Wenn du Google Docs für die Erstellung von Texten nutzt und für diese Themen auch Web-Recherchen durchführst, dann solltest du die sehr praktische Kontext-Suche kennen.
Sie erspart dir nicht nur die Websuche in separaten Tabs, sondern ermöglicht auch eine auf dein Dokument abgestimmte Websuche.
Öffne das betreffende Dokument, klicke unten rechts auf den Button mit dem weißen Stern, und dann auf die Option Erkunden. In einer Seitenleiste analysiert Google automatisch die relevanten Begriffe in deinem Dokument und stellt sie als Kontextsuche dar.
So erhältst du beispielsweise schnellen Zugriff auf passende Bilder, Wikipedia-Einträge oder Daten von Personen, die du anschließend direkt mit deinem Mauszeiger in das Dokument ziehen kannst.
Google Docs, das Tool zum Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten, ist schon eine tolle Sache. Unterwegs lässt sich so die Arbeitszeit sinnvoll nutzen und die Korrespondenz ist erledigt, wenn man am Ziel ankommt. Doch leider ist nicht überall der Aufbau einer stabilen Internetverbindung möglich. Glücklicherweise enthält Google Docs eine Offline-Funktion, die standardmäßig aber deaktiviert ist.
Zum Einschalten der Offline-Funktion rufst du in deinem Browser, zum Beispiel dem Chrome, Google Docs auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an.
Oben links klickst du auf das Drei-Balken-Icon und öffnest die Einstellungen. Anschließend aktivierst du den Schalter der Offline-Funktion und bestätigst die Änderung mit OK.
In den Dokumenten die offline verfügbar sein sollen, klickst du auf das Drei-Punkte-Symbol und aktivierst dann die Option Offline verfügbar. Nun lassen sich die Dokumente offline bearbeiten und lokal auf dem Notebook speichern.
Wenn zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine Internetverbindung besteht, werden die Dokumente synchronisiert.
Hinweis
Google Docs offline ist auf 4000 Dokumente oder maximal fünf Gigabyte beschränkt. Je nachdem, welcher Fall zuerst eintritt.
Der große und fast unschlagbare Vorteil von Google Docs ist die effektive, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Google Docs ist aber noch nicht effektiv genug. Eine Zuteilungsfunktion für die einzelnen Aufgaben der Team-Mitglieder sucht man vergebens. Dieses Problem wird durch eine Erweiterung für den Chrome-Browser gelöst.
Bei der Aufgabenverteilung mit der Chrome-Erweiterung Action lässt sich eine Aufgabenverteilung schnell und einfach erstellen. Damit entfallen zukünftig zeitraubende Meetings. Leider funktioniert Action derzeit nur mit Google Docs.
Die Extension Action kannst du im Chrome Web Store kostenlos herunterladen und installieren.
Auch wenn die Erweiterung Action ausschließlich in englischer Sprache verfügbar ist, kann sie recht einfach bedient werden.
Nach der Installation wird der Google-Docs-Toolbar die Action-Schaltfläche hinzugefügt. Klicke auf diesen Button um ein neues Dokument zu erstellen, oder öffne vorher ein bestehendes Dokument.
Mit der Schaltfläche Manage Attendees gelangst du zur Erfassung der Mitarbeiter. Fülle das Namensfeld aus und gib die E-Mail-Adresse dieser Person an. Mit +Add Attendees wird diese Person gespeichert.
Um einem Teammitglied eine Aufgabe zu erteilen, klickst du auf die Zahlin der Klammer hinter dem Namen und tippst in das Textfeld die Arbeitsanweisung ein. Mit der Taste [Enter] wird sie gespeichert und ermöglicht dann über das Kalendersymbol noch zusätzlich eine Terminierung für die Erledigung.
Abschließend klickst du noch auf den Button Send Emails um die Aufgaben an die betreffenden Personen zu versenden.
Die Schaltfläche Export to Spreadsheet erzeugt eine Übersicht, mit der du den Fortschritt aller Tätigkeiten gut kontrollieren kannst.
