Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: email

  • Outlook: Bilder nicht als Anhang, sondern direkt im Nachrichtentext versenden

    Der Versand von Bildern in E-Mails wird von Outlook in der Regel als Anhang durchgeführt. Das macht eventuelle Bildbeschreibungen etwas schwierig. Auch das Einfügen per Copy and Paste ignoriert Outlook und erzeugt stattdessen einen Anhang. Für das Einfügen in den Nachrichtentext ist daher eine andere Vorgehensweise notwendig.

    Erstelle den E-Mail-Text wie gewohnt und platziere den Cursor an der Stelle, wo das Foto oder die Grafik eingefügt werden soll.

    Dann wechselst du zum Register Einfügen und wählst im Menüband die Option Bilder aus. In älteren Outlook-Versionen kann diese Option auch Grafik heißen. Abschließend navigierst du zu dem gewünschten Bild und bestätigst deine Auswahl mit Einfügen.

    Im Nachrichtentext deiner E-Mail kannst du nun noch über die Anfasspunkte des eingefügten Bildes das Objekt verkleinern, vergrößern und drehen.

  • Outlook: Das Suchfeld für eine präzisere Suche nutzen

    Nicht nur im Beruf möchte man mit dem E-Mail-Client Outlook effizient arbeiten. Auch zu Hause kann die Suche nach einer bestimmten E-Mail ziemlich nervig sein, wenn man sie dringend benötigt. Über das Suchfeld oben rechts lassen sich nicht nur einfache Suchbegriffe eingeben, sondern auch erweiterte Parameter, die eine präzisere Suche ermöglichen.

    Bei der Eingabe von einfachen Suchbegriffen, wie zum Beispiel einen Namen, dann listet Outlook alle Suchergebnisse auf. Da automatisch in der Betreffzeile, im Absender- und Empfängerfeld, sowie im Text selber gesucht wird, kann die Trefferliste entsprechend lang ausfallen.

    Suchparameter für effiziente Suchergebnisse

    Ein Beispiel: Du möchtest dir nur die E-Mails von einem Absender anzeigen lassen. Mit dem vorangestellten Parameter von: werden nur die Nachrichten der betreffenden Person angezeigt. Das funktioniert natürlich auch mit Empfängernamen. Der komplette Suchbefehl sieht dann so aus:

    • von: „Frank Schmitz“ 
    • an: „Frank Schmitz“

    Werden Suchparameter wie Vor- und Nachnamen von Personen eingegeben, dann muss dieser in Anführungszeichen gesetzt werden.

    Es gibt noch viele weitere Suchparameter, die dir hilfreich zur Seite stehen. Die Suche nach einem bestimmten Anhang, dessen Name bekannt ist, erfolgt mit dem Befehl anlage: Brief.docx. Oder die Anzeige aller gestern versendeten oder empfangenen E-Mails mit gesendet: gestern und empfangen: gestern. 

    Du kannst auch mit empfangen: =22.10.2018 nach einem bestimmten Tag suchen. Das Datum muss natürlich entsprechend angepasst werden.

    Kombinierte Suchparameter

    Die Parameter lassen sich auch miteinander kombinieren. Hierzu ist die Trennung zweier Suchparameter durch eine Leertaste notwendig.

    Der Befehl von: „Frank Schmitz“ empfangen: letzte Woche hatanlage:ja listet alle Nachrichten mit Anlage des betreffenden Absenders aus diesem Zeitraum auf.

    Viele weitere Suchparameter, wie gelesen:nein findest du schnell per Web-Suche, oder direkt auf der Webseite von Lookeen.

  • GMail: Ausführbare Dateien trotz Sperre per E-Mail versenden

    Viele E-Mail-Programme verhindern den Versand von ausführbaren Dateien (z. B. .exe-Files). Das dient dem Schutz der beteiligten Personen, sowie dem gesamten E-Mail-Verkehr. Aber trotzdem würden etliche Nutzer auf diese Möglichkeit zurückgreifen wollen. Mit einem verblüffend einfachen Trick gelingt gerade bei GMail der Versand von .exe-Dateien.

    Auch wenn der Austausch von Dateien per E-Mail nicht der komfortabelste ist, wird diese Variante immer noch gerne genutzt. Um ausführbare Dateien zu versenden, stehen dem Versender und dem Empfänger unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

    Es ist daher empfehlenswert, die Blockade direkt beim E-Mail-Versand zu umgehen, da es beim Empfänger komplizierter ist. Um es einfach zu halten, beschreiben wir hier nur die zwei einfachsten Tricks.

    Google Drive

    Lade die ausführbare Datei in die Cloud hoch und versende anschließend den betreffenden Link. Er wird beim Empfänger – dank der Integration von Google Drive – direkt als Email-Anhang beim Empfänger angezeigt. Das funktioniert aber nur, wenn Sender und Empfänger GMail und Google Drive verwenden.

