Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Outlook: Wichtige E-Mails automatisch ausdrucken

    Wenn Sie öfters geschäftliche Mails empfangen, kann es durchaus Sinn machen, wenn diese zum späteren Archivieren automatisch ausgedruckt werden. Hierzu können Sie Outlook über den Regel Assistenten anweisen Mails direkt nach dem Eingang auszudrucken. Damit Sie nicht durch den unnötigen Ausdruck von Werbemails unnötig Papier und Tinte verbrauchen, können Sie für den Ausdruck bestimmte Kriterien festlegen.

    E-Mails automatisch drucken

    Um den Regel Assistenten zu starten, gehen Sie bitte auf „Extras | Regel-Assistent“. Für den Fall, dass Sie eine Version ab Outlook 2007 nutzen lautet, die Bezeichnung „Extras | Regeln und Benachrichtigungen“, bei Outlook 2010 (im Register „Start“) „Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

    Im Anschluss klicken Sie auf „Neu“ oder alternativ auf „Neue Regel“. Danach wählen Sie die Regel „Regel ohne Vorlage erstellen“ aus und markieren im Anschluss die Option „Nachricht bei Ankunft prüfen“. Nachdem Sie auf „Weiter“ geklickt haben, können Sie die Kriterien festlegen, bei denen das Programm eine eingehende Nachricht an den Drucker weiter leiten soll. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Bedingungen zu Verfügung, die Sie auch jederzeit miteinander kombinieren können. Möchten Sie beispielsweise alle E-Mails ausdrucken, die an einen bestimmten Empfänger gehen setzen Sie einfach ein Häkchen vor „mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse“. Sobald Sie ein Kriterium auswählen, wird die Regel im unteren Fenster um dieses ergänzt. Wählen Sie danach den Link „bestimmten Wörtern“ aus und geben Sie die entsprechende E-Mail unter „Text suchen“ ein. Möchten Sie dagegen alle Mails ausdrucken, verzichten Sie einfach auf das Eingeben einer Bedingung und klicken Sie direkt auf „Weiter“. Das Programm fragt dann nochmals nach, ob Sie tatsächlich alle Mails ausdrucken möchten. Dies können Sie direkt mit einem Klick auf „Ja“ bestätigen.

    Auf der folgenden Seite müssen Sie dann nur noch den Eintrag „diese drucken“ auswählen und auf „Weiter“ klicken. Im Anschluss haben Sie dann noch die Gelegenheit bestimmte Ausnahmen zu definieren, bei denen kein Ausdruck erfolgen soll. Nach dem Festlegen klicken Sie auf „Weiter“ und geben der eben definierten Regel noch einen sinnvollen Namen. Die Bearbeitung wird dann dem Setzen eines Hakens vor „Regel aktivieren“ und einem Klick auf „OK“ abgeschlossen. Danach können Sie den Dialog schließen.

  • Versehentlich gelöschte Mails in Thunderbird wiederherstellen

    Immer wieder kommt es vor, dass wichtige Nachrichten versehentlich gelöscht und anschließend aus dem Papierkorb entfernt werden. Bei Thunderbird werden die Nachrichten nach dem Entfernen aus dem Papierkorb jedoch nicht komplett vom Rechner gelöscht und können somit rekonstruiert werden.

    Bei Thunderbird werden alle Nachrichten in einem speziellen Mbox- Datenbank-Format gespeichert. Sobald Sie eine Nachricht löschen, wird eine Markierung gesetzt, sodass diese im Programm nicht mehr angezeigt werden. Die Inhalte selbst sind auf dem Rechner jedoch immer noch auf dem Rechner vorhanden. Diese werden nur dann entfernt, wenn Sie die komplette Mobilbox manuell oder automatisch komprimieren.

    Um versehentlich gelöschte Nachrichten wiederherzustellen, benötigen Sie die kostenlose Erweiterung „Recover Deleted Messages“. Diese können Sie beispielsweise unter https://nic-nac-project.org herunterladen. Allerdings funktioniert das Tool nur dann, wenn Sie die Mails im POP3 Format vom Server herunterladen. Mit dem IMAP-Protokoll kann das Programm dagegen nicht zusammenarbeiten. Nach dem Download wählen Sie bitte im Menü „Extras“ den Punkt „Add-ons“ aus. Im Register „Erweiterungen“ klicken Sie dann unten auf die Option „Installieren“. Im Anschluss müssen Sie noch zur Datei „re coverDeletedMessages-0.2.xpi“ navigieren und dort auf „Jetzt installieren“ klicken. Nach einem Neustart von Thunderbird ist das Tool dann einsatzbereit.

