Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Word: Texte mit Bordmitteln übersetzen

    Der Chrome-Browser enthält einen eingebauten Translator, mit dem man einfach fremdsprachige Webseiten schnell und einfach übersetzen kann. So eine Funktion ist auch in Word, dem Textprogramm von Microsoft Office eingebaut.

    In älteren Word-Versionen ist sie zwar auch vorhanden, aber die Qualität ließ doch stark zu wünschen übrig.

    Seit Office 365 ist der eingebaute Übersetzer mittlerweile verwendungsfähig. Um ihn zu nutzen markierst du einfach den betreffenden Text, oder die Textstelle, öffnest per Rechtsklick das Kontextmenü und wählst den Eintrag Übersetzen aus.

    Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem der markierte Text im oberen Bereich bereits enthalten ist und die Sprache identifiziert wurde.

    Im unteren Bereich wählst du nun die Zielsprache aus, in die übersetzt werden soll. Klicke abschließend auf den Button Einfügen um den ursprünglichen Text durch die Übersetzung zu ersetzen. Natürlich kannst du den übersetzen Text auch an anderer Stelle des Dokuments einfügen. So erstellst du mit wenig Aufwand mehrsprachige Texte.

  • Sichere Ausweis-Kopie anlegen

    Jedes Jahr passiert es tausenden Urlaubern. Man verliert seinen Geldbeutel oder er wird gestohlen. Der Verlust des Geldes ist schon ärgerlich genug. Wenn aber der Reisepass oder der Ausweis ebenfalls weg sind, kommt man meist nicht mehr nach Hause. Für diesen Fall sollte jeder eine sichere Kopie der Ausweispapiere erstellen.

    Damit aber nicht genug. Man muss unterwegs auch in der Lage sein, jederzeit auf seine Ausweiskopien zugreifen zu können. Aber alles der Reihe nach.

    Ausweisdokumente digital verfügbar machen

    Zuerst scannst du beide Seiten deines Ausweises und speicherst sie auf deinem Computer. Anschließend erstellst du mit einem Komprimierungsprogramm (z. B. 7Zip) eine ZIP-Datei, die du mit einem sicheren Passwort verschlüsselst. Je nach Programm ist der zuständige Passwort-Schutz direkt im Komprimierungsdialog aktivierbar.

    Abschließend lädst du die verschlüsselte Ausweisdatei in deine Cloud (z. B. Google Drive) hoch, damit sie jederzeit online für dich verfügbar ist.

    Hinweis: Ein einfacher Ausdruck dieser Kopie ist keine legale Alternative. Sie dient bei der deutschen Auslandsvertretung nur als Identifikation deiner Person.

    Deutsche Auslandsvertretungen helfen

    Wenn du dich im Verlustfall deiner Ausweispapiere im Ausland befindest, wird dir die örtliche Polizei keinen gültigen Ersatz ausstellen können. Dafür sind die deutschen Auslandsvertretungen zuständig. Das Verzeichnis aller deutschen Konsulate und Botschaften inklusive Kontaktdaten findest du auf der Webseite des Auswärtigen Amtes.

  • Dateiaustausch 200 mal schneller als Bluetooth

    Der Austausch von Bildern, Videos und anderen Dateien zwischen zwei Handys erfolgt in der Regel immer noch per Bluetooth. Allerdings ist diese Datenverbindung ziemlich langsam. Schneller geht´s mit Messengern wie WhatsApp, Telegram oder Threema. Doch hier sind die Dateimengen begrenzt. Der mobile Browser Opera Mini nutzt zum Datenaustausch die WLAN-Funktion der Smartphones, die bis zu 200 mal schneller ist, als Bluetooth!

    Wer macht´s möglich? Die Norweger!

    Damit der Datenaustausch per WLAN funktioniert, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein. Beide Smartphones müssen sich in der Nähe befinden und die aktuelle Version des Opera Mini installiert haben.

    Dateien senden

    Der Absender wählt im Hauptmenü des Opera Mini (Opera-Symbol) die Option Dateifreigabe, die ihrerseits einen QR-Code erstellt, die der Empfänger mit seinem Gerät scannen muss.

    Opera Mini erzeugt dadurch ein privates Netzwerk damit die Daten schnell und sicher übermittelt werden können.

    Danach wählt der Absender die Datei(en) aus, die übermittelt werden sollen. Der Dateiempfang funktioniert automatisch und der Absender erhält einen entsprechenden Hinweis, wenn die Übermittlung erfolgreich war. Übertragene Dateien werden im Browser-Tab Empfangen angezeigt und im entsprechenden Geräteordner gespeichert.

