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  • Einzelne Excel-Zellen von der Sperrung der Arbeitsmappe ausschließen

    Jeder der sich intensiv mit Excel befasst, weiß wie mühselig die Erstellung und Verwendung von Formel ist. Umso wichtiger ist es, dass du deine Arbeit gegen unberechtigtes Kopieren oder Verändern schützt. Dazu gibt es ja die Excel-Funktion Blatt schützen. Benötigst du aber trotzdem ein paar Felder, die bearbeitet werden sollen, kannst du einzelne Zellen von der Sperrung ausschließen.

    Schritt 1: Freizugebende Zellen definieren

    Und das geht so: Starte Excel, rufe die betreffende Tabelle auf, oder erstelle sie neu. Dann markierst du die Zellen, die von der Sperrung ausgenommen werden sollen und drückst dann die Tastenkombination [Strg][1].

    Dadurch öffnet sich der Dialog Zelle formatieren, in dem du anschließend auf der Registerkarte Schutz das Häkchen bei der Option Gesperrt entfernst und die Änderung mit OK bestätigst.

    Schritt 2: Restliches Arbeitsblatt sperren

    Um das übrige Arbeitsblatt zu sperren, wechselst du in der Menüleiste zum Eintrag Überprüfen und klickst auf die Schaltfläche Blatt schützen. Das nachfolgende Dialogfenster bestätigst du einfach nur mit OK ohne Änderungen vorzunehmen.

    Es empfiehlt sich aber, in dem Dialogfenster ein Passwort für die Entsperrung festzulegen um die Sicherheit gegen unbefugte Änderung zu erhöhen.

  • Excel: Formeln mit Kommentaren ergänzen

    Werden Excel-Tabellen von mehreren Nutzern bearbeitet, dann kann es nützlich sein, wenn Zellen mit Formeln durch Kommentare erklärt werden. Excel bietet zu diesem Zweck eine überraschend einfache Lösung an.

    Der Kommentar wird in der betreffenden Zelle einfach hinter der Formel eingefügt und ist nur dann sichtbar, wenn die Zelle zur Bearbeitung angeklickt wird.

    Um den Kommentar einzufügen, tippst du zuerst die Formel ein. Anschließend folgt ein Leerschritt und der Parameter +N gefolgt vom Kommentar, der in Klammern und Anführungszeichen stehen muss.

    In der Praxis sollte das Ganze wie folgt aussehen:

    =NETTOARBEITSTAGE(A4;B4) +N(„Start- und Enddatum angeben“)

    Der Kommentar inklusive dem +N ist nur in der Bearbeitungszeile sichtbar, wenn die Zelle angeklickt wird. In der Tabelle selbst und auch in einem Ausdruck bleibt er unsichtbar. Die Formel und das Ergebnis werden natürlich nicht beeinträchtigt.

    Teste das ganze einfach mal, indem du die obige Formel kopierst und in eine Excel-Zelle einfügst.

  • Office-Updates finden und installieren

    Standardmäßig sollte bei jedem Windows-Computer die automatische Update-Funktion aktiviert sein, die von vielen Nutzern als sehr komfortabel angesehen wird. Wenn du die Updates des Betriebssystems lieber selbst vornimmst, dann vergiss aber dein Office-Paket nicht. Die erforderlichen Updates kannst du auch direkt über das Office-Programm beziehen und installieren.

    Office 2013-2016

    Starte eines der Office-Programme und öffne eine neue Datei. Im Register Datei des Menübandes rufst du im linken Bereich den Eintrag Konto auf und klickst auf den Button Updateoptionen. Über das Aufklappmenü gelangst du zur Option Jetzt aktualisieren. Office lädt sich die Update-Dateien von den Microsoft-Servern automatisch herunter und installiert sie direkt im Anschluß.

    Office 2010

    Auch bei dieser, bereits älteren Version ist der manuelle Update-Vorgang ähnlich einfach. Du öffnest auch hier eine neue Datei und klickst auf Datei | Hilfe.

    Im Bereich Tools für die Arbeit mit Office wählst du die Einträge Auf Updates überprüfen | Nach Update suchen aus und wartest einen Augenblick, bis Office die Aktualisierungsdateien gefunden hat.

    Mit dem Button Updates installieren werden die Daten eingespielt und Office aktualisiert.

    Hinweis

    Die Aktualisierung wird für das gesamte Office-Paket durchgeführt, egal welches Tool du für den Update-Vorgang verwendest.