Tabellen in Word-Dokumente einfügen ist für viele Menschen tägliche Arbeit. Während das Einfügen recht einfach ist, ist aber das Umwandeln von Tabelleninhalten in Fließtext meistens sehr mühselig und mit viel Tipperei verbunden. Dabei geht das mit den richtigen Word-Tools sehr schnell.
Öffne das betreffende Word-Dokument mit der Tabelle. Natürlich kannst du auch ein neues Dokument erstellen und eine Tabelle einfügen. Dann markierst du die Tabelle und klickst im Menüband auf Tabellentools | Layout.
Im Bereich Daten öffnest du mit dem Button In Text konvertieren das Dialogfenster Tabelle in Text umwandeln. Hier legst du die Texttrennung der Zelleninhalte fest.
Drei vordefinierte Texttrennungen (Absatzmarken, Tabstopps, Semikolon) und eine benutzerdefinierte Variante (Andere) stehen zur Verfügung. Bei der Option Andere kannst du ein beliebiges Zeichen zur Texttrennung festlegen.
Für unseren Tipp haben wir uns für die Tabstopps entschieden.
Diese Funktion spart viel Zeit und Arbeit. Schneller kann man Texte aus einer Tabelle nicht extrahieren.
Fast überall in Europa ist kostenloses WLAN möglich. In Deutschland ist das leider nur sehr eingeschränkt möglich. Daher ist die Bearbeitung von Online-Dokumenten in Google Drive nicht so ohne weiteres möglich. Dazu müssen sie zuerst für eine Offline-Bearbeitung freigegeben werden.
Du rufst im Chrome-Browser die Webseite http://docs.google.com auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an. Dann klickst du oben links auf das Menü-Icon und anschließend auf Einstellungen.
Im nächsten Bildschirm schaltest du dann die Offline-Bearbeitung ein…
…oder wieder aus.
Nach der Deaktivierung des Offline-Modus werden vom betreffenden Computer alle Kopien der Google-Dokumente entfernt. Die in der Cloud befindlichen Dateien werden aber nicht gelöscht.
Die Idealvorstellung vom komplett papierlosen Büro wird wohl noch eine ganze Weile auf sich warten lassen. Vieles lässt sich zwar schon jetzt elektronisch erledigen, aber doch nicht alles. Insbesondere dann, wenn man unterwegs ist und auf wichtige Dokumente stößt, die es zu bearbeiten und zu digitalisieren gilt. Man muß die Dokumente kopieren (lassen) und sie am besten direkt per Fax in die Firma senden. Mit einem Tablet oder einem Smartphone und der App Google Drive geht das aber wesentlich einfacher und vor allem viel schneller.
Google Drive enthält eine Funktion mit der Dokumente gescannt und direkt in die Cloud hochgeladen werden können.
Du startest einfach nur deine App Google Drive und tippst auf den roten Button mit dem Pluszeichen.
Danach wählst du die Option Scannen…
…und drückst auf den Auslöser.
Bevor du das gescannte Dokument zu Google Drive hochlädst, kannst du es mit den Tools in der Kopfzeile noch bearbeiten und auf die richtige Größe zuschneiden.
Mit den Schaltflächen in der Fußzeile (v.l.n.r.) fügst du weitere Seiten hinzu, wiederholst die Aufnahme oder bestätigst den Scan. Mit der Bestätigung wird das Foto automatisch in das PDF-Format konvertiert und in die Cloud hochgeladen.
Anschließend kannst du es wie bei Google Drive üblich, mit anderen Nutzern teilen und/oder weiter bearbeiten.
Kürzlich berichteten wir in einem Artikel über eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail im Programm Google Tabellen. Diese zuschaltbare Funktion benachrichtigt dich sobald eine Tabelle bearbeitet wurde. Leider fehlt in Google Docs und Google Präsentationen diese Option. Daher muss man sich derzeit die kürzlich geänderten Dateien manuell anzeigen lassen.
