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Excel: Automatische Farbmarkierung von Zellen erreichen

Mit Excel-Tabellen lassen sich sehr leicht Pläne für die eine Arbeitszeiterfassung oder auch für Warenbestände erstellen. Bei der Auswertung solcher Aufstellungen kann es sehr hilfreich sein, wenn man bestimmte Werte auf einen Blick erkennen kann. In der Regel erfolgt dies durch eine farblich markierte Zelle. Excel kann so konfiguriert werden, dass vorher festgelegte Werte automatisch eingefärbt werden. Auf diese Weise vergisst man gegenüber einer manuellen Auswertung keinen Wert zu markieren.

Das Zauberwort heißt hier bedingte Formatierung. Mit dem Anlegen einer entsprechenden Regel wird der benötigte Wert und die Farbe festgelegt. Pro Tabelle können auch mehrere bedingte Formatierungen angelegt werden, um unterschiedliche Farben darzustellen.

Zum Anlegen dieser bedingten Formatierung öffnest du die Excel-Tabelle und markierst durch Ziehen mit der Maus den betreffenden Bereich.

Anschließend klickst du im Register Start der Menüleiste auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Im Aufklappmenü befindet sich der Eintrag Regeln zum Hervorheben von Zellen. Über dieses Untermenü werden weitere Optionen wie Größer als, Kleiner als oder Gleich zur Auswahl angeboten. Ein Klick auf die benötigte Funktion wählt sie aus und öffnet eine Dialogbox.

Gib hier den gewünschten Wert ein und wähle über das rechte Auswahlmenü eine Colorierung. Ist die passende Farbe nicht dabei, dann gelangst du über den Eintrag benutzerdefiniertem Format zum Dialogfenster Zellen formatieren. Im Register Ausfüllen findest du dann die Farbpalette mit allen verfügbaren Farben.

Nach der Farbauswahl bestätigst du mit dem Button OK, damit die neue Regel gespeichert wird und in Kraft treten kann.

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Hardware & Software

Mozilla Thunderbird: Für jedes E-Mail-Konto eine eigene Farbe verwenden

Wer mit dem E-Mail-Programm seiner Wahl gleichzeitig Nachrichten mit mehreren Accounts erstellt, wird feststellen, dass es schnell unübersichtlich wird. Die Thunderbird-Erweiterung Border Colors GT verpasst jedem Verfassen-Fenster eine eigene Farbe und sorgt damit für eine bessere Übersicht.

Mehr Farbe im Postfach

Das Add-on laden Sie am besten über den Add-ons-Manager des Thunderbird herunter. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Extras | Add-ons, geben Sie in das Suchfeld den Namen der Erweiterung ein, und starten Sie den Suchvorgang. In der Ergebnisliste wird die Erweiterung Border Colors GT an erster Stelle angezeigt werden. Klicken Sie auf Installieren um das Add-on Ihrem Thunderbird hinzuzufügen. Starten Sie Thunderbird neu, um die Erweiterung zu aktivieren.

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Nach dem Neustart können Sie manuell jedem Account eine Farbe zuordnen. Dazu öffnen Sie wieder den Add-ons-Manager und wechseln zu den Erweiterungen. Klicken Sie im Add-on Border Color GT auf den Button Einstellungen.

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Im Dialogfenster Choose the color preferences for your accounts öffnen Sie über das Rahmensymbol von Color selectors die Farbpalette, in der Sie die Rahmenfarbe festlegen. Das Aufklappmenü von Border width reguliert zusätzlich noch die Dicke des Rahmens. Dann nur noch mit OK bestätigen, um die Änderungen zu aktivieren. Ab sofort werden die Fenster der E-Mail-Erstellung farblich gekennzeichnet.

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Excel Hardware & Software Office

Microsoft Excel: Überfällige Termine optisch hervorheben

Kontrollieren Sie Ihre Bestell- und Liefertermine auch mit Excel? Je nach dem wie viele Bestellungen getätigt werden, ist der tägliche Abgleich der Liefertermine langwierig. Jeder abgelaufene Liefertermin muss aus dieser Liste herausgesucht werden. Mit einer bei Excel enthaltenen Funktion und einer kleinen Formel lassen sich abgelaufene Liefertermine ganz einfach optisch hervorheben.

Um die Verspätungen hervorzuheben, müssen in der Liste zwei Datumseingaben vorhanden sein (z. B. zugesagter Liefertermin und tatsächlicher Liefertermin), da die Formel die zwei Datumsangaben miteinander vergleicht.

Und so funktioniert´s:

1. Starten Sie Excel, und rufen die entsprechende Tabelle auf.

2. Markieren Sie den ganzen Bereich der Liste, jedoch ohne die Überschrift.

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3. Anschließend klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Kontextmenü die Option „Neue Regel“.

