Google Docs, das Tool zum Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten, ist schon eine tolle Sache. Unterwegs lässt sich so die Arbeitszeit sinnvoll nutzen und die Korrespondenz ist erledigt, wenn man am Ziel ankommt. Doch leider ist nicht überall der Aufbau einer stabilen Internetverbindung möglich. Glücklicherweise enthält Google Docs eine Offline-Funktion, die standardmäßig aber deaktiviert ist.
Schlagwort: dokumente
Bis zu 5 GB Daten bequem und sicher online versenden
Datenversand in größeren Mengen ist per E-Mail immer ein Problem. Zumindest für die Nutzer von Freemail-Accounts. Zwar kann man die Daten auch über einen der Cloud-Anbieter mit anderen Personen teilen, aber dazu muss man auch bei dem Richtigen registriert sein. Wer unregelmäßig oder an viele verschiedene Personen größere Datenmengen versenden will, der muss eine andere Möglichkeit wählen: Postalischen Versand von Wechseldatenträgern oder einen Onlinedienst wie WeSendit.
Dokumente mit dem Handy oder Tablet scannen und auf Google Drive hochladen
Die Idealvorstellung vom komplett papierlosen Büro wird wohl noch eine ganze Weile auf sich warten lassen. Vieles lässt sich zwar schon jetzt elektronisch erledigen, aber doch nicht alles. Insbesondere dann, wenn man unterwegs ist und auf wichtige Dokumente stößt, die es zu bearbeiten und zu digitalisieren gilt. Man muß die Dokumente kopieren (lassen) und sie am besten direkt per Fax in die Firma senden. Mit einem Tablet oder einem Smartphone und der App Google Drive geht das aber wesentlich einfacher und vor allem viel schneller.
Google Drive: Einblick in unterschiedliche Dokumente über die Dateivorschau erhalten
Im Cloudspeicher Google Drive abgelegte Dokumente, Tabellen und Präsentationen sehen in der Thumbnail-Vorschau oft sehr ähnlich aus. Wenn dann auch noch die Dateinamen zur Identifikation nicht ausreichen, klickt man sich mühselig durch die Ablage, um das gewünschte Dokument zu finden. Die Vorschaufunktion von Google Drive ist aber in der Lage, mehrere unterschiedliche Dateitypen in einem Arbeitsgang zu präsentieren.
Google Drive: Bei freigegebenen Dateien den Download verhindern
Dateien in der Cloud mit anderen Menschen oder Firmen zu teilen, ist immer mit einem Risiko behaftet. Dateien können heruntergeladen und weiter verteilt werden, ohne dass man später darauf Einfluss nehmen kann. Deshalb ist es wichtig, nicht jedem den Download dieser Daten zu erlauben. Bei Google Drive gibt es glücklicherweise dafür eine Funktion in den Einstellungen.
Standardspeicherordner bei Word und Excel ändern
Bei Word und Excel ist der Standard-Speicherordner „Eigene Dokumente“ festgelegt. Da aber die wenigsten Nutzer hier alle Dokumente unsortiert ablegen, sondern thematische Unterordner anlegen, ist diese Funktion nicht so optimal. Wer häufig Dokumente gleicher Kategorie anlegt, bei dem lohnt sich auch die Änderung des Standard-Speicherpfades. Mit wenigen Mausklicks ist dieser schnell geändert.
Windows Desktop: Fehlende Icons wie Netzwerk oder Systemsteuerung ergänzen und Symbole ändern
Auf der Arbeitsoberfläche von Windows gibt es meist nur das Papierkorbsymbol. Wenn Sie bereits mit früheren Windows-Versionen gearbeitet haben, vermissten Sie sicherlich die Symbole für den Internet Explorer, die eigenen Dateien oder das Netzwerk. Die gute Nachricht: die fehlenden Symbole können Sie ganz leicht nachrüsten.
Google Probleme: Im Google-Kontrollzentrum herausfinden ob und warum Google Mail, Drive und andere Dienste nicht funktionieren
Von Google ist man es eigentlich gewohnt, dass alle Dienste wie Mail, Drive oder Office reibungslos funktionieren. Das ist aber nicht immer so. Mitunter knirscht es im Google-Gebälk und einzelne Dienste wie Google Mail fallen aus. Wenn mal wieder einer der Google-Dienste nicht mehr funktioniert, können Sie ganz einfach herausfinden, ob es a) stimmt und b) woran es liegt.