Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Word 2007/2010: Eigene Dokumente gegen unbefugtes Lesen schützen

    Teilen Sie sich einen Computer mit Ihrer Familie oder mit Arbeitskollegen, oder ärgern Sie sich oft über versendete Dokumente die unnötigerweise verändert wurden? Dann sollten Sie wichtige Word-Dokumente gegen unbefugtes Lesen, Kopieren oder Verändern schützen. In den älteren Word-Versionen musste man sich durch etliche Einstellungen klicken, um seine Dokumente per Word Standardverschlüsselung zu schützen. Seit Version 2007 lässt sich der Schutz mit nur vier Klicks aktivieren.

    Um ein Dokument zu schützen, öffnen Sie es in Word, klicken auf den „Office“-Button und wählen im Menü „Vorbereiten | Dokument verschlüsseln“. Bei Word 2010 lautet der Befehl „Datei | Informationen | Dokument schützen | Mit Kennwort verschlüsseln“.

    Im nächsten Dialogfenster „Dokument verschlüsseln“ geben Sie ein Passwort Ihrer Wahl ein und klicken auf „OK“. Achten Sie hierbei auf Groß- und Kleinschreibung. Sichere Passwörter enthalten Zahlen, Buchstaben und Zeichen wie zum Beispiel Klammern, Prozentzeichen, Unterstrich, etc…

    Nach dem Klick auf „OK“ müssen Sie Ihr Passwort in einem zusätzlichen Dialog nochmals bestätigen.

    Auch hier bestätigen Sie die Eingabe nochmals mit „OK“. Nun ist das Dokument gegen unbefugtes Öffnen geschützt.

    Mit ein paar zusätzlichen Arbeitsschritten lassen sich auch separate Rechte zum Lesen (= nur Öffnen) und zum Schreiben erteilen. Klicken Sie hierzu wiederum auf die „Office“-Schaltfläche (bei Word 2010 auf „Datei“), und wählen Sie „Speichern unter | Word-Dokument“.

    Im nächsten Fenster legen Sie den Speicherpfad und -ort fest und geben dem Dokument einen Namen. Öffnen Sie anschließend am unteren Rand das Drop-Down-Menü der Schaltfläche „Tools“ und wählen „Allgemeine Optionen“.

    Geben Sie im gleichnamigen Dialogfenster im Bereich „Dateiverschlüsselungsoptionen für dieses Dokument“ ein Kennwort zum Öffnen der Datei ein. Im Bereich „Dateifreigabeoptionen für dieses Dokument“ vergeben Sie ein Passwort für das Bearbeiten des Dokuments.

    Wenn Sie abschließend auf „OK“ klicken, folgen noch zwei Bestätigungsfenster, in denen Sie die beiden vergebenen Passwörter nochmals bestätigen müssen. Beim E-Mail-Versand dieses Dokuments können Sie nun selbst entscheiden, wer es nur lesen und wer es bearbeiten darf.

  • Automatische Ausrichtung von Dezimalzahlen in Word-Dokumenten

    In einem Word-Dokument Zahlen untereinander auszurichten ist gar nicht so einfach, wenn es sich um Dezimalzahlen handelt. Wenn diese Zahlenwerte dann auch noch unterschiedliche Vor- und Nachkommastellen haben, wird das Ausrichten noch komplizierter. Auch Hilfstabellen sind keine Lösung. Eine einfache und schnelle Lösung für die Ausrichtung der Dezimalzahlen bietet Word selbst.

    Eine spezielle Tabulator-Funktion im Lineal ermöglicht bei bestehenden Texten sowie bei Dokumenten, die gerade neu erstellt werden, das automatische Ausrichten der Dezimalzahlen.

    Ausrichtung bei neuen Dokumenten

    1. Starten Sie Word, und öffnen Sie ein neues Dokument.

    2. Am rechten Bildschirmrand unterhalb des Menübandes klicken Sie auf die Schaltfläche „Lineal“, um dieses einzublenden. In älteren Word-Versionen wählen Sie in der Menüleiste „Ansicht | Lineal“. Anschließend klicken Sie auf dem Lineal an die Stelle, an der später das Dezimalkomma positioniert werden soll. Dadurch wird eine neue Tabulator-Markierung in Form eines kleinen Häkchens erstellt.

