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In Excel die Rechtschreibprüfung verwenden
Gehörst du auch zu den Personen, die auf eine korrekte Schreibweise wert legen? Jede Generation hat ihre eigenen Ausdrücke und Redewendungen. Trotzdem sollte man in seiner Kommunikation, egal ob Messenger, E-Mail oder Brief auf die korrekte Schreibweise achten und gegebenenfalls auch mal auf die automatische Rechtschreibprüfung vertrauen. Die ist in den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Outlook und Word schon eingebaut. Sogar in Excel lässt sie sich verwenden.
Im Gegensatz zu Word wird in Excel kein Wort rot unterstrichen, wenn es falsch geschrieben wurde. Bist du dir bei einem Begriff in Sachen Rechtschreibung nicht sicher, dann markiere es und drücke die Taste [F7].
In einem separaten Fenster zeigt dir Excel nun die korrekte Schreibweise an, die du per Mausklick übernehmen kannst.
Eigene AutoKorrektur erstellen
Bei häufiger Verwendung bestimmter Begriffe, die man falsch schreiben könnte, wie zum Beispiel Fremdwörter, kann man auch eine eigene Auto-Korrektur anlegen.
Dazu klickst du in der Excel-Menüleiste auf Datei | Optionen | Dokumentenprüfung | AutoKorrektur-Optionen. Dann tippst du in das Feld Ersetzen den falsch geschriebenen Begriff und bei Durch den korrekten Begriff ein. Bestätige deine Eingabe mit einem Klick auf den Button Hinzufügen.
Ab sofort wird das falsch geschriebene Wort durch die richtige Version ersetzt, wenn die Leertaste oder die Eingabetaste gedrückt wird.
Tipp:
In der Microsoft-Office-Alternative OpenOffice ist eine Rechtschreibprüfung in der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc direkt eingebaut. Die funktioniert genau so wie in der Textverarbeitung und unterstreicht falsch geschriebene Begriffe. OpenOffice ist übrigens kostenlos und mit den Dokumenten von Microsoft-Office kompatibel.
Word: Effektives Arbeiten mit der Zwischenablage
Trotz zahlreicher Konkurrenzprodukte ist Office Word immer noch die Nummer eins unter den Textverarbeitungsprogrammen. Viele Funktionen des Word-Programms sind für die Benutzer mal mehr oder mal weniger nützlich. Kommt ganz darauf an, für welchen Zweck er es braucht. Eine nützliche Funktion, die alle Nutzer interessieren dürfte, ist die Verwendung der Zwischenablage. Sie kann bei Word mehr als man zunächst vermuten möchte.
Zwischenablage speichert mehr als gedacht
Wenn in Texte in Word kopiert oder ausgeschnitten, landen sie natürlich in der Zwischenablage und können von dort an anderer Stelle wieder eingefügt werden.
Das ist im Prinzip nichts Neues. Word merkt sich aber nicht nur den letzten Eintrag der Zwischenablage. Alles was du in einem Dokument an Texten kopierst oder ausgeschnitten hast, wird gespeichert. Diese Fragmente kannst du dir mit wenigen Klick anzeigen lassen und erneut an anderer Stelle einfügen.
Inhalt der Zwischenablage anzeigen
Dazu startest du Word und öffnest das betreffende Dokument. Im Register Start klickst du im Menüband auf den kleinen Pfeil rechts in der Gruppe Zwischenablage.
Dies öffnet den Anzeigebereich der Zwischenablage. Alles was kopiert und ausgeschnitten wird, ist hier aufgelistet. Zum Einfügen positionierst du den Cursor an der gewünschten Stelle und klickst dann auf das benötigte Element in der Liste.
Das war´s schon.
Tipp:
Wenn du häufiger mit der Zwischenablage arbeiten möchtest, kannst du dir diesen Anzeigebereich auch dauerhaft einblenden lassen. Öffne die Optionen per Mausklick auf den gleichnamigen Button und aktiviere die Funktion Office-Zwischenablage automatisch anzeigen.
