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Google Docs unterwegs offline bearbeiten
Google Docs, das Tool zum Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten, ist schon eine tolle Sache. Unterwegs lässt sich so die Arbeitszeit sinnvoll nutzen und die Korrespondenz ist erledigt, wenn man am Ziel ankommt. Doch leider ist nicht überall der Aufbau einer stabilen Internetverbindung möglich. Glücklicherweise enthält Google Docs eine Offline-Funktion, die standardmäßig aber deaktiviert ist.
Zum Einschalten der Offline-Funktion rufst du in deinem Browser, zum Beispiel dem Chrome, Google Docs auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an.
Oben links klickst du auf das Drei-Balken-Icon und öffnest die Einstellungen. Anschließend aktivierst du den Schalter der Offline-Funktion und bestätigst die Änderung mit OK.
In den Dokumenten die offline verfügbar sein sollen, klickst du auf das Drei-Punkte-Symbol und aktivierst dann die Option Offline verfügbar. Nun lassen sich die Dokumente offline bearbeiten und lokal auf dem Notebook speichern.
Wenn zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine Internetverbindung besteht, werden die Dokumente synchronisiert.
Hinweis
Google Docs offline ist auf 4000 Dokumente oder maximal fünf Gigabyte beschränkt. Je nachdem, welcher Fall zuerst eintritt.
Bis zu 5 GB Daten bequem und sicher online versenden
Datenversand in größeren Mengen ist per E-Mail immer ein Problem. Zumindest für die Nutzer von Freemail-Accounts. Zwar kann man die Daten auch über einen der Cloud-Anbieter mit anderen Personen teilen, aber dazu muss man auch bei dem Richtigen registriert sein. Wer unregelmäßig oder an viele verschiedene Personen größere Datenmengen versenden will, der muss eine andere Möglichkeit wählen: Postalischen Versand von Wechseldatenträgern oder einen Onlinedienst wie WeSendit.
Der schweizer Dienst WeSendit.com ermöglicht einen Datenversand von bis zu 20 GB. In der kostenlosen Version lassen sich lediglich fünf Gigabyte auf einen Schlag an maximal 15 Empfänger versenden. Die Daten werden von WeSendit mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gegen den Zugriff Dritter versehen. Nach eigenen Angaben hat auch der Anbieter keinen Zugriff auf die verschlüsselten Dateien.
Die Bedienung ist sehr einfach. Zuerst auf die Schaltfläche + Dateien hinzufügen klicken und die betreffenden Daten aussuchen. Dann gibst du die E-Mail-Adresse des Empfängers und darunter deine eigene E-Mail-Adresse ein. Optional kannst du auch noch eine kurze Nachricht in das Textfeld eintippen. Der Button Senden schickt dem/den Empfänger(n) den Downloadlink und dir eine Sendebestätigung.
Wenn du den Downloadlink lieber über einen Messenger (z. B. WhatsApp) oder ein soziales Netzwerk wie Facebook versenden möchtest, dann klickst du links unten auf den Link-Button mit dem Ketten-Symbol.
Die Schaltfläche Link kopieren verschiebt den Downloadlink in den Zwischenspeicher deines Computers. Besonders vorteilhaft ist diese Variante für mobile Geräte, wie Smartphones oder Tablets.
Wer mehr Daten versenden will oder mehr Empfänger erreichen möchte, der kann zu den Premium-Accounts greifen. Für 7,90 US-Dollar monatlich beziehungsweise 9,90 US-Dollar, erhältst du noch weitere Funktionen wie ein Adressbuch oder eine längere Aufbewahrungsfrist der gesendeten Daten.
Im Free-Account werden gesendete Daten nur sieben Tage gespeichert, danach wird automatisch gelöscht.
Dokumente mit dem Handy oder Tablet scannen und auf Google Drive hochladen
Die Idealvorstellung vom komplett papierlosen Büro wird wohl noch eine ganze Weile auf sich warten lassen. Vieles lässt sich zwar schon jetzt elektronisch erledigen, aber doch nicht alles. Insbesondere dann, wenn man unterwegs ist und auf wichtige Dokumente stößt, die es zu bearbeiten und zu digitalisieren gilt. Man muß die Dokumente kopieren (lassen) und sie am besten direkt per Fax in die Firma senden. Mit einem Tablet oder einem Smartphone und der App Google Drive geht das aber wesentlich einfacher und vor allem viel schneller.