    3. Führen Sie nun einen Doppelklick auf diese neue Tabulator-Markierung durch. Im Dialogfenster „Tabstopps“ aktivieren Sie im Bereich „Ausrichtung“ die Option „Dezimal“ und bestätigen mit „OK“. Die Tabulator-Markierung wird nun als umgedrehtes „T“ angezeigt.

    4. Erfassen Sie nun den Text wie gewohnt. Am Anfang der Zeilen, in denen die Dezimalzahlen stehen sollen, drücken Sie die [Tab]-Taste. Der Cursor springt nun zur vorher im Lineal eingestellten Komma-Position. Tragen Sie nun die Dezimalzahlen ein. Die Ausrichtung erfolgt automatisch, egal wie viele Stellen vor oder nach dem Komma stehen.

    Ausrichtung bei bestehenden Dokumenten

    Öffnen Sie einen bestehenden Texte mit auszurichtenden Dezimalzahlenkolonnen. Markieren Sie anschließend die betreffenden Zahlenkolonnen, und erstellen Sie den Dezimal-Tabulator entsprechend den obigen Arbeitsschritten 1-3. Um die Zahlenkolonnen auszurichten, klicken Sie an den Zeilenanfang jeder Dezimalzahl und drücken die [Tab]-Taste.

    Diese Einstellungen funktionieren mit Word XP, 2003 und 2007.

  • Microsoft Excel: Für alle Spalten eine einheitliche Größe festlegen

    Excel-Tabellen sehen besser aus, wenn sie gleichmäßig aufgeteilt sind. Bei unterschiedlich langen Zahlen sollte daher die Spaltenbreite angepasst werden. Bekommt man nach der Bearbeitung von mehreren Personen die Tabelle zurück, sollte man vor der Abgabe das Layout nochmals kontrollieren. Ist dann eine Anpassung der Spaltenbreite nötig, dann können Sie mit einem einfachen Trick, ohne sich groß durch die Zellen-Formatierungen zu klicken, diese Anpassung für alle Spalten gleichzeitig vornehmen.

    Und das geht so:

    1. Starten Sie Excel, und rufen Sie die betreffende Tabelle auf.

    2. Markieren Sie die Spalten, deren Breite angeglichen werden sollen. Drücken und halten Sie dazu die Taste [Umschalt] und klicken mit der linken Maustaste auf den äußersten rechten Bereich der Spaltenüberschriften. Alternativ klicken Sie auf die linke Spaltenüberschrift „A“ und ziehen die Markierung mit gedrückter linker Maustaste bis zum rechten Rand der Tabelle.

    3. Fahren Sie nun mit dem Mauszeiger auf den rechten Rand einer Spaltenüberschrift (hier ist es „B“). Der Cursor wechselt nun zu einer senkrechten Linie mit einem waagerechten Doppelpfeil. Klicken und halten Sie die linke Maustaste. Ziehen Sie auf diese Weise die Spalte auf die gewünschte Breite. Ein Info-Fenster informiert Sie über den aktuellen Wert.

    Lassen Sie die linke Maustaste los, wird die Breite aller markierten Spalten automatisch angepasst.

    Alternativ können Sie auch einen genauen Wert für die Spaltenbreite eingeben. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den markierten Tabellenbereich und wählen im Kontextmenü die Option „Spaltenbreite“.

    Anschließend geben Sie in das neue Dialogfenster den gewünschten Wert ein und bestätigen mit „OK“.

    Hinweis: Natürlich funktionieren beide Alternativen bei Bedarf auch mit der Zeilenhöhe.

    Diese Schnellanpassung von Spaltenbreite und Zeilenhöhe funktioniert mit Excel XP, 2003 und 2007.

  • Unbekannte Excel-Tricks: Schnell zum Rand des Datenbereichs springen

    Microsofts Excel ist voll von kleinen Tricks, die dem Benutzer das (Arbeits-) Leben leicht machen. Leider bleiben diese Tricks meistens unentdeckt. Dabei ist die Excel-Hilfe ist auch nicht immer hilfreich. Die meisten kleinen Helfer werden per Zufall entdeckt oder in Excel-Workshops vermittelt. In die Reihe der fast unbekannten Tricks gehört auch der Sprung zum Rand des aktiven Datenbereichs.