Word: Geschütztes halbes Leerzeichen erstellen
Bei mehrteiligen Abkürzungen, wie i. d. R., werden „normale“ Leerschritte durch ihre Unregelmäßigkeit meist als unschön empfunden. Dem wird mit einem geschützten Leerzeichen entgegengewirkt. Die Standardeinstellung liegt hierbei allerdings bei 100 %, die für Abkürzungen aber auch nicht ideal ist. Ein halbes geschütztes Leerzeichen wäre da schon wesentlich besser geeignet. Mit ein paar Mausklicks ist dieses schnell angelegt.
Für eine bessere Übersicht solltest du Word so einstellen, dass alle Zeichen angezeigt werden. Dies erreichst du über den Button Alle anzeigen, der sich im Bereich Absatz des Registers Start befindet. Alternativ kannst du auch die Tastenkombination [Strg][*] drücken.
Rufe in Word das betreffende Dokument auf und positioniere den Cursor an der gewünschten Stelle.
Mit dem Shortcut [Strg][Umschalt][Leertaste] fügst du das geschützte Leerzeichen in den Text ein. Du erkennst es an dem kleinen, hochgestellten Kreis.
Um daraus nun ein halbes geschütztes Leerzeichen zu machen, markierst du es und klickst es mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählst du Schriftart und wechselst im Dialogfenster zu Erweitert. Hier stellst du im Register Zeichenabstand den Faktor der Skalierung auf 50 % ein und speicherst die Änderung mit OK.
Ab sofort ist das halbe Leerzeichen angelegt und kann nach Belieben kopiert und an anderen Stellen eingefügt werden.
Schrifteffekte in Word schneller einfügen
Bei Windows gibt es eine ganze Reihe von Tastenkombinationen die dir die Arbeit mit dem Computer erleichtern können. Die Shortcuts rufen Programme auf oder ermöglichen die unterschiedlichsten Bearbeitungsfunktionen. Manche lernt man schnell, manche halt weniger schnell. Das ist im Wesentlichen davon abhängig, wie oft die Tastenkombinationen verwendet werden. Auch bei Word gibt es Tastenkombinationen, mit denen das Arbeiten leichter fallen kann.
Die gebräuchlichsten Bearbeitungsfunktionen sind die der Gruppe Schriftart. Im Menüband sind in der Regel Schriftart, -größe und -farbe als Schaltfläche vorhanden. Sie sind auch mit dem Touchpad eines Notebooks schnell und einfach zu erreichen.
Komplizierter wird es jedoch mit anderen Tools dieser Gruppe, wie den Schrifteffekten (Durchgestrichen, Unterstrichen, usw).
Schneller und einfacher gelangst du zu den Schrifteffekten, wenn du den zu bearbeitenden Text markierst und dann die Dialogbox Schriftart mit [Strg][D] öffnest. Dann lassen sich die Funktionen viel leichter mit dem Touchpad bedienen.
Tipp:
Mehr Tastenkombinationen findest du bei Word, wenn du die Taste [Alt] drückst. Dann werden in der Menüleiste und im Menüband Tastaturbefehle eingeblendet, die den Einsatz weiterer Funktionen vereinfacht.
Bei Access für genügend Systemressourcen sorgen
Access, das Datenbank-Tool von Microsoft, meldet sich mit dem Hinweis Nicht genügend Systemressourcen wenn der Arbeitsspeicher nicht mehr ausreicht. Mit ein paar Klicks kannst du für Abhilfe sorgen und anschließend wieder problemlos weiterarbeiten.
Du öffnest die Systemkonfiguration durch Eingabe des Befehls msconfig in das Suchfeld des Startmenüs oder der Taskleiste.
Im Dialogfenster der Systemkonfiguration wechselst du dann in das Register Start und klickst auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen.
