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Mozilla Firefox: Inhalte für Web-Formulare blitzschnell kopieren, speichern und einfügen
Das Ausfüllen von Web-Formularen, zum Beispiel bei Registrierungen oder Kontaktformularen erfordern nahezu immer die gleichen Angaben. Name, Alter, E-Mailadresse, Wohnort, Straße, etc… Wer diese Angaben häufig eingibt, wünscht sich mit Sicherheit eine effektivere Methode. Und die gibt es für den Firefox-Browser natürlich als kostenlose Erweiterung.
Lade dir auf der Add-Ons-Seite von Mozilla die Erweiterung Auto Form herunter und starte den Firefox-Browser neu.
Das Add-On hat dem Browser unterhalb der Adresszeile drei Symbole hinzugefügt.
Mit dem ersten Icon speicherst du die Formular-Daten, das Mittlere fügt die Daten in ein Web-Formular ein und das dritte Icon löscht alle im Browser gespeicherten Daten.
Die Bedienung ist durch diese drei Buttons sehr einfach. Formularseite aufrufen, Daten eingeben und auf den Button Speichern klicken.
Das Einfügen gespeicherter Daten ist ebenso einfach. Formular aufrufen und auf das Icon Einfügen klicken, fertig.
Der einzige negative Aspekt ist die Programm-Sprache in den Einstellungen: Sie sind nur in Französisch, eine Sprachauswahl ist nicht möglich. Da man diese Funktion im Prinzip aber gar nicht braucht, ist das eigentlich egal…
Wichtige Textpassagen in Word-Dokumenten unleserlich machen
Wer Textpassagen mit wichtigem Inhalt vor dem Versenden unleserlich machen will, der muss sich etwas anstrengen. Ein schwarzer Balken und die Konvertierung in das PDF-Format reichen leider nicht aus. Diesen vermeintlichen „Schutz“ hebelt die Copy/Paste-Funktion sehr leicht aus. Hier sind ein paar Arbeitsschritte erforderlich, damit der Text wirklich nicht mehr wiederherstellbar ist.
Es ist zwar sehr bequem, bei Word die Funktion Texthervorhebungsfarbe zu verwenden und dann das Dokument als PDF zu speichern. Dies ist aber nur eine trügerische Sicherheit.
Bei diesem Verfahren wird der schwarze Balken nur über den Text gelegt. Diese Stelle wird aber trotzdem als Text konvertiert. Um dies zu demonstrieren, markiere einen Text mit gelber Farbe anstatt mit schwarz und speichere die Datei als PDF.
Im Adobe Reader kann man den schwarzen Balken zwar nicht entfernen, aber man kann den Text sichtbar machen. Dazu kopierst du die geschwärzte Stelle in die Zwischenablage und fügst sie in ein Word-Dokument ein. Und voilá: Der Text ist sichtbar!
Mit einem PDF-Editor Markierungen entfernen
Die schwarzen Balken entfernt man mit einem PDF-Editor wie dem Foxit Phantom. Er ist als kostenlose Testversion erhältlich.
Sichere Varianten
Zum Anonymisieren von Texten führen eigentlich nur drei Maßnahmen zum Erfolg.
1.) Überschreibe die betreffenden Texte mit Platzhaltern wie XXXXXXXX oder mit Sonderzeichen und erstelle von dieser Datei eine Kopie im PDF-Format. Anschließend machst du den überschriebenen Text im Word-Dokument wieder rückgängig.
2.) Ein sicheres Schwärzen von Texten in PDF-Dateien ermöglicht nur ein professionelles Programm wie der Adobe Acrobat Pro. Doch dieser ist nach Ablauf der 30-tägigen Testphase recht teuer. Ein Abo kostet derzeit 17,84 Euro, die Kaufversion schlägt mit stolzen 665,21 Euro zu Buche.
3.) Am sichersten ist immer noch die klassische Methode. Word-Dokument ausdrucken, Texte mit einem schwarzen Filzstift unkenntlich machen und wieder im PDF-Format einscannen.
Tipp:
Mit den PDF-Versionen von Powerpoint- und Excel-Dateien ist ähnlich zu verfahren, da sie genauso unsicher sind wie die Word-Dokumente.
Windows 10: Den Kachelbereich des Startmenüs vergrößern
Das Windows-10-Startmenü ist eine Hybridanzeige aus der klassischen und der neuen Kachel-Anzeige, wie man sie seit Windows 8 kennt. Im vergangenen September und Oktober haben wir bereits Tipps zur Anpassung des Startmenüs veröffentlicht. Seit dem ersten großen Windows-10-Update im November kommt noch eine weitere Funktion hinzu.