    Per Doppelklick zum Anfang oder Ende

    Gerade bei sehr umfangreichen Tabellen muss man viel scrollen um zum Anfang oder zum Ende des Datenbereichs zu gelangen.  Für dieses Problem gibt es eine genauso simple, wie effektive Lösung: Der Doppelklick.

    Klicken Sie in der geöffneten Excel-Tabelle eine Zelle an, um die dicke Umrandung der aktiven Zelle zu erhalten. Mit einem Doppelklick auf den dicken Rand der Zelle, springen Sie sofort zum Rand des Datenbereiches.

    Das heißt: Ein Doppelklick auf den rechten Rand der Zelle…

    …führt Sie direkt zum rechten Rand der Tabelle.

    Das funktioniert mit den drei restlichen Rändern ebenfalls. Doppelklick auf den unteren Rand bringt Sie zum unteren Ende der Tabelle, usw… So navigieren Sie sich blitzschnell durch Ihr Arbeitsblatt.

    Dieser Trick funktioniert mit Excel 2003, 2007 und 2010. 

  • Outlook 2003/2007/2010: Nie mehr wichtige E-Mails verpassen

    In der täglichen Flut von E-Mails und Spam-Mails gehen schon mal wichtige Nachrichten unter. Egal ob privat oder beruflich, es ist sehr ärgerlich. Die Ausrede, „Ihre E-Mail ist leider im Spam-Ordner gelandet“, zieht auch nicht mehr. Outlook enthält eine Lösung für dieses Problem bereit: Den Regel-Assistenten. Der ist schnell und einfach eingerichtet.

    Absender-Alarm

    Mit dem Regel-Assistenten richten Sie eine spezielle Benachrichtigung ein, die dann erscheint, wenn eine Nachricht von dem vorher festgelegten Absender eintrifft. Bei Bedarf kann sogar noch ein zusätzliches, akustisches Signal eingebunden werden. So funktioniert’s:

    1. Starten Sie Outlook, und markieren Sie eine E-Mail des betreffenden Absenders.

    2. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen „Regel erstellen“. Bei Outlook 2010 wählen Sie „Regeln | Regel erstellen“.

    3. Im neuen Dialogfenster „Regel erstellen“ setzten Sie ein Häkchen in die Checkbox vor dem Namen des Absenders. Möchten Sie auch akustisch benachrichtigt werden, dann aktivieren Sie die Option „Gewählten Sound wiedergeben“. Mit dem rechten Button „Durchsuchen“ legen Sie den gewünschten Sound fest.

    4. Um ein zusätzliches Benachrichtigungsfenster zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“. Im nächsten Fenster „Regel-Assistent“ ist der richtige Absender schon markiert. Klicken Sie hier nur auf „Weiter“.

    5. Scrollen Sie im Dialogfenster „Regel-Assistent“ ganz nach unten und aktiveren die Option „Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen“. Im Bereich „2. Schritt: Regelbeschreibung“ klicken Sie auf den unterstrichenen Link „diesen Text“ und geben im neuen Fenster den Text ein, der im Benachrichtigungsfenster erscheinen soll.

    6. Beenden Sie den Regel-Assistenten mit Klick auf „OK“ und „Fertig stellen“.

    Zukünftig werden Sie dann beim Eintreffen von neuen Nachrichten dieses Absenders wie folgt benachrichtigt:

  • Microsoft Excel: Differenz zwischen zwei Uhrzeiten berechnen

    Die Differenz zwischen zwei Uhrzeiten lassen sich nicht mit einer einfachen Subtraktion berechnen. Damit wird die Kontrolle der eigenen Arbeitszeit zu einer langwierigen Rechenaktion. Dabei sollte jeder, auch diejenigen, die am Arbeitsplatz eine Zeiterfassung haben, zur Selbstkontrolle greifen. Gerade in den Firmen, die noch mit Stechkarten arbeiten. Da kann es in der Personalabteilung schon mal zu Rechenfehlern kommen. Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser (und sehr einfach).