Google Drive enthält eine Funktion mit der Dokumente gescannt und direkt in die Cloud hochgeladen werden können.
Du startest einfach nur deine App Google Drive und tippst auf den roten Button mit dem Pluszeichen.
Danach wählst du die Option Scannen…
…und drückst auf den Auslöser.
Bevor du das gescannte Dokument zu Google Drive hochlädst, kannst du es mit den Tools in der Kopfzeile noch bearbeiten und auf die richtige Größe zuschneiden.
Mit den Schaltflächen in der Fußzeile (v.l.n.r.) fügst du weitere Seiten hinzu, wiederholst die Aufnahme oder bestätigst den Scan. Mit der Bestätigung wird das Foto automatisch in das PDF-Format konvertiert und in die Cloud hochgeladen.
Anschließend kannst du es wie bei Google Drive üblich, mit anderen Nutzern teilen und/oder weiter bearbeiten.
Google Drive: Einblick in unterschiedliche Dokumente über die Dateivorschau erhalten
Im Cloudspeicher Google Drive abgelegte Dokumente, Tabellen und Präsentationen sehen in der Thumbnail-Vorschau oft sehr ähnlich aus. Wenn dann auch noch die Dateinamen zur Identifikation nicht ausreichen, klickt man sich mühselig durch die Ablage, um das gewünschte Dokument zu finden. Die Vorschaufunktion von Google Drive ist aber in der Lage, mehrere unterschiedliche Dateitypen in einem Arbeitsgang zu präsentieren.
Dazu rufst du nur dein Google-Drive-Account auf und markierst die Elemente per Mausklick und gedrückter [Strg]-Taste, die in der Vorschau angezeigt werden sollen. Dabei musst du nicht darauf achten, ob des Docs, Tabellen oder Präsentationen sind.
In der Bearbeitungsleiste klickst du auf das Icon mit dem Auge um die Vorschau aller ausgewählten Dokumente zu starten. Mit den seitlichen Pfeil-Symbolen schaltest du zwischen den Dokumenten hin und her.
Google Drive: Bei freigegebenen Dateien den Download verhindern
Dateien in der Cloud mit anderen Menschen oder Firmen zu teilen, ist immer mit einem Risiko behaftet. Dateien können heruntergeladen und weiter verteilt werden, ohne dass man später darauf Einfluss nehmen kann. Deshalb ist es wichtig, nicht jedem den Download dieser Daten zu erlauben. Bei Google Drive gibt es glücklicherweise dafür eine Funktion in den Einstellungen.
Neue Funktion erst im Juli 2015 verfügbar
Diese Option gab es bei Google Drive früher nicht, sie wird erst im Juli 2015 verfügbar sein. Außerdem kann es eine gewisse Zeit dauern, bis die Implementierung bei allen Usern erfolgt ist und die Funktion in deinem Account sichtbar ist.
Regeländerung über das Freigabemenü
Das Verhindern des Downloads einer Datei wird über das Kontextmenü über den Freigabe-Dialog erreicht. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei, wähle im Kontextmenü Freigeben aus…
…und anschließend die Option Erweitert.
Im Fenster der Freigabeeinstellungen aktivierst du in den Eigentümereinstellungen die Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren.
Die Schaltfläche Änderungen speichern übernimmt die neuen Einstellungen für das ausgewählte Dokument.
Für eine weitere Verschärfung der Freigaberegeln aktivierst du am besten ebenfalls die darüberliegende Option Bearbeiter dürfen weder die Zugriffsberechtigung ändern noch neue Personen hinzufügen.
Aber Achtung!
Wer einer Person Schreibrechte einräumt, bei dem wird das Herunterladen, Drucken und Kopieren auch wieder möglich.