Hier aktivierst du die Option Maximaler Speicher, trägst dann die maximale Kapazität deines Arbeitsspeichers ein und bestätigst die Änderung mit Mausklicks auf OK und Übernehmen. Damit die Änderung vom System übernommen wird, ist abschließend noch ein Computer-Neustart erforderlich.
Danach steht dem Datenbank-Programm Access wieder genügend Speicherplatz zur Verfügung.
Tipp:
Für einen flüssigen Arbeitsablauf mit Access sollten mindestens drei GByte Speicherplatz freigegeben werden.
Sichere Passwörter erstellen, die man sich sogar merken kann
Gebetsmühlenartig hören wir fast jeden Tag, dass man Passwörter regelmäßig ändern soll. Angenommen, wir wollten jeden Monat die Kennwörter unserer Online-Shops, Blogs und anderer Dienste ändern, dann müssten wir uns durchschnittlich zehn bis fünfzehn neue Passwörter merken. Manche Menschen haben ein sehr gutes Gedächtnis und kein Problem damit, sich diese ständig ändernden Daten zu merken. Da ich persönlich nicht zu diesen Gehirnakrobaten gehöre, musste ich mir ein Verfahren aneignen, damit ich mich immer an die richtigen Zugangsdaten erinnern kann.
Sichere Passwörter sollen Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten. Auch eine Groß- und Kleinschreibung, sowie eine Länge von mehr als acht Stellen, verschärft die Sicherheitsstufe des Passwortes erheblich.
Die folgende Methode erlaubt sogar, überall und recht gefahrlos das gleiche Passwort zu verwenden. Dabei bleibt die Grundstruktur des Passwortes gleich, nur der letzte Teil wird an den Dienst angepasst, bei dem man sich gerade anmelden möchte.
Soweit die Theorie. Jetzt kommt die Praxis. Für den Aufbau des Passwortes werden die Initialen von drei Personen (mein Name plus zwei enge Freunde) und eine Zahl (z. B. Geburtsjahr) sowie zwei Sonderzeichen benötigt. Und so sieht das Passwort jetzt aus: TM66jw&mk:
- Thorsten Mustermann
- 1966
- johannes walker & maria krone
- Sonderzeichen :
Um dieses Kennwort für jeden Online-Dienst verwenden zu können, fügst du nach dem letzten Sonderzeichen (hier: Doppelpunkt) noch den Namen des Dienstes in der eigenen Schreibweise (z. B. Amazon) hinzu.
Abschließend sieht das komplette Kennwort so aus: TM66jw&mk:Amazon
Die Passwortstärke kannst auch online testen, beispielsweise bei dem Passwort-Check der PC-Feuerwehr, oder bei pcwelt.de.
Dank dieser Methode kann ich mir jetzt ein komplexes Kennwort sehr gut merken. Trotz mehrfachen Einsatzes in unterschiedlichen Online-Diensten, sind diese recht gut abgesichert. Und sollte doch einmal eines geknackt werden, so laufe ich nicht Gefahr, das meine anderen Dienste ebenfalls kompromittiert wurden.
Zur Verbesserung der Passwortstärke und/oder zur individuellen Anpassung kannst du natürlich die Initialen mehrerer Personen sowie andere Sonderzeichen nutzen.
IDE/SATA an USB: Alte IDE- und SATA-Festplatten weiterhin als externen USB-Speicher nutzen
Fast jeder wird zu Hause aus alten Computern noch Festplatten zurückbehalten haben. Dabei dürften sogar noch die ganz alten IDE-Festplatten existieren. Wenn sich auf diesen Festplatten, die teilweise noch unter 100 GByte liegen, persönliche Daten befinden, die nicht gelöscht werden sollen, dann behalten Sie diese HDD doch einfach als Archiv. Die Rechner neueren Datums haben zwar keine IDE-Anschlüsse mehr, aber das ist kein Problem. Egal ob diese fehlen, oder keine IDE/SATA-Anschlüsse mehr frei sind, gibt es ja immer noch die USB-Anschlüsse.