  • Microsoft Excel zwingen, jede Datei in einem neuem Fenster zu öffnen

    Beim Arbeiten mit Excel werden nicht selten mehrere Dateien gleichzeitig benötigt. Die Anzeige der zusätzlichen Tabellen erfolgt meist nacheinander. Mit der Tastenkombination [Alt][Tab] gelangt man von einer Tabelle zur Anderen oder man nutzt die Minimierung/Maximierung innerhalb desselben Excel-Fensters. Beide Varianten sind aber recht unkomfortabel, wenn du mit mehreren Monitoren arbeiten willst. Ein kleiner Registry-Tweak zwingt Excel, jede Datei in einem separaten Fenster zu öffnen.

    Die Optimierung des Registrierungseditors dauert wenige Minuten und kann auf allen Windows-Rechnern ab Windows XP und Office 2003 durchgeführt werden. Du benötigst für die Änderungen in der Registry nur Administratorrechte.

    Registrierungseditor starten

    Stelle sicher, dass Excel beendet wurde und öffne die Registry über das Fenster Ausführen mit dem Befehl regedit.

    Navigiere dann zu folgendem Schlüssel:

    HKEY_CLASSES_ROOT/Excel.Sheet12/shell/open/command

    Im rechten Anzeigebereich klickst du mit der rechten Maustaste auf den Eintrag (Standard) und wählst Ändern aus. Im Dialogfenster Zeichenfolge bearbeiten fügst du in dem Feld Wert den Parameter „%1“ am Ende, durch ein Leerzeichen getrennt, hinzu. Mit OK speicherst du die Änderung.

    Nun benennst du den darunterliegenden Eintrag command per Rechtsklick in command2 um.

    Im nächsten Schritt benennst du im linken Verzeichnisbaum den Ordner ddeexec in ddeexec2 um. Damit ist der erste Teil der Änderungen erledigt.

    Für den zweiten Teil wechselst du zum Registry-Schlüssel HKEY_CLASSES_ROOT/Excel.Sheet8/shell/open/command und wiederholst die Arbeitsschritte, die bereits beim Excel.Sheet12 durchgeführt wurden.

    Danach beendest du den Registrierungseditor und startest Excel, damit die Änderungen getestet werden können.

  • Microsoft Office: Dateien direkt in Google Drive ablegen

    Wer seine Dokumente geräteübergreifend zur Verfügung haben will, der kommt um einen Cloud-Dienst nicht herum. Es ist daher sinnvoll zu überlegen, welcher Dienst der Richtige ist. Die meisten Nutzer dürften wohl eine Kombination aus Windows-PC und mobilen Geräten mit Android-Betriebssystem verwenden. Da man mit einem Android-Smartphone ohnehin ein Google-Konto besitzt, dann stellt Google jedem User 15 Gigabyte kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung.

    Das Beste daran ist, dass sich Google Drive mit einem kleinen Plugin blitzschnell in Office einbinden lässt. Damit können die Office-Dateien direkt und ohne Umweg direkt in Drive gespeichert werden.

    Lade dir das Google Drive Plugin für Office herunter, bestätige die Nutzungsbedingungen und klicke anschließend auf Akzeptieren und Installieren.

    Nachdem die Installation beendet ist, startest du Word oder Excel. Dadurch öffnet sich die Authentifizierungsseite des Google Drive Plugins für Microsoft Office, dass du mit dem Button Jetzt Starten bestätigst. Gegebenenfalls musst du dich noch mit deinen Google-Kontodaten anmelden. Abschließend klickst du nur noch auf Zulassen und Fertig um Google Drive in Office zu aktivieren.

    Ab sofort kannst du deine Office-Dateien über den Speichern-Dialog direkt im Online-Speicher ablegen.

  • Arbeitszeiten und Überstunden mit Excel blitzschnell dokumentieren

    Für die Dokumentation von Arbeitszeiten ist das Office-Tool Excel am besten geeignet. Hier lassen sich durch Verwendung verschiedener Formeln die Arbeitszeiten, Über- und Minusstunden schnell errechnen. In früheren Artikeln haben wir auch schon über das Rechnen mit Uhrzeiten zur Zeiterfassung berichtet.  Wenn deine Zeit es nicht erlaubt, sich mit Formeln und Gliederung der Tabelle zu befassen, dann gibt es auch eine fertige Lösung.

    Die passende Vorlage verwenden

    Mit der richtigen Vorlage geht die Erfassung von Arbeitszeiten dann wesentlich schneller. Einen professionellen Überstundenrechner (Arbeitszeitnachweis) findest du auf der Webseite Kostenlose-office-vorlagen.de.