    Datei umbenennen

    Die schnellste Lösung ist aber die Umbenennung durch den Versender. Einfach die .exe-Datei beispielsweise in .txt umbenennen (z. B. Programm.exe in Programm.txt). Natürlich muss der Empfänger nach dem Download des Anhangs die Umbenennung rückgängig machen. Eine einfache Information im Nachrichtentext seitens des Versenders ist daher notwendig. Du kannst auch andere Formate wie .docx oder .xlsx verwenden.

    Das reicht schon aus, um die Blockade bei GMail zu umgehen, die nur lokal auf dem Desktop funktioniert. Die GMail-Server blockieren den Versand von .exe-Dateien nämlich nicht.

    Nicht nur .exe-Dateien werden blockiert

    Weitere Dateien die beim Versand und Empfang von GMail blockiert werden sind: .ade, .adp, .bat, .chm, .cmd, com, .cpl, .hta, .ins, .isp, .jar, .js, .jse, .lib, .lnk, .mde, .msc, .msi, .msp, .mst, .nsh, .pif, .scr, .sct, .shb, .sys, .vb, .vbe, .vbs, .vxd, .wsc, .wsf, .wsh

  • Gmail: Irrtümlich versendete E-Mails zurückrufen

    Vor wenigen Tagen bestätigte Google im eigenen Forum, dass versendete E-Mails zurückgerufen werden können, bevor die Nachricht den Empfänger erreicht. Die Rückruffunktion (für die Desktopversion) muss gemäß Google-Support aber zuerst aktiviert werden.

    Die Funktion ist per Update bereits bei den meisten Nutzern angekommen und funktioniert bei der Desktop-Version, Android-Geräten und unter iOS. Außerdem ist es unerheblich welchen E-Mail-Provider der Empfänger nutzt.

    Zur Aktivierung der Rückruf-Funktion klickst du in Gmail auf das Zahnrad-Icon und anschließend auf Einstellungen. Im Bereich E-Mail zurückrufen setzt du ein Häkchen in die Checkbox der Option E-Mail zurückrufen aktivieren und bestätigst die Aktion mit einem Klick auf Änderungen speichern.

    Anschließend kannst du bei Rückruffrist noch die Zeitspanne für den Rückruf festlegen. Zur Auswahl stehen 5, 10, 20 und 30 Sekunden. Innerhalb der festgelegten Frist erscheint nach dem Nachrichtenversand der Button Rückgängig.

    Klickst du nach der irrtümlich versendeten Nachricht auf diese Schaltfläche, dann wird die Zustellung abgebrochen und die E-Mail im Erstellungs-Modus wieder angezeigt.

    In unserem Test war in der Gmail-PC-Version die Rückruffunktion bereits aktiv. Auch auf den Mobilgeräten funktionierte der Rückruf einwandfrei.

  • Der Mozilla Thunderbird ist zurück und funktioniert besser denn je.

    Mozilla hatte in der Vergangenheit einige Probleme. Der Marktanteil des Browsers Firefox ging immer weiter zurück, bis Anfang 2018 die alte Technik endlich ausgedient hatte und die Quantum-Engine ihre Arbeit aufnahm. Ein anderes Problem war der ebenfalls veraltete E-Mail-Client Thunderbird, der im Jahr 2017 vom Firefox getrennt wurde. Doch der „Donnervogel“ ist nicht tot und kehrt mit neuen Funktionen zurück. Inklusive der Quantum-Technik.

    Der Thunderbird 60 unterstützt die bekannten Virefox-WebExtension-Themes und enthält nun auch ein Light- und Dark-Theme. Zudem wurde auch der Lightning Kalender überarbeitet und wiederkehrende Termine lassen sich löschen, ausschneiden und kopieren, Ereignisorte können in der Monats- oder  Tagesansicht einblendet werden. Die komplette Liste mit allen Änderungen und neuen Funktionen findest du hier.

    Vorprogrammierte Probleme

    Die neue Quantum-Technik birgt aber auch ein großes Problem. Alte Add-Ons, die als nicht kompatibel gekennzeichnet wurden, werden vom Thunderbird ausnahmslos deaktiviert.

    Wenn du aber auf deine Erweiterungen nicht verzichten willst oder kannst, dann lässt sich die Sperre leicht deaktivieren. Dazu klickst du auf den Drei-Balken-Button, dann auf Einstellungen | Einstellungen | Erweitert | Allgemein | Konfiguration bearbeiten.