IDE- und SATA per USB anschließen
Mit IDE/SATA Adaptern werden diese alten Speichereinheiten zur externen USB-Festplatte. Je nach Bedarf sind reine IDE-Adapter für 2,5 und 3,5 Zoll Festplatten erhältlich, oder auch kombiniert für IDE und SATA. Reine IDE-Adapter sind mit ungefähr 15 – 20 Euro etwa ein Drittel günstiger als die IDE/SATA-Kombination mit ca 30 Euro.
Die Bedienung der Adapter ist auch sehr einfach. Den Adapter und das Netzteil mit der Festplatte verbinden und das USB-Kabel in den PC einstecken, fertig. Der Computer erkennt dann automatisch die alte Festplatte, die dann wie ein USB-Stick verwendet werden kann.
Die IDE/SATA Adapter sind in fast jedem gut sortierten Elektronik-Shop erhältlich. So auch bei Amazon…
…und beim Elektronik-Spezialisten Pearl aus Buggingen.
USB 3 nachrüsten: Das brauchen Sie, um USB-3.0-Festplatten an alte Rechner anzuschließen
Jetzt wird’s richtig schnell: Mit der Einführung des neuen Standards USB 3.0 ist die Zeit der langsamen USB-Festplatte vorbei. Mit USB 3 geben USB-Festplatten Gas und überholen sogar SATA und SATA-II-Festplatten. USB 3 ist auf dem Papier zehn Mal so schnell wie USB 2.0. Theoretisch also. In der Praxis sind USB-3-Platten immerhin rund zwei bis drei Mal so flott wie die USB-2-Modelle. Das bedeutet: wenn das Kopieren einer rund 10 GB großen Datei vorher neun Minuten gedauert hat, ist der Kopiervorgang bei USB 3 bereits nach drei Minuten abgeschlossen. Ein spürbarer Geschwindigkeitsschub.
Doch was tun, wenn im Rechner nur alte USB-2-Anschlüsse vorhanden sind? Kein Problem: auch alte Rechner lassen auch die neue USB-3-Technik aufrüsten.
USB 3 für Desktoprechner nachrüsten
Um alte Rechner für den schnellen USB-3-Standard fit zu machen, brauchen Sie nur eine USB-3-Steckkarte im PCI- bzw. PCI-Express-Format. Die gibt es im Fachhandel für 20 bis 30 Euro, zum Beispiel bei Amazon:
– Die besten USB-3-Steckkarten (PCI-Steckkarte) zum Nachrüsten
Die Installation ist einfach: Rechner aufschrauben, Karte einbauen, fertig. In den meisten Fällen wird die USB-3-Karte automatisch erkannt und Sie können sofort turboschnelle USB-3-Festplatten anschließen.
USB 3 für Notebooks nachrüsten
Auch die meisten Notebooks und Laptops lassen sich nachrüsten. Da es bei tragbaren Rechnern aber keine PCI-Steckplätze gibt, brauchen Sie eine sogenannte USB-Steckkarte im PC-Card-Format, oft auch PCMCIA-Card genannt. Hier eine Auswahl der beliebtesten USB-3-PC-Cards für Notebooks ab rund 25 Euro:
– Die besten USB-3-PC-Cards für Notebooks und Laptops
USB-3-Festplatten anschließen
Der Rechner ist dank Nachrüstkarte fit für USB 3.0? Prima, dann fehlt nur noch eine passende USB-3-Festplatte, um die neue Geschwindigkeit auskosten zu können. Pfeilschnelle USB-3-Festplatten gibt’s bereits ab 60 Euro. Besonders beliebt ist zum Beispiel das Modell „Lacie Rugged USB 3.0„, der Testsieger aus dem USB-3-Test der Fachzeitschrift com (Ausgabe 10/2010). Hier die Hitliste der beliebtesten USB-3-Festplatten:
– Lacie Rugged USB 3.0 (500 GB)
– Fantec MD 26U3 (500 GB)
– CN Memory Airy (500 GB)
– Verbatim Store’n’Go Portable 1 TB
Übrigens: Alle USB-3-Festplatten lassen sich auch an USB-2-Ports anschließen. Es ist also kein Problem, die Festplatte mitzunehmen, an alte Rechner anzuschließen und über den herkömmlichen USB-2-Anschluss auf die Daten zuzugreifen.
