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Outlook: Das Suchfeld für eine präzisere Suche nutzen
Nicht nur im Beruf möchte man mit dem E-Mail-Client Outlook effizient arbeiten. Auch zu Hause kann die Suche nach einer bestimmten E-Mail ziemlich nervig sein, wenn man sie dringend benötigt. Über das Suchfeld oben rechts lassen sich nicht nur einfache Suchbegriffe eingeben, sondern auch erweiterte Parameter, die eine präzisere Suche ermöglichen.
Bei der Eingabe von einfachen Suchbegriffen, wie zum Beispiel einen Namen, dann listet Outlook alle Suchergebnisse auf. Da automatisch in der Betreffzeile, im Absender- und Empfängerfeld, sowie im Text selber gesucht wird, kann die Trefferliste entsprechend lang ausfallen.
Suchparameter für effiziente Suchergebnisse
Ein Beispiel: Du möchtest dir nur die E-Mails von einem Absender anzeigen lassen. Mit dem vorangestellten Parameter von: werden nur die Nachrichten der betreffenden Person angezeigt. Das funktioniert natürlich auch mit Empfängernamen. Der komplette Suchbefehl sieht dann so aus:
- von: „Frank Schmitz“
- an: „Frank Schmitz“
Werden Suchparameter wie Vor- und Nachnamen von Personen eingegeben, dann muss dieser in Anführungszeichen gesetzt werden.
Es gibt noch viele weitere Suchparameter, die dir hilfreich zur Seite stehen. Die Suche nach einem bestimmten Anhang, dessen Name bekannt ist, erfolgt mit dem Befehl anlage: Brief.docx. Oder die Anzeige aller gestern versendeten oder empfangenen E-Mails mit gesendet: gestern und empfangen: gestern.
Du kannst auch mit empfangen: =22.10.2018 nach einem bestimmten Tag suchen. Das Datum muss natürlich entsprechend angepasst werden.
Kombinierte Suchparameter
Die Parameter lassen sich auch miteinander kombinieren. Hierzu ist die Trennung zweier Suchparameter durch eine Leertaste notwendig.
Der Befehl von: „Frank Schmitz“ empfangen: letzte Woche hatanlage:ja listet alle Nachrichten mit Anlage des betreffenden Absenders aus diesem Zeitraum auf.
Viele weitere Suchparameter, wie gelesen:nein findest du schnell per Web-Suche, oder direkt auf der Webseite von Lookeen.
Windows 10: Beim Kopieren identische Dateien behalten
Wer beim Kopieren von Dateien in Windows 7 identische Ordner behalten will, kann im Kopierdialog die Option Beide behalten auswählen. Diese scheint bei Windows 10 zu fehlen. Das ist aber nicht der Fall, sie ist nur etwas versteckt.
Beim Kopieren unter Windows 10 sind ebenfalls drei Optionen im Kopier-Dialog vorhanden:
- Dateien im Ziel ersetzen
- Diese Dateien überspringen
- Info für die Dateien vergleichen
Klicke die letzte Option, Info für die Dateien vergleichen, an und setze im nachfolgenden Dialogfenster die Häkchen bei den Bildern auf der linken und rechten Seite. Mit einem Mausklick auf Weiter werden beide Versionen gespeichert.
Wenn eine größere Anzahl von Dateien kopiert werden soll, dann aktiviere die Sammel-Kästchen oben links und rechts. Damit werden alle Ordner auf einen Schlag zur Speicherung ausgewählt.
Windows-Meldung „Element wurde nicht gefunden“ überlisten
Beim Löschen von Dateien, insbesondere die vom Desktop, erscheint gelegentlich die Meldung Element wurde nicht gefunden. Das Löschen der betreffenden Datei ist dann nicht möglich. Mit einem kleinen Trick geht´s aber doch.
Auch mehrfache Löschversuche bringen in diesem Fall meist nicht den gewünschten Erfolg. Die Ursache der Fehlermeldung kann unterschiedliche Gründe haben, diese jedoch herauszufinden, ist recht langwierig. Die Fehlermeldung zu überlisten ist der wesentlich schnellere Weg.
Kopiere zuerst den Namen der zu löschenden Datei, in dem du sie mit einem Klick markierst, dann mit der Taste [F2] die Funktion Umbenennen startest, und den Dateinamen mit einem Rechtsklick oder der Tastenkombination [Strg][C] in die Zwischenablage kopierst.
