Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Word: PDF-Dateien ohne Konvertierung bearbeiten

    Word-Dokumente werden mit einer Konvertierung in das PDF-Format gegen unbeabsichtigtes Bearbeiten geschützt. Für eine Nachbearbeitung ist dann ein PDF-Editor notwendig. Mittlerweile kannst du ein PDF nun auch direkt in Word aufrufen und bearbeiten.

    Dazu klickst du im Word-Programm auf Datei | Öffnen | Durchsuchen. Dann änderst du das Dateiformat auf PDF und startest dann das gewünschte Dokument.

    Nachdem du die erforderlichen Änderungen vorgenommen hast, lässt sich die ehemalige PDF-Datei nun auch in ein anderes Format deiner Wahl exportieren.

    Hinweis: Für die direkte Bearbeitung von PDF-Dokumenten ist mindestens Word 2013 erforderlich.

  • Office Dateien blitzschnell unter anderem Namen speichern

    Nicht selten muss man bei der Arbeit mit Microsoft Office das Dokument, welches gerade bearbeitet wird, unter einem anderen Namen speichern. Der Weg über Datei | Speichern unter ist aber nicht zwingend notwendig. Es gibt eine sehr viel schnellere Alternative.

    Im aktiven Dokument drückst du einfach nur die Taste [F12] und du gelangst direkt zum Dialogfenster Speichern unter. Nun kannst du den Speicherort wie gewohnt auswählen und dem Dokument einen neuen Namen geben.

    Das funktioniert mit allen Office-Programmen, wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint.

  • Word: Texte mit Bordmitteln übersetzen

    Der Chrome-Browser enthält einen eingebauten Translator, mit dem man einfach fremdsprachige Webseiten schnell und einfach übersetzen kann. So eine Funktion ist auch in Word, dem Textprogramm von Microsoft Office eingebaut.

    In älteren Word-Versionen ist sie zwar auch vorhanden, aber die Qualität ließ doch stark zu wünschen übrig.

    Seit Office 365 ist der eingebaute Übersetzer mittlerweile verwendungsfähig. Um ihn zu nutzen markierst du einfach den betreffenden Text, oder die Textstelle, öffnest per Rechtsklick das Kontextmenü und wählst den Eintrag Übersetzen aus.

    Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem der markierte Text im oberen Bereich bereits enthalten ist und die Sprache identifiziert wurde.

    Im unteren Bereich wählst du nun die Zielsprache aus, in die übersetzt werden soll. Klicke abschließend auf den Button Einfügen um den ursprünglichen Text durch die Übersetzung zu ersetzen. Natürlich kannst du den übersetzen Text auch an anderer Stelle des Dokuments einfügen. So erstellst du mit wenig Aufwand mehrsprachige Texte.

  • Word-Standardvorlage wiederherstellen

    Wer versehentlich, oder auch absichtlich die Word-Standardvorlage für Dokumente geändert hat und zu der Originaleinstellung zurückkehren will, muss dazu einen kleinen Trick anwenden.

    Um die Original-Standardvorlage wieder in den ursprünglichen Zustand zu versetzten, beendest du zuerst das Word-Programm.

    Standardvorlage im Explorer identifizieren

    Anschließend startest du den Windows Explorer, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Windows][E]. Dann tippst du in die Adresszeile folgenden Pfad ein und bestätigst ihn mit der Taste [Eingabe]:

    %appdata%\Microsoft\Templates

    Im Ordner Templates befindet sich die gesuchte Vorlage mit dem Namen Normal.dotm.

    Alte Standardvorlage entfernen

    Markiere diese Datei mit der rechten Maustaste, drücke die Tastenkombination [Strg][X] um sie auszuschneiden, und in einen anderen Ordner mit [Strg][V] einzufügen, falls du sie behalten möchtest. Alternativ kannst du sie auch einfach umbenennen (z. B. in NormalAlt.dotm).

    Neue Vorlage wird automatisch erstellt

    Starte jetzt wieder Office Word. Das Programm merkt automatisch, dass keine Standardvorlage mehr vorhanden ist und erzeugt automatisch eine neue Dokumenten-Vorlage mit den Originaleinstellungen.

  • Blitzschnelle Konvertierung von Dateien

    Man muss nicht lange suchen, um Dateikonvertierungsprogramme im Internet zu finden. Manche erfordern eine Installation, andere versehen ihre Arbeit als Onlinedienst. Auch wir haben in der Vergangenheit bereits über Konvertierungsprogramme berichtet. Aber wie es sich mit meist kostenlosen Programmen verhält, sie verschwinden wenn der Anbieter seine Arbeit oder den Support einstellt. Trotzdem finden wir immer wieder gute und zuverlässige neue Produkte. So wie dieses kleine Multitalent.

    Das Tool Converter Bot ist ebenfalls ein Gratis-Programm und im Microsoft Store sowie über die Webseite des Anbieters erhältlich.

    Converter Bot ist ausschließlich mit Windows 10 kompatibel. Um Text- oder Bilddateien in andere Formate zu konvertieren, startest du das Tool und ziehst die Ursprungsdatei per Drag & Drop einfach in das Programmfenster. Dann wählst du nur noch das Ziel-Format aus.

  • Word-Dokumente papiersparend drucken

    Beim Erstellen von Word-Dokumenten bleiben oft auf der letzten Seite nur ein paar Textzeilen übrig. Gerade bei einem Brief sieht das nicht besonders gut aus. Eine manuelle Umformatierung ist meist mit etlichen Arbeitsschritten verbunden. Aber es geht auch automatisch. Der Befehl Um eine Seite verkleinern ist aber gut versteckt.