    Sie müssen die Erweiterung übrigens nicht extra konfigurieren. Diese steht einfach im Kontextmenü für jeden Ordner unter dem Punkt „Nachrichten wiederherstellen“ zur Verfügung. Damit es zu keinen Konflikten kommt, sollten Sie Nachrichten nur dann wiederherstellen, wenn Thunderbird offline ist. Um das Programm offline zu schalten, wählen Sie einfach den Befehl „Datei | Offline | Offline arbeiten“ aus. Danach klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Ordner und wählen den Punkt „Nachrichten wiederherstellen“ aus. Sobald das Tool eine gelöschte Nachricht findet, speichert es diese in einem speziell erstellten Ordner mit der Bezeichnung „Wiederher gestellt_0“ ab. Über diesen Ordner können Sie dann ganz normal auf die jeweiligen Inhalte zugreifen. Nach der Wiederherstellung sollten Sie daran denken, Thunderbird wieder online zu schalten.

  • iPhone iDevice Manager: iPhone fernsteuern und vom PC aus Klingeltöne erstellen, SMS schreiben, Musik abspielen und vieles mehr

    iTunes und sonst nichts. So lautet die Device bei Apples iPhone, iPad und iPod touch. Wer auf eines der Geräte zugreifen will, kommt um iTunes nicht herum. Oder doch? Mit dem Gratisprogramm „iDevice Manager“ können Sie direkt auf iPhone, iPad und iPod zugreifen. Und zum Beispiel ganz einfach Klingeltöne erstellen oder SMS lesen.

    iPhone-Zugriff ohne iTunes – So funktioniert’s

    Das kostenlose Tool iDevice Manager funktioniert ganz einfach: Sie müssen nur das iPhone per USB an den Rechner anschließen und den iDevice Manager starten. Jetzt können Sie vom Rechner aus auf alle wichtigen Funktionen des iPhones oder iPads zugreifen, darunter zum Beispiel:

    • SMS anzeigen und speichern
    • E-Mails lesen und speichern
    • Eigene Klingeltöne erstellen
    • Musik suchen und herunterladen
    • Videos suchen und downloaden
    • Als externe Festplatte nutzen
    • Fotos anzeigen
    • Aufs Dateisystem zugreifen

    Fotos direkt vom iPhone auf den Rechner kopieren – So geht’s

    Das Kopieren von Fotos vom iPhone, iPad oder iPod touch war bisher immer ein Riesenakt. Mit dem iDevice Manager nicht mehr. Über die Funktion „Datei Explorer“ greifen Sie direkt auf den Foto-Ordner des iPhones zu und können die JPG-Dateien direkt auf den Rechner kopieren. Oder umgekehrt Fotos vom PC in den iPhone-Foto-Ordner schieben.

    iPhone-Klingeltöne am PC erstellen

    Am interessantesten ist der „Klingelton Editor“. Hier können Sie ganz einfach aus jeder beliebigen Musikdatei einen Klingelton machen. Im Editor wählen Sie den Song aus (wahlweise aus dem iPhone Musikarchiv oder von der Festplatte), schneiden ihn im Editor passend zu und starten dann die Konvertierung und Übertragung aufs iPhone.

    Praktisch: Wenn Sie das Kontrollkästchen „Maximal von iTunes unterstützte Länge“ ankreuzen, wird der Klingelton automatisch auf die korrekte Länge von maximal 30 Sekunden Spieldauer zurechtgeschnitten.

  • Notification Control: E-Mail-Benachrichtigungen von Twitter, Facebook, eBay & Co. korrigieren – alle auf einmal

    Wer bei Onlinedienste wie Twitter, Facebook, eBay & Co. angemeldet ist, hat einiges zu tun. Ständig schicken die Dienste neue E-Mails, dass hier und da mal wieder etwas passiert ist. Das nervt auf die Dauer. Wer die E-Mail-Flut eindämmen möchte, kann die Benachrichtigungen abstellen. Und damit Sie nicht bei jedem Dienst selbst nach den Konfigurationseinstellungen suchen möchten, gibt es eine zentrale Anlaufstelle.

