Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Blitzschnell Abkürzungsverzeichnisse für Word-Dokumente anlegen

    Die deutsche Sprache ist voll von Abkürzungen für komplexe Wortgebilde. Egal ob Parteiprogramm, Dissertation oder andere wissenschaftliche Abhandlungen. Beim Erstellen von Texten, die nicht gerade allgemein bekannte Abkürzungen enthält, ist es empfehlenswert, ein Abkürzungsverzeichnis anzulegen und in das Dokument einzufügen. Das hört sich kompliziert an, ist aber schnell und einfach erstellt.

    Abkürzungsverzeichnis anlegen

    Starte das Word Programm und rufe das betreffende Dokument auf. Markiere die erste Abkürzung und drücke die Tastenkombination [Alt][Shift][X].

    In der Dialogbox Indexeintrag festlegen wird die Abkürzung im Textfeld von Haupteintrag angezeigt. Aktiviere nun die Option Querverweis, tippe in das Eingabefeld den ausgeschriebenen Begriff ein, und bestätige den Vorgang mit dem Button Festlegen. Wiederhole die Prozedur mit allen weiteren, im Text befindlichen Abkürzungen. Sind alle erfasst, kann die Dialogbox mit der Schaltfläche Schließen beendet werden.

    Im Textdokument erscheinen jetzt die ausgeschriebenen Texte in geschweiften Klammern direkt hinter den Abkürzungen, sie sind jedoch im PDF-Format oder in der Druckversion nicht sichtbar.

    Einfügen des Verzeichnisses

    Zum Einfügen des Verzeichnisses in das Word-Dokument, positionierst du deinen Cursor an der vorgesehenen Stelle, zum Beispiel am Ende des Dokuments. Dann öffnest du in der Menüzeile das Register Einfügen und klickst auf Seitenumbruch.

    Im Register Verweise klickst du auf die Schaltfläche Index einfügen, die sich in der Gruppe Index befindet. Im Dialogfenster kannst du bei Bedarf jetzt noch die Anzahl der Spalten oder ein anderes Format für das Abkürzungsverzeichnis einstellen. Der Button OK fügt das Verzeichnis in dein Dokument ein.

    Jetzt musst du nur noch die Änderungen im Word-Dokument speichern, fertig!

  • Outlook-Kontakte für die neue Version erfolgreich extrahieren

    Hin und wieder wird es mal erforderlich, den E-Mail-Client Outlook auf eine aktuellere Version zu bringen. Die meiste Arbeit machen die Kontakte, die in die neue Version übertragen werden müssen. Aus diesem Grund lassen diese sich mit ein paar Mausklicks in einer Datei auslagern. Die Export-Datei kann wahlweise auf der Festplatte oder auf einem Wechseldatenträger gespeichert werden.

    Der Datenexport ist schnell erledigt. Die erforderlichen Arbeitsschritte für die Extrahierung unterscheiden sich von den Versionen 2003/2007 zu 2010/2013 nur Anfangs ein wenig.

    Outlook 2010/2013

    Vor dem Wechsel zur neuen Outlook-Version, klickst du in deinem bestehenden Outlook auf Datei | Optionen | Erweitert. Im Bereich Exportieren klickst du auf den Button mit gleichem Namen.

    Outlook 2003/2007

    Bei diesen älteren Versionen reicht ein Klick auf Datei und Importieren/Exportieren. Ab hier ist die Vorgehensweise mit Outlook 2010 und 2013 identisch.

    Im Dialogfenster Import/Export-Assistent wählst du die Option In Datei exportieren und bestätigst die Auswahl mit der Schaltfläche Weiter.

    Anschließend klickst du im nächsten Fenster auf den Eintrag Kommagetrennte Werte (Windows) und dann wieder auf Weiter.

    In der nachfolgenden Anzeige wählst du im Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte aus, klickst auf Weiter und legst dann noch den Speicherpfad fest. Mit den beiden Buttons Weiter und Fertig stellen werden nun alle Kontaktdaten in die Speicherdatei exportiert.

    Tipp

    Die Outlook-Export-Funktion eignet sich übrigens auch hervorragend als Kontaktdaten-Backup. Regelmäßig durchgeführt, bist du immer auf der sicheren Seite wenn sie mal verloren gehen.