Word: Wasserzeichen in Dokumente einfügen
Wasserzeichen sehen nicht nur schick aus, sondern haben auch einen praktischen Nutzen. Damit können Sie Dokumente mit einem deutlich sichtbaren „Stempel“ als Entwurf oder vertrauliches Schriftstück kennzeichnen ohne dass die Lesbarkeit leidet. Das Einbinden eigener Wasserzeichen, die sich halb durchsichtig schräg übers Dokument legen, hört sich kompliziert an, ist aber ganz einfach.
Wasserzeichen einbauen
Um ein Dokument mit einem Wasserzeichen zu versehen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument, und rufen Sie bis Word 2003 den Befehl „Format | Hinterrgund | Gedrucktes Wasserzeichen“ auf. Bei Word 2007/2010/2013 klicken Sie in der Menüleiste „Seitenlayout“ bzw. „Entwurf“ auf „Wasserzeichen“ und „Benutzerdefiniertes Wasserzeichen“.
2. Im nächsten Fenster haben Sie die Wahl zwischen einem Bild- und einem Textwasserzeichen. Bei Bildern sollten Sie die Option „Auswaschen“ aktivieren, damit das Wasserzeichen möglichst in blassen Farben erscheint und der eigentliche Text lesbar bleibt. Bei Textwasserzeichen sorgt die Option „Halbtransparent“ für eine optimale Lesbarkeit.
Mit IrfanView eigene Ordner-Icons erstellen
Die von Windows verwendeten Icons für Ordner sind nicht immer aussagekräftig und können schnell langweilig werden. Mit dem kostenlosen Programm IrfanView erstellen Sie leicht eigene Icons aus Ihren Lieblingsbildern. Dadurch erhalten Sie eine auf Sie persönlich zugeschnittene Ordnerauswahl.
Aus Fotos schicke Icons machen
Das Programm IrfanView finden Sie auf der Seite www.irfanview.net. In der Standardversion ist die deutsche Sprache schon enthalten. Die Freeware kennt über 60 Bildformate und beherrscht auch wichtige Audio- und Video-Dateien. Nachdem Sie es heruntergeladen und installiert haben, öffnen Sie das Bild, aus dem Sie ein Icon erstellen möchten. Ziehen Sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste einen quadratischen Bildausschnitt auf. Gehen Sie auf „Bearbeiten“ und „Freistellen.“ Anschließend bringen Sie das ausgeschnittene Bild mit „Strg +R“ oder „Bild“ und „Größe ändern“ auf eine Abmessung von exakt 36 Pixeln in der Höhe und Breite. Möglicherweise müssen Sie dazu den Haken vor dem Punkt „Proportional“ entfernen.
Im Menüpunkt „Datei“ klicken Sie auf „Speichern unter“. Wählen Sie einen passenden Namen und speichern Sie es idealerweise in einem neu angelegten Ordner. Wichtig: Wählen Sie bei der Speicherung den Dateityp „ICO – Windows Icon.“ Andere Dateiformate akzeptiert Windows als Bilder für einen Ordner nicht.
Das neue Icon im Einsatz
Jetzt können Sie jedem Ordner Ihr neues Icon zuweisen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner, um das Kontextmenu zu öffnen. Dort wählen Sie ganz unten den Punkt „Eigenschaften“ und öffnen den Reiter „Anpassen“. Nach einem Klick auf „Anderes Symbol“ finden Sie das Fenster „Durchsuchen“. Dort ist standardmäßig der Ordner „SHELL32.DLL“ vorgegeben. Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und navigieren Sie zu Ihrem selbst erstellten Icon, wählen Sie es aus und klicken Sie anschließend auf „OK“ oder „Übernehmen.“