Schlagwort: e-mail

Gmail: Geplantes Versenden von E-Mails bald möglich
So gut Google´s E-Mail-Client auch ist, eine Funktion die es bei Konkurrenzprodukten schon lange gibt, ist hier noch immer nicht vorhanden. Das zeitverzögerte Versenden von Nachrichten. Scheinbar will Google in naher Zukunft diese Funktion in Gmail freischalten.
Im Teardown der aktuellen APK-Datei (v8.7.15) hat Android-Police Hinweise darauf gefunden. Im Wesentlichen handelt es sich bei dem Fundstück um zwei Zeilen der Programmierung, die auf eine baldige Einführung bei Mobilgeräten und der Web-Oberfläche für Desktop-Computer hoffen lassen.
Hoffentlich lässt uns Google nicht so lange darauf warten. Dieses Feature ist nämlich längst überfällig.
Gmail 8.4: Die wichtigste Änderung für Android-Geräte
Derzeit kündigen sich bei Google´s Gmail etliche Verbesserungen an, die in den nächsten Wochen veröffentlicht werden sollen. Bei dem Update auf Version 8.4, das derzeit ausgerollt wird, gibt es eine wesentliche Erleichterung für das Lesen von Mammut-Emails.
Du kennst sicherlich auch lange Email-Konversationen, in denen die Teilnehmer auf die vorangegangene Nachricht antworten. Das komplette Lesen dieser Email-Ketten ist unterwegs leider nicht immer möglich.
Genau für diesen Fall gibt es nun eine große Erleichterung. Öffnet man eine der langen Ketten-Emails, wird sie normalerweise als gelesen markiert. In der aktualisierten Gmail-Version gibt es nun die Möglichkeit, einen bestimmten Teil als ungelesen zu markieren.
Wird diese Konversation später wieder geöffnet, zeigt ein kleiner Marker die versteckten (= gelesenen) Nachrichten. Der Rest der ungelesenen Mails ist weiterhin sichtbar.
Die entsprechende Funktion, Ab hier als ungelesen markieren, ist nicht ganz neu. In der Desktop-Version ist sie schon länger vorhanden und wurde jetzt der Android-App hinzugefügt.
Microsoft Office: Texte diktieren statt selber schreiben
Die Textprogramme von Microsoft Office sind immer noch die am häufigsten verwendeten Tools für die täglichen Schreibarbeiten. Nicht jeder beherrscht das Tippen auf der Tastatur gleich gut, oder ist durch eine Hand- oder Armverletzung in der Bewegung eingeschränkt. Trotzdem muss man E-Mails beantworten oder mal den einen oder anderen Brief schreiben. Eine gute Hilfe bietet für diese Fälle eine Diktiersoftware.
Bei Smartphones und Tablets ist eine Diktierfunktion meist schon eingebaut und kann für WhatsApp & Co, SMS-Nachrichten und den Browser verwendet werden.
Garage-Projekt-Entwicklung
Aber auch für den Desktop-Computer oder das Notebook gibt es mittlerweile eine gute und kostenlose Alternative von Microsoft. Sie wurde vom Microsoft Garage-Projekt entwickelt und arbeitet mit der Cortana Spracherkennung.
Das Tool, Microsoft Dictate, ist eine Erweiterung die sich nach dem Download und der Installation in Word, Outlook und PowerPoint einklinkt.
Diesen Office-Programmen wurde eine zusätzliche Registerkarte Dictation hinzugefügt, über die man dann die Spracheingabe mit einem Mausklick startet.
Mit eingebautem Translator
Microsoft Dictate ist aber nicht nur ein ordinäres Spracherkennungsprogramm. Es enthält auch einen integrierten Übersetzer, der deinen gesprochenen Text sofort in die gewünschte Fremdsprache übersetzt.
In der Gruppe Language Options findest du die Sprachauswahl. Im Feld From gibst du deine eigene Sprache ein, zum Beispiel Deutsch und im Feld To die Fremdsprache, in die übersetzt werden soll.