  • Office Word: Pfeil-Symbole blitzschnell in ein Dokument einfügen

    Sonderzeichen in Word-Dokumente einfügen ist eigentlich nur in mehreren Arbeitsschritten möglich. Das betrifft insbesondere die Sonderzeichen, die sich nicht direkt über die Tastatur eintippen lassen. Einige Zeichen, wie die Pfeilsymbole, können aber trotzdem mit einer Tastenkombination schnell eingegeben werden.

    Für die Eingabe von Richtungspfeilen, wie die auf den Pfeiltasten deines Keyboards, drückst du nur die Taste [Alt] und eine Zahl zwischen 24 und 27. Wichtig ist nur, dass die Zahleneingabe über den Ziffernblock der Tastatur eingetippt wird.

    Die Zahl 24 steht für Pfeil nach oben, tippe 25 für den Rechtspfeil ein, der Linkspfeil hat die Nummer 26 und der Pfeil nach unten die 27.

    Auf Tastaturen die keinen Ziffernblock haben, zum Beispiel bei Note- und Netbooks, musst du zu einem kleinen Trick greifen. Tippe eine der folgenden Ziffern an der Stelle ein, an die der Pfeil erscheinen soll:

    • Pfeil nach links: 2190
    • Pfeil nach oben: 2191
    • Pfeil nach rechts: 2192
    • Pfeil nach unten: 2193

    Dann markierst du diese Zahl und drückst anschließend die Tastenkombination [Alt][C], damit der gewünschte Pfeil erscheint.

    Die vierstelligen Zahlencodes entsprechen übrigens den Codes, die auch die Zeichentabelle (Charmap) verwendet. Du rufst sie am schnellsten mit dem Begriff Charmap über das Eingabefeld der Taskleiste oder des Startmenüs auf.

    Auch die Unicodes anderer Zeichen, wie das des Paragraphen-Zeichens, kannst du hier herausfinden. Das Symbol „Paragraph“ fügst du übrigens mit [Alt] und der Zahl 0167 ein.

    Tipp:

    Dieser Trick funktioniert auch im E-Mail-Client Outlook oder bei der Texterfassung per WordPress.

  • Inhalte von Word-Tabellen professionell ausrichten

    Beim Einfügen von Tabellen in Word-Dokumente sollte man auch auf eine gute Optik achten. Eine gleichmäßige Anordnung des Inhaltes wirkt professioneller und ist beim Lesen auch angenehmer anzuschauen. Dabei ist es überhaupt nicht so kompliziert, wie es sich anhört.

    Im Wesentlichen funktioniert bei Word-Tabellen das Ausrichten auf die gleiche Weise, wie bei dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel auch.

    Markiere den Tabellenbereich, der gleichmäßig ausgerichtet werden soll und klicke dann im Register Tabellentools auf Layout.

    Der Bereich Ausrichtung der Bearbeitungsleiste enthält die Schaltflächen zum automatischen Ausrichten des Tabelleninhaltes. Über die insgesamt neun Symbolschaltflächen kannst du den Zelleninhalt deiner Tabelle blitzschnell links, rechts oder mittig ausrichten.

    Über die hier ebenfalls vorhandene Schaltfläche Zellenbegrenzungen lässt sich zusätzlich noch der Abstand zum Zellenrand festlegen. Nimmst du in dem Dialogfenster Tabellenoptionen Änderungen vor, musst du sie mit OK speichern, damit sie zur Anwendung kommen.

    Alle, in dem Word-Dokument vorgenommenen Anpassungen, müssen abschließend mit Datei | Speichern oder der Tastenkombination [Strg][S] gespeichert werden.

  • Sicherheitslücke versteckter Browserspeicher: So wird er deaktiviert

    Neben den „normalen“ Cookies, werden von Webseiten auch sogenannte Supercookies verwendet, die in der Regel resistenter gegen Speicherlöschungen sind. Zu diesen Supercookies gehört neben Flash- auch die DOM-Cookies. Sie sind mit bis zu 10 MB wesentlich größer als herkömmliche Cookies, die nur ein paar Byte betragen. Diese Speicherfresser werden in einem versteckten Bereich des Browsers abgelegt (DOM-Storage), der aber recht einfach deaktiviert werden kann.

    Normalerweise werden die DOM-Cookies entfernt, wenn der komplette Browserverlauf gelöscht wird. Da dies meistens aber erst nach ein paar Wochen oder Monaten gemacht wird, wenn der Browser immer langsamer wird, ist es empfehlenswert den versteckten DOM-Speicher von vornherein zu deaktivieren.