    E-Mail-Benachrichtigungen abstellen

    Auf der Webseite  Notification Control sind alle Direktlinks zu den bekanntesten Online-Diensten zusammengefasst. Per Klick auf „Facebook“ landen Sie zum Beispiel direkt auf der Seite für die Facebook-Benachrichtigungseinstellungen. Hier können Sie dann die lästigen E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Posts oder Aktivitäten abschalten. Gleiches gilt für folgende Dienste (die Sie auch hier direkt anklicken können):

    Wenn Sie beim jeweiligen Dienst bereits eingeloggt sind – für Google+ etwa bei einem beliebigen Google-Dienst -, landen Sie direkt auf der Konfigurationsseite. Falls nicht, müssen Sie sich zuerst einloggen und können dann die Benachrichtigungen deaktivieren.

  • Easy2Sync für Outlook: Doppelte E-Mails und Kontakte in Outlook löschen

    Ohne Dublikate und Dubletten geht’s im Outlook-Postfach kaum. Ruck, zuck gibt es Dutzende Kopien und doppelte E-Mails oder Kontakte. Das muss nicht sein. Um in einem Outlook-Postfach voller doppelter E-Mails und Kontakte wieder für Ordnung zu sorgen, gibt es das Freeware-Programme „Easy2Sync“. Obwohl es eigentlich zum Synchronisieren gedacht ist, ist es auch ein Meister im Aufspüren von Dubletten.

    Um mit dem Gratisprogramme „Easy2Sync“ das Outlook-Postfach von doppelten Einträgen zu befreien, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Laden Sie von der Webseite http://www.easy2sync.de/de/sync/doppelte_emails_kontakte_termine.php die Freeware-Version von „Easy2Sync“ herunter. Den Downloadlink „Jetzt die Freeware-Version runterladen“ finden Sie ganz unten auf der Webseite. Das Gratisprogramm funktioniert mit den Versionen Outlook 2010 (32 und 64 Bit), Outlook 2007, Outlook 2003, Outlook XP (2002) und Outlook 2000.

    2. Im Start-Fenster wählen Sie die Option „Eine neue Aufgabe anlegen“ und klicken auf OK sowie „Weiter“.

    3. Im nächsten Fenster wählen Sie „Synchronisieren“ und klicken auf „Weiter“. Der Befehl heißt zwar „Synchronisieren“ – Sie können damit später aber trotzdem doppelte Einträge finden.

    4. Anschließend wählen Sie unter „Alle Ordner in“ den Eintrag „Persönliche Ordner“ und klicken dann auf „Weiter“. Die Abfrage beantworten Sie mit „Nein“.

    5. Jetzt klicken Sie auf „Lokale Datei oder freigegebene Datei im lokalen Netzwerk“ und wählen im folgenden Fenster das Ziel „Weitere:..“. Mit einem Klick auf „Weiter“ fahren Sie fort.

    6. Entfernen Sie das Häkchen bei „Beim Klick auf Fertig stellen mit der Synchronisierung beginnen“, und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

    7. Um Dubletten zu finden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neu erstellte Aufgabe und wählen „Dublette suchen | beim Speicherort 1“. Und schon macht sich Easy2Sync auf die Suche nach doppelten Einträgen.

    Sobald die Suche abgeschlossen ist, können Sie die doppelten Einträge bequem löschen. Um mehrere Einträge zu markieren, halten Sie beim Markieren die [Strg]-Taste gedrückt. Mit „Alle selektieren“ werden auf einen Schlag alle Einträge ausgewählt. Per Klick auf „Selektierte Double löschen“ sind die Doubletten aus dem Postfach verschwunden.

    Hier gibt’s den kostenlosen Dublettenfinder „Easy 2 Sync für Outlook“:
    http://www.easy2sync.de/de/sync/doppelte_emails_kontakte_termine.php

  • Outlook: Diskussionen als Unterhaltungsthema und in Baumstruktur untereinander anzeigen

    Eingehende E-Mails sortiert Outlook stets nach Datum. Die neuesten Mails stehen immer ganz oben. Die Sortierung nach Eingangsdatum ist allerdings nicht immer die beste Wahl. Denn wenn es im E-Mail-Verkehr heiß hergeht und viele Mails zum gleichen Thema hin und her wandern, kann die Übersicht schon mal verloren gehen. Hier hilft die Sortierung nach Unterhaltungsthema.

