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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Antwort wieder in separatem Fenster schreiben

In der aktuellen Outlook-Version werden Antworten und Weiterleitungen im Hauptanzeigebereich geöffnet. Dadurch hat man dann keinen direkten Zugriff auf die anderen Outlook-Bereiche, wie in den älteren Varianten. Antwort und Weiterleitung können bei Bedarf aber wieder in separaten Fenstern erstellt werden.

Dazu ist nur eine kleine Änderung in den Outlook-Einstellungen notwendig.

Klicke auf Datei | Optionen | E-Mail und scrolle bis zum Eintrag Antworten und Weiterleitungen. Aktiviere hier die Option Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen und bestätige die Änderung mit OK.

Ab sofort öffnet sich für die Erstellung von Antworten und Weiterleitungen ein neues Bearbeitungsfenster.

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Hardware & Software Office Software Word

Große Word-Dokumente in lesefreundlichem Layout

Bei Word werden Dokumente oft ganzseitig auf dem Bildschirm angezeigt. Für eine bessere Lesbarkeit ist die Gliederung des Textes nicht ganz unerheblich. Lange Texte sollten Absätze enthalten, um für eine Auflockerung und/oder inhaltliche Abgrenzung zu sorgen. Eine weitere Funktion die das Lesen langer Texte einfacher macht, ist der Spaltensatz, der mit wenigen Mausklicks eingerichtet ist.

Öffne in Word das gewünschte Dokument und klicke in der Menüleiste auf das Register Layout. Hier findest du in der Gruppe Seite einrichten den Button Spalten. Über das Kontextmenü kannst hier schon Layouts bis zu drei Spalten auswählen.

Mit der Option Weitere Spalten lassen sich die Spalten des Dokuments frei gestalten. Die Breite, auch einzelner Spalten, kann genauso eingestellt werden wie der Abstand zueinander.

Zur besseren Abgrenzung gibt es zusätzlich noch die Option der Zwischenlinie (Trennlinie) und du kannst auswählen, ob die Spaltenansicht für das gesamte Dokument erfolgen soll, oder erst nach der aktuellen Cursorposition.

Im Übrigen verwenden auch Tageszeitungen und Magazine den Spaltensatz, weil der einfach besser zu lesen ist.

Tipp

Wenn du die Spaltenansicht in einem Dokument verwendest, dann solltest du die Änderungen wieder rückgängig machen, wenn der Ausdruck nicht in diesem Format gewünscht ist.

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Hardware & Software Office Word

Office Word: Mehrere Textseiten auf ein Blatt drucken

Verantwortungsvoll mit Ressourcen umzugehen, sollte in jedermanns Interesse sein. Das betrifft den Materialverbrauch zu Hause und genau so auch am Arbeitsplatz.  Insbesondere Druck- oder Kopiervorgänge kannst du ohne eine großen Bequemlichkeitsverlust optimieren.

Etliche werden sagen, das Verbrauchsmaterial bezahlt doch die Firma, die kauft günstig ein. Aber dann ist da ja noch der Umwelt- und Gesundheitsaspekt. Jeder Druckvorgang mit Laserdruckern produziert eine Menge Feinstaub, die wir dann einatmen. Kontroll- oder Vorabausdrucke werden kurz geprüft und dann weggeworfen.

Mit Word kann man schnell und einfach Verbrauchsmaterial einsparen. Die entsprechenden Einstellungen werden im Druckmenü vorgenommen.

Sollen Vorabdrucke zur Kontrolle erstellt werden, kann man zum Beispiel mehrere Textseiten auf ein Blatt drucken. Dazu öffnest du den Druckdialog über Datei | Drucken. Auf der linken Seite, in der Kategorie Einstellungen, befindet sich die Option 1 Seite pro Blatt.

Mit einem Klick auf diese Option kannst du bis zu 16 Textseiten auf ein Blatt Papier drucken. Ein weiteres Einsparpotenzial lässt sich über die Schaltfläche Einseitiger Druck erreichen. Standardmäßig ist hier eine Seite pro Blatt eingestellt.

Wählst du hier Beidseitiger Druck aus, werden Vorder- und Rückseite des Blattes automatisch beschriftet. Das funktioniert aber nur dann problemlos, wenn der Drucker dieses Feature auch unterstützt. Wenn nicht, muss du die Blätter in der Papierkassette  halt manuell umdrehen.

Natürlich kann der beidseitige Druck auch für die normale Korrespondenz genutzt werden. Im privaten Bereich lässt sich das problemlos praktizieren, am Arbeitsplatz muss eventuell der Chef seine Zustimmung geben.

Möchtest du auch Tinte oder Toner sparen, dann ändere im Menü von Seite einrichten die Ausgabequalität in den Druckoptionen auf Entwurfsqualität verwenden.

Noch ein Spartipp

Einseitig bedrucktes Papier muss nicht unbedingt weggeworfen werden. Daraus lassen sich mit ein paar Handgriffen nützliche Notizblöcke anfertigen. Die DIN-A4-Seiten einmal (oder mehrfach für kleinere Blätter) in der Mitte durchschneiden, zusammentackern oder Lochen und auf einen Heftstreifen aufziehen, fertig ist der Notizblock.

