Schlagwort: excel

  • PDF to Word: PDF-Dateien in Word-Dokumente konvertieren und in Word weiterbearbeiten

    PDF Dateien in Word umwandeln macht den meisten Menschen keinen Spaß. Zu umständlich ist es, einzelne Texte auszuschneiden und in das neue Word-Dokument einzufügen. Außerdem ist es sehr zeitaufwendig, gerade wenn die PDF Datei mehrere Seiten umfasst. Aber es gibt einen Online-Service der eine einfache und zudem kostenlose Lösung bereitstellt.

    Auf der Homepage von „PDF to Word“ können Sie auf einfachste Weise Ihre PDF´s in Word umwandeln.

    1. Wechseln Sie in Ihrem Internet Browser zu www.pdftoword.com.

    2. Wählen Sie bei „Schritt 1“ die entsprechende PDF-Datei aus.

    3. Bei „Schritt 2“ wählen Sie das Format aus, in das umgewandelt werden soll, zum Beispiel „.Doc“.

    4. Geben Sie bei „Schritt 3“ Ihre Emailadresse ein und klicken auf „Konvertieren“.

    Nach ein paar Minuten erhalten Sie das Dokument als Word-Datei per E-Mail.

    Bemerkenswert: Auch Hyperlinks und grafische Layouts werden erkannt und in das neue Format übernommen.

    „PDF to Word“ wartet auch mit noch mit anderen Programmen auf: „PDF to Excel“, „Word to PDF“ und dem „Nitro PDF Reader“ .

    Dieser PDF-Reader ist zwar noch eine Beta-Version, aber schon jetzt eine sehr gute Alternative zum herkömmlichen Acrobat Reader. Mit dem Nitro Reader können Sie sogar PDF-Formulare ausgefüllt abspeichern.

  • Spalten und Zahlen einer Pivot-Tabelle formatieren

    Wenn Sie zur Datenaufbereitung eine Pivot-Tabelle verwenden, dann besteht das Problem, dass Excel die Zahlenformate, Zeilen- und Spaltenbreiten nach jeder Aktualisierung wieder ändert. Dies ist bei der täglichen Arbeit sehr störend.

    Bei Pivot-Tabellen übernimmt Excel die Zahlenwerte jeweils neu aus den ursprünglichen Tabellen. Zudem werden auch die Spaltenbreiten und die berechneten Daten angepasst. Um eine korrekte Formatierung zu erreichen, öffnen Sie um Menü „Ansicht“ unter dem Punkt „Symbolleisten“ die Option „Pivot Tabelle“. Im Anschluss öffnet sich dann die entsprechende Symbolleiste. Klicken Sie in der Leiste auf das Klappmenü „Pivot Tabelle“. Je nach verwendeter Version wählen Sie anschließend bitte den Punkt „Optionen“ oder „Tabellenoptionen“ aus.

    Im anschließenden Dialog aktivieren Sie nun bitte die Option „Formatierung behalten“ und bestätigen Sie dies danach mit „OK“. Nun klicken Sie erneut auf das sich in der Symbolleiste befindliche Kombinationsfeld „Pivot Tabelle“ und anschließend auf „Markieren | Strukturierte Auswahl“. Bei neueren Versionen ab Excel 2000 lautet die Auswahl „Markieren | Auswahl aktivieren“. Nun können Sie die Pivot Tabelle entsprechend formatieren. Hierzu verwenden Sie bitte jeweils nacheinander aus der Symbolleiste „Pivot Tabelle die folgenden Auswahlen. Zunächst die Auswahl „“Pivot-Tabelle | Markieren | Ganze Tabelle“ und im Anschluss „Pivot-Tabelle | Markieren | Daten“. Das Zahlenformat formatieren Sie nun über das Menü „PivotTable | Feldeigenschaften“ und der anschließenden Option „Zahlen“.

    Jetzt können Sie ein für alle Felder der Pivot-Tabelle einheitliches Zahlenformat einstellen. Die Spaltenbreiten werden dabei gleichzeitig durch Excel geändert. Sie können jedoch auch einzelne Bereiche welche zusammengehören in der Tabelle markieren und diese dann gemeinsam formatieren. Sobald Sie alle Formatierungen wie gewünscht durchgeführt haben, können Sie die Bearbeitung durch die Auswahl „Pivot-Tabelle | Daten aktualisieren“ abschließen. Nach Abschluss berechnet Excel die Zahlenwerte neu und führt eine vereinheitlichte Formatierung durch. Sobald Excel alle Daten aktualisiert hat, können Sie überprüfen, ob die vorgenommenen Einstellungen korrekt sind und richtig angewendet wurden.