Anschließend erstellst du mit einem Rechtsklick und Neu | Ordner eine neue Datei und fügst dann den gespeicherten Namen mit [Strg][V] ein. Die Originaldatei, die sich zuvor nicht löschen ließ, kann nun entfernt werden.
Im letzten Schritt legst du auf deinem Desktop einen weiteren Ordner mit dem gespeicherten Namen der Originaldatei an. Beide Ordner werden von Windows wegen des gleichlautenden Namens automatisch zusammengeführt. Nun kann auch dieser Ordner gelöscht werden.
Instabilen Edge-Browser reparieren
Beim Edge-Browser kommt es bisweilen vor, dass er nicht mehr so richtig funktioniert. Er reagiert nicht mehr, oder nur sehr langsam und stürzt schon mal ab. Kommt es trotz Browser-Neustart immer noch zu Problemen, dann ist es an der Zeit etwas dagegen zu tun.
Unglücklicherweise lässt sich Edge nicht löschen und neu installieren, da er ein festes Element von Windows ist. Und ein Reparatur-Tool fehlt auch.
Die einzige Lösung, wenn man weiterhin auf den Edge-Browser setzen will, ist das Löschen aller Browserdaten. Nur ein Reset führt hier zum Erfolg.
Klicke dazu oben rechts auf das Drei-Punkte-Icon und öffne die Einstellungen. Danach wählst du im Bereich Browserdaten löschen die Option Zu löschendes Element auswählen und trägst bei allen Unteroptionen ein Häkchen in die Checkboxen ein. Abschließend klickst du auf den Button Löschen und startest den Browser neu. Dann sollte Edge wieder richtig funktionieren.
Der Schutzpatron deiner externen und internen Festplatten
Die Festplatte(n) eines Computers unterliegen, wie auch alles andere, einem Alterungsprozess. Die Speicherbausteine werden mit zunehmendem Alter immer fehleranfälliger. Das äußert sich in Form von Fehlermeldungen beim Speichern oder beim Aufrufen von Dateien. Im schlimmsten Fall droht ein kompletter Datenverlust. Daher ist es unerlässlich, in regelmäßigen Abständen die Laufwerke (HDD und SSD) auf mögliche Probleme zu untersuchen. Und mit dem kostenlosen Tool HDD Guardian kann man den Nutzungszyklus automatisch überwachen lassen.
Der HDD Guardian bietet neben der Überwachung und Laufwerk-Tests eine ganze Reihe weiterer Informationen. Darunter befinden sich Infos über die (verbleibende) Speicherkapazität, Temperatur und das Alter der Festplatte(n).
Das Diagnose-Tool ermittelt anhand der SMART-Werte eines Festplattenspeichers dessen Gesundheitszustand und zeigt mit farblich markierten Einträgen an, wenn es zu vermehrten Fehlern kommt.
Weisen die Ergebnisse oft rote Einträge auf, dann sollte man schnell reagieren, Backups der betroffenen Laufwerke machen und diese gegen Neue austauschen.
HDD Guardian ist mit allen Windows Betriebssystemen ab Vista aufwärts kompatibel und hier erhältlich.
Umfrage-Formulare komfortabel mit Google Drive erstellen und versenden
Umfrage-Formulare sind ein hervorragendes Mittel, um beispielsweise Wünsche oder Meinungen eines Personenkreises zu ermitteln. Dabei erstrecken sich die Einsatzmöglichkeiten nicht nur auf betriebliche Zwecke. Auch im privaten Bereich, zum Beispiel in der Vorbereitungsphase von größeren Feierlichkeiten können Umfrage-Formulare prima eingesetzt werden. Die Erstellung des Formulars ist mit Google-Drive sehr einfach und kann direkt im Anschluss an alle beteiligten Personen versendet werden.
Google-Drive ist kostenlos und kann hier heruntergeladen werden. Starte dann deinen Web-Browser und melde dich mit deinen Zugangsdaten bei Google Drive an.
Klicke dann unter dem Google-Schriftzug auf Neu | Mehr | Google Formulare.
Jetzt kannst du dein Umfrageformular direkt bearbeiten. Gib als erstes den Titel und eine kurze Beschreibung des Anlasses ein.
Umfrage-Formular erfassen
Neue Formularfelder legst du mit der Plus-Schaltfläche an. Über das Aufklappmenü von Multiple-Choice können verschiedene Optionen, wie Kästchen, Kalender oder eine lineare Skala als Antwortfunktion festgelegt werden. Zudem erlaubt ein Schieberegler mit dem Namen Erforderlich, ob man die aktuelle Frage beantworten muss, oder ob sie übersprungen werden kann.
