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Microsoft Office: Texte diktieren statt selber schreiben
Die Textprogramme von Microsoft Office sind immer noch die am häufigsten verwendeten Tools für die täglichen Schreibarbeiten. Nicht jeder beherrscht das Tippen auf der Tastatur gleich gut, oder ist durch eine Hand- oder Armverletzung in der Bewegung eingeschränkt. Trotzdem muss man E-Mails beantworten oder mal den einen oder anderen Brief schreiben. Eine gute Hilfe bietet für diese Fälle eine Diktiersoftware.
Bei Smartphones und Tablets ist eine Diktierfunktion meist schon eingebaut und kann für WhatsApp & Co, SMS-Nachrichten und den Browser verwendet werden.
Garage-Projekt-Entwicklung
Aber auch für den Desktop-Computer oder das Notebook gibt es mittlerweile eine gute und kostenlose Alternative von Microsoft. Sie wurde vom Microsoft Garage-Projekt entwickelt und arbeitet mit der Cortana Spracherkennung.
Das Tool, Microsoft Dictate, ist eine Erweiterung die sich nach dem Download und der Installation in Word, Outlook und PowerPoint einklinkt.
Diesen Office-Programmen wurde eine zusätzliche Registerkarte Dictation hinzugefügt, über die man dann die Spracheingabe mit einem Mausklick startet.
Mit eingebautem Translator
Microsoft Dictate ist aber nicht nur ein ordinäres Spracherkennungsprogramm. Es enthält auch einen integrierten Übersetzer, der deinen gesprochenen Text sofort in die gewünschte Fremdsprache übersetzt.
In der Gruppe Language Options findest du die Sprachauswahl. Im Feld From gibst du deine eigene Sprache ein, zum Beispiel Deutsch und im Feld To die Fremdsprache, in die übersetzt werden soll.
Dann kann es schon direkt losgehen. Du klickst auf den Mikrofon-Button, sprichst deinen Text und Microsoft Dictate übernimmt die Schreibarbeit. Zum Beenden der Spracheingabe sagst du einfach Stop Dictation.
Nachteil
Und hier sind wir direkt beim Manko von Dictate. Absatz- und Interpunktionsbefehle werden nur in englischer Sprache erkannt und ausgeführt.
Verfügbare Befehle:
- New Line = Neue Zeile
- Delete = Löscht die letzte gesprochene Zeile
- Stop Dictation = Beendet die Spracherkennung
- Full Stop oder Period = Setzt einen Punkt am Satzende (.)
- Question mark = Setzt ein Fragezeichen (?)
- Open Quote = Öffnet Anführungszeichen („)
- Close Quote = Schließt Anführungszeichen („)
- Colon = Setzt Doppelpunkt (:)
- Comma = Setzt ein Komma (,)
Fazit
Trotz der englischen Befehle arbeitet Microsoft Dictation zuverlässig und kann eine erhebliche Hilfe darstellen. Wer gerne mal seine Finger schonen möchte, für den ist Microsoft Dictation die richtige Wahl.
Tipp
Arbeitest du häufig mit mehreren Computern/Notebooks auf ebenso vielen Monitoren gleichzeitig? Dann erfährst du in diesem Artikel, wie du alle PC`s mit nur einer Tastatur und Maus bedienen kannst. Das Tool nennt sich Mouse without Borders und stammt auch aus dem Microsoft Garage-Projekt.
Mit dem Google Kalender keine wichtigen Termine mehr verpassen
Es ist bestimmt schon mal dem einen oder anderen Handybesitzer passiert, dass eine Terminerinnerung überhört wurde, weil das Telefon auf lautlos gestellt, oder sogar abgeschaltet wurde. Meistens passiert so etwas am Arbeitsplatz, wenn Mobiltelefone die Kollegen stören könnten. Besitzer von Android-Handys und Nutzer des Google-Kalenders haben bei der Terminerfassung die Möglichkeit, sich die Erinnerung als E-Mail zu senden.
Bei der Terminerfassung im Handy ist als Standardeinstellung nur eine Benachrichtigung aufgelistet. Diese kann bearbeitet werden, oder man kann eine weitere Erinnerung hinzufügen.