  • iPhone/iPad: Beliebige Dokumente als eBook speichern und in die iBooks-Bibliothek aufnehmen

    In die iBooks-Bibliothek schaffen es normalerweise nur Bücher und Dokumente, die in Apples eBook-Format „EPUB“ vorliegen. Mit einem Trick können Sie jedes beliebige Dokument ins eBook-Format konvertieren und zum Beispiel Word-Dokumente, PDF-Dateien oder andere eBooks inklusive eingebundener Grafiken aufs iPhone bzw. iPad bringen.

    Möglich macht’s das Gratisprogramm „Cabibre“. Damit können Sie kostenlose alle wichtigen Dateiformate in das iBook-Format von Apple umwandeln. Über iTunes landen die umgewandelten Dokumente dann aufs iPhone, den iPod oder das iPad und können unterwegs mit dem iBooks-Reader geöffnet werden.

    So funktioniert’s Schritt für Schritt:

    1. Laden und installieren von folgender Webseite Sie das kostenlose iBook-Umwandlungs-Tool „Calibre“:

    2. Klicken Sie auf die erste Schaltfläche „Bücher hinzufügen“ (das rote Buch mit dem Pluszeichen), und wählen Sie die Dokumente aus, die Sie in ein iBook/eBook umwandeln möchten. Wiederholen Sie den Schritt für alle Dokumente, die Sie umwandeln möchten. Folgende Formate unterstützt das Programm:

    • CBZ
    • CBR
    • CBC
    • CHM
    • EPUB
    • FB2
    • HTML
    • LIT
    • LRF
    • MOBI
    • ODT
    • PDF
    • PRC
    • PDB
    • PML
    • RB
    • RTF
    • SNB
    • TCR
    • TXT

    3. Zum Umwandeln und Konvertieren klicken Sie Schaltfläche „Konvertiere Bücher“ (das braune Buch mit den gebogenen Pfeilen). Im folgenden Fenster können Sie vor der Umwandlung die Metadaten bearbeiten und ein eigenes Cover ergänzen. Als Umwandlsformat wählen Sie oben rechts im Feld „Ausgabeformat“ den Eintrag „EPUB“. Mit OK starten Sie die Konvertierung.

    4. Um das konvertierte Buch aufs iPhone/iPad zu kopieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbinden/Teilen“ (die Schaltfläche mit den drei blauen Kugeln) und wählen den Befehl „Mit iTunes verbinden“. Danach klicken Sie auf „An Reader übertragen“. Das eBook erscheint dann automatisch in iTunes im Bereich „Bücher“.

    5. Sollte die Übertragung nicht klappen, können Sie das Buch auch manuell importieren. Hierzu klicken Sie auf „Auf Festplatte speichern“ und legen die EPUB-Datei auf dem Rechner ab. Anschließend ziehen Sie die EPUB-Datei mit gedrückter Maustaste ins iTunes-Fenster in den Bereich „Bücher“. Alternativ können Sie die exportierte EPUB-Nummer auch mit dem iTunes-Befehl „Datei | Datei zur Mediathek hinzufügen“ ergänzen.

    6. Im letzten Schritt müssen Sie nur noch das iPhone bzw. iPad synchronisieren, und schon steht das konvertiere Dokument in der iBooks-Bibliothek zur Verfügung und kann bequem im iBook-Reader gelesen werden.

  • Microsoft Excel: Mit den Pfeiltasten die ganze Tabelle statt nur den Cursor bewegen

    Um eine Tabelle in ihrer Gesamtheit zu scrollen, nutzt man am häufigsten den seitlichen Schieberegler per gedrückter Maustaste. Da kann man schon mal bei sehr großen Tabellen einen Krampf im Zeigefinger bekommen. Mit den Pfeiltasten dagegen, verschiebt man nur den Cursor um eine Zelle oder eine Zeile. Hier kommt eine, der am wenigsten genutzten Tasten ins Spiel: Die [Rollen] Taste. Bei Excel jedoch erfüllt sie eine sehr wichtige, sowie praktische Funktion.

    Mit der Tastenkombination [Shift][Rollen] schalten Sie die Pfeiltasten zur Bewegung der gesamten Excel-Tabelle ein. Nun können Sie mit den [Pfeil] Tasten bequem die gesamte Tabelle hin- und herbewegen ohne dauernd die Maus zu nutzen. Zum Deaktivieren dieser Funktion wiederholen Sie die Tastenkombination.