    Firefox

    Im Firefox-Browser findest du den DOM-Speicher über die Eingabe des Befehls about:config in die Adresszeile. Bestätige die Warnmeldung, suche anschließend den Eintrag dom.storage.enabled, und schalte ihn per Doppelklick aus. In der Spalte Wert erscheint daraufhin die Einstellung false.

    Microsoft Internet Explorer und Edge

    In den beiden Microsoft Browsern schaltest du die DOM-Storage über die Einstellungen | Internetoptionen | Erweitert aus, indem du das Häkchen der Option DOM-Storage aktivieren entfernst und die Änderung speicherst.

    Google Chrome

    Im Chrome-Browser lässt sich die separate Deaktivierung des DOM-Speichers nicht durchführen. Hier kannst du nur komplett alle Cookies blockieren. Klicke dazu auf Einstellungen | Erweiterte Einstellungen anzeigen | Inhaltseinstellungen und wähle die Option Speicherung von Daten für alle Webseiten blockieren aus.

    Eine separate Abschaltung des DOM-Speichers erfordert die Installation der Chrome-Erweiterung Ghostery.

  • Textbausteine in Word 2016 anlegen und verwenden

    Beim Erstellen von Briefen oder anderen Word-Dokumenten kommt es häufiger vor, dass bestimmte Redewendungen immer wieder verwendet werden. Das beste Beispiel ist eine Schlussformulierung mit Gruß und dem Namen des Absenders, wie es auch in Bewerbungsschreiben vorkommt. Statt immer wieder den gleichen Text zu tippen, könnte man auch einen Textbaustein erstellen, der blitzschnell in ein Dokument eingefügt wird.

    Am schnellsten kannst du einen Textbaustein aus einem bereits bestehendem Dokument erstellen. Rufe dieses Dokument in Word auf, markiere den als Textbaustein vorgesehenen Text, und drücke die Tastenkombination [Alt][F3].

    Im Dialogfenster Neuen Baustein erstellen gibst du im obersten Eingabefeld dem neuen Baustein einen passenden Namen, zum Beispiel Schlussformulierung Bewerbung und speicherst ihn mit dem Button OK.

    Zum Einfügen in ein neues Dokument brauchst du nur noch die ersten vier bis fünf Buchstaben des Baustein-Namens einzutippen und die Taste [F3] zu drücken. Schon während des Schreibens wird dir in einen kleinen Info-Fenster angezeigt, dass zu dieser Buchstabenkombination ein Textbaustein existiert. Spätestens jetzt kannst du auf [F3] drücken.

    Die Alternative zum Einfügen per [F3] führt über die Word-Bearbeitungsleiste. Im Register Einfügen klickst du im Bereich Text auf Schnellbausteine durchsuchen | Auto Text und suchst dir den benötigten Textbaustein aus.

    Schneller als mit [F3] kann man aber keine, immer wiederkehrenden Texte schreiben.

  • Eigene Fotos durch Wasserzeichen schützen

    Abmahnungen für unberechtigt veröffentlichte Fotos sind seit einiger Zeit in aller Munde und die verhängten Abmahngebühren können existenzbedrohend sein, wenn das einen selbst trifft. Vielleicht hast du dich auch schon mal darüber geärgert, dass jemand deine Fotos ohne Genehmigung verwendet hat. Dem kannst du recht einfach einen Riegel vorschieben. Schütze deine Bilder einfach mit einem Wasserzeichen!

    Es gibt etliche Tools, mit denen man eigene Fotos auf diese Weise personalisieren kann. Aber sie sind oft zu teuer und/oder kompliziert zu bedienen. Nicht so das Programm bulkWaterMark von PMlabs.

    Mit bulkWaterMark erstellst du eigene Wasserzeichen und fügst sie deinen Bildern, sogar per Stapelverarbeitung, schnell hinzu. Und es ist in der Basisversion sogar kostenlos.

    Außerdem enthält es eine große Palette an Grafikelementen, damit ein wirklich individuelles und kreatives Wasserzeichen erstellt werden kann. Ausführliche Hilfe und Tutorials sind natürlich auch vorhanden.

    Für eine private, nicht gewerbliche Nutzung, sollte die kostenlose Basisversion ausreichen. Wer mehr Funktionen will und mit seinen Bildern zudem Geld verdienen möchte, der greift zu einer der drei anderen, recht günstigen Versionen (Basic für 9 Euro, Pro für 29 Euro und Business für 39 Euro).

