Wichtige Dateien müssen mitunter vor der Weitergabe an Dritte – egal ob per E-Mail, USB-Stick, DVD, etc. – verschlüsselt werden. Das gilt insbesondere für persönliche Daten, Bankverbindungen, Passwortlisten und dergleichen. Windows enthält zwar ein solches Tool, ist aber nicht sofort per Rechtsklick erreichbar. Empfehlenswert ist ein kleines, kostenloses Verschlüsselungsprogramm namens „AxCrypt“.
Das kostenlose Verschlüsselungsprogramm vom Anbieter „Axantum“ sichert mit ein paar wenigen Klicks und der Eingabe eines Passwortes jede Datei gegen unbefugten Zugriff.
Um direkt zur Downloadseite zu gelangen, rufen Sie die Webseite http://www.axantum.com/axcrypt/Downloads.html auf. Direkt der erste Eintrag der Download-Liste ist für Windows-Betriebssysteme. Klicken Sie auf den Link, und folgen Sie anschließend den Download- und Installationsanweisungen.
Nach dem abgeschlossenen Installationsvorgang ist das Programm direkt einsatzbereit.
Dateien verschlüsseln
Navigieren Sie mit dem Windows-Explorer (Tastenkombination [Windows][E]) zu der Datei die verschlüsselt werden soll. Markieren Sie diese Datei mit einem Rechtsklick, und wählen Sie im Kontextmenü „AxCrypt | Verschlüsseln“.
Im nächsten Fenster vergeben Sie in dem dafür vorgesehenen Feld ein Passwort, bestätigen es durch erneute Eingabe im darunterliegenden Feld und starten den Verschlüsselungsvorgang mit „OK“.
Nach ein paar Augenblicken werden die verschlüsselten Dateien mit dem entsprechenden Axantum-Symbol dargestellt.
Nun können die gesicherten Dateien versendet, auf DVD oder einen Stick kopiert werden. Natürlich können Sie auch auf diese Weise sensible Daten auf Ihrem Computer sichern.
Zum Entschlüsseln klicken Sie oder der Empfänger mit der rechten Maustaste auf die gesicherte Datei, geben im „AxCrypt“ Dialogfenster das vereinbarte Passwort ein und klicken auf „OK“.
Die Datei wird nun entschlüsselt und ist sofort einsatzbereit.
Möchte man ganze Programme per E-Mail versenden, geht das meistens schief. Entweder die E-Mail wird gar nicht erst versendet, oder es wird die Startdatei (.exe) vom E-Mail-Programm herausgefiltert und gelöscht. Das geschieht aus Sicherheitsgründen, um das Verbreiten von Viren und Trojanern einzudämmen. Leider betrifft es auch die nützlichen Programme. Mit einem Trick können Sie die Sicherheitssperre überwinden.
Aus EXE wird E_E
Der Trick ist denkbar einfach: Die .exe-Datei wird so verändert dass sie vom E-Mail-Programm nicht mehr als solche identifiziert und entfernt werden kann. Bevor Sie also das Programm versenden, suchen Sie die Startdatei und ändern die Dateiendung beispielsweise von „.exe“ in „.e_e“.
Danach versenden Sie das Programm ganz normal per E-Mail-Anhang. Der Empfänger muss dann die von Ihnen geänderte Dateiendung wieder in den Orginalzustand (.exe) versetzten. Danach kann das Programm ganz normal installiert werden.
Zu große Dateien verschicken: Aufteilen
Beim E-Mail-Versand kompletter Programme oder größeren Dateien gibt meistens noch ein anderes Problem: Die Größe des Programms. Die meisten der Webmail-Anbieter wie GMX oder Web.de limitieren den Datenversand. Hier sind meistens nur 10 – 100 MByte erlaubt. Das variiert je nach Anbieter und Produkt. Bei den kostenlosen Webmail-Accounts sind die Datenmengen geringer als bei den kostenpflichtigen.
Selbst wenn Sie einen Anbieter haben, der keine Beschränkungen vorsieht, müssen Sie darauf achten, ob nicht vielleicht das Empfänger-Konto Datenbeschränkungen unterliegt.
Daher müssen umfangreiche Datenmengen, egal ob Programm oder Foto-Album, so komprimiert werden, dass sie mit mehreren E-Mails versendet werden können.
Das können Sie mit den üblichen Programmen WinZip oder WinRar erledigen. Effizienter und schneller als diese beiden Programme ist aber das kostenlose Pack-Tool „7-Zip„. Es packt nach eigenen Angaben Zip-Dateien 2-10% und im 7z-Format sogar 30-70 % besser als die herkömmlichen Komprimierungs-Programme. Und die Bedienung ist auch noch besser als bei den oben genannten Pack-Programmen. Außerdem ist es mit etlichen 32bit- und 64bit-Versionen von Windows kompatibel.