  • Microsoft Excel: Mehrere, nicht zusammenhängende Zellen schneller füllen

    Wenn Sie Daten nicht nur unter- oder nebeneinander, sondern in einem bestimmten Zellbereich eingeben möchte, können Sie auf manuelle Cursorschiebereien verzichten. Mit folgendem Trick können Sie auch Zellen, die nicht direkt neben- oder untereinander stehen, blitzschnell mit Inhalt füllen.

    Um ganze Zellebereiche ohne Zusatzklicks auszufüllen, markieren Sie zunächst den gewünschten Zellbereich. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um einen zusammenhängenden Bereich handeln. Sie können mit gedrückter [Strg]-Taste auch verstreut liegende Zellen markieren. Sobald der Bereich markiert ist, können Sie mit der Eingabe beginnen. Tragen Sie in die derzeit aktive Zelle die Daten ein, und drücken Sie die [Return]-Taste – Excel springt nicht nach rechts oder unten, sondern automatisch zur nächsten Zelle innerhalb der Markierung. 

  • Microsoft Office 2007: Bei Excel, Word und PowerPoint mit dem Mausrad durch die Multifunktionsleisten blättern

    Wer von früheren Office-Versionen auf Office 2007 umsteigt, muss sich erst einmal an das neue Bedienkonzept gewöhnen. Statt klassischer Menüs gibt es nur noch Multifunktionsleisten. Für Anfänger eine feine Sache, für alte Word-, Excel- und PowerPoint-Hasen eine Umstellung. Wer altegewohnte Befehle sucht, muss sich erst mühsam durch die Register und Reiter der Multifunktionsleisten klicken. Was die wenigsten Office-Anwender wissen: Mit dem Mausrad blättern Sie ruck, zuck durch die Leisten.

    office-2007-trick-schneller-durch-multifunktionsleisten

    Und das geht so: Platzieren Sie den Mauszeiger an eine beliebige Position innerhalb der Multifunktionsleiste. Jetzt können Sie mit dem Mausrad bequem durch die Register blättern. Einmal nach unten gedreht, wandern Sie nach rechts durch die Leisten, mit einem Dreh nach oben geht’s wieder zurück nach links. Sie sehen: Der Trick mit dem Rad geht wesentlich schneller als das manuelle Klick auf die jeweiligen Leiste.

  • Office Live Add-In: Schneller arbeiten mit Microsoft Office Live Workspace

    Office goes Internet: Mit dem Office Live Workspace gibt es von Microsoft eine Internet-Version des Office-Pakets. Zwar handelt es sich um kein echtes Internet-Office á la Google Text und Tabellen – allerdings lassen sich im Live Workspace Dokumente kinderleicht mit anderen Office-Anwendern austauschen. Auch das gemeinsame Bearbeiten von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten  ist kein Problem. Bleibt nur eine Frage: Wie kommen die Office-Dokumente am einfachsten vom heimischen Rechner in den Live Workspace im Internet? Ganz einfach: Mit dem Office Live Add-In für Office Live Workspace.

    office-live-add-in-office-live-workspace-1Das Office Live Add-In für Office Live Workspace ist ein Add-On für Office XP, 2003 und 2007, mit dem Dateien aus Word, Excel und PowerPoint direkt im Live Workspace gespeichert oder von dort geöffnet werden können. Um die Internetfunktion nutzen zu können, müssen Sie nur das kostenlose Add-On installieren. Die Downloadadresse:

    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=36bac9da-1ee4-40df-b06c-a327269f2b63&displaylang=de

    Bei Microsoft Office 2003 und XP gibt es nach der Installation eine neue Symbolleiste mit den Befehlen „Zu Office Live wechseln“, „Öffnen“ und „Speichern“. Bei Office 2007 finden Sie im Office-Menü die neuen Befehle „Von Office Live aus öffnen“ und „In Office Live speichern“.

    office-live-add-in-office-live-workspace-2

    Ist auf dem Rechner der Browser Mozilla Firefox installiert, wird der Firefox-Browser automatisch um das Microsoft Office Live Plug-in for Firefox erweitert, mit der Office Live Workspace auch mit dem Firefox verwendet werden kann.

    office-live-add-in-office-live-workspace-3

    Hier gibt’s das Office Live Add-In für Office Live Workspace (inkl. Firefox-Add-In):
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=36bac9da-1ee4-40df-b06c-a327269f2b63&displaylang=de

    Alles zum Office Live Workspace:
    http://workspace.officelive.com/de-DE/

  • Microsoft Excel: Ostern mit Excel berechnen

    Auf welchen Tag fällt Ostersonntag? Das lässt sich auf Anhieb nicht sagen. Denn der bewegliche Feiertag fällt nach dem ersten Konzil von Nicäa aus dem Jahre 325 immer auf den ersten Sonntag nach dem ersten Vollmond des Frühlings. Gut, dass es eine Excel-Formel gibt, mit der Sie Ostern exakt berechnen.