Dann kann es schon direkt losgehen. Du klickst auf den Mikrofon-Button, sprichst deinen Text und Microsoft Dictate übernimmt die Schreibarbeit. Zum Beenden der Spracheingabe sagst du einfach Stop Dictation.
Nachteil
Und hier sind wir direkt beim Manko von Dictate. Absatz- und Interpunktionsbefehle werden nur in englischer Sprache erkannt und ausgeführt.
Verfügbare Befehle:
- New Line = Neue Zeile
- Delete = Löscht die letzte gesprochene Zeile
- Stop Dictation = Beendet die Spracherkennung
- Full Stop oder Period = Setzt einen Punkt am Satzende (.)
- Question mark = Setzt ein Fragezeichen (?)
- Open Quote = Öffnet Anführungszeichen („)
- Close Quote = Schließt Anführungszeichen („)
- Colon = Setzt Doppelpunkt (:)
- Comma = Setzt ein Komma (,)
Fazit
Trotz der englischen Befehle arbeitet Microsoft Dictation zuverlässig und kann eine erhebliche Hilfe darstellen. Wer gerne mal seine Finger schonen möchte, für den ist Microsoft Dictation die richtige Wahl.
Tipp
Arbeitest du häufig mit mehreren Computern/Notebooks auf ebenso vielen Monitoren gleichzeitig? Dann erfährst du in diesem Artikel, wie du alle PC`s mit nur einer Tastatur und Maus bedienen kannst. Das Tool nennt sich Mouse without Borders und stammt auch aus dem Microsoft Garage-Projekt.
Outlook: Deaktivieren der Bestätigungsbox beim Löschen von E-Mails
Die meisten Programme lassen sich das Löschen von Dateien mit einer oder zwei Sicherheitsabfragen bestätigen. Da macht auch Microsoft´s E-Mail-Client Outlook keine Ausnahme. Die Bestätigungsdialoge dienen der Vorbeugung vor versehentlicher Löschung. Bei Outlook erscheint die Meldung aber nur dann, wenn man Nachrichten aus dem Ordner Gelöschte Objekte endgültig entfernen möchte. Wer die Sicherheitsmeldung als überflüssig empfindet und sich sicher ist, das alles gelöscht werden kann, muss sich nicht einer Klick-Orgie hingeben und deaktiviert diese Meldung.
Dazu muss man aber noch etwas bemerken: Wird der Inhalt des Ordners Gelöschte Objekte auf einen Schlag gelöscht, dann taucht der Löschdialog auch nur einmal auf. Die sogenannte „Klick-Orgie“ tritt nur dann auf, wenn man die Nachrichten selektiv entfernen möchte.
Zum Deaktivieren der Sicherheitsmeldung startest du Outlook und klickst im Menüband auf Datei | Optionen.
Im Dialogfenster Outlook-Optionen wählst du auf der linken Seite die Kategorie Erweitert auf und scrollst nach unten, bis der Bereich Weitere angezeigt wird.
Hier findest du die Option Zur Bestätigung auffordern, bevor Elemente endgültig gelöscht werden. Entferne das Häkchen der Checkbox und speichere die Änderung mit dem Button OK.
Bei älteren Outlook-Versionen, zum Beispiel Outlook 2007, findest du die Deaktivierungsoption über die Menüleiste. Klicke auf Extras | Optionen. Dann wechselst du in das Register Weitere und klickst auf Erweiterte Optionen. Direkt an erster Stelle findest du die Option Warnung anzeigen, bevor Elemente endgültig gelöscht werden.
Ab sofort erscheint bei Outlook kein Löschdialog mehr.
Tipp:
Wer sich sehr sicher ist, dass eine Nachricht nicht mehr benötigt wird, kann den Ordner Gelöschte Objekte umgehen und die E-Mail direkt unwiderruflich entfernen. Mit einem einfachen Mausklick markierst du die betreffende Nachricht und drückst die Tastenkombination [Umschalt][Entf].
