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Hardware & Software Office Word

Textbausteine in Word 2016 anlegen und verwenden

Beim Erstellen von Briefen oder anderen Word-Dokumenten kommt es häufiger vor, dass bestimmte Redewendungen immer wieder verwendet werden. Das beste Beispiel ist eine Schlussformulierung mit Gruß und dem Namen des Absenders, wie es auch in Bewerbungsschreiben vorkommt. Statt immer wieder den gleichen Text zu tippen, könnte man auch einen Textbaustein erstellen, der blitzschnell in ein Dokument eingefügt wird.

Am schnellsten kannst du einen Textbaustein aus einem bereits bestehendem Dokument erstellen. Rufe dieses Dokument in Word auf, markiere den als Textbaustein vorgesehenen Text, und drücke die Tastenkombination [Alt][F3].

Im Dialogfenster Neuen Baustein erstellen gibst du im obersten Eingabefeld dem neuen Baustein einen passenden Namen, zum Beispiel Schlussformulierung Bewerbung und speicherst ihn mit dem Button OK.

Zum Einfügen in ein neues Dokument brauchst du nur noch die ersten vier bis fünf Buchstaben des Baustein-Namens einzutippen und die Taste [F3] zu drücken. Schon während des Schreibens wird dir in einen kleinen Info-Fenster angezeigt, dass zu dieser Buchstabenkombination ein Textbaustein existiert. Spätestens jetzt kannst du auf [F3] drücken.

Die Alternative zum Einfügen per [F3] führt über die Word-Bearbeitungsleiste. Im Register Einfügen klickst du im Bereich Text auf Schnellbausteine durchsuchen | Auto Text und suchst dir den benötigten Textbaustein aus.

Schneller als mit [F3] kann man aber keine, immer wiederkehrenden Texte schreiben.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Mehrere unterschiedliche Signaturen für ein E-Mail-Account als Autotext-Baustein anlegen

Verwendet man Outlook gleichzeitig zu privaten und beruflichen Zwecken, dann benötigt man meist auch mehrere, unterschiedliche E-Mail-Signaturen. Die Standard-Signatur ist da nicht besonders hilfreich. Man kann natürlich die Kontaktdaten und die Schlußformulierung auch jedes mal neu schreiben, das benötigt in der Regel aber zuviel Zeit, die man besser nutzen kann. In diesem Fall ist ein Autotext-Baustein mit der benötigten Signatur die bessere Lösung.

Schnell erstellte Signatur

Das Erstellen eines Autotext-Bausteins ist kinderleicht und blitzschnell durchgeführt. Öffnen Sie in Outlook eine neue E-Mail und tippen Sie die gewünschte Signatur inklusive Grußformel ein. Anschließend markieren Sie diesen Text und drücken die Tastenkombination [Alt][F3]. Im Dialogfenster geben Sie im obersten Eingabefeld der Signatur einen Namen.

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Je nach Bedarf erstellen Sie nach diesem Vorbild weitere Signaturen im Text-Schnellbaustein-Format.

signatur-email-standard-funktion-f3-name-outlook-autokorrektur

Einfügen mit F3 oder der Menüleiste

Soll eine dieser Signaturen nun am Ende einer E-Mail eingefügt werden, dann tippen Sie dessen Namen ein und drücken dann die Taste [F3]. An der Stelle des Baustein-Namens erscheint nun die komplette Signatur.

Und keine Angst, haben Sie mal den Namen der Signatur vergessen, dann kann sie auch über das Menüband eingefügt werden. Wechseln Sie in die Registerkarte Einfügen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schnellbausteine. Die Liste aller verfügbaren Textbausteine klappt auf und Sie wählen den gewünschten Text per Mausklick aus.

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Tipp:

Auf diese Weise können Sie auch oft verwendete Formulierungen speichern, die mit dem entsprechenden Stichwort eingefügt werden. Ein gutes Beispiel ist die Begrüßungsformel…

Sehr geehrte Damen und Herren,

…die man mit der Bezeichnung sgduh in der Liste der Schnellbausteine speichern kann.

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Hardware & Software Windows 7

Windows 7: Per Doppelklick die bearbeiteten Dokumente des aktuellen Tages anzeigen lassen

Zur eigenen Kontrolle des Arbeitstages nutzen viele die Windows-Suchfunktion, erreichbar vom Desktop mit [F3], um sich die bearbeiteten Dokumente eines Tages anzeigen zu lassen. Die Sucheinstellungen erfordern aber jedes Mal die gleichen, zusätzlichen Arbeitsschritte. Viel praktischer wäre es doch, sich mit einem Doppelklick alle diese Dokumente anzeigen zu lassen. Dies lässt sich mit dem einmaligen Anlegen einer „Such-Verknüpfung“ bewerkstelligen.

Der Standardvorgang für das Anzeigen der Dokumente des aktuellen Arbeitstages ist das Drücken der [F3]-Taste, im Suchfeld den Link „Änderungsdatum“ anklicken und im Kalenderblatt den aktuellen Tag markieren.

Mit den folgenden Arbeitsschritten kürzen Sie das alles ab und öffnen die Suche mit nur einem Doppelklick.

1. Wechseln Sie zum Desktop und drücken die [F3]-Taste um die Windows-Suche zu öffnen.

2. Klicken Sie unterhalb des Suchfeldes auf „Änderungsdatum“.

3. Im Suchfeld wird nun automatisch „änderungsdatum:“ eingetragen. Tippen Sie noch dazu das Wort „heute“ ein.

4. Klicken Sie im Anschluss auf „Suche speichern“ und danach links oben im Dialogfenster „Speichern unter“ auf „Desktop“. Vergeben Sie dieser Verknüpfungen einen entsprechenden Namen, zum Beispiel „HEUTE“.

5.   Der Button „Speichern“ erzeugt die neue Verknüpfung auf Ihrem Desktop.

Ab sofort sind nun alle bearbeiteten Dokumente des aktuellen Tages per Doppelklick erreichbar. Die Verknüpfung finden Sie  ebenfalls links oben im Windows-Explorer.

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Hardware & Software Office Word

Word: Gemischte Groß- und Kleinschreibung mit wenig Aufwand entfernen

In Word lassen sich einzelne Textpassagen oder komplette Texte mit verschiedenste Art und Weise hervorheben. Die einfachste Möglichkeit ist der Fettdruck. Aber nicht in jedem Fall passt Fett- oder Farbschrift.  Manchmal reicht aber schon, wenn ein Text durch permanente Klein- oder Großschrift hervorgehoben wird. Soweit kein Problem, wenn der Text noch geschrieben werden muß, aber wie funktioniert das mit bereits vorhandenen Texten? Word hält für diesen Fall eine ganz einfache Lösung bereit.

Ein bereits existierender Text mit gemischter Groß- und Kleinschreibung lässt sich mit ein paar einfachen Arbeitsschritten ganz schnell umformatieren, ohne ihn neu zu erstellen. Diese funktionieren mit jeder Word Version.

Starten Sie Word, rufen das gewünschte Textdokument auf und markieren die Textpassage, die geändert werden soll.

Möchten Sie das gesamte Textdokument ändern, dann markieren Sie den Text am schnellsten mit der Tastenkombination [Strg][A].

Ist der gewünschte Text markiert, drücken Sie einmal die Tastaturkombination [Umschalt][F3] um alles in Großbuchstaben zu ändern…

…ein weiterer Druck dieser Kombination ändert den Text in Kleinschreibung…

…ein drittes Betätigen der Tastenkombination versetzt den Text wieder in den Urzustand (normale Groß- und Kleinschreibung.