Wem das Schneiden zu aufwendig ist, weil kein Papierschneider vorhanden ist, der reißt die Seiten über die Kante eines Lineals einfach durch.

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Hardware & Software

Druckerprobleme lösen: Wenn nur blasse oder falsche Farben gedruckt werden

Statt strahlend leuchtender Farben und kontrastreichen Schriften produziert der Drucker nur ein blasses und unscharfes Druckbild? Dann ist vermutlich die Druckertinte bzw. der Toner leer oder der Sparmodus aktiviert.

Patronen leer? Tintenstand am Rechner und Drucker prüfen

Um festzustellen, warum der Drucker nur blasse und flaue oder gar keine Farben produziert, gehen Sie wie folgt vor:

1. Häufigste Ursache für blasse, falsche oder fehlende Farben sind leere Tintenpatronen bzw. Tonerkartuschen. Ist der Drucker direkt an den Computer angeschlossen, meldet sich meist der Druckertreiber und weist in einer Füllstandsanzeige auf den Tinten- bzw. Tonermangel hin.

2. Bei Netzwerkdruckern, die an einem anderen Computer angeschlossen und nur über das Netzwerk erreichbar sind, fehlt jedoch die Füllstandsanzeige. Prüfen Sie dann direkt am Drucker, ob ein Fehler gemeldet wird, etwa über das Bedienfeld oder eine Warnlampe.

Die meisten Drucker melden den Tintenstand auch in der Systemsteuerung. Öffnen Sie hierzu in der Systemsteuerung den Bereich Hardware und Sound | Geräte und Drucker und klicken Sie doppelt auf das Icon des betreffenden Druckers. Je nach Hersteller und Modell gibt es auf der folgenden Seite einen Link zu Tintenstandskontrolle, zum Beispiel Tintenstand prüfen. Bei den meisten Modellen erscheint jetzt ein Fenster, das den exakten Füllstand der einzelnen Tintenpatronen anzeigt.

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Die sicherste Methode ist die Sichtprüfung direkt am Drucker. Bei den meisten Tintenstrahldruckern können Sie per Sichtprüfung direkt am Drucker kontrollieren, ob einer der Tintentanks leer ist. Öffnen Sie die Abdeckung, um den Druckschlitten mit den Tintentanks auszufahren. Jetzt können Sie die einzelnen Tintentanks entnehmen und bei den meisten Patronen über ein Sichtfenster erkennen, wie viel Tinte noch vorhanden ist. Ist ein Tank leer, tauschen Sie ihn gegen eine neue Patrone aus.

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Blass oder Schawarz-Weiß statt bunt?

Ist der Ausdruck insgesamt zu blass oder druckt der Farbdrucker nur Schwarz-Weiß-Bilder, ist vermutlich eine falsche Einstellung im Druckertreiber schuld. Um das zu überprüfen, öffnen Sie das Eigenschaftsfenster des Druckers, indem Sie in der Systemsteuerung im Bereich Hardware und Sound | Geräte und Drucker mit der rechten Maustaste auf den Drucker und dann auf Druckereigenschaften klicken. Anschließend klicken Sie auf Einstellungen.

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Im folgenden Fenster können Sie die Einstellungen für den Druck verändern. Je nach Druckermodell stehen unterschiedliche Optionen zur Auswahl. Prüfen Sie im Bereich für die Druckqualität, ob hier versehentlich die Einstellung Schnell, Sparmodus oder Entwurfsmodus aktiviert ist. Damit verbraucht der Drucker weniger Tinte bzw. Toner, der Druck wird insgesamt aber blasser. Um wieder in höchster Qualität zu drucken, aktivieren Sie den Eintrag Standard oder Hoch.

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Falls der Drucker statt farbiger Ausdrucke nur Schwarz-Weiß-Bilder druckt, ist vermutlich das Kontrollkästchen Graustufen drucken oder Schwarz/Weiß aktiviert. Ändern Sie die Einstellungen, schließen Sie das Fenster mit OK, und wiederholen Sie den Druckvorgang. Sind die Tintentanks voll und steht die Druckqualität auf Norma/Fein und Farbe, kommen die Ausdrucke wieder in knackigen und leuchtenden Farben aus dem Drucker.

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Hardware & Software Outlook Word

Microsoft Outlook: Absätze im Text formatieren wie bei Word

Beim Verfassen von E-Mails machen sich die wenigsten Menschen Gedanken über das Aussehen von Texten. Auch wenn die elektronische Nachricht für einen schnellen Informationsaustausch gedacht ist, so ist eine versendete E-Mail ein persönliches Aushängeschild wie auch ein „normaler“ Brief. Hier macht man sich eher Gedanken über Schriftbild und Gliederung des Textes. Nichts ist im Schriftverkehr ermüdender, wenn man lange Texte ohne Absätze lesen muss.  Auf diese (Word-) Funktionen muss man aber bei E-Mails in Outlook nicht verzichten. Das Menüband von Outlook enthält nahezu die gleichen Funktionen wie Word auch.