Besonders beliebt sind lineare Skalen, die bei der Erstellung und bei der Beantwortung von Fragen viel Zeit und Mausklicks sparen. Damit lassen sich Bewertungen im Schulnotensystem oder auch Mengenangaben problemlos abfragen.
Es stehen etliche Formular-Optionen zur Auswahl. Probiere ein paar dieser Möglichkeiten aus, damit du das Passende für deine Zwecke findest.
Wenn alle Fragen des Formulars erfasst wurden, wählst du über das Zahnrad-Symbol die Einstellung Präsentation aus und gibst einen Bestätigungstext ein, der am Ende der Umfrage dem Teilnehmer angezeigt wird.
Mit dem Button Senden öffnet sich das Dialogfenster für die Eingabe der Teilnehmer. Trage die E-Mail-Adressen der Personen ein, von denen du eine Antwort auf deine Umfrage erwartest und versende sie im Anschluss.
Antworten auswerten
Bei vielen Programmen mit denen man Umfrageformulare erstellt, ist die Auswertung der Antworten sehr umständlich. Entweder müssen sie manuell erfasst werden, oder eine automatische Auswertung ist nur mit etlichen Bearbeitungsschritten möglich.
Nicht so bei Google Formulare. Die Antworten werden ohne zusätzliche Mehrarbeit automatisch erfasst und ausgewertet.
Die Ergebnisse können auf dem Umfrageformular im Register Antworten eingesehen werden. In der Zusammenfassung werden sie als Tortengrafiken dargestellt. Über den Button Einzelansicht kannst du dir die Antworten separat anzeigen lassen.
Fehlende Antworten können zudem über eine Erinnerungs-Mail nochmals abgefordert werden.
Bei Bedarf lässt sich die Auswertung über den Menü-Button (3-Punkte-Icon) als CSV-Datei herunterladen und in Excel anzeigen.
PowerPoint-Folien: Zeitstrahl erstellen und bearbeiten
Verschiedene zeitliche Abläufe lassen sich am besten mit einer Zeitleiste oder Zeitstrahl erklären. In einem unserer früheren Artikel beschrieben wir bereits wie man bei Excel-Tabellen einen Zeitstrahl erzeugt. Für Präsentationen lässt sich natürlich auch mit PowerPoint eine Zeitleiste erstellen. Und das sogar noch einfacher als bei Excel.
Wie auch in Excel, ist bei PowerPoint keine eigene Zeitstrahl-Funktion vorhanden, die einfach nur eingefügt werden muss. Ein paar Arbeitsschritte sind dazu schon notwendig.
Zeitstrahl einfügen
In der geöffneten PowerPoint-Folie klickst du im Menüband auf Einfügen | Formen. Im Kontextmenü werden etliche Grafikelemente zur Auswahl angeboten. Ein Pfeil oder eine Linie ist die geeignete Auswahl.
Mit den Anfasspunkten kannst du den Pfeil in Länge und Breite deiner Präsentation beliebig anpassen. Mit einem Rechtsklick in die Pfeilgrafik lässt sich auch noch die Füllfarbe ändern.
Zeitmarkierung erstellen und beschriften
Um die senkrechten Markierungen zu erstellen, klickst du wieder im Register Einfügen auf Formen und wählst die passende Grafik (z. B. Linie) aus, die du dann auf der Zeitleiste entsprechend positionierst. Im Menü Format lässt sich dann noch das Aussehen dieser Markierung(en) beliebig in Form und Farbe anpassen.
Wenn noch eine Beschriftung der Markierungen erforderlich ist, kannst du sie mit Einfügen | Textfeld erstellen und bearbeiten.
Mozilla Firefox: Einzelnes Webseiten-Element neu laden ohne die gesamte Webseite zu aktualisieren
Webseiten bestehen nicht selten aus mehreren Elementen unterschiedlicher Herkunft. Das kann dazu führen, dass eines dieser Elemente nicht richtig geladen und angezeigt wird. In solchen Fällen aktualisiert man normalerweise die gesamte Webseite mit dem Reload-Button oder der Taste [F5]. Ein Problem, das bei einer Webseitenaktualisierung auftreten kann, ist , dass nicht die gleichen Elemente erneut angezeigt werden. Nutzer des Firefox-Browsers können dieses Problem leicht umgehen. Mit der richtigen Erweiterung lässt sich dieses Element separat neu laden.
Das kostenlose Add-On Show Selected Images lädst du dir über die Firefox Add-On Seite herunter, installierst es und startest dann den Browser neu.