Dazu tippen Sie in der Terminerfassung Ihres Kalenders auf die Schaltfläche „Erinnerung hinzufügen“. In der neuen Benachrichtigung tippen Sie auf die Schaltfläche „Benachrichtigung“ und wählen im Kontextmenü die Option „E-Mail“. Die Anzeige der Minuten kann auf die gleiche Weise Ihren Zeitplänen angepasst werden.
Mit „Speichern“ schließen Sie den Vorgang ab und erhalten zusätzlich zum Handy-Popup die Erinnerungsmail.
In der Google-Kalenderansicht Ihres Computers sind bereits zwei Erinnerungen als Standard definiert. Die eine Erinnerung ist ein „Pop-up“, die andere Erinnerung ist schon als „E-Mail“ angelegt.
Hier brauchen Sie nur noch die Zeit anpassen und/oder bei Bedarf weitere Erinnerungen hinzufügen oder entfernen.
Blink: Automatische Benutzer-Anmeldung per Gesichtserkennung
Die Absicherung von Windows-Benutzerkonten per Passwort ist nur dann wirklich sicher, wenn die maximale Zeichenlänge ausgenutzt wird und alphanumerische Passwörter vergeben werden. Nutzt man dann noch die Groß- und Kleinschreibung, kann man sich schnell mal bei einem Login vertippen. Mit dem kostenlosen Gesichtserkennungsprogramm „Blink 2.2“ von Luxand.com gehören – Webcam vorausgesetzt – die Vertipper der Vergangenheit an. Die Anmeldung erfolgt dann mit Ihrem Gesicht.
Was kann Blink?
„Blink 2.2“ verknüpft bei der Konfiguration das Kennwort des Benutzerkontos mit Ihrem Gesicht. Sollte mal, aus welchem Grund auch immer, die Webcam nicht funktionieren, kann man sich immer noch mit dem Kennwort einloggen. Das Programm hat noch einen weiteren Vorteil: Login-Versuche anderer Personen werden mit einem Foto und dem dazugehörigen Zeitstempel dokumentiert und im Verlauf abgespeichert. Dort werden auch alle von Ihnen durchgeführten Login-Vorgänge gespeichert. Der Verlauf kann aber jederzeit gelöscht werden.
Herunterladen und installieren
Zum Download von „Blink 2.2“ rufen Sie in Ihrem Webbrowser die Seite…
http://www.chip.de/downloads/Blink_42775205.html
…auf, klicken auf den Button „Download“ und folgen den Downloadanweisungen.
Nach dem Download öffnet sich das Setup-Fenster. Zum Installieren klicken Sie auf den Button „Install Luxand Blink!“.
Kalibrierung der Webcam
Gleichzeitig findet die Kalibrierung der Webcam statt. Um sofort zu starten, wählen Sie die Schaltfläche „Next“ und bestätigen das nachfolgende Fenster ebenfalls mit „Next“.
Im folgenden Fenster wählen Sie die zu benutzende Webcam aus. Ist nur eine Kamera vorhanden, wird auch nur diese angezeigt. Mit „Apply“ bestätigen Sie die Auswahl.
Das nächste Fenster enthält eine englische Kurzanleitung für die Anfertigung Ihres Bildprofils. Mit „Next“ startet die Aufzeichnung Ihres Gesichts.
Sitzen Sie aufrecht vor der Kamera und schauen Sie auf den Monitor. Bewegen Sie den Kopf langsam von links nach rechts. Der grüne Statusbalken zeigt den Fortschritt der Registrierung an.
Ist die Aufnahme komplett, werden Sie direkt zum nächsten Dialogfenster weitergeleitet. Tragen Sie in das Feld „Your password“ das Kennwort für Ihr Windows-Benutzerkonto ein. Mit dem Button „Finish“ verknüpfen Sie Ihr Foto mit dem Benutzerkennwort.
Verlauf der Login-Vorgänge
In der Windows-Taskleiste informiert Sie ein kleines, blaues Monitorsymbol darüber, dass die Gesichtserkennung aktiv ist. Mit einem Doppelklick auf das Symbol öffnen Sie das Menü von „Blink!“. Hier kann beispielsweise die Kalibrierung erneut durchgeführt werden.
Der Button „History“ zeigt den Verlauf der Login-Versuche inklusive des Zeitpunktes.