Der Kachelbereich des Startmenüs besteht standardmäßig aus insgesamt drei senkrechten Reihen. Dieser Bereich kann per Mauszeiger (Anfasser) am rechten Rand um jeweils weitere drei Kachelreihen vergrößert werden. Das bedeutet, du kannst auf diese Weise das Startmenü um drei, sechs, neun Reihen (usw.) vergrößern.
Der Nachteil daran ist aber, das es immer drei zusätzliche Reihen sind. Wer aber nur eine vierte Reihe benötigt, der kann Dank dem November-Update, seinen Kachelbereich um nur eine (vierte) Reihe erweitern.
Über den Button Startmenü und die Einstellungen wählst du zunächst die Kategorie Personalisierung.
Im nächsten Fenster wechselst du dann im linken Bereich zur Option Start und stellst den Schalter der Funktion Mehr Kacheln anzeigen auf Ein.
Das war´s schon. Ab sofort enthält dein Startmenü eine vierte Kachel-Reihe. Das bedeutet aber auch, dass bei einer großen Erweiterung per Anfasser (wie oben beschrieben), dem Startmenü jeweils vier Reihen hinzugefügt werden.
OCR-Erkennung: Texte aus Fotos und schreibgeschützten PDF-Dateien auslesen
Immer wieder kommt es vor, dass man mit einer Kamera oder dem Handy Texte fotografiert, die man später in das Word-Format umwandeln möchte. Das gleiche gilt für schreibgeschützte PDF-Dateien, wenn man mal wieder das Passwort vergessen hat. In der Vergangenheit stellten wir auch schon Software und Webdienste vor, die per OCR-Technik Texte aus Bildern extrahiert kann. Diesmal möchten wir eine schlanke Software vorstellen, mit der man unkompliziert den Text aus PDF-Dateien herauskopiert, ohne das PDF in eine Bilddatei umzuformatieren.
Das betreffende Tool nennt sich GT Text und ist kostenlos im Web, z. B. bei Softonic herunterladbar.
Nach Download und Installation des Programms, musst du für die (deutsche) Texterkennung noch das entsprechende Sprachenpaket herunterladen. Dazu startest du GT Text per Doppelklick auf das Desktop-Icon. Es öffnet sich zuerst der Windows-Explorer, den du direkt wieder beendest.
Dann erst öffnet sich das GT-Text-Programmfenster. Hier klickst du in der Menüleiste auf File | Preferences…
…im nächsten Dialogfenster dann auf Add language…
…und wählst dann die erforderliche Sprache, zum Beispiel Download and install German language data, aus. Bestätige deine Auswahl mit der Schaltfläche Install.
Nach erfolgreicher Installation des Sprachpaketes wählst du es in dem Programmfenster Preferences aus und bestätigst die Auswahl mit OK. Nun ist GT Text für die ausgewählte Sprache einsatzbereit.
Text aus Bilddateien herauskopieren
Um einen Text aus einer Bild-Datei zu extrahieren, starte GT Text per Doppelklick und wähle über den Windows Explorer das betreffende Foto aus. Alternativ kannst du es natürlich auch in der Menüleiste über das Ordner-Symbol hochladen.
Mit dem Dokumenten-Icon in der Menüleiste kannst du den Text der kompletten Datei auf einen Schlag extrahieren. Wird aber nur ein Teil des Textes benötigt, dann markiere ihn mit gedrückter linker Maustaste. Der erkannte Text wird in einem Dialogfenster angezeigt. Ist das Ergebnis nicht ganz zufriedenstellend, dann klicke auf Wiederholen bis das Optimum erreicht ist.
Die Schaltfläche Weiter kopiert den extrahierten Text in die Zwischenablage, der dann in Word, Notepad oder in eine E-Mail eingefügt werden kann.
Text aus PDF´s extrahieren
Die Textextraktion aus (geschützten) PDF-Dateien funktioniert ähnlich. Im Gegensatz zu den Bilddateien muss du zuerst das PDF-Dokument mit einem geeigneten PDF-Viewer (z. B. Adobe Reader) öffnen. Danach startest du GT Text und fertigst mit dem Screenshot-Icon ein Foto der PDF-Anzeige an.
Die Textextraktion funktioniert dann genauso wie bei den Foto-Dateien.
