur, eine Doktor- bzw. Diplomarbeit oder einfach nur für die banale Ebay-Auktion -, kann das unerlaubte Kopieren später mal für jede Menge Ärger sorgen. Herr zu Guttenberg, Frau Koch-Mehrin und nun auch noch Dominic Stoiber können ein Lied davon singen. Vielleicht wäre ihnen viel Ärger erspart geblieben, wenn Sie das Firefox-Addon „Copy PlusPlus“ angewendet hätten.
Kopieren – aber mit Köpfchen
Dieses Addon kopiert nicht nur den Text einer Webseite, sondern auf Wunsch auch den Titel und die jeweilige URL der Webseite. Automatisch wird dann der Text, der Titel und die Quellenangabe in das Word-Dokument eingefügt. Aber alles der Reihe nach…
1. Starten Sie Ihren Firefox-Browser, klicken Sie auf den „Firefox“-Button, und wählen Sie im Kontextmenü „Add-Ons“ aus. Geben Sie in das Suchfeld „Copy PlusPlus“ ein und starten die Suche. Anschließend klicken Sie in der Ergebnisliste im gleichnamigen Add-On-Feld auf „Installieren“. Ein Browser-Neustart ist diesmal nicht nötig, da die Erweiterung direkt zur Verfügung steht.
2. Rufen Sie nun die Webseite auf, dessen Text Sie benötigen. Markieren Sie diesen und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Hier wählen Sie beispielsweise „Copy++ | Copy URL + Selection + Title“, wenn Sie Text, Titel und Quellenangabe herauskopieren möchten.
Zwei weitere Optionen stehen noch zur Verfügung:
1. Copy URL + Title = herauskopieren des Titels und der Adresse der betreffenden Webseite
2. Copy URL + Selection = herauskopieren von Text und Webseitenadresse
Als letzten Arbeitsschritt öffnen Sie ein Word-Dokument, einen Texteditor oder eine E-Mail und fügen alles mit einem Rechtsklick und „Einfügen“ in das Dokument ein.
Word-Dokument teilen und zum besseren Textvergleich in zwei Fenstern anzeigen
Genau wie Excel-Tabellen lässt sich auch ein Word-Dokument in zwei Fenstern anzeigen. Diese Funktion ist sehr hilfreich beim Erstellen von Dissertationen, Manuskripten, Doktorarbeiten, Rezepten und vielem mehr. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel die Inhaltsangabe mit dem restlichen Text besser vergleichen. Mit nur drei Mausklicks ist das aktuelle Dokument geteilt und lässt sich besser kontrollieren und korrigieren.
Nach der Aufteilung in zwei Fenster, steht das Dokument komplett in der oberen und in der unteren Hälfte zur Verfügung.
So führen Sie die Teilung durch:
1. Starten Sie Word und rufen das gewünschte Dokument auf.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Fenster | Teilen“. Bei Word 2007 und 2010 heißt der Befehl „Ansicht | Teilen“.
3. Der Mauszeiger ist nun mit einem grauen Querbalken verbunden, mit dem Sie nun zu der Textstelle scrollen, an der das Dokument geteilt werden soll.
4. Mit einem Linksklick der Maus an der Teilungsstelle wird der Bildschirm in zwei Fenster geteilt. Nun lässt sich die obere Hälfte mit der unteren vergleichen und korrigieren.
Alle Änderungen die in der einen Hälfte vorgenommen werden, erscheinen auch in der anderen Hälfte.
Benötigen Sie die Teilung nicht mehr, dann kann sie mit dem Befehl „Fenster | Teilung aufheben“ oder bei Word 2007/2010 „Ansicht | Teilung aufheben“ wieder rückgängig gemacht werden.
Außerdem wird die Teilung beim Speichern nicht berücksichtigt, das heißt, auch beim Schließen der Datei oder beim Beenden des Programms, wird die Teilung aufgehoben und muss bei erneutem Start wieder eingerichtet werden.