Mit „Close History“ wird das Fenster geschlossen, „Save shot“ speichert das ausgewählte Foto auf Ihrer Festplatte und mit „Clear History“ wird der Verlauf gelöscht.
Der Hersteller verspricht außerdem, dass die Software Sie auch dann erkennt, wenn Sie mit einer Sonnenbrille vor dem Monitor sitzen, oder auch plötzlich eine Narbe im Gesicht haben.
Hinweis: Nach dem Sie die Freeware installiert haben, werden Sie mit einer Meldung darauf aufmerksam gemacht, dass eine neue Version zum Download bereit steht. Dieses Update sollten Sie nicht herunterladen.
Es entfernt die bereits installierte Freeware und ersetzt sie durch eine Probeversion. Diese wird nach 20 durchgeführten Anmeldungen inaktiv und kann erst durch die Eingabe eines kostenpflichtigen Aktivierungs-Codes wieder reaktiviert werden.
Um nicht mehr an das Update erinnert zu werden, aktivieren Sie die Option „Don´t remind me again“ und klicken auf „Close“.
Achtung: Foto
Die Anmeldung per Gesichtserkennung ist eine feine Sache, um schnell und ohne viel Tipperei direkt zum eigenen Konto zu gelangen. Doch Vorsicht: Hundertprozentig sicher ist das Login per Gesicht nicht. Mit ein wenig Geschick reicht es, ein Papierfoto eines Benutzers vor die Kamera zu halten, um die Anmeldung durchzuführen.
Excel Zeiterfassung: Korrektes Addieren von Stunden und Minuten
Zeiterfassung hin oder her: Man sollte die eigene Wochenarbeitszeit trotzdem kontrollieren. Die einfachste Kontrollmöglichkeit ist das Notieren in Exceltabellen. Hier ist aber die Wahl der Formatierung wichtig, damit das Ergebnis richtig angezeigt wird.
Die Arbeitsstunden können auf zwei Arten bei Excel eingegeben werden. Im Uhrzeitformat (Stunden:Minuten) oder im Dezimalformat (z. B. 8,5 Stunden).
Für eine Zeiterfassung mit Stempelkarte, die im 15-Minuten-Takt stempelt, ist das ja noch in Ordnung, aber bei elektronischer Zeiterfassung, die die Arbeitszeit minutengenau speichert, ist das schon etwas aufwendiger.
Mit dem richtigen Format ist das bei Excel gar kein Problem. Normalerweise würde die Addition der Wochenarbeit mit der normalen Formatierung „hh:mm“ so aussehen…
Alle Zeitangaben die über die 24-Stunden-Grenze hinausgehen, fallen einfach unter den Tisch. Mit einer Formatierung in Dezimalzahlen würde aber das richtige Ergebnis angezeigt werden.
Dabei handelt es sich hier bei Excel nur um ein Darstellungsproblem, weil der Übertrag zur nächsten Einheit (24 Stunden = 1 Tag) automatisch erkannt und umgerechnet wird. Mit einer kleinen Änderung in der Formatierung wird das entsprechend behoben.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Ergebnisfeld der Wochenarbeitszeit (hier ist es die Zelle B8), und wählen Sie im Kontextmenü „Zellen formatieren“.
Im gleichnamigen Dialogfenster wählen Sie, wenn nicht automatisch erkannt, auf der Registerkarte „Zahlen“ die Kategorie „Benutzerdefiniert“ aus. Im Feld „Typ“ suchen Sie das Format „hh:mm“ aus und ändern es in „[hh]:mm“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.
Die eckige Klammer verhindert, dass die Darstellung der Stunden über die 24-Stunden-Grenze hinaus, in Tage umgerechnet wird.
Die Formatierung funktioniert mit allen Excel-Versionen.
Excel 2003/2007: Zeilenumbrüche innerhalb einer Zelle automatisch einfügen
Wenn in Excel-Tabellen öfters Texte in Zellen eingegeben werden, kann es erforderlich werden einen oder mehrere Zeilenumbrüche oder einen Absatz einzugeben. Da bei der Texterfassung nicht so ohne weiteres die [Enter]-Taste genutzt werden kann, bedarf es eines Tricks. Die Eingabe eines Absatzes in einen längeren Text haben wir bereits in einem früheren Artikel erklärt. Für das Einfügen mehrerer Umbrüche, zum Beispiel für eine Aufzählung, muss man allerdings etwas anders vorgehen.