    Nur noch Arbeitszeiten eintragen

    Die Bedienung der Vorlage für die Arbeitszeiten ist sehr übersichtlich strukturiert. Im Bereich Monat tippst du das aktuelle Monatsdatum, zum Beispiel 01.12.2017 (für Dezember 2017) ein und erfasst anschließend im Feld Soll-Stunden die tägliche Regel-Arbeitszeit im Format 08:00.

    Die Tagesdaten sowie die Wochentage werden automatisch in die Tabelle eingefügt. Du musst dann nur noch den Arbeitsbeginn und das -ende, sowie die Pausenzeiten eintippen.

    Durch die bereits hinterlegten Formeln werden Überstunden und Minusstunden automatisch berechnet und können in den Spalten G und H abgelesen werden.

    Ganz unten werden alle Zeiten addiert und gegeneinander aufgerechnet. Zuzüglich enthält die Vorlage auch Unterschriften-Felder für Arbeitnehmer und Vorgesetzten.

    Fazit:

    Die Vorlage erspart jedem Arbeitnehmer viel Arbeit. Sie ist mit Excel ab Office-Version 2010 kompatibel und funktioniert auch mit Open Office Calc.

    Tipp:

    Auf der Webseite des Anbieters befinden sich neben dem Überstundenrechner noch weitere, interessante Vorlagen. Darunter befinden auch ein Haushaltsbuch, ein Kassenbuch oder ein Haushaltsbuch für Wohngemeinschaften.

  • Exel-Zellen einen neuen Namen geben

    Klickt man im Office-Kalkulationsprogramm Excel eine Zelle an, wird dessen Name oben links im Programmfenster angezeigt. Normalerweise setzt sich dieser Name aus dem Buchstaben der Spalte sowie der Zeilennummer zusammen (z. B. A10) und kann bei Bedarf auch umbenannt werden.

    Wenn du einzelnen Zellen neue Namen geben möchtest, dann stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Markiere die betreffende Zelle und über den Menübefehl Formel | Namen definieren legst du den neuen Zellennamen fest.

    Die zweite Variante ist wesentlich schneller und einfacher. Klicke die Zelle an, die umbenannt werden soll. Oben links im Namensfeld wird die aktuelle Bezeichnung, zum Beispiel D16, angezeigt.

    Setze deinen Cursor in das Namensfeld, tippe die neue Bezeichnung ein, und bestätige die Eingabe mit [Enter]. Das war´s schon.

    Der neue Name darf bis zu 255 Zeichen lang sein und Zahlen, Unterstriche, sowie Punkte enthalten. Leerzeichen und Bindestriche werden hingegen nicht akzeptiert. Auch Namen, die wie ein Zellbezug (A3) aussehen, können nicht verwendet werden.

  • Excel: Grafische Darstellung der linearen Regression

    Der Zusammenhang von zwei unterschiedlichen Werten lässt sich mit einem statistischen Verfahren (lineare Regression) messen. Im Tabellenprogramm Excel kann diese lineare Regression in einem Diagramm visualisiert werden.

    Die Diagrammansicht ist mit ein paar Mausklicks schnell erstellt. Öffne in Excel die betreffende Datei und markiere in der Arbeitsmappe die Datenpaare (z. B. Schuh- u. Körpergröße), die grafisch abgebildet werden sollen.

    Diagramm erstellen

    Im Register Einfügen der Menüleiste klickst du im Bereich Diagramme auf den Diagrammtyp Punkt (XY) und bestätigst mit Weiter. Im nächsten Schritt wirst du nach den Datenbereichen gefragt, die du aber zuvor schon markiert hast. Klicke in diesem Fall wieder auf Weiter.

    Anschließend kannst du bei Bedarf noch die Achsen des Diagramms beschriften. Wenn nicht, klicke einfach auf Weiter und abschließend auf Fertig stellen. Damit ist das Diagramm in Punkten erstellt.

    Trendlinie einfügen

    Im letzten Arbeitsschritt wird noch die Trendlinie dem Diagramm hinzugefügt. Markiere das Diagramm und wähle im Menüband Trendlinie hinzufügen aus.

    In älteren Excelversionen klickst du mit der rechten Maustaste auf einen der Datenpunkte im Diagramm und fügst die Trendlinie über das Kontextmenü hinzu.