    Damit der Befehl Um eine Seite verkleinern nicht jedes Mal aufgerufen werden muss, kannst du ihn problemlos der Schnellzugriffsleiste hinzufügen.

    Klicke in der kleinen, blauen Schnellzugriffsleiste auf den kleinen Pfeil und öffne die Option Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Anschließend wählst du im Menü Weitere Befehle | Befehle auswählen | Alle Befehle aus.

    Scrolle in der Auswahlliste bis zum Eintrag Um eine Seite verkleinern. Markiere ihn und klicke auf den Button Hinzufügen. Mit OK bestätigst du die Auswahl und der Befehl ist dann in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.

    Ab sofort lässt sich ein Word-Dokument mit einem Klick automatisch formatieren, wenn auf der letzten Seite nur noch ein paar Zeilen übrig bleiben. Das Layout bleibt dabei erhalten.

  • Excel: Tabellen auch ohne Office öffnen

    Noch immer ist Excel bei den Nutzern die erste Wahl für die Erstellung von Tabellen. Aber auch ohne das Office-Programm lassen sich Excel-Dateien problemlos öffnen.

    Das einzige was man dazu benötigt, ist ein Google-Konto, dass notfalls schnell erstellt werden kann.

    Um eine Excel-Datei zu öffnen, rufst du in deinem Web-Browser die Seite spreadsheets.google.com auf und klickst oben links auf die Schaltfläche Neue Tabelle anlegen. Gegebenenfalls muss du dich noch mit deinen Zugangsdaten in deinem Google-Konto anmelden.

    Anschließend wählst du in der Menüleiste Datei | Importieren aus und wechselst im nächsten Dialogfenster zum Register Hochladen. Nun kannst du die betreffende Excel-Datei in das Feld Datei hierher ziehen um sie zu Google hochzuladen. Alternativ navigierst du über die Schaltfläche Datei von meinem Computer auswählen zum Speicherort dieser Datei.

    Im nachfolgenden Dialogfenster legst du noch fest, ob die neue Excel-Datei die Vorhandene ersetzten, oder eine neue Tabelle anlegen soll. Ein abschließender Mausklick auf Daten importieren schließt den Vorgang ab.

    Tipp:

    Nach diesem Vorbild lassen sich auch Power-Point-Präsentationen und Word-Dateien zu Google hochladen. Dazu wählst du auf der Seite spreadsheets.google.com oben links über den Drei-Balken-Button die Option Präsentationen oder Docs aus.

  • Word: Interessante Webseiten im Word-Format .docx speichern

    Möchtest du eine Webseite im Word-Format speichern, dann wirst du im Speicher-Dialog des Windows Explorers vergeblich nach dem *.docx-Format suchen. Über einen kleinen Umweg funktioniert das aber doch.

    Zunächst einmal speicherst du die betreffende Webseite im HTML-Format, Beispielsweise im Ordner Downloads.

    Dann startest du dein Word-Programm und rufst die gespeicherte Webseite über den Dialog Datei | Öffnen auf. Da Office Word kein Problem mit der Darstellung von HTML-Dateien hat, wird die Webseite anstandslos angezeigt.

    Nun kannst du das aktuelle Dokument mit der Webseite über den normalen Speicher-Dialog Datei | Speichern unter in einem beliebigen Verzeichnis ablegen. Vergiss dabei aber nicht, das Dateiformat *.docx auszuwählen.

    Hinweis

    Das Speichern von Webseiten im Word-Format klappt allerdings nur mit reinen HTML-Dokumenten reibungslos. Sind Java-Script oder vergleichbare Formatierungen auf der Seite vorhanden, gehen diese bei der Umformatierung verloren.

  • Word Online: Kopfzeile nur für die erste Seite eingeben

    Du verwendest die Textverarbeitung von Office 365 (Word Online) und möchtest nur auf der ersten Seite deines Dokuments eine Kopfzeile einrichten? Kein Problem!

    Öffne das betreffende Dokument, klicke in der Menüleiste auf Einfügen, und dann auf die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile. Im Aufklappmenü der Optionen wählst du den Befehl Erste Seite anders aus.

    Word startet nun die Registerkarte Erste Seite, in dem du nun den gewünschten Kopfzeilen-Text eintippst. Das Register Restliche Seiten kann ignoriert werden, da die Kopfzeile nur auf der ersten Seite erscheinen soll.

    Anschließend lässt sich das geänderte Dokument mit den üblichen Print-Befehlen ausdrucken.

    Ähnlich funktioniert dieser Tipp auch mit den anderen Word-Versionen.

  • Mehrere Word-Dokumente zu einer Datei zusammenführen

    Einzel-Dokumente zu einer Datei zusammen zu führen, kann zum Beispiel bei einer Archivierung sehr nützlich sein. Alle Schriftstücke einer Zeitspanne zusammengefasst, ist für eine schnelle und effiziente Suche sehr vorteilhaft. Bei Word ist die Zusammenführung mit ein paar Klicks schnell durchgeführt.

    Öffne in Word die Textdatei, die an erster Stelle der neuen Datei stehen soll. Wechsle dann in die Registerkarte Einfügen und klicke in der Gruppe Text auf auf den kleinen Pfeil von Objekt. Dann aktivierst du die Funktion Text aus Datei, die ein neues Dialogfenster mit dem Namen Datei einfügen öffnet.

    Hier wählst du mit gedrückter [Strg]-Taste nun alle Dokumente aus, die zusammengeführt werden sollen. Sobald du auf die Schaltfläche Einfügen klickst, werden alle Textdateien zu Einer zusammengefügt.