Voraussetzung für das Einfügen von Umbrüchen in eine Aufzählung ist, dass deren einzelne Elemente durch ein Komma, gefolgt von einem Leerschritt erfasst werden.
Öffnen Sie das Excel-Dokument mit der Aufzählung oder erstellen es neu. Öffnen Sie dann mit der Tastenkombination [Strg][H] das Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“. In das Textfeld neben der Option „Suchen nach:“ drücken Sie nacheinander auf [,] und [Leertaste].
Mit [Tab] wechseln Sie zum Eingabefeld der Option „Ersetzen durch:“. Hier drücken Sie die Tastenkombination [Strg][J]. Der blinkende Cursor wird danach durch einen blinkenden Punkt ersetzt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle ersetzen“…
…und bestätigen die folgende Meldung mit „OK“.
In die Aufzählung sind nun die Umbrüche eingefügt, und das Fenster „Suchen und Ersetzen“ kann mit „Schließen“ bestätigt werden.
Microsoft Excel: Positive und negative Vorzeichen dauerhaft anzeigen
Bei Excel ab Version 2000 lassen sich positive und negative Vorzeichen permanent anzeigen. Wenn bei umfangreichen Rechenvorgängen oft positive und negative Zahlen vorkommen, dann ist es schon vorteilhafter, wenn diese Zahlenwerte ein vorangestelltes Plus- oder Minuszeichen enthalten, das dauerhaft angezeigt wird.
Und so wird es permanent sichtbar:
Starten Sie Excel, und öffnen Sie die benötigte Tabelle. Markieren Sie die betreffenden Zellen, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Format | Zellen“.
Im folgenden Dialogfenster wechseln Sie zum Register „Zahlen“ und wählen im Bereich „Kategorie“ die Option „Benutzerdefiniert“ aus. Im Eingabefeld neben „Typ“ tragen Sie „+0; -0“ ein und bestätigen die Eingabe mit „OK“.
Ab sofort werden die Vorzeichen dauerhaft im Arbeitsblatt angezeigt.
Google WLAN-Ortung abschalten: Automatische WLAN- und Funknetzwerk-Erfassung durch Google deaktivieren
Auch ohne GPS wissen Google und die Google-Dienste genau, wo Sie sich gerade aufhalten. Statt die Position über das GPS-Modul und die GPS-Satelliten zu erfassen, verwendet Google einfach eine riesige WLAN-Datenbank. Darin sind weltweit alle Funknetzwerke mit genauem Standort verzeichnet. Google Maps auf dem Handy muss dann nur noch schauen, in welchem Funknetzwerk man sich befindet – und schon steht die Position fest. Auch Ihr Funknetzwerk ist mit Sicherheit in der Google-Datenbank vertreten. Wer das nicht möchte, kann Google verbieten, das eigene Funknetzwerk in die WLAN-Datenbank aufzunehmen.
Google kennt alle WLANs
Was Google macht, ist ganz schön clever. Es hat mit der Zeit die Namen und Standorte aller WLAN-Zugangspunkte erfasst, die es bisher „in die Finger bekommen“ hat; beispielsweise über die Google-Streetview-Autos oder einfach durch die WLAN-Anbindung des eigenen Handys. Sobald Google einen WLAN-Namen – die SSID des Funknetzwerks – erkannt hat, landet der Name plus Standort in der Google-Datenbank. Ob man will oder nicht.
Opt-Out-Verfahren für WLAN-Erfassung
Das hat natürlich die Datenschützer auf den Plan gerufen. Und Google hat reagiert. Wer nicht möchte, dass das eigene WLAN-Netzwerk in der Datenbank landet und zur Ortung verwendet wird, kann aus der WLAN-Erfassung aussteigen – zumindest in Europa. Die Methode ist ungewöhnlich, aber wahrscheinlich die einfachste Möglichkeit, den Google-Diensten mitzuteilen, dass man nicht mitmachen möchte: Sie müssen Ihren WLAN-Netzwerknamen (die SSID) nur um den Zusatz „_nomap“ (wichtig ist der Unterstrich) erweitern. Das ist dann für die Google-Scanner das Zeichen, dass dieses Netzwerk nicht in die WLAN-Datenbank aufgenommen werden möchte.
