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Outlook: Anzeige Kalenderwochen aktivieren

Das Microsoft Office-Paket mit dem E-Mail-Client Outlook ist bei den meisten Firmen immer noch die erste Wahl. Speziell die integrierte Kalenderfunktion wird im kaufmännischen Bereich sehr häufig genutzt. Hier wird nicht selten auch die Anzeige der Kalenderwochen benötigt. Da Outlook diese in der Monatsansicht nicht automatisch anzeigt, muss sie manuell eingeschaltet werden.

Öffne Outlook und wechsle zur Kalenderoption. Dann klickst du in der Menüleiste auf Datei | Optionen | Kalender.

Im Bereich Anzeigeoptionen aktivierst du die Funktion Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen und bestätigs die Änderung mit OK.

In den älteren Versionen, wie beispielsweise Outlook 2007, findest du diese Einstellungen unter Extras | Optionen. Im Register Einstellungen klickst du dann im Bereich Kalender auf Kalenderoptionen.

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GMail: Vertrauliche E-Mails erstellen

Vertrauliche Inhalte per Mail versenden ist immer mit einem Risiko behaftet. Andere Personen, zum Beispiel neugierige Arbeitskollegen können die Nachrichten einfach ausdrucken oder an andere Empfänger weiterleiten. Auch bei dem beliebten E-Mail-Client Google Mail lassen sich bei Bedarf vertrauliche Nachrichten entsprechend absichern.

Vertraulicher E-Mail-Versand

Um eine vertrauliche E-Mail zu schreiben, tippst du wie gewohnt deinen Text. Dann tippst du oben rechts auf das drei-Punkte-Icon, wählst die Einstellung Modus „Vertraulich“ aus und speicherst die Einstellung mit dem gleichnamigen Button.

Bei der Desktop-Version von GMail klickst du im E-Mail-Formular auf das Symbol mit dem Vorhängeschloss.

Nachricht mit Selbstzerstörung

Hierbei ist zu bedenken, dass die Nachricht ein Verfallsdatum hat und nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht wird. Standardmäßig ist hier eine Woche eingestellt. Weitere Ablauffristen sind 1 Tag, 1 Monat, 3 Monate und 5 Jahre.

Außerdem ist bei besonders wichtigen Inhalten die Möglichkeit gegeben, die E-Mail mit einem SMS-Sicherheitscode zu sichern, der von GMail automatisch generiert wird. Um die Nachricht öffnen zu können, muss der Empfänger den SMS-Sicherheitscode anfordern.

Alle auf diese Weise abgesichertern Nachrichten können nur gelesen werden. Die Emails lassen sich nicht ausdrucken, weiterleiten oder herunterladen.

Aber Vorsicht: Die Anfertigung von Screenshots ist leider immer noch möglich!

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Outlook: E-Mail verzögert senden

Sobald man nach dem Schreiben einer E-Mail auf den Senden-Button klickt, wird die Nachricht ohne Zeitverzögerung abgeschickt. Bei Bedarf kannst du eine Nachricht aber auch zu einem anderen Zeitpunkt versenden.

Zunächst kannst du deine E-Mail wie gewohnt erstellen. Vor dem Senden klickst du in der Menü-Leiste auf Optionen und dann auf die Funktion Übermittlung verzögern.

Im Dialogfenster Eigenschaften aktivierst du die Option Übermittlung verzögern bis und legst dann den gewünschten Zeitpunkt (Uhrzeit und Datum) fest. Schließe das Dialogfenster und klicke auf den Button Senden.

Wichtiger Hinweis

Achte darauf, dass dein Rechner zum angegebenen Versandzeitpunkt eingeschaltet ist und über eine aktive Internetverbindung verfügt. Außerdem muss Outlook zwingend geöffnet sein, damit der verzögerte Nachrichtenversand problemlos erfolgen kann.

In vielen Unternehmen läuft Outlook über Exchange-Server und die Mitarbeiterprofile werden als Exchange-Konten geführt. In diesen Fällen ist ein Versand zeitverzögerter E-Mails auch bei ausgeschaltetem Computer möglich.

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Gmail: Nachrichten zeitversetzt senden

Vor gut einem Jahr haben wir über ein Gerücht berichtet, dass es bald möglich sein wird, E-Mails per Gmail zeitversetzt zu versenden. Seit kurzem ist aus der Hoffnung Gewißheit geworden.

Zeitverzögerter E-Mail-Versand

Seit April 2019 ist es möglich, den Versand von bis zu 100 E-Mails zu planen.

Zunächst erstellst du deine E-Mail wie gewohnt. Anstatt auf Senden, klickst du auf den kleinen Drop-Down-Pfeil neben Senden-Button und wählst die Option Senden planen aus.

Gmail zeigt dir in einem Dialogfenster drei Zeitvorschläge an oder du klickst direkt auf die Option Datum und Uhrzeit auswählen um einen individuellen Zeitpunkt festzulegen. Mit dem Button Senden planen bestätigst du deine Zeitauswahl.