Standardspeicherordner bei Word und Excel ändern
Bei Word und Excel ist der Standard-Speicherordner „Eigene Dokumente“ festgelegt. Da aber die wenigsten Nutzer hier alle Dokumente unsortiert ablegen, sondern thematische Unterordner anlegen, ist diese Funktion nicht so optimal. Wer häufig Dokumente gleicher Kategorie anlegt, bei dem lohnt sich auch die Änderung des Standard-Speicherpfades. Mit wenigen Mausklicks ist dieser schnell geändert. Die Änderung des Standard-Speicherordners ist aber erst seit der Office-Version 2007 möglich.
Standard-Speicherort einfach und schnell ändern
Starten Sie dazu Ihr Word-Programm und klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Optionen“. Im Dialogfenster der „Word-Optionen“ rufen Sie die Kategorie „Speichern“ auf. Ändern Sie bei der Option „Lokaler Standardspeicherort für Datei“ den Speicherpfad. Dazu können Sie den Button „Durchsuchen“ nutzen, der den Windows-Explorer öffnet. Haben Sie den gewünschten Ordner festgelegt, klicken Sie zu Bestätigung auf „OK“.
Fehlende Schaltfläche bei Excel
Bei Excel sind die Arbeitsschritte nahezu identisch. Hier fehlt nur der Button „Durchsuchen“ und der Speicherort muss eingetippt werden. Einfacher ist es jedoch, den neuen Speicherpfad komplett zu kopieren und einzufügen.
Neuen Ordner als Pfad in die Zwischenablage kopieren
Dafür rufen Sie den Windows-Explorer auf und navigieren zum zukünftigen „Standard-Speicherordner“. Drücken und halten Sie die Taste [Umschalt] und öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Die Option „Als Pfad kopieren“ kopiert den kompletten Speicherpfad in die Zwischenablage.
Dann wechseln Sie wieder in das Dialogfenster der „Excel-Optionen“ und hier fügen Sie mit einem Rechtsklick den Speicherpfad in die Option „Lokaler Standardspeicherort für Datei“ ein.
Mit „OK“ wird die Änderung in Excel gespeichert und der Standard-Speicherordner ist geändert.
Windows Desktop: Fehlende Icons wie Netzwerk oder Systemsteuerung ergänzen und Symbole ändern
Auf der Arbeitsoberfläche von Windows gibt es meist nur das Papierkorbsymbol. Wenn Sie bereits mit früheren Windows-Versionen gearbeitet haben, vermissten Sie sicherlich die Symbole für den Internet Explorer, die eigenen Dateien oder das Netzwerk. Die gute Nachricht: die fehlenden Symbole können Sie ganz leicht nachrüsten.
Systemsteuerung, Eigene Dateien und mehr auf dem Desktop
1. Klicken Sie auf die Start-Schaltfläche, und wählen Sie den Befehl „Systemsteuerung“. Bei Windows 8 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Windows-Logo und dann auf „Systemsteuerung“.
2. Anschließend klicken Sie auf „Darstellung und Anpassung“ und dann auf „Anpassung“.
3. Mit einem Mausklick auf „Desktopsymbole ändern“ gelangen Sie in das Dialogfenster zum Ändern der Arbeitsoberflächensymbole.
4. Im oberen Bereich des Fensters stimmen Sie, welche Symbole standardmäßig auf der Arbeitsoberfläche erscheinen sollen. Empfehlenswert sind die Symbole „Computer“, „Benutzerdateien“ und „Papierkorb“.
5. Sie können sogar selbst bestimmen, wie die Symbole aussehen sollen. Um ein Symbol zu ändern – etwa für den Computer -, klicken Sie im unteren Teil des Dialogfensters auf das entsprechende Icon und anschließend auf die Schaltfläche „Anderes Symbol“.
6. Im nächsten Fenster wählen Sie das gewünschte Symbol per Mausklick aus und schließen Sie das Fenster mit OK.
Sollten Ihnen die neuen Symbole nicht gefallen, können Sie per Mausklick auf „Wiederherstellen“ wieder die Standardsymbole von Windows aktivieren.
