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Excel Dublettenfinder: Doubletten und doppelte Einträge in Listen finden

Datensätze, die mehrfach in einer Tabelle vorkommen, können die schönsten Kalkulationen zunichte machen. Es reicht aus einmal kurz nicht aufzupassen und schon werden die Ergebnisse total verfälscht. Insbesondere wenn Sie Daten aus mehreren Quellen in einer Datei zusammenführen, kann es schnell passieren, dass Datensätze doppelt oder dreifach vorkommen. Um mögliche Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, die Dubletten vor der Auswertung aufzuspüren und zu entfernen.

Doppelte Einträge finden mit „Dublettenfinder.xla“

Um doppelte Datensätze in Excel schnell und einfach zu finden, können Sie das Add-in „Dublettenfinder.xla“ installieren. Für die Installation müssen Sie nur doppelt auf die heruntergeladene Datei klicken und die Sicherheitswarnung mit „Makros aktivieren“ beantworten.

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Nach der Installation steht Ihnen ein neues Kommando zur Verfügung, mit dem Sie Dubletten einfach aufspüren und falls erforderlich auch direkt löschen können. Das Kommando „Dubletten finden“ filtert die Einträge aus der Liste und kann so die bestehenden Datenbestände bereinigen.

Damit es funktioniert, muss die Tabelle als gefilterte Liste vorliegen. Ist das noch nicht der Fall, markieren Sie die Tabelle und klicken im Menüband „Daten“ auf „Filtern“. In älteren Versionen rufen Sie den Befehl „Daten | Filter | AutoFilter“ auf.

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Nach einem Klick auf den Befehl „Dubletten (doppelte Einträge) finden“ (zu finden im Menü bzw. Menüband „Add-Ins“) zeigt Excel alle Datenfelder der List an. Sie können nun auswählen, in welchen Feldern nach Dubletten gesucht werden soll. Nach der Auswahl der gewünschten Felder können Sie zudem noch festlegen ob doppelte Eintragungen automatisch gelöscht werden sollen. Dabei sollten Sie jedoch bedenken, dass dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Legen Sie deshalb vorab am besten eine Sicherheitskopie der betreffenden Arbeitsmappe an.

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Sofern Sie die Option mit dem automatischen Löschen ausgeschaltet lassen, wird durch das Tool ein neues Arbeitsblatt erstellt. Dieses befindet sich in derselben Arbeitsmappe. Auf diesem Arbeitsblatt werden alle Einträge aufgelistet, die doppelt vorhanden sind.

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CCleaner File Finder: Doppelte Dateien finden und löschen

Selbst die größte Festplatte ist irgendwann randvoll. Oft passiert das deshalb so schnell, weil es auf der Festplatte jede Menge doppelte Dateien gibt. Und zwar schneller als man denkt. Da wird mal eben ein mehrere Gigabyte großer Film kopiert und vergessen die Kopie wieder zu löschen. Oder Dateien werden mehrfach heruntergeladen und an verschiedenen Stellen doppelt abgelegt. Passiert das häufiger, ist die Festplatte ruck, zuck voll. Doch es gibt ein Gegenmittel. Mit dem Gratisprogramm CCleaner können Sie blitzschnell die Dubletten ausfindig machen und löschen.

Doppelte Dateien = Platzverschwender

Seit der Version 4 kann CCleaner doppelte Dateien auf der Festplatte finden. Um mit dem kostenlosen Optimierer CCleaner die doppelten Dateien aufzuspüren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Installieren Sie zunächst von der Downloadseite www.piriform.com/ccleaner die aktuellste CCleaner-Version.

2. Anschließend wechseln Sie in den Bereich „Extras“ und klicken auf „File Finder“.

3. Lassen Sie die Sucheinstellungen unverändert, und klicken Sie auf „Search“ bzw. „Suchen“.

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4. CCleaner durchforstet anschließend alle Festplatten und listet alle Dateien auf, die doppelt vorkommen.  Jetzt müssen Sie nur noch die Dateien markieren, die überflüssig sind und mit einem Klick auf „Delete Selected“ löschen. Achtung: Um nicht versehentlich wichtige Windows-Systemdateien zu löschen, sollten Sie alle Dateien mit der Endung „.dll“ unangetastet lassen.

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Excel Datenüberprüfung: Eingabe doppelter Werte verhindern und mit einer Fehlermeldung abfangen

Im Tipp „Excel Duplikate und Dubletten: Doppelte Werte finden und löschen“ haben wir bereits beschrieben, wie Sie doppelte Werte im Handumdrehen entfernen. Besser ist es natürlich, es erst gar nicht so weit kommen zu lassen. In vielen Tabellen dürfen bestimmte Einträge nur einmal vorkommen, etwa Auftrags- oder Rechnungsnummern. Um von vornherein Doppler zu verhindern, hilft eine Gültigkeitsprüfung.

Doppelte Werte erst gar nicht zulassen

Mit folgenden Schritten unterbinden Sie das Einfügen von Duplikaten:

1. Markieren Sie den Tabellenbereich, in dem es keine Doppler geben darf, etwa die Spalte „Rechnungsnummer“.

2. Bei Excel bis zur Version 2003 rufen Sie den Befehl „Daten | Gültigkeit“ auf und wechseln ins Register „Einstellungen“. Bei Excel 2007/2010/2013 wechseln Sie zum Menüband „Daten“ und klicken im Bereich „Datentools“ auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung“.

3. Im Feld „Zulassen“ wählen Sie den Eintrag „Benutzerfediniert“ und tragen folgende Formel ein:

=ZÄHLENWENN($A$2:$A$50;A1)=1

Der Bereich in Klammern gibt an, für welche Zellbereich die Einschränkung gelten sollen, hier (hier A2 bis A50), die Zellkoordinate hinter dem Semikolon gibt die erste Rechnungsnummer in der Spalte an.

4. Wechseln Sie zur Registerkarte „Fehlermeldung“, kreuzen Sie das Kontrollkästchen „Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden“ an, und tragen Sie die Fehlermeldung ein.

5. Schließen Sie das Fenster mit OK.

Doppelte Rechnungsnummern können jetzt nicht mehr eingetragen werden. Sobald Excel einen Doppler entdeckt, erscheint die Fehlermeldung.