Zur Installation von 7-Zip rufen Sie die Webseite http://www.7-zip.de auf und klicken auf den oberen Link „Download“ für die 32bit-Windowsversion oder auf den unteren für die 64bit-Version. Folgen Sie dann den Download- und Installationshinweisen.
Rufen Sie in Ihrem Windows-Explorer die Datei auf, die per E-Mail versendet werden und vorher komprimiert werden soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und wählen Sie im Kontextmenü „7-Zip | Zu Archiv hinzufügen“.
Im 7-Zip-Bearbeitungsfenster „Zu Archiv hinzufügen“ klicken Sie im unteren Fensterbereich „In Teildateien aufsplitten (Bytes)“ auf den kleinen Pfeil und wählen die für Sie passende Einstellung (für E-Mailversand empfehlenswert: „10M“). Mit dem Button „OK“ starten Sie den Teilungs- und Komprimierungsvorgang.
Standardmäßig ist im Bearbeitungsfenster das Format „7z“ voreingestellt. Es kann aber per Aufklapp-Menü vorher noch geändert werden. In diesem Format ist allerdings die Komprimierungsrate am höchsten.
Nach ein paar Augenblicken ist der Komprimierungs- und Aufteilungsvorgang abgeschlossen und die Dateien werden im gleichen Ordner wie der Orginal-Ordner abgelegt. Außerdem hat 7-Zip alle Einzeldateien durchnummeriert (z. B. „Foto.7z001“).
Um alle Teildateien wieder zu entpacken und zusammen zu fügen, klickt der Empfänger (der ebenfalls das Programm 7-Zip besitzt) mit der rechten Maustaste auf die erste Datei mit der Endung „.7z001“ und wählt im Kontextmenü „7-Zip | Dateien entpacken“.
Im Nachfolgedialog kann der Speicherort mit dem Button „…“ nochmals geändert werden und mit „OK“ wird das Entpacken und Zusammenfügen gestartet.
Ist der Vorgang beendet und die empfangenen Dateien in Ordnung, können die komprimierten Einzeldateien gelöscht werden.
Die Suche nach einer E-Mail in Outlook ist relativ einfach: Auf den Button „Suchen“ klicken, Suchbegriff eingeben und schon werden sämtliche E-Mails, die den Begriff in Adresse, Betreff oder Text enthalten angezeigt. Hierzu werden, um das beste Ergebnis zu erzielen, meistens alle Ordner durchsucht. Das hat aber auch einen Nachteil: Wenn nach einem bestimmten Absender gesucht wird, werden auch alle E-Mails anderer Versender, sowie von Ihnen an die betreffende Person angezeigt, die den gesuchten Namen enthalten. Mit dem „Suchordner“ kann man aber die Suche nach E-Mails eines Versenders viel schneller und effektiver gestalten.
So schnell finden Sie die gewünschten E-Mails:
1. Starten Sie Outlook und klicken unten im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf „Suchordner | Neuer Suchordner“.
2. Im Dialogfenster „Neuer Suchordner“ wählen Sie im Bereich „Nachrichten von Personen und Listen“ die Option „Nachrichten von bestimmten Personen“ aus. Klicken Sie nun auf den Button „Auswählen“ um den Namen beziehungsweise die E-Mail-Adresse der betreffenden Person aus den Kontakten auszuwählen.
3. Ist die E-Mail-Adresse der gesuchten Person nicht abgespeichert, so können Sie sie im Suchfeld neben der Schaltfläche „Von“ per Hand eingeben. Mit „OK“ beide offenen Dialogfenster bestätigen.
4. Kehren Sie zu der Ordnerleiste von Outlook zurück und klicken auf das kleine Pluszeichen vor „Suchordner“. Die Unterordner werden nun angezeigt. Der neu angelegte Suchordner, hier „Max Mustermann“, wird auch aufgelistet. Rufen Sie den neuen Ordner auf und alle E-Mails des betreffenden Absenders werden angezeigt.
Wird der Ordner nicht mehr gebraucht, kann er mit einem Rechtsklick und „…löschen“ gelöscht werden. Die darin enthaltenen E-Mails bleiben erhalten, da sie im Posteingangsordner abgespeichert sind.
Mit diesem „Suchordner“ kann man zum Beispiel aber auch nach „Wichtigen Nachrichten“, „Nachrichten mit Anlagen“ oder „Großen Nachrichten“ suchen.
Stellen Sie des öfteren fest, dass E-Mails von Ihren Freunden, Bekannten, Arbeitskollegen etc. im Spamfilter landen? Und müssen Sie jedes mal den Spam-Ordner nach Ihren Bekannten durchsuchen? Meistens passiert das, wenn Sie E-Mails von .com-Adressen erhalten. Mittlerweile ist der Spam-Filter von Outlook ziemlich effektiv. Da die ewige Kontrolle ziemlich nervig und zeitraubend ist, sollten Sie Ihre Empfänger automatisch als sichere Absender kennzeichnen.
