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Hardware & Software Office Software Word

Blitzschnell Abkürzungsverzeichnisse für Word-Dokumente anlegen

Die deutsche Sprache ist voll von Abkürzungen für komplexe Wortgebilde. Egal ob Parteiprogramm, Dissertation oder andere wissenschaftliche Abhandlungen. Beim Erstellen von Texten, die nicht gerade allgemein bekannte Abkürzungen enthält, ist es empfehlenswert, ein Abkürzungsverzeichnis anzulegen und in das Dokument einzufügen. Das hört sich kompliziert an, ist aber schnell und einfach erstellt.

Abkürzungsverzeichnis anlegen

Starte das Word Programm und rufe das betreffende Dokument auf. Markiere die erste Abkürzung und drücke die Tastenkombination [Alt][Shift][X].

In der Dialogbox Indexeintrag festlegen wird die Abkürzung im Textfeld von Haupteintrag angezeigt. Aktiviere nun die Option Querverweis, tippe in das Eingabefeld den ausgeschriebenen Begriff ein, und bestätige den Vorgang mit dem Button Festlegen. Wiederhole die Prozedur mit allen weiteren, im Text befindlichen Abkürzungen. Sind alle erfasst, kann die Dialogbox mit der Schaltfläche Schließen beendet werden.

Im Textdokument erscheinen jetzt die ausgeschriebenen Texte in geschweiften Klammern direkt hinter den Abkürzungen, sie sind jedoch im PDF-Format oder in der Druckversion nicht sichtbar.

Einfügen des Verzeichnisses

Zum Einfügen des Verzeichnisses in das Word-Dokument, positionierst du deinen Cursor an der vorgesehenen Stelle, zum Beispiel am Ende des Dokuments. Dann öffnest du in der Menüzeile das Register Einfügen und klickst auf Seitenumbruch.

Im Register Verweise klickst du auf die Schaltfläche Index einfügen, die sich in der Gruppe Index befindet. Im Dialogfenster kannst du bei Bedarf jetzt noch die Anzahl der Spalten oder ein anderes Format für das Abkürzungsverzeichnis einstellen. Der Button OK fügt das Verzeichnis in dein Dokument ein.

Jetzt musst du nur noch die Änderungen im Word-Dokument speichern, fertig!

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Hardware & Software Office Word

Microsoft Excel: Fotos und Grafiken in das Kommentarfeld einfügen

Die Bearbeitung von Excel-Dateien durch mehrere Personen wird einfacher, wenn Erklärungen über die Kommentar-Funktion eingegeben werden. Dadurch vermeidet man unnötige und zeitraubende Telefonate oder E-Mails. Die mit Kommentaren versehenen Zellen werden mit einem kleinen roten Dreieck in der rechten oberen Ecke markiert. Diese Funktion ist kein großes Geheimnis. In dem Kommentarfeld lässt sich aber nicht nur ein Text erfassen, auch Bilder und Grafiken können mit ein paar zusätzlichen Mausklicks einfügt werden.

Starte Excel und rufe die betreffende Datei auf. Mit einem Rechtsklick in die Zelle, die mit einem Kommentar versehen werden soll, öffnest du das Kontextmenü und wählst Kommentar einfügen aus.

office-excel-kommentar-bild-grafik-microsoft-einbinden

Das Kommentar-Feld öffnet sich und du kannst optional einen kurzen Text verfassen. Dann klickst du mit der rechten Maustaste auf den Rand des Fensters und wählst die Option Kommentar formatieren.

excel-kommentar-text-eingeben-schreiben-rand-rechtsklick-formatieren

Im gleichnamigen Dialogfenster öffnest du im Register Farben und Linien das Aufklapp-Menü von Farbe und wählst hier die Fülleffekte aus. 

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Im nächsten Dialog fügst du dann über das Grafik | Grafik einfügen das gewünschte Foto oder die Grafik ein.

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Je nach Größe des Bildes ist vielleicht noch eine Anpassung des Kommentar-Feldes erforderlich. Durch Ziehen der acht Anfass-Punkte mit der Maus änderst du das Bild auf die gewünschte Größe.

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Das Einfügen von Bildern und Grafiken in das Kommentarfeld wird von etlichen Excel-Versionen (2003, 2007, 2010, 2013) unterstützt.

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Hardware & Software Windows 7

Windows 7: Datenträgerbereinigung mit erweiterten Optionen starten

Jedes Mal wenn der Computer benutzt wird, legt Windows im Hintergrund Sicherungsdateien, Protokolldateien und andere Dateien an. Aber nur ein Teil davon wird wieder gelöscht. Viele auf dem Rechner verbliebene Dateien sind zwar nicht sehr groß, aber mit der Zeit sammelt sich jede Menge unnützer Datenmüll an. Durch die Datenträgerbereinigung wird ein Teil dieser Daten gelöscht. Es wird aber nur ein Teil der unnützen Daten entfernt. Ein versteckter Befehl erweitert die Bereinigungsfunktion.

Richtig gründlich aufräumen

Die „normale“ Datenträgerbereinigung erreichen Sie über den Geräte-Manager. Navigieren Sie über  „Start | Systemsteuerung | System und Sicherheit | System“, klicken Sie dann auf „Geräte-Manager“, und markieren Sie unter „Laufwerke“ Ihre Festplatte mit einem Mausklick. Anschließend klicken Sie auf „Datei | Optionen“ um die einfache Version der Datenträgerbereinigung aufzurufen.

In dieser Version hat man keine Möglichkeit, auf die Auswahl der zu löschenden Dateien Einfluss zu nehmen, da man hier keinen Zugriff auf die erweiterten Funktionen hat. Sie können nur über das Fenster „Ausführen“ dorthin gelangen. Mit der Tastenkombination [Windows][R] öffnen Sie das Fenster „Ausführen“. Geben Sie in die Eingabezeile den Befehl

Cleanmgr /sageset:65535 &Cleanmgr /sagerun:65535

und klicken Sie auf „OK“.

Sofort wird das Fenster der erweiterten Datenträgerbereinigung angezeigt. Hier können Sie nun selbst entscheiden, welche Dateien gelöscht werden sollen. So können beispielsweise temporäre Setupdateien oder Vorschaudatenbanken manuell zum Löschen ausgewählt werden. Diese werden in der Standardversion nicht entfernt.

Nach Auswahl der zu löschenden Dateien bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und klicken im nachfolgenden Dialog auf den Button „Dateien löschen“. Wenn Sie nicht sicher sind, ob man die eine oder andere Datei noch braucht, hilft vielleicht die Beschreibung der Datei. Markieren Sie mit einem Mausklick die gewünschte Datei und im darunterliegenden Bereich erscheint die entsprechende Erklärung.