    Mit der Sortierung nach Unterhaltungsthema ordnet Outlook die Mails im Posteingang nach dem jeweiligen Betreff und fasst alle Mails zum gleichen Thema zu einer eigenen Gruppe zusammen. Damit ist es ein leichtes, auch bei vielen Antworten und Gegenantworten die Übersicht zu behalten.

    Um Mails als Themen-Baum anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie im Posteingang mit der rechten Maustaste auf den Listenkopf mit den Spaltenüberschriften, etwa auf „Neu nach alt“.

    2. Im Aufklappmenü klicken Sie auf den Befehl „Als Unterhaltung anzeigen“. Im folgenden Fenster wählen Sie, ob die neue Ansicht nur für diesen oder für alle Ordner gelten soll.

    Jetzt fasst Outlook  alle gleich lautenden Betreffzeilen zu einer Gruppe zusammen. Per Klick auf den kleinen Pfeil klappen Sie die Baumstruktur auf oder zu.

    Wichtig: Damit’s funktioniert, müssen alle Beteiligten beim Antworten jeweils den Betreff der Mail unverändert lassen. Nur dann kann Outlook eine korrekte Gruppierung vornehmen.

  • Outlook: E-Mails beim Weiterleiten vor Veränderungen schützen

    Viele E-Mails werden an Freunde, Bekannte oder Arbeitskollegen weitergeleitet – und dabei verändert, ohne dass der ursprüngliche Absender davon etwas merkt. Das lässt sich verhindern. Mit folgendem Trick schützen Sie Ihre E-Mails, so dass der Originaltext beim Weiterleiten nicht bearbeitet werden kann.

    Um das nachträgliche Verändern von E-Mails zu verhindern, kennzeichnen Sie die E-Mail vor dem Versenden einfach als „privat“. Das geht so:

    1. Verfassen Sie zunächst wie gewohnt die E-Mail.

    2. Dann rufen Sie den Befehl „Ansicht | Optionen“ auf und wählen im Feld „Vertraulichkeit“ den Eintrag „Privat“. Bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Optionen“ und dann auf den kleinen Pfeil im Bereich „Verlauf“. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie im Feld „Vertraulichkeit“ den Eintrag „Privat“.

    Die Folge: Der Empfänger erhält die E-Mail mit dem Hinweis „Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als Privat“. Zudem ist die E-Mail geschützt. Bei allen als privat gekennzeichneten E-Mails verhindert Outlook Änderungen am Originaltext. Falls Sie oder der Empfänger trotzdem versuchen, den Originaltext zu verändern, erscheint ein Warnhinweis.

  • iPhone E-Mails löschen: Einzelne oder mehrere E-Mails gleichzeitig löschen

    Leider gibt es beim iPhone keinen Spamfilter. Das bedeutet: Sobald mit dem iPhone E-Mails abgerufen werden, landet auch jede Menge Spam im Mail-Posteingang. Also heißt es, die Spam-Nachrichten von Hand zu löschen. Ganz schön lästig, zumal das iPhone keinen „Alle Mails löschen“-Befehl kennt. Massenlöschungen sind trotzdem recht einfach möglich.

    Wenn Sie lediglich einzelne Mails löschen möchten, hilft der Wischen-Trick: Wischen Sie im Posteingang mit dem Finger über die zu löschende Mail. Rechts neben der Mail erscheint ein „Löschen“-Button. Ein Klick darauf befördert die Mail ins Daten-Nirwana.

    Zum Löschen von mehreren Mails ist die Methode allerdings ungeeignet. Möchten Sie mehrere Mails gleichzeitig löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Tippen Sie im Posteingang auf „Bearbeiten“.

    2. Links neben jeder Mail erscheint ein Kreis. Hier können Sie per Fingertipp die Mails markieren, die gelöscht werden sollen.

    3. Sind alle Löschkandidaten markiert, tippen Sie auf „Löschen“. Alle markierten Mails werden entfernt.