So optimieren Sie Ihren Spam-Filter:
1. Starten Sie Outlook und klicken auf „Extras | Optionen“.
2. Wählen Sie im Dialogfenster die Registerkarte „Einstellungen“.
3. Im Bereich „E-Mail“ klicken Sie auf den Button „Junk-E-Mail“.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Sichere Absender“ und aktivieren Sie dort mit einem Häkchen in der Checkbox die Option „Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen“.
5. Bestätigen Sie die Ãnderungen mit „OK“.
Tipp: Nutzen Sie auf jeden Fall einen Virenscanner, um sicher zu gehen, dass Ihnen keine Viren oder Trojaner von diesen E-Mail-Absendern untergeschoben werden!
Es wird immer wichtiger, sensible Daten gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Man weiß nie, wer gerade mitliest. Auch große Firmen werden oft mit den verschiedensten Viren und Trojanern angegriffen. Wenn Sie oft Excel-Dateien, wie Umsatzstatistiken, Personaldaten, Lieferanten-Daten oder ähnliches per E-Mail versenden, dann ist Vorsicht geboten. Auch wenn Sie einen Computer nutzen, der von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann, ist ein solcher Schutz unumgänglich. Nicht jeder, sollte diese Daten lesen, geschweige denn verändern dürfen. Microsoft Excel bietet einen integrierten Passwortschutz an, mit dem man mit wenig Aufwand wichtige Dateien mit einem Kennwort sichern kann. Dann ist man sicher, dass wirklich nur berechtigte Personen diese Dateien einsehen können.
So werden die Excel-Dateien per Kennwort gesichtert:
1. Starten Sie Microsoft Excel und erstellen, bzw. rufen die Datei auf, die gesichert werden soll.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Bei Excel 2007 und 2010 heißt der Befehl „Start | Speichern unter“.
3. Im Dialogfenster „Speichern unter“ klicken Sie oben rechts auf „Extras | Allgemeine Optionen“. Bei Excel 2007 und 2010 ist es am unteren Fensterrand „Tools | Allgemeine Optionen“.
4. Im Fenster „Speicheroptionen“ geben Sie nun im Bereich „Gemeinsamer Datenzugriff“ in das Eingabefeld neben dem Eintrag “ Lese- /Schreibkennwort“ das Passwort ein (bei Excel 2007 und 2010 heißt es „Kennwort zum Öffnen“). Beachten Sie Groß- und Kleinschreibung! Soll die Datei auch gegen unbefugtes Verändern geschützt werden, geben Sie in das untere Eingabefeld „Schreibschutzkennwort“ auch ein Passwort ein (Excel 2007 und 2010: „Kennwort zum Ändern“). Auch hier beachten Sie bitte die Groß- und Kleinschreibung.
5. Mit der Schaltfläche „Weitere“ können Sie bei Bedarf noch den Verschlüsselungstyp ändern.
6. Mit einem Klick auf „OK“ öffnet sich das Fenster der Sicherheitsabfrage. Hier wiederholen Sie die Eingabe des gerade vergebenen Passwortes. Haben Sie auch ein Passwort für den Schreibschutz vergeben, muss dieses auch noch einmal per Sicherheitsabfrage bestätigt werden.
7. Mit „OK“ werden alle Passwörter bestätigt.
8. Nun können Sie die Datei im entsprechenden Ordner abspeichern.
Tipp: Es empfiehlt sich, die Dateien mit verschiedenen Passworten auszustatten. Um hier den Überblick behalten zu können, sollten Sie eine Liste der vergebenen Kennworte an sicherer Stelle ablegen oder speichern.
Bei wichtigen E-Mails weiß man nie so genau, ob der Empfänger diese auch wirklich liest. Man kann zwar in der E-Mail um Bestätigung bitten, wenn sie aber nicht gelesen wurde, kann man da lange warten. Outlook bietet hier eine simple, aber wirkungsvolle Lösung an: Die Lesebestätigung.
Wenn Sie die Lesebestätigung einfordern wollen, öffnen Sie in der E-Mail die Sie verfassen, das Optionsmenü. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ in der Menüleiste. Aktivieren Sie in der Rubrik „Abstimmungs- und Verlaufsoptionen“ die Checkbox vor dem Eintrag „Das Lesen dieser Nachricht bestätigen“. Nachdem Sie die E-Mail versendet haben, wird der Empfänger automatisch aufgefordert, per Mausklick eine Lesebestätigung zu senden.
Das ist zwar keine Garantie, das der Empfänger Ihre Nachricht tatsächlich gelesen hat, aber die Chance ist doch recht hoch.