Outlook: Fehler in versendeter E-Mail festgestellt? So rufst du die Nachricht wieder zurück.
Falscher Empfänger eingetragen, inhaltliche Mängel oder Schreibfehler sind jedem schon mal beim Erstellen von E-Mails unterlaufen. Eine Fehlerkorrektur wird schon schwieriger, wenn die Nachricht bereits versendet wurde. Outlook hat für diesen Zweck eine Rückruffunktion eingebaut, die eine Nachricht im Posteingang des Empfängers löschen und auf Wunsch auch ersetzen kann.
Voraussetzung für die Löschung beim Empfänger ist, dass der Rückruf schnellstens erfolgt und die Nachricht noch nicht gelesen wurde.
Rückruf einer E-Mail
Um eine versendete Nachricht zurück zu rufen, öffnest du die betreffende E-Mail im Ordner Gesendete Objekte.
Bei Outlook 2007 klickst du im Bereich Aktionen auf den Button Andere Aktionen und im Aufklappmenü wählst du dann Diese Nachricht zurückrufen aus.
Ab Version 2010 wurde der Bereich Aktionen durch Verschieben ersetzt. Anschließend klickst du auf Weitere Verschiebeaktionen | Diese Nachricht zurückrufen.
Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du dann Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen und bestätigst die Auswahl mit OK.
Bei Bedarf kann die fehlerhafte Nachricht mit Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen auch direkt durch die korrigierte E-Mail ausgetauscht werden.
Optional wird im Dialogfenster auch die Benachrichtigung des Empfängers über einen Nachrichtenrückruf aktiviert oder deaktiviert.
Tipp:
Mit den oben genannten Arbeitsschritten lässt sich über den Bereich Aktionen, bzw. Verschieben auch eine E-Mail erneut versenden. Es kann ja auch mal passieren, dass der Nachrichtenempfänger versehentlich eine E-Mail löscht.
Alle ungelesenen Nachrichten in Outlook auf einmal anzeigen
Fast jeder hat im Posteingang seines E-Mail-Programms ungelesene Nachrichten. Nach spätestens einer Woche kann man die Übersicht verlieren, welche noch bearbeitet werden müssen. Dann fängt eine zeitraubende Suche an. Dabei lassen sich bei Outlook alle ungelesenen Mails auf einen Schlag anzeigen.
Outlook 2007
Bei dieser älteren Version wählst du den betreffenden Ordner des Posteingangs aus und klickst in der Menüleiste auf Ansicht | Aktuelle Ansicht | Ungelesene Nachrichten in diesem Ordner.
Outlook 2010
Bei Outlook 2010 ist es umständlicher, aber immer noch besser als eine langwierige Einzelsuche. Auch hier markierst du den Ordner, in dem gesucht werden soll. Beachte dabei, dass du dich im Register Start des Menübandes befindest. Ganz rechts, in der Gruppe Suchen, wählst du die Option E-Mail filtern | Ungelesen aus.
Outlook 2013 und 2016
In den Versionen 2013 und 2016 ist das Einblenden wesentlich einfacher. In der Nachrichtenliste des ausgewählten Ordners, befindet sich oben der Button Ungelesen. Damit werden alle nicht geöffneten Nachrichten an den Anfang der Anzeigeliste sortiert.
Microsoft Outlook: Word-Anlagen nicht im Lese-Modus öffnen, sondern in der Standard-Ansicht
Praktisch jeden Tag erhalten wir E-Mails mit Anlagen im Word-Format. Wer mit dem E-Mail-Client Outlook arbeitet und hier die Word-Anhänge öffnet, dem wird das Dokument in einem (Vollbild-) Lesemodus angezeigt. Dabei kann man Word auch so einstellen, dass der Anhang direkt in der Standard-Ansicht angezeigt wird. Dazu sind nur ein paar kleine Anpassungen in den Word-Einstellungen notwendig.