7. Schließen Sie das Dialogfenster per Klick auf OK. Auf der Arbeitsoberfläche erscheinen jetzt die neuen Symbole.
Google Probleme: Im Google-Kontrollzentrum herausfinden ob und warum Google Mail, Drive und andere Dienste nicht funktionieren
Von Google ist man es eigentlich gewohnt, dass alle Dienste wie Mail, Drive oder Office reibungslos funktionieren. Das ist aber nicht immer so. Mitunter knirscht es im Google-Gebälk und einzelne Dienste wie Google Mail fallen aus. Wenn mal wieder einer der Google-Dienste nicht mehr funktioniert, können Sie ganz einfach herausfinden, ob es a) stimmt und b) woran es liegt.
Google down? Das Google-Kontrollzentrum verrät es
Google hat hierzu eine Art Kontrollzentrum eingerichtet. Unter der Adresse www.google.com/appsstatus gibt eine Statusseite, die den aktuellen „Gesundheitszustand“ der einzelnen Google-Dienste anzeigt, darunter:
- Google Mail
- Google Kalender
- Google Talk
- Google Drive
- Google Documents
- Google Spreadsheets
- Google Drawing
- Google Sites
- Google Video for business
- Google Groups
- Admin control panel / API
- Postini Services
Die Ampelfarben zeigen an, wie es derzeit um den jeweiligen Dienst steht. Bei Grün ist alles im grünen Bereich; Probleme sind orange oder rot (kompletter Ausfall) markiert. Die Kalenderansicht zeigt, wann es zu welchen Problemen gekommen ist.
Gab es ein Problem, zeigt ein Klick auf den orangefarbenen oder roten Button, wo der Hase im Pfeffer lag, wie lange das Problem anhielt und welche Lösung es gab – meist inklusive Link zu einer PDF-Datei mit ausführlichen technischen Details („Google Apps Incident Report“).
“Google Drive” mit einem Trick im Startmenü von Windows 7 doch verankern
Im Startmenü lassen sich normalerweise nur Programme für einen schnelleren Zugriff verankern. Ordner wie beispielsweise „Google Drive“ bleiben außen vor. Diese können dann aber an die Taskleiste angepinnt werden. Was aber, wenn die Taskleiste schon voll ist? Dann greift man für die Startmenü-Verknüpfung zu folgendem Trick:
Zweckentfremden Sie einfach ein ungenutztes Startmenüelement. Hört sich kompliziert an, ist es aber wirklich nicht.
Als erstes klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den „Start“-Button und wählen im Kontextmenü „Eigenschaften“ aus.
Im nachfolgenden Dialogfenster wechseln Sie zum Register „Startmenü“ und klicken dort auf den Button „Anpassen“.
Im Fenster von „Startmenü anpassen“ suchen Sie den Eintrag „TV-Aufzeichnungen“ und aktivieren die Option „Als Verknüpfung anzeigen“.
Danach bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und schließen auch das Hauptfenster per Klick auf den Button „OK“.
Rufen Sie nun das Startmenü wieder auf und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü der „neuen“ Verknüpfung „TV-Aufzeichnungen“ und wählen den Eintrag „Eigenschaften“.
Im neuen Dialogfenster klicken Sie auf der Registerkarte „Bibliothek“ auf die Schaltfläche „Ordner hinzufügen“.
Navigieren Sie anschließend über den Windows-Explorer zum gewünschten Ordner (hier: Google Drive), markieren den Ordner und bestätigen Sie die Auswahl mit „Ordner aufnehmen“.
Zurück im Hauptfenster der Eigenschaften markieren Sie die Bibliothek „Öffentliche TV-Aufzeichnungen“ (Recorded TV) und löschen den Eintrag mit der Schaltfläche „Entfernen“.
Je nachdem welche Dateien in Google Drive gespeichert werden sollen, können Sie im Bereich „Diese Bibliothek optimieren für:“ entsprechende Eigenschaften auswählen.