    Bestätige den Sicherheitshinweis und suche im nächsten Dialogfenster den Eintrag extensions.strictCompatibility. Mit einem Doppelklick auf diesen Eintrag änderst du den Wert von true auf false. Damit funktionieren nach einem Mausklick auf OK deine alten Add-Ons auch wieder problemlos.

    Tipp:

    Wenn du noch eine der älteren Versionen (52.x) verwendest, kann es vorkommen, dass trotz Updateversuchs keine Aktualisierung auf den neuen Thunderbird 60 erfolgt. In diesem Fall lädst du die Version 60 herunter und installierst den Thunderbird manuell. Alle Einstellungen und Konten der vorherigen Version werden trotzdem übernommen.

    Auf der Webseite thunderbird.net findest du den aktuellen Thunderbird in deiner Sprache.

  • Gmail: Geplantes Versenden von E-Mails bald möglich

    So gut Google´s E-Mail-Client auch ist, eine Funktion die es bei Konkurrenzprodukten schon lange gibt, ist hier noch immer nicht vorhanden. Das zeitverzögerte Versenden von Nachrichten. Scheinbar will Google in naher Zukunft diese Funktion in Gmail freischalten.

    Im Teardown der aktuellen APK-Datei (v8.7.15) hat Android-Police Hinweise darauf gefunden. Im Wesentlichen handelt es sich bei dem Fundstück um zwei Zeilen der Programmierung, die auf eine baldige Einführung bei Mobilgeräten und der Web-Oberfläche für Desktop-Computer hoffen lassen.

    Hoffentlich lässt uns Google nicht so lange darauf warten. Dieses Feature ist nämlich längst überfällig.

  • Windows 10: Emojis blitzschnell in Texte einfügen

    Seit dem April-Update (Redstone 4) ist bei Windows 10, Version 1803, eine Emoji-Vorschau aktiviert, mit der man schnell und einfach die beliebten Bildchen in einen Text einfügen kann.

    Die Emoji-Funktion wird mit der Tastenkombination [Windows][.] gestartet. Ein Mausklick auf das gewünschte Symbol fügt es dann an der Stelle in den Text ein, an der sich dein Cursor befindet. Das war´s schon.

    Die Emojis gibt es schon seit dem Fall Creators Update aus dem letzten Jahr (2017). Hier waren sie allerdings noch versteckt und mussten über die Registry manuell aktiviert werden. Nun sind sie standardmäßig aktiv.

  • Gmail-Offline-Modus ist nun verfügbar

    Seit Anfang Mai hat Google seiner Desktop-Version des E-Mail-Clients  neue Funktionen spendiert. Darunter befindet sich auch ein Offline-Modus, der es den Nutzern erlaubt, Nachrichten ohne Internetverbindung zu bearbeiten.

    Der Offline-Modus ist standardmäßig deaktiviert und muss manuell eingeschaltet werden. Öffne über das Zahnradsymbol die Einstellungen und wechsle in das Register Offline.

    Offline-Modus einschalten

    Setze das Häkchen bei der Option Offline-E-Mail aktivieren und lege anschließend fest, aus welchem Zeitraum die Nachrichten auf deinen Rechner heruntergeladen und gespeichert werden sollen. Zur Verfügung stehen 7, 30 und 90 Tage. Hier kannst du auch entscheiden, ob Anhänge ebenfalls heruntergeladen werden sollen.

    Beachte dabei, dass genügend Speicherplatz vorhanden ist. Im Normalfall ist das kein Problem. Der benötigte Speicherplatz wird vor der Aktivierung der Offline-Funktion entsprechend angezeigt.

    Über den Button Änderungen speichern aktivierst du dann den Offline-Modus.

    Ab sofort kannst du deine E-Mails auch ohne Internetverbindung beantworten. Versendet werden sie dann automatisch, sobald eine Verbindung zum Internet wieder besteht.

    Wird der Offline-Modus nicht mehr benötigt, dann entferne das Aktivierungs-Häkchen einfach wieder.

    Weitere Neuerungen bei Gmail

    Zu den neuen Funktionen gehören beispielsweise auch die Auswahlmöglichkeit des Hintergrund-Designs. Hier kannst du aus etlichen Vorlagen einen passenden auswählen. Auch die Verwendung eigener Bilder ist möglich.

    Am interessantesten sind aber der vertrauliche Modus (Confidential Mode) und die Selbstzerstörung von Nachrichten (Expiring Emails). Ähnlich wie beim Messenger Telegram wird die Nachricht nach einer zuvor festgelegten Zeitspanne automatisch gelöscht.

    Beim Nachrichten-Versand im vertraulichen Modus wird dem Empfänger die Weiterleitung, das Kopieren oder Ausdrucken von Inhalten nicht gestattet. Zusätzlich lässt sich noch eine SMS-Authentifizierung anhängen, um vertrauliche Nachrichten öffnen zu können.

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