Den eigenen WLAN-Namen ändern
Wie der WLAN-Name geändert und um den Zusatz „_nomap“ als Kennzeichen für „bitte nicht erfassen“ erweitert wird, zeigt das folgende Beispiel für Nutzer der FritzBox von AVM:
1. Öffnen Sie die Konfigurationsoberfläche der FritzBox, indem Sie im Browser „fritz.box“ eingeben.
2. Wechseln Sie in den Bereich „WLAN“.
3. Hängen Sie im Feld „Name des WLAN-Funknetzwerks (SSID)“ an den bisherigen Namen den Zusatz „_nomap“ an. Hieß das WLAN bisher zum Beispiel „MeinFunknetz“, geben Sie folgendes ein:
MeinFunknetz_nomap
4. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um die Änderung zu speichern.
Arbeitszeiten ganz einfach mit Outlook erfassen
In den Office Produkten von Microsoft sind oft übersehene aber hilfreiche Funktionen vorhanden, die man meistens auf den ersten Blick nicht erkennt, ohne die ganze Bedienungsanleitung zu lesen. Bei Outlook zum Beispiel, ist eine dieser hilfreichen Funktionen die Arbeitszeit-Erfassung.
Gerade Freiberufler denken oftmals nicht daran, wenn sie für mehrere Kunden an Projekten arbeiten, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Auch Angestellte können so ihre Arbeitszeiten aufzeichnen und die Angaben mit der firmeneigenen Zeiterfassung kontrollieren. Im Nachhinein Arbeitszeiten zu rekonstruieren ist dann sehr schwierig und zeitaufwendig. Etliche Buchhaltungsprogramme besitzen solch eine Funktion. Der Nachteil: sie kosten Geld. Aber warum Geld ausgeben, wenn diese Funktionen ohnehin in vorhandener Software integriert sind? Bei Outlook ist es ein kostenloses Bestandteil und dazu noch einfach zu bedienen.
So nutzen Sie die Zeiterfassung:
1. Starten Sie Outlook und wechseln zum Ordner „Kontakte“.
2. Suchen Sie den Namenseintrag für den Sie jetzt arbeiten wollen und wählen ihn mit einem Rechtsklick aus.
3. Im Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Bei Outlook 2007 heißt der Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“.
4. In dem neuen Fenster können Sie jetzt im Textfeld „Betreff“ eine Kurzbeschreibung der folgenden Tätigkeiten eingeben.
5. Im darunter liegenden Textfeld „Eintragstyp“ klassifizieren Sie Ihre Tätigkeit. Beispielsweise als „Telefonanruf“, „Besprechung“ oder „Brief“.
6. Im unteren, großen Textfeld können Sie nun eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erstellen.
7. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung beginnen“ starten Sie die Aufzeichnung. Im Feld „Dauer“ können Sie die Zeitspanne ablesen. Die Zeitmessung beenden Sie mit dem Klick auf „Zeitmessung anhalten“. Jetzt nur noch auf „Speichern und Schließen“ klicken und die Zeiterfassung wird unter dem Namenseintrag im Kontakte-Ordner abgespeichert.
8. Für die spätere Rechnungserstellung oder für die Arbeitszeitkontrolle öffnen Sie wieder den Ordner „Kontakte“, dann den entsprechenden Namenseintrag mit einem Doppelklick.
9. Öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Ab Version 2007 nutzen Sie die Funktionsleiste auf der Registerseite „Kontakt“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie auf „Aktivitäten“. Nun werden hier alle dokumentierten Tätigkeiten angezeigt und Sie können die Angaben für die Kontrolle oder zur Rechnungserstellung nutzen.
Es kann sein, dass in der Standardansicht die Gesamtdauer nicht angezeigt wird. Um zu vermeiden, dass Sie jeden Journaleintrag öffnen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften und öffnen den Programmpunkt „Feldauswahl“. In der Kombinationsbox wählen Sie „Alle Journalfelder“ und ziehen das Feld „Dauer“ mit Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Danach schließen Sie die Kombinationsbox „Feldauswahl“ mit der Systemschaltfläche.