    Für nicht zufriedene Kunden gibt es sogar eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie.

    bulkWaterMark ist kompatibel mit Windows XP, Vista, Windows 7, 8.x, 10 und .NET Framework 4.0 (und höher).

  • Drei kleine Tricks, die das Arbeiten mit dem Firefox-Browser erleichtern

    Den Firefox-Browser kann für jeden Nutzer und für jedes Tätigkeitsprofil individuell angepasst werden. Mit einer endlosen Zahl von (kostenlosen) Add-Ons können schnell und einfach benötigte Funktionen dem Browser hinzugefügt werden. Dies ist nicht zuletzt eines der Gründe für den Erfolg. Dennoch verfügt Firefox über viele Optimierungs-Features, die keine Erweiterungen erfordern. Mit den folgenden Einstellungsänderungen kannst du die Taskleistenvorschau, Domainvervollständigung und die Bedienung per Maus verbessern.

    Automatische Domainvervollständigung

    Bei der Eingabe von Webseiten fügt Firefox standardmäßig die Endung .com hinzu, damit die Seite schneller aufgerufen werden kann. Surfst du aber hauptsächlich Webseiten mit der Endung .de an, ist diese Standardeinstellung eher hinderlich. Zum Ändern der Top-Level-Domain von .com auf .de gibst du in die Adressleiste den Befehl about:config ein, drückst die Taste [Enter] und bestätigst die nachfolgende Warnmeldung.

    Über das Suchfeld rufst du den Eintrag browser.fixup.alternate.suffix auf und öffnest ihn mit einem Doppelklick. In der Dialogbox gibst du die Endung .de ein und klickst dann zur Bestätigung auf OK.

    Taskleisten-Tab-Vorschau aktivieren

    Für eine bessere Übersicht und ein schnelleres Aufrufen von aktiven Browser-Tabs ist eine Taskleisten-Vorschau aktivierbar, die diese Tabs in einer Miniatur-Ansicht anzeigt.

    Die Aktivierung wird ebenfalls über about:config vorgenommen. Dazu rufst du den Eintrag browser.taskbar.previews.enable auf und änderst ihn per Doppelklick von false auf true.

    Text per Mausrad einfügen

    Das Einfügen von Texten, zum Beispiel in der Adressleiste dem Suchfeld oder anderen Textfeldern, erfolgt meist per Rechtsklick und dem Kontextmenübefehl Einfügen. Schneller würde das aber mit dem Mausrad gehen. Diese Funktion wird über about:config freigeschaltet.

    Auch hier rufst du das Feature middlemouse.paste über das Suchfeld auf und änderst den Wert von false auf true per Doppelklick.

    Ab sofort kannst du gespeicherten Text aus der Zwischenablage per Druck auf das Mausrad schnell und einfach in alle Textfelder von Webseiten eingefügt werden.

  • Clipboard Master: Das Tuning für deine Zwischenablage

    Jeder der täglich mit Windows arbeitet, nutzt die Zwischenablage um Elemente schnell zu kopieren und an anderer Stelle einzufügen. Leider ist mit dieser Clipboard-Funktion immer nur eine Aktion möglich. Beim nächsten Einsatz wird der Zwischenspeicher automatisch gelöscht. Nicht so bei dem Tool Clipboard Master. Es enthält zudem noch weitere, interessante Funktionen.

    Nach dem Download des kostenlosen Tools Clipboard Master, folgst du einfach nur dem Installationsassistenten. Hier kannst du am Ende auch festlegen, welchen Usertyp (Einfach, Standard, Profi/Programmierer/Entwickler) du mit diesem Programm unterstützen möchtest.

    Du kannst mit Clipboard Master auch alle Arten von Inhalten wie Dateien, Ordner und Textbausteine einfügen. Weitere Funktionen wie ein Screenshot-Tool, Passwort-Manager sowie Hot- und Flexi-Keys runden das Programm ab.

    Besonders positiv ist beim Kopieren von Texten, dass beim Einfügen die enthaltenen Formatierungen entfernt werden können. Alles nur Einstellungssache. Eine komplette Funktionsübersicht und -erklärung wird auf der Webseite des Anbieters Jumping Bytes bereitgehalten.

    Clipboard Master ist mit fast allen Windows-Programmen und Betriebssystemen ab Windows XP kompatibel.