    Im Dialogfenster von Trendlinie hinzufügen aktivierst du noch die Optionen Linear, Formel im Diagramm darstellen und Bestimmtheitsmaß darstellen.

    Damit ist die Visualisierung der linearen Regression abgeschlossen und das Ergebnis wird in dem Diagramm dargestellt.

  • Office Excel: Wiederherstellung nicht gespeicherter Excel-Dateien

    Nichts ist schlimmer, wenn eine, mit viel Arbeit erstellte Tabelle durch einen Programm- oder Computerabsturz unwiderruflich verloren ist. Microsoft hat da für uns Nutzer mitgedacht und speichert sicherheitshalber alle paar Minuten eine Sicherheitskopie. Wie bei Microsoft Office Word auch, lassen sich bei dem Tabellenprogramm Excel nicht gespeicherte Dateien mit etwas Glück wiederherstellen.

    Excel 2016

    Starte dein Excel 2016 und klicke auf Datei | Öffnen. Unter der Rubrik Zuletzt verwendet findest du den Link Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen. Hier findest du deine nicht gespeicherte Excel-Mappe.

    Ältere Excel-Versionen

    In den Versionen ab 2010 findest du die gesuchte Datei über die Schaltfläche Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen, die sich über den Pfad Datei | Informationen | Dokument verwalten aufrufen lässt.

    Eine andere Möglichkeit, die nicht gespeicherten Dateien aufzurufen, ist die über den Windows Explorer, die sich im Ordner UnsavedFiles befinden.

    In diesem Verzeichnis werden übrigens auch die nicht gespeicherten Word-Dokumente abgelegt.

    Je nach Office-Version ist der Ordner UnsavedFiles über folgende Pfade erreichbar:

    • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
    • C:\Benutzer\DeinBenutzername\AppData\Local\Temp
    • C:\Windows\Temp

    Tipp:

    Standardmäßig speichert Office eine Sicherheitskopie alle fünf bis zehn Minuten. Dieser Zeitraum lässt sich individuell anpassen. Damit verringert sich das Risiko des Datenverlustes auf ein Minimum.

    Klicke auf Datei | Optionen. Im Dialogfenster der Excel-Optionen wählst du die Kategorie Speichern aus. Bei der Option AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle stellst du den gewünschten Zeitraum (in Minuten) ein und bestätigst die Änderung mit dem Button OK.

    So änderst du übrigens auch den Speicherintervall bei Office Word.

  • Excel: In einer Tabelle alle Platzhalter per Formel ermitteln

    Bei der Anfertigung von Excel-Tabellen sind nicht immer alle Werte sofort verfügbar. Dennoch muss man bei der Einrichtung der Tabelle auch diese Zellen mit berücksichtigen. Die einfachste Methode, diese Zellen zu markieren, sind Platzhalter. Insbesondere bei umfangreichen Tabellen-Blättern kann man den einen oder anderen Platzhalter vergessen zu ersetzen. Mit einer kleinen und einfachen Formel lässt sich die Gesamtanzahl der Platzhalter aber schnell ermitteln.

    Welchen Platzhalter du verwendest ist dabei nicht weiter wichtig. Im Prinzip kannst du jeden Buchstaben dazu benutzen.

    Um herauszufinden welche Anzahl von Platzhaltern (noch) vorhanden sind, klickst du in eine Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll.

    Anschließend gibst du in die Zelle, oder in die Bearbeitungszeile der Menüleiste, die Funktion =zählenwenn ein. Danach folgen die Angaben, in Klammern gesetzt, die den Umfang der Tabelle und die Art des Platzhalters bezeichnen.

    Für dieses Beispiel verwenden wir den Buchstaben S als Platzhalter. Die gesamte Formel sieht in diesem Fall dann so aus:

    =zählenwenn(a1:e8;“s“)

    Bestätige deine Formel mit [Enter] und das Ergebnis wird sofort angezeigt.

    Im Gegensatz zu anderen Excel-Formeln ist diese geradezu einfach zu merken. Ihr Einsatz verschafft die die Sicherheit, keine Werte vergessen zu haben.

    Tipp:

    Wenn du nur noch einen Platzhalter ersetzen musst, aber nicht die komplette Tabelle per Hand durchsuchen willst, dann nutze die Suchfunktion mit der Tastenkombination []Strg][F].

    Gib den Buchstaben des Platzhalters in das Feld Suchen nach ein und klicke auf den Such-Button. Die Zellenmarkierung springt dann automatisch zu dem entsprechenden Feld.