Möchten Sie also bei einer neuen Nachricht beispielsweise die Absätze formatieren, dann klicken Sie in der Menüleiste auf „Text formatieren“. Dann öffnen Sie in der Bearbeitungsleiste über den kleinen Pfeil der Rubrik „Absatz“ das gleichnamige Dialogfenster.

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In diesem Fenster finden Sie alle aus Word bekannten Funktionen vom Zeilenabstand, über Absatzformatierung, bis hin zum Zeilen- und Seitenumbruch.

Auch wenn die Funktionen wie Schriftgröße, -farbe, -abstand u.s.w. auch in früheren Outlook-Versionen bereits enthalten waren, die Absatzformatierung ist erst seit Outlook 2007 integriert.

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Hardware & Software Office Word

Word: Wasserzeichen in Dokumente einfügen

Wasserzeichen sehen nicht nur schick aus, sondern haben auch einen praktischen Nutzen. Damit können Sie Dokumente mit einem deutlich sichtbaren „Stempel“ als Entwurf oder vertrauliches Schriftstück kennzeichnen ohne dass die Lesbarkeit leidet. Das Einbinden eigener Wasserzeichen, die sich halb durchsichtig schräg übers Dokument legen, hört sich kompliziert an, ist aber ganz einfach.

Wasserzeichen einbauen

Um ein Dokument mit einem Wasserzeichen zu versehen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument, und rufen Sie bis Word 2003 den Befehl „Format | Hinterrgund | Gedrucktes Wasserzeichen“ auf. Bei Word 2007/2010/2013 klicken Sie in der Menüleiste „Seitenlayout“ bzw. „Entwurf“ auf „Wasserzeichen“ und „Benutzerdefiniertes Wasserzeichen“.

2. Im nächsten Fenster haben Sie die Wahl zwischen einem Bild- und einem Textwasserzeichen. Bei Bildern sollten Sie die Option „Auswaschen“ aktivieren, damit das Wasserzeichen möglichst in blassen Farben erscheint und der eigentliche Text lesbar bleibt. Bei Textwasserzeichen sorgt die Option „Halbtransparent“ für eine optimale Lesbarkeit.

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Handy & Telefon iPad iPhone

iPhone: E-Mail als Entwurf speichern und blitzschnell wieder hervorholen

Sobald Sie beim iPhone oder iPad das Verfassen einer E-Mail abbrechen, können Sie die angefangene Mail als Entwurf speichern. Um später weiterzuschreiben, müssen Sie normalerweise den Ordner „Entwürfe“ öffnen und auf den Entwurf klicken. Mit einem kaum bekannten Trick kommen Sie viel viel schneller dran.

Schneller an die Entwürfe kommen

Normalerweise läuft es so: Um den gespeicherten Entwurf wieder zu öffnen, wechseln Sie in der Mail-App zur Startseite und greifen über „Entwürfe“ auf die gespeicherten Entwürfe zu.

Schneller geht’s, wenn Sie einfach unten rechts lange auf das Icon zum Erstellen einer neuer E-Mail drücken. Und siehe da: nach rund einer halben Sekunde erscheint sofort der zuletzt gespeicherte Entwurf und Sie können sofort drauflos tippen.

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Hardware & Software Software Word

Microsoft Word: Eigene Wasserzeichen erstellen und ins Dokument einfügen

Wer öfter in Word Dokumente mit Wasserzeichen erstellt, hat bestimmt schon mal festgestellt, dass die Vorlagen sehr begrenzt sind. Standardmäßig werden nur vier Wasserzeichen angeboten. Bei Office.com kann man sich aber auch noch weitere Vorlagen herunterladen. Das muss aber nicht sein, da man ganz einfach ein vorhandenes Wasserzeichen individuell anpassen kann.

Eigene Wasserzeichen gestalten

Um die vier Standard-Wasserzeichen um eigene Entwürfe zu erweitern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie Microsoft Word, und öffnen Sie das gewünschte Dokument.

2. Klicken Sie auf „Seitenlayout“ und danach auf „Wasserzeichen“.

3. Wählen Sie eine der angezeigten Vorlagen per Mausklick aus.

4. Klicken Sie erneut im Menüband auf die Schaltfläche „Wasserzeichen“, und wählen Sie im Dialogfenster „Benutzerdefiniertes Wasserzeichen“ aus.

4. Im neuen Fenster „Gedrucktes Wasserzeichen“ haben Sie nun die Möglichkeit, das Wasserzeichen nach eigenem Bedarf anzupassen. Im Eingabefeld neben der Option „Text“ können Sie einen eigenen Text erstellen, oder mit der Pfeil-Schaltfläche einen Standardtext auswählen.

5. Haben Sie alle erforderlichen Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf „OK“, um es ins Dokument zu übernehmen.