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Outlook: E-Mail verzögert senden
Sobald man nach dem Schreiben einer E-Mail auf den Senden-Button klickt, wird die Nachricht ohne Zeitverzögerung abgeschickt. Bei Bedarf kannst du eine Nachricht aber auch zu einem anderen Zeitpunkt versenden.
Zunächst kannst du deine E-Mail wie gewohnt erstellen. Vor dem Senden klickst du in der Menü-Leiste auf Optionen und dann auf die Funktion Übermittlung verzögern.
Im Dialogfenster Eigenschaften aktivierst du die Option Übermittlung verzögern bis und legst dann den gewünschten Zeitpunkt (Uhrzeit und Datum) fest. Schließe das Dialogfenster und klicke auf den Button Senden.
Wichtiger Hinweis
Achte darauf, dass dein Rechner zum angegebenen Versandzeitpunkt eingeschaltet ist und über eine aktive Internetverbindung verfügt. Außerdem muss Outlook zwingend geöffnet sein, damit der verzögerte Nachrichtenversand problemlos erfolgen kann.
In vielen Unternehmen läuft Outlook über Exchange-Server und die Mitarbeiterprofile werden als Exchange-Konten geführt. In diesen Fällen ist ein Versand zeitverzögerter E-Mails auch bei ausgeschaltetem Computer möglich.
Gmail: Nachrichten zeitversetzt senden
Vor gut einem Jahr haben wir über ein Gerücht berichtet, dass es bald möglich sein wird, E-Mails per Gmail zeitversetzt zu versenden. Seit kurzem ist aus der Hoffnung Gewißheit geworden.
Zeitverzögerter E-Mail-Versand
Seit April 2019 ist es möglich, den Versand von bis zu 100 E-Mails zu planen.
Zunächst erstellst du deine E-Mail wie gewohnt. Anstatt auf Senden, klickst du auf den kleinen Drop-Down-Pfeil neben Senden-Button und wählst die Option Senden planen aus.
Gmail zeigt dir in einem Dialogfenster drei Zeitvorschläge an oder du klickst direkt auf die Option Datum und Uhrzeit auswählen um einen individuellen Zeitpunkt festzulegen. Mit dem Button Senden planen bestätigst du deine Zeitauswahl.
Bis zum Zeitpunkt des Versandes wird deine Nachricht in dem Ordner Geplant gespeichert. In diesem Order kannst du die E-Mail(s) noch ändern oder gegebenenfalls den geplanten Versand abbrechen.
Nachträgliches Ändern bis zum Sendezeitpunkt möglich
Zum Ändern markierst du die betreffende Nachricht und klickst auf Sendevorgang abbrechen. Dadurch wird die E-Mail in den Ordner Entwürfe verschoben und kann dort geändert werden. Der Zeitpunkt muss dann aber wieder neu festgelegt werden.
Die Option Senden planen ist für die Gmail-Desktop-Version ebenso verfügbar wie für Android-Smartphones und das iPhone. Darüberhinaus hat Google auch eine Hilfeseite zu diesem Thema erstellt.
Gmail 8.4: Die wichtigste Änderung für Android-Geräte
Derzeit kündigen sich bei Google´s Gmail etliche Verbesserungen an, die in den nächsten Wochen veröffentlicht werden sollen. Bei dem Update auf Version 8.4, das derzeit ausgerollt wird, gibt es eine wesentliche Erleichterung für das Lesen von Mammut-Emails.
Du kennst sicherlich auch lange Email-Konversationen, in denen die Teilnehmer auf die vorangegangene Nachricht antworten. Das komplette Lesen dieser Email-Ketten ist unterwegs leider nicht immer möglich.
Genau für diesen Fall gibt es nun eine große Erleichterung. Öffnet man eine der langen Ketten-Emails, wird sie normalerweise als gelesen markiert. In der aktualisierten Gmail-Version gibt es nun die Möglichkeit, einen bestimmten Teil als ungelesen zu markieren.
Wird diese Konversation später wieder geöffnet, zeigt ein kleiner Marker die versteckten (= gelesenen) Nachrichten. Der Rest der ungelesenen Mails ist weiterhin sichtbar.
Die entsprechende Funktion, Ab hier als ungelesen markieren, ist nicht ganz neu. In der Desktop-Version ist sie schon länger vorhanden und wurde jetzt der Android-App hinzugefügt.
Microsoft Outlook: Verhindern dass der Anhang „Winmail.dat“ gesendet wird
Wer Outlook nutzt, dem ist bestimmt schon einmal passiert, dass beim Versand von E-Mails auch Anhänge mit dem Namen Winmail.dat gesendet werden. Sie enthalten verschiedene Informationen der Nachricht, mit der sie versendet wurden und sind nur für die Microsoft Exchange-Server wichtig. Da die meisten (Privat-) User kaum Exchange Server verwenden, können sie gefahrlos deaktiviert werden.
Dazu ist lediglich eine Änderung der Textformatierung notwendig.