Schreibgeschütztes Dokument
Der Grund, warum Outlook standardmäßig den Lesemodus verwendet, liegt daran, dass das Dokument in einer schreibgeschützten Version geladen wird weil im Hintergrund gleichzeitig eine Kopie im temporären Order gespeichert wurde.
Natürlich kann man auch in der geschützten Ansicht zur Standardansicht wechseln, indem man im Dialogfenster die Option Anlagen nicht mehr im Vollbild-Lesemodus öffnen (Word 2007/2010). deaktiviert.
Bei dieser Variante muss aber unter Umständen jedes Dokument auf diese Weise öffnen.
Einfacher ist es da, wenn man den Lesemodus in Word direkt deaktiviert. Starte Word und klicke auf Datei | Optionen (Word 2013/2016) oder auf den Office-Button und dann auf Word-Optionen (Version 2007/2010).
Bei Word 2007/2010 deaktivierst du in der Kategorie Häufig verwendet die Funktion E-Mail-Anlagen im Vollbild-Lesemodus öffnen. Mit OK speicherst du die Änderungen.
Bei Word 2013 und 2016 heißt die Funktion E-Mail-Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesemodus öffnen, die nun im Register Allgemein zu finden ist.
Ab sofort werden in Outlook die Word-Anhänge direkt in der „normalen“ Ansicht angezeigt.
Outlook: Eingehende E-Mails direkt an den richtigen Empfänger weiterleiten
Eingehende Nachrichten können bei Outlook direkt an einen anderen E-Mail-Empfänger weitergeleitet werden. Weiterleitungen sind ein gutes Mittel zum Delegieren von Aufgaben oder bei einer Abwesenheit sicherzustellen, dass eingehende Nachrichten bearbeitet werden. Outlook enthält einen Regel-Assistenten, mit dessen Hilfe die Weiterleitungen erstellt werden.
Outlook 2010 und 2013
Zum Aufrufen des Regel-Assistenten klickst du im Outlook-Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Im Dialogfenster von Regeln und Benachrichtigungen wählst du oben rechts das betreffende E-Mail-Konto aus und klickst auf den Button Neue Regel um den Regel-Assistenten zu öffnen. Hier wählst du im Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.
Im diesem Dialogfenster legst du die Bedingungen für eine Weiterleitung fest. Sollen alle eingehenden E-Mails weitergeleitet werden, dann wähle keine Optionen aus, klicke auf Weiter und bestätige die Warnmeldung mit Ja.
Im nachfolgenden Dialog aktivierst du im ersten Schritt die Einstellung diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten. In Schritt 2 klickst du auf den Link und gibst im neuen Fenster die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse an. Natürlich kann man hier auch eine Verteiler-Liste über das Adressbuch aussuchen.
Mit Weiter geht´s dann zum nächsten Arbeitsschritt, den Ausnahmen. Bei Bedarf definierst du hier Ausnahmeregelungen.
Mit Weiter kommst du nun zum letzen Arbeitsschritt. Hier vergibst du der Regel einen Namen und die Schaltfläche Fertig stellen aktiviert die neue Regel.
Outlook 2007 und älter
Bei den älteren Outlook-Versionen gelangst du in der Menüleiste über Extras | Regeln und Benachrichtigungen…
…zum Dialogfenster der Regeln und Benachrichtigungen.

Auch hier öffnest du mit dem Button Neue Regel den Regel-Assistenten. Über die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen legst du die Weiterleitung an. Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind identisch.
Tipp:
Mit dem Regel-Assistent lässt sich ein Postfach gut strukturieren. So lassen sich eingehende Nachrichten zum Beispiel auch automatisch in die dafür vorgesehenen Ordner verschieben.
Windows, zum Diktat! Das Betriebssystem als Diktiergerät.