Noch kein Upgrade auf Windows 10 durchgeführt? Vorher die Sicherheitseinstellungen des Internet-Explorers exportieren
Wenn du beabsichtigst, einen neuen Computer zu kaufen oder dein Betriebssystem auf Windows 10 zu aktualisieren, solltest du die Sicherheitseinstellungen deines Internet-Explorers auf einem USB-Stick, einer SD-Karte oder in der Cloud speichern. In dieser Sicherheitsdatei werden die Webseiten gespeichert, die als vertrauenswürdig markiert oder blockiert wurden. Das erspart beim Neuaufsetzen eines Computers jede Menge Arbeit. Außerdem ist die Sicherung dieser Datei in wenigen Minuten durchgeführt.
Die Datensicherung wird über den Registrierungseditor (Registry) vorgenommen. Dazu startest du mit der Tastenkombination [Windows][R] das Fenster Ausführen, gibst den Befehl regedit ein und klickst auf OK.
In der Registry navigierst du zu folgendem Schlüssel:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings\ZoneMap\Domains
Mit einem Rechtsklick auf den Ordner Domains öffnest du das Kontextmenü und wählst die Option Exportieren.
Im Anschlußdialog wählst du dann nur noch den Speicherort und den Namen der Sicherungsdatei aus.
Um die gespeicherte Datei auf den neuen Rechner zu überspielen, führst du einen Doppelklick auf die exportierte Datei aus und bestätigst den Sicherheitshinweis des Registrierungs-Editors mit Ja.
Danach werden die Sicherheitseinstellungen automatisch in die neue Registry kopiert.
In Word-Dokumente transparente Bilder einfügen
Im Textverarbeitungsprogramm Word lässt sich die Transparenz von Fotos nicht so einfach ermöglichen. Aber Office wäre nicht Office, wenn man nicht mit einem kleinen Umweg trotzdem zum gewünschten Ziel käme.
Der Trick, der hier zum Erfolg führt heißt Rechteck einfügen. Starte Word und rufe das betreffende Textdokument auf. Klicke in der Menüleiste auf Einfügen und wähle dann im Kontextmenü die Form Rechteck aus.
Positioniere das Rechteck an der gewünschten Stelle und dann klicks du mit der rechten Maustaste in das Rechteck und wählst den Eintrag Form formatieren.
Im rechten Bearbeitungsbereich von Word legst du über Füllung die Bild- oder Texturfüllung fest. Mit dem Button Datei öffnest du den Windows Explorer, über den du das gewünschte Foto einfügst.
Mit dem Schieberegler Transparenz stellst du dann die passende Durchsichtigkeit des Bildes fest.
Für diesen Tipp wurde zwar Word 2013 verwendet, das Ganze funktioniert aber auch mit älteren Programmen wie Word 2007/2010. In diesen Versionen kann aber die Menüführung etwas abweichen.
Tabelleninhalte in Word-Dokumenten in Fließtext umwandeln
Tabellen in Word-Dokumente einfügen ist für viele Menschen tägliche Arbeit. Während das Einfügen recht einfach ist, ist aber das Umwandeln von Tabelleninhalten in Fließtext meistens sehr mühselig und mit viel Tipperei verbunden. Dabei geht das mit den richtigen Word-Tools sehr schnell.
Öffne das betreffende Word-Dokument mit der Tabelle. Natürlich kannst du auch ein neues Dokument erstellen und eine Tabelle einfügen. Dann markierst du die Tabelle und klickst im Menüband auf Tabellentools | Layout.
Im Bereich Daten öffnest du mit dem Button In Text konvertieren das Dialogfenster Tabelle in Text umwandeln. Hier legst du die Texttrennung der Zelleninhalte fest.
Drei vordefinierte Texttrennungen (Absatzmarken, Tabstopps, Semikolon) und eine benutzerdefinierte Variante (Andere) stehen zur Verfügung. Bei der Option Andere kannst du ein beliebiges Zeichen zur Texttrennung festlegen.
Für unseren Tipp haben wir uns für die Tabstopps entschieden.
Diese Funktion spart viel Zeit und Arbeit. Schneller kann man Texte aus einer Tabelle nicht extrahieren.
Office Word: Abbildungsverzeichnis für Bilder, Grafiken und Tabellen erstellen und einfügen
Für viele Manuskripte wie Doktorarbeiten oder Fachbüchern sind Inhaltsverzeichnisse ein wesentlicher Teil der Arbeit. Dazu gehört aber auch ein Abbildungsverzeichnis der verwendeten Fotos, Zeichnungen, Tabellen, Formeln, usw… In Word lässt sich dieses Abbildungsverzeichnis mit wenigen Mausklicks schnell einfügen.