Aktuelle Outlook Versionen
Starte Outlook und klicke auf Datei | Optionen. Im linken Bereich wechselst du in die Kategorie E-Mail. Wähle im Bereich Nachricht verfassen bei der Option Nachricht in diesem Format verfassen die Einstellung Nur-Text aus.
Anschließend scrollst du bis zum Bereich Nachrichtenformat herunter und wählst bei der Option Beim Senden von Nachrichten im Rich-Text-Format an Internetempfänger die Einstellung In Nur-Text-Format konvertieren aus.
Nun nur noch die Änderungen speichern und die Winmail.dat Anhänge werden nicht mehr versendet.
Ältere Outlook Versionen
Bei der älteren Version wie Outlook 2007, findest du die Umstellungsoptionen unter Extras | Optionen. Im Dialogfenster Optionen wechselst du in das Register E-Mail-Format und klickst zuerst in das Aufklappmenü des Bereichs Nachrichtenformat. Hier wählst du die Option Nur-Text aus.
Im gleichen Bereich klickst du dann auf den Button Internetformat und wählst in der neuen Dialogbox In Nur-Text-Format konvertieren aus. Abschließend speicherst du die Änderungen mit der Schaltfläche OK oder Übernehmen.
Outlook und GMail: Phishing-Mails als solche rechtzeitig erkennen
E-Mails unbekannter Herkunft sollte man immer skeptisch gegenüberstehen. So weit, so gut. Das wird von den meisten Menschen auch beachtet. Bei Phishing-Mails ist aber alles anders. Sie geben vor, von einer vertrauenswürdigen Firma zu stammen. Und sie wollen nur eines: Unsere Zugangsdaten zu Online-Shops und die Daten für unseren Zahlungsverkehr. Aus diesem Grund werden häufig die Webseiten bekannter Finanzinstitute wie Sparkassen oder der Online-Bezahldienst PayPal imitiert. In der Eingangsmail wirst du aufgefordert, deine Zugangsdaten zu bestätigen oder dich über die in der Mail integrierten Links und Schaltflächen bei deinem Konto anzumelden. Einer solchen Aufforderung solltest du aber nie Folge leisten.
Die Weiterleitungen auf die gefakte Webseiten sind mittlerweile so gut gemacht, dass sie von dem Original kaum zu unterscheiden sind. Enthielten die Phishing-Mails und die Fake-Seiten früher noch etliche stilistische Unterschiede und Rechtschreibfehler, so sind sie heutzutage sogar mit einer persönlichen Anrede versehen.
Da muss man schon genauer hinsehen, um die Spreu vom Weizen zu trennen. Da meistens nur die größten Unternehmen kopiert werden, kann man sie recht einfach an dem verwendeten E-Mail-Server als Fake oder Original identifizieren.
Und zwar so:
Bei Outlook öffnest du die Nachricht – ohne jedoch einen eventuellen Anhang zu öffnen – und klickst auf Datei | Eigenschaften. Bei älteren Versionen, wie Outlook 2007, reicht ein Rechtsklick im Posteingang auf die betreffende E-Mail und die Auswahl des Kontextmenüeintrages Nachrichtenoptionen.
Im Bereich der Internetkopfzeilen scrollst du bis zum Eintrag Received. Handelt es sich bei der Mail um einen Phishing-Versuch, wird die hier angezeigte Domain nicht mit der, des vorgegaukelten Unternehmens übereinstimmen. In diesem Fall sollte die E-Mail umgehend im Papierkorb landen.
Ich beispielsweise, erhalte ich öfters Phishing-Mails die vom Absender-Server jatrabel.com stammen, und PayPal-Nachrichten imitieren, die ich auf diese Weise identifiziere und sofort lösche.
Google Mail
Bei dem E-Mail-Client von Google, dem GMail, ist die Verfahrensweise ähnlich. Öffne die Nachricht und klicke auf den kleinen Pfeil (Mehr) rechts neben dem Antwort-Pfeil und wähle im Aufklappmenü Original aus.
Tipp:
Oft reicht es auch nur aus, wenn du deinen Mauszeiger auf eine eingebettete Schaltfläche bewegst. Die mit diesem Button verknüpfte URL zeigt auch an, wohin die Weiterleitung führt. In meiner PayPal-Phishing-Mail war es die mehr als zweifelhafte Adresse grabify.ga.
Signatur bei Gmail einrichten. So geht´s.
Beim Schreiben von E-Mails am Arbeitsplatz kennen wir die Signatur am Ende der Nachricht. Sie enthält meist den Namen des Unternehmens, deinen Namen, Kontaktdaten und gegebenenfalls auch eine Grußformel. Diese Funktion erspart in der Hektik des Alltags jede Menge Tipperei. Und im privaten Bereich ist dies aus den gleichen Gründen ebenfalls empfehlenswert. Wer zu Hause Gmail nutzt, kann mit wenig Aufwand auch eine Signatur anlegen.
Ob die private Signatur ebenfalls so umfangreich wie am Arbeitsplatz ausfällt, bleibt jedem selbst überlassen. Zum Anlegen einer Signatur rufst du in deinem Browser Gmail auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an.
