Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Outlook: Antwort wieder in separatem Fenster schreiben

    In der aktuellen Outlook-Version werden Antworten und Weiterleitungen im Hauptanzeigebereich geöffnet. Dadurch hat man dann keinen direkten Zugriff auf die anderen Outlook-Bereiche, wie in den älteren Varianten. Antwort und Weiterleitung können bei Bedarf aber wieder in separaten Fenstern erstellt werden.

    Dazu ist nur eine kleine Änderung in den Outlook-Einstellungen notwendig.

    Klicke auf Datei | Optionen | E-Mail und scrolle bis zum Eintrag Antworten und Weiterleitungen. Aktiviere hier die Option Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen und bestätige die Änderung mit OK.

    Ab sofort öffnet sich für die Erstellung von Antworten und Weiterleitungen ein neues Bearbeitungsfenster.

  • E-Mail-Erinnerung ohne Kalender erstellen

    Schnell mal eine Erinnerung erstellen ist kaum möglich. Hierzu ist immer ein Kalender erforderlich, insbesondere dann, wenn man an einem Computer arbeitet. Egal ob zu Hause oder am Arbeitsplatz: Eine E-Mail-Erinnerung lässt sich mit einem Trick dennoch blitzschnell und ohne Kalender erstellen.

    Der Online-Dienst Nudgemail bietet die Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt und Datum eine E-Mail-Erinnerung zu erstellen. Und das ohne die Webseite www.nudgemail.com aufzurufen.

    Und so funktioniert die Erinnerung:

    Du verwendest einfach deinen bevorzugten E-Mail-Client (z. B. Outlook, Thunderbird, etc.) oder einen Webmailer (GMX, Web.de, etc.) und öffnest eine neue Nachricht. Als E-Mailadresse tippst du die Uhrzeit oder das Datum (in englischer Schreibweise) in die Adresszeile ein und fügst @nugemail.com hinzu.

    Für eine Zeitangabe wie beispielsweise 13.30 Uhr, sollte das dann so aussehen: 130pm@nudgemail.com.

    Bei einer Datumsangabe ist auf das Format DDMMYYYY zu achten. Alternativ funktioniert auch die Angabe nach dem Muster May13@nudgemail.com ( z. B. 13.Mai)

    Zusätzlich kannst du noch in der Betreffzeile das Thema der Erinnerung eintippen. Dann klickst du auf Senden und Nudgemail sendet dir automatisch zum angegebenen Zeitpunkt die Erinnerungsmail an deine E-Mail-Adresse.

    Weitere Erinnerungsmöglichkeiten sind beispielsweise:

    • Wochentage: Monday@nudgemail.com
    • stündlich wiederkehrend: hourly@nudgemail.com
    • in zwei Stunden: 2h@nudgemail.com
    • in einem Monat: nextmonth@nudgemail.com

    Den kompletten Befehlsumfang kannst du auf der Nudgemail-Webseite nachlesen, oder du sendest einfach eine E-Mail an commands@nudgemail.com.

    Tipp: Du kannst auch die Weiterleitungsfunktion deines E-Mail-Programms nutzen, oder den Mail-Inhalt ganz normal verfassen, um alle Informationen parat zu haben. Zudem funktioniert Nudgemail geräteübergreifend auf Tablets, Notebooks, Smartphones und Desktop-Computern.

  • Outlook: Anzeige Kalenderwochen aktivieren

    Das Microsoft Office-Paket mit dem E-Mail-Client Outlook ist bei den meisten Firmen immer noch die erste Wahl. Speziell die integrierte Kalenderfunktion wird im kaufmännischen Bereich sehr häufig genutzt. Hier wird nicht selten auch die Anzeige der Kalenderwochen benötigt. Da Outlook diese in der Monatsansicht nicht automatisch anzeigt, muss sie manuell eingeschaltet werden.

    Öffne Outlook und wechsle zur Kalenderoption. Dann klickst du in der Menüleiste auf Datei | Optionen | Kalender.

    Im Bereich Anzeigeoptionen aktivierst du die Funktion Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen und bestätigs die Änderung mit OK.

    In den älteren Versionen, wie beispielsweise Outlook 2007, findest du diese Einstellungen unter Extras | Optionen. Im Register Einstellungen klickst du dann im Bereich Kalender auf Kalenderoptionen.