Zuerst die Beschriftungen anfertigen
Die Voraussetzung für ein Abbildungsverzeichnis ist die vorherige Beschriftung aller Elemente. Dies kann während der Texterfassung und dem Einfügen der Elemente geschehen, oder auch nach Abschluss aller Arbeiten. Dazu öffnest du mit einem Rechtsklick auf das Element dessen Kontextmenü und wählst die Option Beschriftung einfügen aus.
Im nachfolgenden Dialogfenster trägst du im Feld Beschriftung einen beliebigen Text ein. Über das Aufklappmenü von Bezeichnung legst du die Kategorie des Elements fest. Eigene, neue Kategorien legst du über den Button Neue Bezeichnung an. Mit OK speicherst du die Bildbeschriftung. Bild und Bildbeschreibung können später noch an das Dokument-Layout angepasst werden.
Wiederhole diesen Vorgang mit allen weiteren Elementen des Schriftstücks. Erst nach Abschluss der Beschriftungen kann das Abbildungsverzeichnis dem Dokument an beliebiger Stelle hinzugefügt werden.
Abbildungsverzeichnis einfügen
In den meisten Fällen erstellen Autoren ein solches Verzeichnis als Anhang auf den letzten Seiten. Wir sind diesem Beispiel gefolgt und erstellen es am Dateiende. Es kann aber auch direkt nach dem Inhaltsverzeichnis eingefügt werden.
Positioniere den Cursor an der gewünschten Stelle und wähle in der Menüleiste Verweise aus. Im Menüband öffnest du das Bearbeitungsfenster Abbildungsverzeichnis mit der Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen. Bei Bedarf lässt sich das Verzeichnis hier noch ein wenig bearbeiten. Die Bereiche Seitenansicht und Webvorschau zeigen das spätere Aussehen des Verzeichnisses im Dokument sowie im Internet.
Der Button OK fügt das Abbildungsverzeichnis dem Dokument hinzu.
Abschließend solltest du das Speichern der Word- Datei nicht vergessen.
Webseiten-Adressen schnell und einfach in Google Docs verlinken
Mit der Textverarbeitung Word lassen sich problemlos ausgewählte Textpassagen mit Internetadressen (Hyperlinks) verlinken. Auch mit Google Docs lassen sich solche Verlinkungen blitzschnell einfügen. Zusätzlich werden sogar noch verschiedene Webseiten-Vorschläge angezeigt.
Man kann dann entweder eine der vorgeschlagenen URL´s einfügen, oder man tippt eine eigene Webadresse ein. Dazu markierst du den gewünschten Text und klickst in der Menüleiste auf den Button Link einfügen.
Hast du die Webadresse eingegeben oder eine URL aus der Liste ausgewählt, wird der Hyperlink mit der Schaltfläche Übernehmen im Dokument gespeichert. Die verlinkte Textpassage erkennst du – wie bei Word auch – an der Unterstreichung.
Übrigens zeigt die Vorschlagsliste der Links auch passende Elemente aus dem Cloudspeicher Google Drive. So lassen sich auch die Dokumente untereinander verlinken.
Checkboxen in Excel-Tabellen einfügen
In Excel-Tabellen lassen sich Checkboxen als Formular- oder als ActiveX-Steuerelement einfügen. Diese Funktion ist aber etwas versteckt und nur über die Entwicklertools erreichbar, die zuerst aktiviert werden muss. Und zwar so:
Starte Office Excel und klicke auf Datei | Optionen. Im Excel-Optionsfenster rufst du die Kategorie Menüband anpassen auf und aktivierst ganz rechts die Hauptregisterkarte Entwicklertools. Bestätige die Auswahl mit OK, damit in Excel die Registerkarte hinzugefügt wird.
Um nun die Checkbox in eine Excel-Tabelle einzufügen, klickst du auf die Registerkarte Entwicklertools und dann auf Einfügen. In dem Aufklappmenü kannst du nun die Checkbox als Formularsteuerelement oder als ActiveX-Steuerelement auswählen.
Nach der Auswahl wird der Mauszeiger als Kreuz dargestellt. Mit einem Mausklick in die linke obere Ecke einer Zelle wird die Checkbox in dieser platziert. Mit einem Rechtsklick öffnest du das Kontextmenü zur Bearbeitung. Hier kannst du beispielsweise den Text der Zelle anpassen oder entfernen.
Nach der Bearbeitung und Anpassung klickst du abschließend an eine leere Stelle des Arbeitsblattes um die Checkbox zu aktivieren.