Die Textprogramme von Microsoft Office sind immer noch die am häufigsten verwendeten Tools für die täglichen Schreibarbeiten. Nicht jeder beherrscht das Tippen auf der Tastatur gleich gut, oder ist durch eine Hand- oder Armverletzung in der Bewegung eingeschränkt. Trotzdem muss man E-Mails beantworten oder mal den einen oder anderen Brief schreiben. Eine gute Hilfe bietet für diese Fälle eine Diktiersoftware.
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Es ist bestimmt schon mal dem einen oder anderen Handybesitzer passiert, dass eine Terminerinnerung überhört wurde, weil das Telefon auf lautlos gestellt, oder sogar abgeschaltet wurde. Meistens passiert so etwas am Arbeitsplatz, wenn Mobiltelefone die Kollegen stören könnten. Besitzer von Android-Handys und Nutzer des Google-Kalenders haben bei der Terminerfassung die Möglichkeit, sich die Erinnerung als E-Mail zu senden.
Die Absicherung von Windows-Benutzerkonten per Passwort ist nur dann wirklich sicher, wenn die maximale Zeichenlänge ausgenutzt wird und alphanumerische Passwörter vergeben werden. Nutzt man dann noch die Groß- und Kleinschreibung, kann man sich schnell mal bei einem Login vertippen. Mit dem kostenlosen Gesichtserkennungsprogramm „Blink 2.2“ von Luxand.com gehören – Webcam vorausgesetzt – die Vertipper der Vergangenheit an. Die Anmeldung erfolgt dann mit Ihrem Gesicht.
Zeiterfassung hin oder her: Man sollte die eigene Wochenarbeitszeit trotzdem kontrollieren. Die einfachste Kontrollmöglichkeit ist das Notieren in Exceltabellen. Hier ist aber die Wahl der Formatierung wichtig, damit das Ergebnis richtig angezeigt wird.
Wenn in Excel-Tabellen öfters Texte in Zellen eingegeben werden, kann es erforderlich werden einen oder mehrere Zeilenumbrüche oder einen Absatz einzugeben. Da bei der Texterfassung nicht so ohne weiteres die [Enter]-Taste genutzt werden kann, bedarf es eines Tricks. Die Eingabe eines Absatzes in einen längeren Text haben wir bereits in einem früheren Artikel erklärt. Für das Einfügen mehrerer Umbrüche, zum Beispiel für eine Aufzählung, muss man allerdings etwas anders vorgehen.
Bei Excel ab Version 2000 lassen sich positive und negative Vorzeichen permanent anzeigen. Wenn bei umfangreichen Rechenvorgängen oft positive und negative Zahlen vorkommen, dann ist es schon vorteilhafter, wenn diese Zahlenwerte ein vorangestelltes Plus- oder Minuszeichen enthalten, das dauerhaft angezeigt wird.
Auch ohne GPS wissen Google und die Google-Dienste genau, wo Sie sich gerade aufhalten. Statt die Position über das GPS-Modul und die GPS-Satelliten zu erfassen, verwendet Google einfach eine riesige WLAN-Datenbank. Darin sind weltweit alle Funknetzwerke mit genauem Standort verzeichnet. Google Maps auf dem Handy muss dann nur noch schauen, in welchem Funknetzwerk man sich befindet – und schon steht die Position fest. Auch Ihr Funknetzwerk ist mit Sicherheit in der Google-Datenbank vertreten. Wer das nicht möchte, kann Google verbieten, das eigene Funknetzwerk in die WLAN-Datenbank aufzunehmen.
In den Office Produkten von Microsoft sind oft übersehene aber hilfreiche Funktionen vorhanden, die man meistens auf den ersten Blick nicht erkennt, ohne die ganze Bedienungsanleitung zu lesen. Bei Outlook zum Beispiel, ist eine dieser hilfreichen Funktionen die Arbeitszeit-Erfassung.