Befindet sich zukünftig ein nicht geladenes Element auf einer besuchten Webseite, dann fährst du einfach mit dem Mauszeiger darüber und es wird automatisch neu geladen.
Befinden sich mehrere fehlerhafte Elemente auf dieser Seite, dann ist ebenfalls eine Aktualisierung der gesamten Webseite nicht notwendig. Klicke einfach in der Adresszeile des Firefox-Browsers etwas länger auf den Reload-Button bis die Anzeige Reload all broken images erscheint.
Dann werden nur die defekten Elemente neu geladen.
Office Word: Abbildungsverzeichnis für Bilder, Grafiken und Tabellen erstellen und einfügen
Für viele Manuskripte wie Doktorarbeiten oder Fachbüchern sind Inhaltsverzeichnisse ein wesentlicher Teil der Arbeit. Dazu gehört aber auch ein Abbildungsverzeichnis der verwendeten Fotos, Zeichnungen, Tabellen, Formeln, usw… In Word lässt sich dieses Abbildungsverzeichnis mit wenigen Mausklicks schnell einfügen.
Zuerst die Beschriftungen anfertigen
Die Voraussetzung für ein Abbildungsverzeichnis ist die vorherige Beschriftung aller Elemente. Dies kann während der Texterfassung und dem Einfügen der Elemente geschehen, oder auch nach Abschluss aller Arbeiten. Dazu öffnest du mit einem Rechtsklick auf das Element dessen Kontextmenü und wählst die Option Beschriftung einfügen aus.
Im nachfolgenden Dialogfenster trägst du im Feld Beschriftung einen beliebigen Text ein. Über das Aufklappmenü von Bezeichnung legst du die Kategorie des Elements fest. Eigene, neue Kategorien legst du über den Button Neue Bezeichnung an. Mit OK speicherst du die Bildbeschriftung. Bild und Bildbeschreibung können später noch an das Dokument-Layout angepasst werden.
Wiederhole diesen Vorgang mit allen weiteren Elementen des Schriftstücks. Erst nach Abschluss der Beschriftungen kann das Abbildungsverzeichnis dem Dokument an beliebiger Stelle hinzugefügt werden.
Abbildungsverzeichnis einfügen
In den meisten Fällen erstellen Autoren ein solches Verzeichnis als Anhang auf den letzten Seiten. Wir sind diesem Beispiel gefolgt und erstellen es am Dateiende. Es kann aber auch direkt nach dem Inhaltsverzeichnis eingefügt werden.
Positioniere den Cursor an der gewünschten Stelle und wähle in der Menüleiste Verweise aus. Im Menüband öffnest du das Bearbeitungsfenster Abbildungsverzeichnis mit der Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen. Bei Bedarf lässt sich das Verzeichnis hier noch ein wenig bearbeiten. Die Bereiche Seitenansicht und Webvorschau zeigen das spätere Aussehen des Verzeichnisses im Dokument sowie im Internet.
Der Button OK fügt das Abbildungsverzeichnis dem Dokument hinzu.
Abschließend solltest du das Speichern der Word- Datei nicht vergessen.
Checkboxen in Excel-Tabellen einfügen
In Excel-Tabellen lassen sich Checkboxen als Formular- oder als ActiveX-Steuerelement einfügen. Diese Funktion ist aber etwas versteckt und nur über die Entwicklertools erreichbar, die zuerst aktiviert werden muss. Und zwar so:
Starte Office Excel und klicke auf Datei | Optionen. Im Excel-Optionsfenster rufst du die Kategorie Menüband anpassen auf und aktivierst ganz rechts die Hauptregisterkarte Entwicklertools. Bestätige die Auswahl mit OK, damit in Excel die Registerkarte hinzugefügt wird.
Um nun die Checkbox in eine Excel-Tabelle einzufügen, klickst du auf die Registerkarte Entwicklertools und dann auf Einfügen. In dem Aufklappmenü kannst du nun die Checkbox als Formularsteuerelement oder als ActiveX-Steuerelement auswählen.
Nach der Auswahl wird der Mauszeiger als Kreuz dargestellt. Mit einem Mausklick in die linke obere Ecke einer Zelle wird die Checkbox in dieser platziert. Mit einem Rechtsklick öffnest du das Kontextmenü zur Bearbeitung. Hier kannst du beispielsweise den Text der Zelle anpassen oder entfernen.
Nach der Bearbeitung und Anpassung klickst du abschließend an eine leere Stelle des Arbeitsblattes um die Checkbox zu aktivieren.