Dann klickst du oben rechts auf das Zahnradsymbol und startest die Einstellungen. Suche dort im Register Allgemein den Bereich Signatur und aktiviere dieses Feature.
Danach gibst du in das Textfeld die gewünschten Angaben ein. Über das Icon Bild einfügen, kannst du auch zusätzlich Fotos oder Logos der Signatur hinzufügen.
Tipp: Wenn du häufig auf Emails antwortest, solltest du die Option Signatur in Antworten vor dem zitierten Text einfügen und „-“ Zeile entfernen durch Setzen eines Häkchens aktivieren.
Ohne diese Option wird deine Signatur sonst unterhalb der Ursprungsnachricht eingefügt.
Nach Beendigung aller Eingaben bestätigst du den Vorgang mit dem Button Änderungen speichern, der sich am unteren Ende der Seite befindet.
Ab sofort wird jeder Nachricht die Signatur automatisch hinzugefügt.
Powerpoint: Mit einer Abschlußüberprüfung wiederkehrende Ausdrücke vermeiden
Nach der Erstellung von Texten für Powerpoint-Präsentationen, sollte man generell eine Korrekturlesung vornehmen. Nicht nur Schreib- und Interpunktionsfehler, sondern auch Wiederholungen fallen in einem Text negativ auf. Während die automatische Rechtschreibprüfung schon während der Texteingabe ihren Dienst versieht, müssen Wortwiederholungen manuell korrigiert werden. Dazu nutzt man am besten den integrierten Dienst Thesaurus.
Ist deine Präsentation fertig erstellt, dann wechselst du in der Menüleiste zum Register Überprüfen. Fallen dir nun bei der Korrekturlesung Wörter auf, die sich zu oft wiederholen, dann markiere eins der Wörter und starte im Menüband den Thesaurus-Dienst.
Dieser öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms und zeigt direkt verschiedene Varianten des markierten Begriffs an.
Wähle einen passenden Begriff der Thesaurus-Liste aus, öffne über den kleinen Pfeil das Aufklappmenü, und ersetze den Begriff in der Präsentation mit Einfügen.
Thesaurus kannst du übrigens auch in den Office-Anwendungen von Word…
…und Outlook zur Suche von verwandten Begriffen nutzen.
Nachrichten von Google+ und Gmail auch mit Outlook empfangen
Die Nachrichten, die über Google+ gesendet werden, landen im Postfach Ihres Googlemail-Kontos. So weit, so gut. Nutzen Sie aber neben Gmail noch ein weiteres E-Mail-Konto über Outlook, dann kann das ständige hin- und herwechseln ziemlich nervig sein. Dann ist es an der Zeit beide E-Mail-Konten in Outlook zusammen zu fassen.
Wie bei anderen E-Mails auch, wird Googlemail auf die gleiche Weise dem Outlook hinzugefügt.
Starten Sie das E-Mail-Programm und klicken Sie auf „Datei | Konto hinzufügen“.
Im Dialogfenster „Konto hinzufügen“ tragen Sie nun Ihren Namen, E-Mail-Adresse und das Kennwort ein. Mit der Schaltfläche „Weiter“ startet Outlook den Einrichtungsprozess.
Nach ein paar Augenblicken ist Ihr Gmail-Konto konfiguriert und in Outlook als IMAP-Konto eingebunden. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ um den Vorgang abzuschließen.
Kehren Sie nun zu Ihrem Outlook-Posteingang zurück. Im linken Navigationsbereich wird das Gmail-Konto angezeigt.
Sogar alle Unterordner, wie zum Beispiel Entwürfe, Gesendet, Spam, Papierkorb wurden integriert. Ab sofort können Sie über Outlook alle Gmail-Nachrichten wie gewohnt verwalten.
Google Mail: Fotos nicht als Anhang senden, sondern in den Nachrichtentext einbetten
Beim Windows-E-Mail-Client Outlook lassen sich Fotos ganz einfach in den Nachrichtentext integrieren. Das geht leider nicht mit allen E-Mail-Programmen. Auch Google Mail (Gmail) versendet standardmäßig die Bilder nur im Anhang. Mit einer kleinen Änderung lassen sich auch die Fotos in den Text einfügen.
Bilder direkt in die E-Mail packen
Starten Sie Google Mail, klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol, und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Einstellungen“.
Im nächsten Fenster wählen Sie die Kategorie „Labs“,…
…dann scrollen Sie bis zur Einstellung „Bilder einfügen“ und aktivieren Sie diese Option. Abschließend speichern Sie die geänderten Einstellungen mit der Schaltfläch „Änderungen speichern“ am Anfang oder am Ende des Bildschirms.
Ab sofort können Sie beim Verfassen einer Nachricht mit Formatierung die gewünschten Bilder einfügen.
Klicken Sie dazu einfach nur auf die neue Schaltfläche „Bild einfügen“ in der Symbolleiste, und folgen Sie dann dem Upload-Dialog.