    Vorteile und Nachteile

    Ein weiterer Vorteil dieser Variante ist, dass Opera Mini die Daten so stark komprimiert (bis zu 90 Prozent), was ebenfalls zu einer schnelleren Übertragungsrate beiträgt. Außerdem ist diese Funktion auch ohne aktive Internetverbindung nutzbar.

    Wie auch bei den anderen Opera-Produkten, ist ein eingebauter Werbeblocker ebenfalls vorhanden. Der einzige Nachteil des Opera Mini ist, dass er (derzeit) leider nur für Android-Geräte verfügbar ist.

  • Blitzschnelle Konvertierung von Dateien

    Man muss nicht lange suchen, um Dateikonvertierungsprogramme im Internet zu finden. Manche erfordern eine Installation, andere versehen ihre Arbeit als Onlinedienst. Auch wir haben in der Vergangenheit bereits über Konvertierungsprogramme berichtet. Aber wie es sich mit meist kostenlosen Programmen verhält, sie verschwinden wenn der Anbieter seine Arbeit oder den Support einstellt. Trotzdem finden wir immer wieder gute und zuverlässige neue Produkte. So wie dieses kleine Multitalent.

    Das Tool Converter Bot ist ebenfalls ein Gratis-Programm und im Microsoft Store sowie über die Webseite des Anbieters erhältlich.

    Converter Bot ist ausschließlich mit Windows 10 kompatibel. Um Text- oder Bilddateien in andere Formate zu konvertieren, startest du das Tool und ziehst die Ursprungsdatei per Drag & Drop einfach in das Programmfenster. Dann wählst du nur noch das Ziel-Format aus.

  • Word-Dokumente papiersparend drucken

    Beim Erstellen von Word-Dokumenten bleiben oft auf der letzten Seite nur ein paar Textzeilen übrig. Gerade bei einem Brief sieht das nicht besonders gut aus. Eine manuelle Umformatierung ist meist mit etlichen Arbeitsschritten verbunden. Aber es geht auch automatisch. Der Befehl Um eine Seite verkleinern ist aber gut versteckt.

    Damit der Befehl Um eine Seite verkleinern nicht jedes Mal aufgerufen werden muss, kannst du ihn problemlos der Schnellzugriffsleiste hinzufügen.

    Klicke in der kleinen, blauen Schnellzugriffsleiste auf den kleinen Pfeil und öffne die Option Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Anschließend wählst du im Menü Weitere Befehle | Befehle auswählen | Alle Befehle aus.

    Scrolle in der Auswahlliste bis zum Eintrag Um eine Seite verkleinern. Markiere ihn und klicke auf den Button Hinzufügen. Mit OK bestätigst du die Auswahl und der Befehl ist dann in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.

    Ab sofort lässt sich ein Word-Dokument mit einem Klick automatisch formatieren, wenn auf der letzten Seite nur noch ein paar Zeilen übrig bleiben. Das Layout bleibt dabei erhalten.

  • Standard-Speicherort für Office-Dokumente ändern

    Standardmäßig werden alle neu erstellten Office-Dokumente im Ordner Dieser PC | Dokumente gespeichert. Du kannst aber auch einen anderen Standardspeicherort festlegen.

    Dazu startest du das betreffende Office-Programm (Word, Excel, etc.) und klickst auf Datei | Optionen. Im Dialogfenster der Optionen wählst du auf der linken Seite die Kategorie Speichern aus.

    Im Bereich Lokaler Standardspeicherort lässt sich über die Schaltfläche Durchsuchen nun ein neuer Standardspeicherort auswählen. Abschließend bestätigst du die Änderung mit einem Klick auf den Button OK. Das war´s schon.

  • Word: Excel-Tabelle als Verknüpfung einfügen

    Excel-Tabellen lassen sich per Drag & Drop ziemlich einfach in Word-Dokumente einfügen. Der Nachteil: Wird die Original-Tabelle geändert, erfolgt keine Aktualisierung in der Word-Tabelle. Um dies zu erreichen, muss das Einfügen in Word als Verknüpfung erfolgen.

    Sollte Excel auf deinem Rechner geöffnet sein, beende das Programm zunächst und starte Word.

    Um die gewünschte Tabelle einzufügen, öffne das Register Einfügen, klicke im Bereich Text auf den kleinen Pfeil der Option Objekt und wähle im Auswahlmenü Objekt aus.