  • GMail: Vertrauliche E-Mails erstellen

    Vertrauliche Inhalte per Mail versenden ist immer mit einem Risiko behaftet. Andere Personen, zum Beispiel neugierige Arbeitskollegen können die Nachrichten einfach ausdrucken oder an andere Empfänger weiterleiten. Auch bei dem beliebten E-Mail-Client Google Mail lassen sich bei Bedarf vertrauliche Nachrichten entsprechend absichern.

    Vertraulicher E-Mail-Versand

    Um eine vertrauliche E-Mail zu schreiben, tippst du wie gewohnt deinen Text. Dann tippst du oben rechts auf das drei-Punkte-Icon, wählst die Einstellung Modus „Vertraulich“ aus und speicherst die Einstellung mit dem gleichnamigen Button.

    Bei der Desktop-Version von GMail klickst du im E-Mail-Formular auf das Symbol mit dem Vorhängeschloss.

    Nachricht mit Selbstzerstörung

    Hierbei ist zu bedenken, dass die Nachricht ein Verfallsdatum hat und nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht wird. Standardmäßig ist hier eine Woche eingestellt. Weitere Ablauffristen sind 1 Tag, 1 Monat, 3 Monate und 5 Jahre.

    Außerdem ist bei besonders wichtigen Inhalten die Möglichkeit gegeben, die E-Mail mit einem SMS-Sicherheitscode zu sichern, der von GMail automatisch generiert wird. Um die Nachricht öffnen zu können, muss der Empfänger den SMS-Sicherheitscode anfordern.

    Alle auf diese Weise abgesichertern Nachrichten können nur gelesen werden. Die Emails lassen sich nicht ausdrucken, weiterleiten oder herunterladen.

    Aber Vorsicht: Die Anfertigung von Screenshots ist leider immer noch möglich!

  • Outlook: E-Mail verzögert senden

    Sobald man nach dem Schreiben einer E-Mail auf den Senden-Button klickt, wird die Nachricht ohne Zeitverzögerung abgeschickt. Bei Bedarf kannst du eine Nachricht aber auch zu einem anderen Zeitpunkt versenden.

    Zunächst kannst du deine E-Mail wie gewohnt erstellen. Vor dem Senden klickst du in der Menü-Leiste auf Optionen und dann auf die Funktion Übermittlung verzögern.

    Im Dialogfenster Eigenschaften aktivierst du die Option Übermittlung verzögern bis und legst dann den gewünschten Zeitpunkt (Uhrzeit und Datum) fest. Schließe das Dialogfenster und klicke auf den Button Senden.

    Wichtiger Hinweis

    Achte darauf, dass dein Rechner zum angegebenen Versandzeitpunkt eingeschaltet ist und über eine aktive Internetverbindung verfügt. Außerdem muss Outlook zwingend geöffnet sein, damit der verzögerte Nachrichtenversand problemlos erfolgen kann.

    In vielen Unternehmen läuft Outlook über Exchange-Server und die Mitarbeiterprofile werden als Exchange-Konten geführt. In diesen Fällen ist ein Versand zeitverzögerter E-Mails auch bei ausgeschaltetem Computer möglich.

  • Gmail: Nachrichten zeitversetzt senden

    Vor gut einem Jahr haben wir über ein Gerücht berichtet, dass es bald möglich sein wird, E-Mails per Gmail zeitversetzt zu versenden. Seit kurzem ist aus der Hoffnung Gewißheit geworden.

    Zeitverzögerter E-Mail-Versand

    Seit April 2019 ist es möglich, den Versand von bis zu 100 E-Mails zu planen.

    Zunächst erstellst du deine E-Mail wie gewohnt. Anstatt auf Senden, klickst du auf den kleinen Drop-Down-Pfeil neben Senden-Button und wählst die Option Senden planen aus.

    Gmail zeigt dir in einem Dialogfenster drei Zeitvorschläge an oder du klickst direkt auf die Option Datum und Uhrzeit auswählen um einen individuellen Zeitpunkt festzulegen. Mit dem Button Senden planen bestätigst du deine Zeitauswahl.

    Bis zum Zeitpunkt des Versandes wird deine Nachricht in dem Ordner Geplant gespeichert. In diesem Order kannst du die E-Mail(s) noch ändern oder gegebenenfalls den geplanten Versand abbrechen.

    Nachträgliches Ändern bis zum Sendezeitpunkt möglich

    Zum Ändern markierst du die betreffende Nachricht und klickst auf Sendevorgang abbrechen. Dadurch wird die E-Mail in den Ordner Entwürfe verschoben und kann dort geändert werden. Der Zeitpunkt muss dann aber wieder neu festgelegt werden.