    Um mit Excel die Arbeitszeiten zu berechnen, erstellen oder rufen Sie die Datei mit den Uhrzeiten auf. Prüfen Sie die Zellen mit den Uhrzeiten, ob sie die richtige Formatierung (Uhrzeit) aufweisen. Falls nicht, markieren Sie die betreffenden Zellen und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü. Wählen Sie hier den Eintrag „Zellen formatieren“.

    Im Dialogfenster „Zellen formatieren“ wählen Sie im Register „Zahlen“ das Format „Uhrzeit“ und unter „Typ“ das entsprechende Erscheinungsbild aus. Speichern Sie die neue Formatierung mit „OK“.

    Tragen Sie nun in die Zelle, in der die Zeitdifferenz angezeigt werden soll, folgende Formel ein: “

    =(A1>A2)+A2-A1

    Mit drücken der [Enter]-Taste wird das Ergebnis im Uhrzeit-Format angezeigt. In diesem Beispiel sind es 9 Stunden und 3 Minuten.

    Die Parameter „A1“ und „A2“ werden wahrscheinlich von Ihrer Tabelle abweichend sein und müssen natürlich entsprechend angepasst werden.

    Diese Formel lässt sich natürlich auch dann anwenden, wenn die Zeitdifferenz mit datumsübergreifenden Uhrzeiten (nach Mitternacht) berechnet werden müssen.

    Somit ist die Arbeitszeit-Kontrolle ein Kinderspiel und funktioniert ab Version 2000.

  • Microsoft verschenkt PowerPoint-Buch „PowerPoint 2010 – Einfach besser präsentieren“

    Zu Weihnachten hat Microsoft die Spendierhosen an. Ab dem 3. Advent verschenkt Microsoft das Buch „PowerPoint 2010 – Einfach besser präsentieren“. Was im Buchhandel normalerweise 19,90 Euro kostet, erhalten Sie als E-Book kostenlos. Aber nur bis zum vierten Advent. Dann gibt’s ein neues Gratisbuch von Microsoft Press.

    304 Seiten geballtes PowerPoint-Wissen

    Im Buchhandel (z.B. bei Amazon) müssen Sie für das PowerPoint-Buch von Microsoft Press knapp 20 Euro auf den Tisch legen. Wer es kostenlos haben möchte, sollte sich beeilen. Bis zum vierten Advent am 17.12. können Sie das Buch kostenlos als PDF-Dokument herunterladen. Sie müssen nur die Webseite advent.microsoft-press.de/?apid=60812 besuchen, Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen und auf „Link für Gratis-eBook anfordern“ klicken.

    Sie erhalten daraufhin eine E-Mail mit dem Download-Link für das Komplettbuch. Nach einem Klick auf „Um den Download zu starten, klicken Sie bitte hier“ erhalten Sie das komplette Buch in Form einer 304 Seiten umfassenden PDF-Datei.

    In 11 Kapiteln und auf 304 Seiten erfahren Sie alles Wichtige zu PowerPoint 2010. Was uns gefällt: Die Autoren kommen ohne viel „Geschwafel“ direkt zum Punkt. Am interssantesten ist das Kapitel 8 mit jede Menge Tipps und Tricks für die perfekte Präsentation.

    Hier ein Auszug aus dem Inhaltsverzeichnis des kostenlosen E-Books (und wer die Gratisaktion verpasst hat, kann das Buch hier immer noch in gedruckter Form kaufen):

    Kapitel 1: Die zehn Todsünden der PC-Präsentation und was Sie dagegen tun können

    • Sünde 1: Überflüssige Folien
    • Sünde 2: Zu viel Information im Ganzen
    • Sünde 3: Zu viel Information pro Folie
    • Sünde 4: Zu viel Information als Text
    • Sünde 5: Unlesbare Information
    • Sünde 6: Illustration statt Visualisierung
    • Sünde 7: Beschreibende statt sprechende Folientitel
    • Sünde 8: Animation als Spielerei
    • Sünde 9: Mangelnde Führung
    • Sünde 10: Folien als Handout verwenden
    • Das elfte Gebot