    Grundlage ist die Gauß’sche Osterformel, die der Mathematiker Carl Friedrich Gauß bereits um 1800 entwickelt hat. Zum Glück müssen Sie nicht die komplette Formel auswendig kennen.

    excel-logoUm möglichst einfach mit Excel das Osterdatum zu berechnen – zum Beispiel den Ostersonntag -, geben Sie in Zelle A1 das Jahr ein, etwa 2010. Mit der folgenden Formel können Sie dann das Osterdatum berechnen:

    =DM((TAG(MINUTE(A1/38)/2+55)&".4."&A1)/7;)*7-6

    Sie können die Jahreszahl auch direkt in die Formel einbauen. Für das Jahr 2010 sieht das dann folgendermaßen aus:

    =DM((TAG(MINUTE(2010/38)/2+55)&".4."&2010)/7;)*7-6
    excel-ostersonntag-ostern-berechnen

    Wichtig, damit’s klappt: Ändern Sie das Zellenformat in „Datum“, damit statt der Zahl das korrekte Datum eingetragen wird.

    Übrigens: Hat man einmal das Osterdatum ermittelt, lassen sich auch die anderen beweglichen Feiertage Christi Himmelfahrt (Ostersonntag plus 39 Tage) und Pfingstmontag (Ostersonntag + 50 Tage) berechnen.

  • Outlook: Neue Outlook-Aufgaben direkt aus Word, Excel und PowerPoint erstellen

    Outlook ist nicht alleine auf der Welt. Da der Informations-Manager gleich bei seinem ersten PC-Auftritt in die Office-Familie aufgenommen wurde, reiht es sich natürlich nahtlos in das Office-Gefüge ein. Das heißt für Sie: Outlook und die anderen Office-Anwendungen arbeiten Hand in Hand zusammen.

    Teamwork mit Excel, Word und Powerpoint

    Das Teamwork zwischen Outlook und den Office-Anwendungen wird besonders bei Word, Excel und PowerPoint deutlich. So können Sie jederzeit aus einem Word-Dokument, einem Excel-Arbeitsblatt oder einer PowerPoint-Präsentation eine neue Outlook-Aufgabe erzeugen. Wenn Sie beispielsweise mit Word oder Excel die Arbeit an einem Text oder einem Kalkulationsmodell abschließen, gibt es häufig noch etwas zu korrigieren oder zu prüfen. Damit Sie das nicht vergessen, erstellen Sie eine Aufgabe in Outlook, die bereits eine Verknüpfung zu der aktuellen Datei enthält.

    Vom Word-Dokument zur Outlook-Aufgabe

    Um aus einem Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument eine Outlook-Aufgabe zu zaubern, blenden Sie zunächst über den Befehl „Ansicht -> Symbolleisten“ die Symbolleiste „Überarbeiten“ ein. In der neuen Symbolleiste finden Sie als drittes Symbol von rechts die Schaltfläche „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum aktuellen Dokument eine passende Outlook-Aufgabe zu erzeugen.

    Im Aufgaben-Fenster fügt Outlook als Betreff automatisch den Namen des Dokuments und in das Notizfeld eine Verknüpfung zum Dokument ein. Sie müssen nur noch das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit festlegen. Vom Aufgaben-Register zum Word- oder Excel-Dokument ist es dann nicht mehr weit: Öffnen Sie in Outlook einfach die gewünschte Aufgabe, und klicken Sie doppelt auf die Verknüpfung. Outlook startet dann automatisch die passende Anwendung und öffnet das jeweilige Office-Dokument.

    Neue Aufgaben per Drag-and-Drop

    Sie können auch per Drag-and-Drop neue Outlook-Aufgaben erstellen. Öffnen Sie hierzu im Windows-Explorer den Ordner, in dem sich die Office-Dokumente befinden, und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste auf das „Aufgaben“-Symbol der Outlook-Leiste. Das funktioniert übrigens auch mit allen anderen Symbolen der Outlook-Leiste.