    Die Option Senden planen ist für die Gmail-Desktop-Version ebenso verfügbar wie für Android-Smartphones und das iPhone. Darüberhinaus hat Google auch eine Hilfeseite zu diesem Thema erstellt.

  • Outlook: Blitzschnell auf die erweiterte Adressbuchsuche zugreifen

    Beim Verfassen von E-Mails bietet Outlook die automatische Vervollständigung der Empfängeradresse an. Findet diese Funktion mal nicht den passenden Namen, dann lässt sich mit dem Button Namen überprüfen die gespeicherten Kontakte aufrufen. Dieser Prozess lässt sich aber noch beschleunigen.

    Je nach Outlook-Version kann der Standard-Weg zur der Überprüfung der Kontakte etwas unterschiedlich ausfallen. In allen Versionen lässt sich die erweiterte Adressbuchsuche mit der Tastenkombination [Strg][K] blitzschnell öffnen.

  • Thunderbird: E-Mail mit Textbausteinen schneller verfassen

    Beim täglichen E-Mail-schreiben gibt es kaum etwas nervigeres, als sich wiederholende Formulierungen zu tippen. Mit selbst erstellten Textbausteinen kannst du deine Korrespondenz viel schneller erledigen.

    Für den E-Mail-Client Mozilla Thunderbird gibt es das kostenloses Add-on Quicktext, dass die Erstellung und Verwendung von Textbausteinen sehr effektiv erledigt.

    Um das Add-on herunterzuladen, starte den Thunderbird und klicke auf Extras | Add-ons | Erweiterungen. Tippe in das Suchfeld oben rechts den Suchbegriff Quicktext ein und lade die Erweiterung herunter. Nach einem Neustart des E-Mail-Clients ist Quicktext einsatzbereit.

    Um Textbausteine zu erstellen, rufst du Extras | Quicktext auf. Über den Button Gruppe hinzufügen kannst du unterschiedliche Kategorien, wie beispielsweise Textbausteine, erstellen. Anschließend klickst du auf Vorlage, vergibst dem Textbaustein einen Titel (z. B. Anrede Kunde XY) und tippst in das große Eingabefeld den gewünschten Text ein. Abschließend legst du noch ein Schlüsselwort fest und speicherst den Textbaustein.

    Zum Einfügen eines Textbausteins tippst du dann nur noch das Schlüsselwort ein und bestätigst mit der Taste [Tab]. Dann wird der entsprechende Text automatisch eingefügt.

  • Outlook: E-Mails direkt in einen Termin umwandeln

    Da der Outlook-E-Mail-Client auch als Terminplaner eingesetzt wird, lassen sich Termine über die Kalenderfunktion recht einfach erstellen. Trotzdem dürfte die Terminerstellung per Drag & Drop den wenigsten Nutzern bekannt sein.

    Um einen neuen Termin zu erstellen, ziehst du die E-Mail direkt auf das Kalender-Icon (Outlook 2016) oder auf die Kalender-Schaltfläche in den älteren Versionen.

    Dann brauchst du nur noch Datum und die Erinnerungsfunktion anpassen, fertig.

    Der Vorteil dieser Variante ist, dass der Text der Email automatisch in die Beschreibung des Termins übernommen wird. Dann musst du keine Termin-Infos mehr zusätzlich eintippen.

  • GMail: Neue Funktionen für das Rechtsklick-Menü

    Endlich erhält das Kontextmenü von Google Mail neue Funktionen, die eine Bedienung des E-Mail-Clients komfortabler macht.

    Bisher beschränkte sich das Rechtsklickmenü auf drei verfügbare Einträge, wie zum Beispiel:

    • Löschen
    • Archivieren
    • Als gelesen/ungelesen markieren

    Hinzu kommen sinnvolle Optionen wie das Verschieben in selbst erstellte Unterordner, Zurückstellen und In neuem Fenster öffnen. Zusätzlich erhält das Kontextmenü auch zwei Suchfunktionen, mit der man E-Mails mit gleichem Absender oder gleichem Betreff viel schneller findet.

    Auf Computern mit Windows Betriebssystem rufst du das Kontextmenü entweder mit einem Rechtsklick oder der Menü-Taste auf. Unter macOS startest du das Kontextmenü per Mausklick und gedrückter Taste [Steuerung].

    Das GMail-Update startet am 22. Februar 2019 und soll innerhalb von drei Tagen allen Nutzern zur Verfügung stehen. Für Kunden der kostenpflichtigen G-Suite läuft das Update bereits.