    Kapitel 2: Strukturierte Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg

    • Das Ziel: Wohin soll die Reise gehen?
    • Informieren oder überzeugen ist zu wenig. Handeln ist gefragt!
    • Ziel(e) formulieren: Was soll der Zuhörer tun?
    • Die Zielgruppe – Präsentieren ist Kommunizieren
    • Nutzen motiviert zum Handeln
    • Ihr Drehbuch zum Erfolg – Der Nutzenkatalog
    • Inhalte auswählen und verdichten
    • Drehen Sie den Spieß um: Erst das Handout, dann die Folien
    • Sprechernotizen und Regieanweisungen
    • Trockenübung, Bühnenprobe und Requisiten

    Kapitel 3:Visualisieren von Informationen

    • Heimkino
    • Die 30-Sekunden-Methode
    • Schokolade statt Spinat
    • Visualisieren der Agenda
    • Visualisieren von Listen
    • Visualisieren von Prozessen
    • Visualisieren von Zyklen
    • Visualisieren von Hierarchien
    • Tabellen zu Schaubildern umfunktionieren
    • Trennfolien, Tracker, Fortschrittsbalken

    Kapitel 4: Das kleine Einmaleins der Diagramme 81

    • Zahlen und ihre Botschaft
    • Der Zahlenvergleich
    • Das passende Diagramm
    • Mehr Information durch weniger Daten
    • Kreisdiagramm
    • Balkendiagramm
    • Säulendiagramm
    • Liniendiagramm
    • Verteilungsdiagramm
    • Korrelation – Das Punktdiagramm

    Kapitel 5: Goldene Regeln der Vortragstechnik

    • Regel 1: Glaubwürdig sein
    • Regel 2: Anschaulich erzählen
    • Regel 3: Sendepause nach Folienwechsel
    • Regel 4: Didaktischem Dreisatz folgen
    • Tell what you will tell
    • Tell it
    • Tell what you have told
    • Regel 5: Lucy-Strategie beherzigen
    • Regel 6: Zusatzhinweise geben
    • Regel 7: Verständlich sprechen
    • Nieder mit Passiv- und Nominalkonstruktion

    Kapitel 6: Showtime

    • Der Kontakt zum Publikum
    • Gute und schlechte Animationen
    • Didaktischer Einsatz von Animationen
    • Aufdecken (Einblenden)
    • Hervorheben
    • Analoge Zeigehilfe
    • Digitale Zeigehilfe – Die »Spot-Technik«
    • Die Referentenansicht
    • Bildschirmpräsentation mit der Tastatur steuern
    • Notebook und Beamer
    • Monitor/Beamer unter Windows 7 anschließen
    • Keine Energie sparen
    • Mute/Black/Schwarz
    • Freeze-Funktion
    • Zoom und Fokus
    • Bildjustierung
    • Keystone-Korrektur
    • Projektionsarten
    • Bildformat
    • Hauptnetzschalter: Power-On/Off
    • Nachkühlzeit beachten
    • Erneute Zündung der Lampen
    • Lautsprecher
    • Fernbedienung
    • Notfallstrategien
    • Vorbeugen
    • Checkliste »Beamerprobleme«

    Kapitel 7: Organisatorische Rahmenbedingungen

    • Sitzordnung
    • Akustik
    • Belüftung
    • Licht/Verdunkelung
    • Garderobe, Toiletten, Rauchen
    • Strom
    • Material