Bis zum Zeitpunkt des Versandes wird deine Nachricht in dem Ordner Geplant gespeichert. In diesem Order kannst du die E-Mail(s) noch ändern oder gegebenenfalls den geplanten Versand abbrechen.

Nachträgliches Ändern bis zum Sendezeitpunkt möglich

Zum Ändern markierst du die betreffende Nachricht und klickst auf Sendevorgang abbrechen. Dadurch wird die E-Mail in den Ordner Entwürfe verschoben und kann dort geändert werden. Der Zeitpunkt muss dann aber wieder neu festgelegt werden.

Die Option Senden planen ist für die Gmail-Desktop-Version ebenso verfügbar wie für Android-Smartphones und das iPhone. Darüberhinaus hat Google auch eine Hilfeseite zu diesem Thema erstellt.

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Outlook: Blitzschnell auf die erweiterte Adressbuchsuche zugreifen

Beim Verfassen von E-Mails bietet Outlook die automatische Vervollständigung der Empfängeradresse an. Findet diese Funktion mal nicht den passenden Namen, dann lässt sich mit dem Button Namen überprüfen die gespeicherten Kontakte aufrufen. Dieser Prozess lässt sich aber noch beschleunigen.

Je nach Outlook-Version kann der Standard-Weg zur der Überprüfung der Kontakte etwas unterschiedlich ausfallen. In allen Versionen lässt sich die erweiterte Adressbuchsuche mit der Tastenkombination [Strg][K] blitzschnell öffnen.

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Thunderbird: E-Mail mit Textbausteinen schneller verfassen

Beim täglichen E-Mail-schreiben gibt es kaum etwas nervigeres, als sich wiederholende Formulierungen zu tippen. Mit selbst erstellten Textbausteinen kannst du deine Korrespondenz viel schneller erledigen.

Für den E-Mail-Client Mozilla Thunderbird gibt es das kostenloses Add-on Quicktext, dass die Erstellung und Verwendung von Textbausteinen sehr effektiv erledigt.

Um das Add-on herunterzuladen, starte den Thunderbird und klicke auf Extras | Add-ons | Erweiterungen. Tippe in das Suchfeld oben rechts den Suchbegriff Quicktext ein und lade die Erweiterung herunter. Nach einem Neustart des E-Mail-Clients ist Quicktext einsatzbereit.

Um Textbausteine zu erstellen, rufst du Extras | Quicktext auf. Über den Button Gruppe hinzufügen kannst du unterschiedliche Kategorien, wie beispielsweise Textbausteine, erstellen. Anschließend klickst du auf Vorlage, vergibst dem Textbaustein einen Titel (z. B. Anrede Kunde XY) und tippst in das große Eingabefeld den gewünschten Text ein. Abschließend legst du noch ein Schlüsselwort fest und speicherst den Textbaustein.

Zum Einfügen eines Textbausteins tippst du dann nur noch das Schlüsselwort ein und bestätigst mit der Taste [Tab]. Dann wird der entsprechende Text automatisch eingefügt.

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Outlook: E-Mails direkt in einen Termin umwandeln

Da der Outlook-E-Mail-Client auch als Terminplaner eingesetzt wird, lassen sich Termine über die Kalenderfunktion recht einfach erstellen. Trotzdem dürfte die Terminerstellung per Drag & Drop den wenigsten Nutzern bekannt sein.

Um einen neuen Termin zu erstellen, ziehst du die E-Mail direkt auf das Kalender-Icon (Outlook 2016) oder auf die Kalender-Schaltfläche in den älteren Versionen.

Dann brauchst du nur noch Datum und die Erinnerungsfunktion anpassen, fertig.

Der Vorteil dieser Variante ist, dass der Text der Email automatisch in die Beschreibung des Termins übernommen wird. Dann musst du keine Termin-Infos mehr zusätzlich eintippen.

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GMail: Neue Funktionen für das Rechtsklick-Menü

Endlich erhält das Kontextmenü von Google Mail neue Funktionen, die eine Bedienung des E-Mail-Clients komfortabler macht.

Bisher beschränkte sich das Rechtsklickmenü auf drei verfügbare Einträge, wie zum Beispiel:

  • Löschen
  • Archivieren
  • Als gelesen/ungelesen markieren

Hinzu kommen sinnvolle Optionen wie das Verschieben in selbst erstellte Unterordner, Zurückstellen und In neuem Fenster öffnen. Zusätzlich erhält das Kontextmenü auch zwei Suchfunktionen, mit der man E-Mails mit gleichem Absender oder gleichem Betreff viel schneller findet.

Auf Computern mit Windows Betriebssystem rufst du das Kontextmenü entweder mit einem Rechtsklick oder der Menü-Taste auf. Unter macOS startest du das Kontextmenü per Mausklick und gedrückter Taste [Steuerung].

Das GMail-Update startet am 22. Februar 2019 und soll innerhalb von drei Tagen allen Nutzern zur Verfügung stehen. Für Kunden der kostenpflichtigen G-Suite läuft das Update bereits.