Beim täglichen Schriftverkehr privat und im Beruf werden häufig fast identische Schriftstücke aufgesetzt. Beim Textverarbeitungsprogramm Word kann man immer wiederkehrende Texte als Vorlage speichern. Da aber E-Mails häufig den „normalen“ Brief ersetzen, ist der Zeitverlust durch immer neues Tippen oder das Ändern alter E-Mails enorm. Die wenig genutzte Vorlagen-Funktion von Outlook spart viel Zeit und Tipparbeit.
Außerdem ist die Erstellung von Vorlagen fast genauso schnell erstellt, wie eine „normale“ E-Mail.
Vorlagenerstellung so einfach wie eine E-Mail
Starten Sie Outlook, und schreiben Sie den Text wie bei einer herkömmlichen Nachricht. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Im Windows-Explorer ändern Sie den Dateityp auf „Outlook-Vorlage (.oft)“. Dadurch wechselt der Explorer automatisch zum Ordner „Templates“ (Vorlagen). Gegebenenfalls ändern Sie noch den Namensvorschlag des Dateinamens ab und klicken auf „Speichern“. Das war´s schon!
Natürlich können Sie Ihre Vorlagen auch in einem anderen Ordner speichern. Navigieren Sie über den Verzeichnisbaum des Explorers zum gewünschten Ort.
Aufrufen einer gespeicherten E-Mail-Vorlage
Möchten Sie nun die E-Mail-Vorlage verwenden, dann klicken Sie im Register „Start“ des Outlook-Menübandes auf „Neue Elemente | Weitere Elemente | Formular auswählen“.
Im Fenster „Formular wählen“ stellen Sie bei „Suchen in“ die Option „Vorlagen im Dateisystem“ ein. Die Ansicht wechselt automatisch in den Vorlagen-Ordner und listet alle Dokumente auf, die hier gespeichert sind. Wählen Sie die entsprechende Vorlage aus und bestätigen Sie mit „Öffnen“.
Die ausgewählte Vorlage öffnet sich als E-Mail und kann bei Bedarf noch beliebig geändert werden. Die regelmäßige Verwendung von standardisierten Vorlagen kann im Beruf und auch Privat viel Zeit sparen, da man nicht mehr viel tippen und sich auch nicht jedes Mal neue Texte ausdenken muss.