    Kapitel 8: Tipps und Tricks

    • Allgemeine Tipps
    • Rückgängigvorgänge von 20 auf 150 erhöhen
    • Sieben auf einen Streich
    • Tipps zum Markieren
    • Flexible und unflexible Textfelder
    • Rahmenmodus: Formatieren ohne Markieren
    • Mehrere Formen hintereinander zeichnen
    • Form in andere Form umwandeln
    • Textumbruch in Formen
    • Form an Inhalt anpassen
    • Exaktes Positionieren mit der Tastatur
    • Exaktes Positionieren mit der Maus
    • Formen proportional vergrößern und verkleinern
    • Kreis, Quadrat und gerade Linie zeichnen
    • Vordergrund und Hintergrund: Objekte stapeln
    • Objekte mit der Maus exakt vertikal oder horizontal verschieben 151
    • Objekte mit der Maus kopieren
    • Objekte duplizieren
    • Objekte gruppieren und trennen
    • Objekte automatisch ausrichten
    • Objekte automatisch verteilen
    • Schrift in Präsentation einbetten
    • Unerwünschte Schriftarten ersetzen
    • Mit Verbindungslinien arbeiten 158
    • Unsichtbare und verdeckte Objekte aufspüren
    • Graustufendruck: Was tun, wenn Weiß zu Schwarz wird?
    • Folien aus anderen Präsentationen einfügen
    • Formkontur anpassen
    • Objekte drehen oder kippen
    • Form millimetergenau skalieren
    • Objekte ausblenden
    • Folien nach Word exportieren
    • Führungslinien: Positionierungs- und Orientierungshilfe
    • Abkürzungen und Tastenkombinationen im Überblick
    • Tipps zur richtigen Strategie
    • In Rechtecken denken
    • Gruppieren als Wundermittel
    • Vom Vordergrund zum Hintergrund
    • Das Rad nicht neu erfinden – Musterfolien sammeln
    • Tipps zu Bildern und Grafiken
    • Die ClipArt-Sammlung
    • Bilder von Datenträger einfügen
    • Bilder aus dem Internet einfügen
    • Bild als Folienhintergrund verwenden
    • Bild als Füllung für Formen
    • Bildform ändern
    • Fotoalbum erstellen
    • Fotoalbum nachträglich ändern
    • Bilder komprimieren
    • Objekt als Grafikdatei speichern
    • Folie als Grafikdatei speichern
    • SmartArt-Grafiken nutzen
    • Werkzeuge zur Bildbearbeitung
    • Bildformatvorlagen und Bildeffekte
    • Bild zuschneiden
    • Bild skalieren
    • Bullaugeneffekt verwenden
    • Tipps zu Tabellen
    • Zellinhalte horizontal und vertikal ausrichten
    • Tabellenformatvorlagen einsetzen
    • Zeilen und Spalten zentimetergenau skalieren
    • Tabelle zentimetergenau skalieren
    • Einzelne Zeilen und Spalten einfügen und löschen
    • Tabellenoptionen
    • Füllfarben und Rahmenlinien

    Kapitel 9: Diagramme, Animationen und Hyperlinks

    • Mit Diagrammen arbeiten
    • Diagramm erstellen
    • Datenquelle öffnen und bearbeiten
    • Problemfall »Blauer Rahmen verschwunden«
    • Diagrammtyp ändern
    • Diagramm-Formatvorlagen
    • Diagrammelemente bearbeiten
    • Diagrammtitel einfügen, anpassen und entfernen
    • Achsentitel anzeigen, anpassen und ausblenden
    • Legende positionieren, formatieren und entfernen
    • Datenbeschriftungen einfügen, anpassen und entfernen
    • Datentabelle anzeigen, bearbeiten und entfernen
    • Achsen bearbeiten – Starthilfe
    • Gitternetzlinien einblenden
    • Zeichnungsfläche anpassen
    • Datenreihe anpassen
    • Datenpunkt anpassen
    • Achsen: Maximalwert und Hauptintervall anpassen
    • Zahlenformat für Achsen anpassen
    • Verbindungslinien bei gestapelten Diagrammvarianten einblenden
    • Säulen überlappen
    • Kategorien in umgekehrter Reihenfolge anordnen
    • Animationen erstellen und bearbeiten
    • Folienübergänge
    • Animationseffekte
    • Eingangseffekt zuweisen
    • Betonungseffekt zuweisen
    • Beendeneffekt zuweisen
    • Animationspfad
    • Effekte kombinieren
    • Der Animationsbereich
    • SmartArt-Grafik animieren
    • Diagramm animieren
    • Animationsvorschau und Präsentationsmodus
    • Effekte automatisch auslösen
    • Trigger als Auslöser für Effekte verwenden
    • Geschwindigkeit von Effekten anpassen
    • Effektoptionen
    • Animationsreihenfolge ändern
    • Animationseffekt löschen
    • Animationseffekt ändern
    • Animationseffekt kopieren
    • Animationseffekte vorübergehend abschalten
    • Präsentation automatisch ablaufen lassen
    • Präsentation als Endlosschleife ablaufen lassen
    • Kioskmodus als Navigationshilfe
    • Interaktivität durch Hyperlinks
    • Szenario 1: Hyperlinks ins Internet
    • Benutzerdefinierte QuickInfo
    • Szenario 2: Hyperlinks zu Excel
    • Szenario 3: Hyperlinks in andere Präsentationen
    • Szenario 4: Symbole zum Blättern – Interaktive Schaltflächen
    • Szenario 5: Interaktives Inhaltsverzeichnis
    • »All in One«: Die zielgruppenorientierte Präsentation
    • Zielgruppenorientierte Präsentation per Hyperlink starten
    • Hyperlinks – Risiken und Nebenwirkungen im Überblick
    • Stolpersteine bei Hyperlinks in anderen Präsentationen
    • Stolpersteine bei Hyperlinks zu anderen Dateien
    • Stolpersteine bei Hyperlinks ins Internet