    Wechsle zum Register Aus Datei erstellen und klicke auf den Button Durchsuchen, um die Exceltabelle auszuwählen. Bestätige deine Auswahl mit der Schaltfläche Einfügen und aktiviere die Option Verknüpfen. Mit dem Button OK bestätigst du den Arbeitsschritt und die Tabelle wird in das Word-Dokument eingefügt.

    Um die eingefügte Excel-Tabelle zu bearbeiten, öffnest du sie am besten direkt per Doppelklick in Word. Dadurch öffnet sich die Ursprungstabelle und du kannst sie wie gewohnt bearbeiten.

    Speichere dann die Änderungen und schließe die Exceltabelle. Zurück in Word, führst du einen Rechtsklick auf die Tabelle aus und wählst im Kontextmenü Verknüpfung aktualisieren. Dadurch werden alle Änderungen ins Word-Dokument übertragen.

    Hinweis

    Der letzte Schritt, die Aktualisierung der Verknüpfung, muss in jedem Falle durchgeführt werden, das Word die Inhalte der Dokumente nicht automatisch aktualisiert.

  • Word druckt keine integrierten Bilder?

    Man macht sich mit der Erstellung eines bebilderten Word-Dokuments jede Menge Arbeit und am Schluß verweigert Word den Ausdruck von Bildern. Das ist ärgerlich und die Fehlersuche erfordert zusätzlichen Zeitaufwand. Wenn man weiß, wo man suchen soll, ist der Fehler aber schnell behoben.

    Word-Optionen kontrollieren

    Meistens liegt die Ursache in falsch eingestellten Word-Optionen. Klicke auf Datei | Optionen und wechsle in die Kategorie Anzeige.

    Im Bereich Druckoptionen kontrollierst du die beiden Einstellungen In Word erstellte Zeichnungen drucken und Hintergrundfarben und -bilder drucken. Sind die beiden Optionen deaktiviert, dann setze die Häkchen in die betreffenden Checkboxen und bestätige die Änderungen mit OK.

    Anderes Format wählen

    Wenn die Bilder beim Drucken immer noch fehlen, dann wiederhole den Speichervorgang und wähle ein etwas älteres Word-Format (z. B. Word 97-2003-Dokument *.doc) aus. Auch das Konvertieren der Bilder in ein anderes Format kann zur Lösung des Problems beitragen.

  • Spaltenüberschriften auf jeder Word-Seite wiederholen

    Beim Anlegen von umfangreichen Tabellen in Word-Dokumenten lässt sich die Übersicht wesentlich erhöhen, wenn die Spaltenüberschriften auch auf der zweiten sowie allen anderen Seiten angezeigt werden.

    Um den Überschriftentext auf die Folgeseiten zu übertragen, öffnest du das betreffende Word-Dokument, markierst die Zeile mit den Überschriften und klickst diese mit der rechten Maustaste an.

    Im Kontextmenü wählst du dann die Tabelleneigenschaften aus und wechselst zum Register Zeile. Aktiviere hier die Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen und bestätige die Änderung abschließend mit dem Button OK.

    Das war´s auch schon.

  • Einzelne Excel-Zellen von der Sperrung der Arbeitsmappe ausschließen

    Jeder der sich intensiv mit Excel befasst, weiß wie mühselig die Erstellung und Verwendung von Formel ist. Umso wichtiger ist es, dass du deine Arbeit gegen unberechtigtes Kopieren oder Verändern schützt. Dazu gibt es ja die Excel-Funktion Blatt schützen. Benötigst du aber trotzdem ein paar Felder, die bearbeitet werden sollen, kannst du einzelne Zellen von der Sperrung ausschließen.

    Schritt 1: Freizugebende Zellen definieren

    Und das geht so: Starte Excel, rufe die betreffende Tabelle auf, oder erstelle sie neu. Dann markierst du die Zellen, die von der Sperrung ausgenommen werden sollen und drückst dann die Tastenkombination [Strg][1].

    Dadurch öffnet sich der Dialog Zelle formatieren, in dem du anschließend auf der Registerkarte Schutz das Häkchen bei der Option Gesperrt entfernst und die Änderung mit OK bestätigst.

    Schritt 2: Restliches Arbeitsblatt sperren

    Um das übrige Arbeitsblatt zu sperren, wechselst du in der Menüleiste zum Eintrag Überprüfen und klickst auf die Schaltfläche Blatt schützen. Das nachfolgende Dialogfenster bestätigst du einfach nur mit OK ohne Änderungen vorzunehmen.

    Es empfiehlt sich aber, in dem Dialogfenster ein Passwort für die Entsperrung festzulegen um die Sicherheit gegen unbefugte Änderung zu erhöhen.