Da Empfänger manchmal bestreiten diese wichtige E-Mail bekommen zu haben, kann man noch eine andere Möglichkeit nutzen, um sicherzugehen, das die Nachricht tatsächlich zugestellt wurde: Die Übermittlung einer Nachricht bestätigen lassen. Aktivieren Sie hierzu einfach im Optionsfenster die Checkbox vor dem Eintrag „Die Übermittlung dieser Nachricht bestätigen“. Nach dem Versand der E-Mail erhalten Sie von Ihrem Provider eine Zustellungsbestätigung, mit der Sie den Versand der Nachricht nachweisen können.
Die Situation nach dem Kauf eines DBV-T-Dekoders kennen sicherlich viele: Die Hardware, der DVD-T-Stick selbst ist erstklassig, nur die Software kann nicht mithalten. Oft ist die mitgelieferte Software für DVBT-Receiver nur eine Notlösung. Gut, dass es gute kostenlose Alternativen gibt, die mit allen gängigen DVB-T-Empfängern funktionieren.
Wer mit der mitgelieferten DVB-T-Software des DVBT-Receivers unzufrieden ist, sollte folgende Freeware- und Gratisprogramme probieren:
Die Adreßbücher von Outlook sind eine feine Sache. Beim Verschicken einer elektronischen Nachricht brauchen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht manuell einzutragen, sondern wählen sie bequem per Mausklick aus der Adressenliste aus. Soll die elektronische Botschaft gleich mehrere Empfänger erreichen, kann die manuelle Auswahl der Adressaten jedoch schnell zur Sisyphusarbeit ausarten. Insbesondere, wenn Sie die Nachricht regelmäßig – zum Beispiel jede Woche – an die gleichen Empfänger verschicken.
Für derartige Aufgaben stellt Outlook die sogenannten Verteilerlisten zur Verfügung. In der Verteilerliste können Sie mehrere Empfänger zu einer Gruppe zusammenfassen. Der Vorteil: Beim Versenden einer Nachricht brauchen Sie dann nur noch die jeweilige Gruppe auszuwählen.
Verteiler einrichten
Um mehrere Mail-Empfänger in einer Verteilerliste zusammenzufassen, rufen Sie zunächst den Menübefehl Extras -> Adreßbuch auf. Klicken Sie anschließend auf die erste Schaltfläche der Symbolleiste, oder rufen Sie den Menübefehl Datei -> Neuer Eintrag auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Eintrag Persönliche Verteilerliste, und klicken Sie auf Ok.
Geben Sie in das Feld Name eine Bezeichnung für die Verteilerliste ein, zum Beispiel Buchhaltung oder Projektmanager, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder hinzufügen/entfernen.
Wer ist mit dabei?
Im nachfolgenden Fenster bestimmen Sie, welche E-Mail-Empfänger der Verteilerliste angehören sollen. Fügen Sie die gewünschten Mitglieder in die Liste Persönliche Verteilerliste ein, indem Sie sie markieren und auf die Schaltfläche Mitglieder klicken. Ganz wichtig: Über das Listenfeld Namen anzeigen aus können Sie auf sämtliche Outlook-Adreßbücher zurückgreifen. Somit ist es möglich, Empfänger aus verschiedenen Adreßbüchern in die Verteilerliste aufzunehmen, etwa aus dem persönlichen Adreßbuch, dem Kontakt-Register von Outlook, dem CompuServe-Adreßbuch oder dem Microsoft-Network-Adreßbuch. Sobald Sie alle Mitglieder der Verteilerliste bestimmt haben, schließen Sie die Dialogfenster per Mausklick auf die Schaltfläche Ok.
Outlook speichert die Verteilerlisten im persönlichen Adreßbuch. Um die Verteiler anzuzeigen, wählen Sie aus der Liste Namen anzeigen aus den Eintrag Persönliches Adreßbuch. Im Adreßbuch erkennen Sie die Verteilerlisten sofort anhand eines speziellen Symbols sowie anhand des fett formatierten Namens.
Mail an alle
Eine E-Mail an alle Mitglieder einer Verteilerliste zu schicken, ist eine Sache von wenigen Mausklicks. Klicken Sie im Nachrichtenfenster zunächst auf die Schaltfläche An, um das Dialogfenster Namen auswählen einzublenden. Öffnen Sie die Liste Namen anzeigen aus, und wählen Sie den Listeneintrag Persönliches Adreßbuch. Anschließend können Sie die gewünschte Verteilerliste auswählen, auf die Schaltfläche An klicken und das Dialogfenster wieder schließen. Im Adreßfeld der E-Mail erscheint anschließend lediglich der Name der Verteilerliste, die E-Mail erreicht jedoch jedes einzelne Mitglieder der Liste.
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