    Kapitel 10: Multimedia

    • Audiodateien verwenden
    • Audiodatei von Datenträger einfügen
    • Audiodatei als Verknüpfung einfügen
    • Audiodatei wird Teil der Klickreihenfolge
    • Audiodatei per Triggerobjekt abspielen
    • Audiodatei ab bestimmtem Zeitpunkt abspielen
    • Audiodatei über mehrere Folien hinweg abspielen
    • Audiodatei ein- und ausblenden
    • Audiodatei kürzen
    • Audiosymbol während der Präsentation ausblenden
    • Bild statt Audiosymbol
    • Videodateien verwenden
    • Videodatei von Datenträger einfügen
    • Video als Verknüpfung einfügen
    • Video im Vollbildmodus abspielen
    • Video wird Teil der Klickreihenfolge
    • Video per Trigger abspielen
    • Video nur im Präsentationsmodus anzeigen
    • Video kürzen
    • Sprungmarken hinzufügen
    • Video formatieren
    • Video von Webseite einbetten

    Kapitel 11: Das Wichtigste zum Masterkonzept

    • Der Folienmaster
    • Hierarchischer Aufbau: Der Ober sticht den Unter
    • Formate anpassen
    • Objekte einfügen
    • Standardschrift für Formen und Textfelder ändern
    • Kopf- und Fußzeilen definieren
    • Unterschiedliche Fußzeilen festlegen
    • Benutzerdefinierte Folienlayouts erstellen
    • Mehrere Folienmaster in einer Präsentation?
    • Reparatur »zerschossener« Folien
    • Goldene Regeln für das Erstellen neuer Folien
    • Platzhalter verwenden
    • Platzhalter an Ort und Stelle belassen
    • Direkte Formate zum Schluss

  • Windows 7: Per Doppelklick die bearbeiteten Dokumente des aktuellen Tages anzeigen lassen

    Zur eigenen Kontrolle des Arbeitstages nutzen viele die Windows-Suchfunktion, erreichbar vom Desktop mit [F3], um sich die bearbeiteten Dokumente eines Tages anzeigen zu lassen. Die Sucheinstellungen erfordern aber jedes Mal die gleichen, zusätzlichen Arbeitsschritte. Viel praktischer wäre es doch, sich mit einem Doppelklick alle diese Dokumente anzeigen zu lassen. Dies lässt sich mit dem einmaligen Anlegen einer „Such-Verknüpfung“ bewerkstelligen.

    Der Standardvorgang für das Anzeigen der Dokumente des aktuellen Arbeitstages ist das Drücken der [F3]-Taste, im Suchfeld den Link „Änderungsdatum“ anklicken und im Kalenderblatt den aktuellen Tag markieren.

    Mit den folgenden Arbeitsschritten kürzen Sie das alles ab und öffnen die Suche mit nur einem Doppelklick.