Zur Verfügung stehen hier folgende Optimierungen:
- Allgemeine Elemente
- Dokumente
- Musik
- Bilder
- Videos
Wechseln Sie nun zum Register „Allgemein“. Ändern Sie den Namen der Verknüpfung nach eigenen Vorstellungen. Hier ist wohl der Name „Google Drive“ am besten. Bestätigen Sie abschließend alle Änderungen mit „OK“.
Rufen Sie nun das Startmenü auf…
…wurde die „TV-Aufzeichnung“ gegen „Google Drive“ ersetzt. Nun gelangen Sie direkt zu Ihrem gewünschten Ordner.
USB Oblivion: Daten und Spuren aller jemals eingesteckten USB-Sticks entfernen
Beim Einstecken von USB-Sticks speichert Windows etliche Daten zur späteren Wiedererkennung. Darunter beispielsweise zugewiesene Partitionsbuchstaben und die Seriennummer. Die Datenmenge ist zwar nicht besonders groß, aber es führt mit der Zeit zu einer ganzen Menge Datenmüll. Einfache und schnelle Hilfe leistet das kleine kostenlose Tool „USB Oblivion“.
In der Regel kommen Rechner und Notebooks mit den USB-Daten ohne große Leistungseinbrüche klar. Also warum löschen? Bis es zu einer kritischen Speicherbelegung kommt, dauert es mit Sicherheit mehrere Jahre.
Aber gerade bei Arbeitgebern wird es nicht gerne gesehen, externe, von der IT-Abteilung nicht geprüfte Speichermedien zu verwenden. Der häufigste Grund ist hier die Gefahr von Datendiebstahl oder eine Virenweitergabe durch infizierte USB-Sticks.
Haben Sie dennoch einen privaten USB-Stick benutzt um die private Korrespondenz zu speichern, oder haben Sie Fotos den Kollegen gezeigt, dann können Sie mit dem Tool „USB Oblivion“ die verräterischen Daten wieder vom Computer entfernen. Das Programm ist mit 500 Kilobyte nicht besonders groß und kommt ohne Installation aus.
Und so funktioniert´s: Rufen Sie die Webseite code.google.com/p/usboblivion auf , und klicken Sie auf die Registerkarte „Downloads“.
Das Tool ist als ZIP-Datei für 32-Bit-Systeme und für 64-Bit-Betriebssysteme erhältlich. Laden Sie die für Sie passende Version im nächsten Fenster herunter, und speichern Sie sie an einem Ort Ihrer Wahl. Nur nicht auf einem USB-Stick, da sie vor dem Löschvorgang entfernt werden müssen.
Anschließend entpacken Sie die ZIP-Datei…
…und starten das Programm mit einem Doppelklick auf die Startdatei.
Der erste Reinigungsvorgang ist nur eine Simulation und löscht noch keine Daten. Standardmäßig ist hier die Option „Save backup .reg-file“ aktiviert. Sie speichert für eine eventuelle Wiederherstellung die zu löschenden Daten in der Bibliothek „Dokumente“. Klicken Sie auf „Clean“ um die Simulation zu starten. Eventuell noch angeschlossene USB-Sticks werden erkannt und Sie werden aufgefordert diese zu entfernen. In diesem Fall klicken Sie erneut auf „Clean“.
Nach ein paar Sekunden ist der simulierte Löschvorgang durchgeführt und wird entsprechend im Statusfenster mit einem abschließenden „Done.“ quittiert. Für die endgültige Löschung aktivieren Sie jetzt die Option „Do real clean (simulation otherwise)“. Die Backup-Option können Sie eigentlich deaktivieren, da sie nur eine weitere Sicherheitskopie erstellen würde. Eine Sicherheitskopie wurde schon durch die Simulation erstellt. Für die endgültige Löschung klicken Sie auf „Clean“.
Die Löschung wird – wie bei der Simulation auch – entsprechend quittiert.
Die Sicherheitskopie ist nun in der Bibliothek im Ordner „Dokumente“ abgelegt und kann zur Wiederherstellung des Urzustandes verwendet werden.
Bei Bedarf löschen Sie einfach die Sicherheitskopie um alle „Beweise“ zu vernichten.