Dazu wird die Ansicht der Kategorien in Google Drive genutzt. Loggst du dich in dein Google-Drive-Account ein, werden auf der linken Bildschirmseite die verschiedenen Ansichts-Kategorien angezeigt.
Hier findest du neben Google Fotos auch folgende Sortieroptionen:
Markiert – Diese Funktion zeigt auf einen Blick alle mit einem Sternchen versehenen Elemente
Für mich freigegeben – Hier findest du alle Dateien, auf die du Zugriff hast
Zuletzt verwendet – Listet alle Elemente nach Zugriffs-Datum auf. Egal ob von dir selbst oder von anderen Nutzern die auf gemeinsame Dokumente zugegriffen haben.
Verwende die Anzeigeoption Zuletzt verwendet um dir alle kürzlich bearbeiteten Dokumente anzeigen zu lassen.
Im Cloudspeicher Google Drive abgelegte Dokumente, Tabellen und Präsentationen sehen in der Thumbnail-Vorschau oft sehr ähnlich aus. Wenn dann auch noch die Dateinamen zur Identifikation nicht ausreichen, klickt man sich mühselig durch die Ablage, um das gewünschte Dokument zu finden. Die Vorschaufunktion von Google Drive ist aber in der Lage, mehrere unterschiedliche Dateitypen in einem Arbeitsgang zu präsentieren.
Dazu rufst du nur dein Google-Drive-Account auf und markierst die Elemente per Mausklick und gedrückter [Strg]-Taste, die in der Vorschau angezeigt werden sollen. Dabei musst du nicht darauf achten, ob des Docs, Tabellen oder Präsentationen sind.
In der Bearbeitungsleiste klickst du auf das Icon mit dem Auge um die Vorschau aller ausgewählten Dokumente zu starten. Mit den seitlichen Pfeil-Symbolen schaltest du zwischen den Dokumenten hin und her.
Mit der Textverarbeitung Word lassen sich problemlos ausgewählte Textpassagen mit Internetadressen (Hyperlinks) verlinken. Auch mit Google Docs lassen sich solche Verlinkungen blitzschnell einfügen. Zusätzlich werden sogar noch verschiedene Webseiten-Vorschläge angezeigt.
Man kann dann entweder eine der vorgeschlagenen URL´s einfügen, oder man tippt eine eigene Webadresse ein. Dazu markierst du den gewünschten Text und klickst in der Menüleiste auf den Button Link einfügen.
Hast du die Webadresse eingegeben oder eine URL aus der Liste ausgewählt, wird der Hyperlink mit der Schaltfläche Übernehmen im Dokument gespeichert. Die verlinkte Textpassage erkennst du – wie bei Word auch – an der Unterstreichung.
Übrigens zeigt die Vorschlagsliste der Links auch passende Elemente aus dem Cloudspeicher Google Drive. So lassen sich auch die Dokumente untereinander verlinken.
Dokumente, die mit Microsoft Office Word erstellt wurden, lassen sich recht einfach mit dem integrierten Übersetzungsprogramm per Rechtsklick-Menü in eine andere Sprache konvertieren. In Google Drive abgelegte Word-Dateien lassen sich aber auch alternativ mit Google Docs im Webbrowser übersetzen. Dazu ist keine Zusatzsoftware nötig.
Starte Google Drive, melde dich mit deinen Zugangsdaten an, und öffne die Word-Datei mit Google Docs.
Durch diesen Vorgang wird das Word-Dokument in das Google-Docs-Format umgewandelt. Zum Übersetzen in eine beliebige Fremdsprache klickst du in der Menüleiste auf Tools | Dokument übersetzen.
Im folgenden Dialogfenster wählst du anschließend über das Aufklappmenü die gewünschte Fremdsprache aus. Der Button Übersetzen erzeugt dann eine Kopie des Original-Dokuments in der ausgewählten Sprache.
Im Eingabefeld Neuer Dokumenttitel kannst du dem Schriftstück noch einen neuen Dateinamen zuweisen. Das Ergebnis sieht dann so oder ähnlich aus:
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