    1. Wechseln Sie zum Desktop und drücken die [F3]-Taste um die Windows-Suche zu öffnen.

    2. Klicken Sie unterhalb des Suchfeldes auf „Änderungsdatum“.

    3. Im Suchfeld wird nun automatisch „änderungsdatum:“ eingetragen. Tippen Sie noch dazu das Wort „heute“ ein.

    4. Klicken Sie im Anschluss auf „Suche speichern“ und danach links oben im Dialogfenster „Speichern unter“ auf „Desktop“. Vergeben Sie dieser Verknüpfungen einen entsprechenden Namen, zum Beispiel „HEUTE“.

    5.   Der Button „Speichern“ erzeugt die neue Verknüpfung auf Ihrem Desktop.

    Ab sofort sind nun alle bearbeiteten Dokumente des aktuellen Tages per Doppelklick erreichbar. Die Verknüpfung finden Sie  ebenfalls links oben im Windows-Explorer.

  • Flip Title: Mit gedrehter Schrift in Blogs und Foren besonders auffallen

    Ergebnislisten von Internet-Foren und -blogs sind oft so lang, dass kaum ein Beitrag besonders auffällt. Da muss man sich schon etwas einfallen lassen, dass der eigene Beitrag hervorsticht. Das kann man zum Beispiel mit Smilies, Zitaten, farbiger Schrift oder ähnlichen Methoden bewerkstelligen. Oder aber, einer besonderen Methode, der gedrehten Schrift! Damit drehen Sie Ihren Text einfach auf den Kopf. Noch auffälliger geht es kaum.

    ɟdoʞ ɯǝp ɟnɐ ʇɟıɹɥɔs

    Der kostenlose Online-Dienst www. Fliptitle.com macht es möglich. Die Bedienung ist denkbar einfach. Geben Sie in das Feld „Your Text“ einfach die gewünschten Begriffe oder komplette Texte ein. Es können auch Texte aus Word mit [Strg][C] herauskopiert  und wieder mit [Strg][V] bei „Fliptitle“ eingefügt  werden. Automatisch erscheint im darunter liegenden Feld „Flipped Text“ der umgedrehte Text.

    Den gedrehten Text können Sie nun wiederum mit  [Strg][C] herauskopieren und mit  [Strg][V] in das neue Dokument, Internetblog oder -forum eingefügt werden.

    Vergessen Sie aber nicht, Ihren Lesern, – möglichst in Klarschrift – den Online-Dienst www.Fliptitle.com mitzuteilen, damit diese die Texte wieder in ein lesbares Format umwandeln können. Bei zu langen Texten könnte sonst der Effekt verlorengehen.

    Das funktioniert auch mit Messengern, Youtube und vielen anderen Anwendungen, in denen man mit Texten arbeiten kann.

  • Word: Gemischte Groß- und Kleinschreibung mit wenig Aufwand entfernen

    In Word lassen sich einzelne Textpassagen oder komplette Texte mit verschiedenste Art und Weise hervorheben. Die einfachste Möglichkeit ist der Fettdruck. Aber nicht in jedem Fall passt Fett- oder Farbschrift.  Manchmal reicht aber schon, wenn ein Text durch permanente Klein- oder Großschrift hervorgehoben wird. Soweit kein Problem, wenn der Text noch geschrieben werden muß, aber wie funktioniert das mit bereits vorhandenen Texten? Word hält für diesen Fall eine ganz einfache Lösung bereit.

    Ein bereits existierender Text mit gemischter Groß- und Kleinschreibung lässt sich mit ein paar einfachen Arbeitsschritten ganz schnell umformatieren, ohne ihn neu zu erstellen. Diese funktionieren mit jeder Word Version.

    Starten Sie Word, rufen das gewünschte Textdokument auf und markieren die Textpassage, die geändert werden soll.

    Möchten Sie das gesamte Textdokument ändern, dann markieren Sie den Text am schnellsten mit der Tastenkombination [Strg][A].

    Ist der gewünschte Text markiert, drücken Sie einmal die Tastaturkombination [Umschalt][F3] um alles in Großbuchstaben zu ändern…

    …ein weiterer Druck dieser Kombination ändert den Text in Kleinschreibung…

    …ein drittes Betätigen der Tastenkombination versetzt den Text wieder in den Urzustand (normale Groß- und Kleinschreibung.