Viele Bürotätigkeiten die früher von Sekretärinnen erledigt wurden, übernimmt mittlerweile der Computer. Das Angebot von Büroprogrammen ist sehr vielfältig. Egal ob für private oder berufliche Zwecke, man wird das richtige Programm schon finden. Das gilt insbesondere auch für Diktate. Bevor du dich aber auf eine lange Webrecherche mit unzähligen Vergleichsmöglichkeiten begibst, probier doch erst einmal das bordeigene „Diktiergerät“ aus.
Voraussetzung: Ein Mikrofon
Der Windows-Sound-Recorder ermöglicht Tonaufnahmen für bis zu 60 Sekunden. Das reicht allemal für Notizen, Erinnerungen oder kleine Rundschreiben.
Die mit dem Sound-Recorder erstellten Tonaufnahmen können beliebig gespeichert und auch per E-Mail versendet werden.
Zum Starten des Sound-Recorders öffnest du mit der Tastenkombination [Windows][R] das Fenster Ausführen und gibst den Befehl soundrecorder ein. Bestätige die Eingabe mit OK oder mit [Enter], damit der Sound-Recorder gestartet wird.
Kein Aufnahmegerät gefunden?
Sollte aber die Meldung erscheinen, dass kein Aufnahmegerät gefunden wurde, dann prüfe nochmals ob das Mikrofon oder die Webcam mit integriertem Micro richtig angeschlossen ist. Dann wiederhole die Befehlseingabe noch einmal.
Im Übrigen funktioniert die Befehlseingabe auch über das Eingabefeld des Startmenüs.
Die Ein-Klick-Bedienung
Die Bedienung des Audiorecorders ist denkbar einfach:
Auf die Schaltfläche Aufnahme beginnen klicken…
…dann den betreffenden Text diktieren und mit dem gleichnamigen Button die Aufnahme beenden.
Zuletzt öffnet sich automatisch der Windows-Explorer, mit dessen Hilfe du nun die Audiodatei im WMA-Format an einem beliebigen Ort speichern kannst.
Zum Abspielen kann der Windows Media Player oder jeder andere WMA-kompatible Media Player verwendet werden.
Aufnahme fortsetzen
Übrigens kann eine beendete Aufnahme noch fortgesetzt werden, solange sie noch nicht gespeichert wurde. In diesem Fall klickst du im Fenster Speichern unter einfach auf Abbrechen, um zum Audiorecorder zurückzukehren.
Mit dem Button Aufnahme fortsetzen wird die bereits beendete Audiodatei ergänzt.
Gmail: Neue Nachrichten in einem eigenen Browser-Fenster erstellen
So einfach und komfortabel Gmail, der E-Mail-Client von Google auch ist, das Editor-Fenster um neue Nachrichten zu erstellen ist ausgesprochen mickrig. Für kurze E-Mails mit wenig Text mag das zwar ausreichen, bei längeren Nachrichten ist dieses kleine Fensterchen eher eine Zumutung. Mit einem kleinen Trick öffnen Sie für die zu erstellende E-Mail ein eigenes Browser-Fenster.
Einige Nutzer werden jetzt sagen: „Aber es gibt doch eine Vollbildfunktion!“ Richtig. Die lässt sich unten rechts in der neuen Nachricht über die kleine Pfeilschaltfläche einschalten. Das Editor-Fenster wird zwar größer, ein richtiges Vollbild sieht aber anders aus.
Der Trick für ein eigenes Browserfenster zur E-Mail-Erstellung liegt bei der Taste [Umschalt]. Halten Sie [Umschalt] gedrückt und klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den roten Button Schreiben. Ein neues Browserfenster öffnet sich als Popup, dass dann aber mittels Schaltfläche Maximieren (oben rechts) zum Vollbild vergrößert werden kann.
Wenn Sie zum Antworten oder für eine Weiterleitung auch ein eigenes Browserfenster bevorzugen, dann klicken Sie in der Betreffzeile der Nachricht auf den kleinen Pfeil neben dem Druckersymbol. Daraufhin wird diese Mail in einem neuen Fenster geöffnet und die weitere Bearbeitung kann hier vorgenommen werden.