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4. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den untersten Regeltyp, „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Geben Sie in das Formelfeld unter „Regelbeschreibung bearbeiten:“ die Formel

=$D2>$E2

ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“.

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5. Im nächsten Dialogfenster legen Sie auf der Registerkarte „Ausfüllen“ die Farbe der Zellen mit der Lieferverzögerung fest. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und schließen das vorige Dialogfenster ebenfalls mit „OK“.

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Das Ergebnis wird direkt in der aktiven Tabelle angezeigt.

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6. Möchten Sie nicht direkt am ersten Tag der Verspätung den Lieferverzug angezeigt bekommen, verwenden Sie diese modifizierte Formel:

=($E2-$D2)>4

Mit dieser abgewandelten Formel werden die Verspätungen erst nach vier Tagen angezeigt.

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Diese Formatierung kann gewählt werden, wenn beispielsweise anstatt eines Fixtermins ein Lieferzeitraum vereinbart wurde. Der Wert „>4“ kann individuell an Ihre Tabelle angepasst werden.

Die hier in den Formeln verwendeten Werte „$E2“ und „$D2“ sind nur beispielhafter Natur und sollte Ihren Tabellenwerten angepasst werden.

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Hardware & Software Windows 7 Windows Vista Windows XP

Windows 7, Vista und XP: Farbliche Hervorhebung neu installierter Programme verhindern

Neu installierte Programme werden bei Windows im Startmenü farblich hervorgehoben.  Diese Markierung verschwindet erst beim Starten des Programms. Manche Anwender fühlen sich durch diese Farbmarkierungen gestört und möchten Sie am liebsten abschalten. Tatsächlich gibt es eine Möglichkeit, die Hervorhebung zu verhindern.

Weg mit der Farbmarkierung

Um das Startmenü entsprechend anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den „Start“-Button, und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Eigenschaften“ aus.

2. Im nachfolgenden Dialogfenster „Eigenschaften von Taskleiste und Startmenü“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Anpassen“.

3. Bei Windows 7/Vista scrollen Sie im neuen Fenster „Startmenü anpassen“ ganz nach unten. Dort deaktivieren Sie die Option „Zuletzt installierte Programme hervorheben“. Mit „OK“ schließen Sie die beiden offenen Fenster.

Bei Windows XP wechseln Sie im Fenster „Startmenü anpassen“ zur Registerkarte „Erweitert“ und deaktivieren im Bereich „Startmenüeinstellungen“ die Option „Zuletzt installierte Programme hervorheben“. Auch hier werden anschließend die offenen Fenster mit „OK“ geschlossen.

Die Änderungen sind ohne System-Neustart aktiv.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2003 und 2007: E-Mails zur besseren Absender-Identifikation farbig markieren

Möchte man bei Outlook E-Mails bestimmter Versender auf einen Blick erkennen, wird normalerweise eine Regel erstellt. Die sorgt dafür, dass diese E-Mails in einem separaten Ordner verschoben werden. Das Anlegen einer solchen Regel ist bei Outlook ist nicht ganz so einfach und erfordert etliche Arbeitsschritte. Die einfachere Möglichkeit, die E-Mails eines bestimmten Absenders zu markieren ist das Einfärben. So sieht man direkt im Posteingang wer sie gesendet hat.

Firma rot, privat grün und superwichtig violett

Das Einfärben hat noch einen weiteren Vorteil. Da die E-Mail direkt im Posteingang erscheint, wird sie kaum übersehen. Wird sie dagegen durch eine Regel in einen Ordner verschoben, ist das nicht sonderlich auffällig. Außerdem kann man die farbig markierte E-Mail später immer noch in einen Ordner verschieben.

Um eingehende E-Mails farblich zu markieren gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie Outlook, und markieren Sie im Posteingang eine E-Mail des betreffenden Absenders mit einem einfachen Mausklick. Danach wählen Sie in der Menüleiste „Extras | Organisieren“.

2. Oberhalb der E-Mail erscheint die Leiste „Organisieroptionen Posteingang“. Klicken Sie hier auf „Farben verwenden“.

3. Ganz rechts in der Option „Einfärben“ ist bereits die Farbe „Rot“ voreingestellt. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil um das Aufklappmenü mit weiteren Farben anzuzeigen, und wählen Sie sich eine passende Farbe aus.

4. Im nächsten Arbeitsschritt klicken Sie auf den Button „Automatische Formatierung“ und entfernen im gleichnamigen Dialogfenster gegebenenfalls einen oder mehrere Haken. Die Option „Ungelesene Nachrichten“ sollte jedoch aktiviert bleiben. Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“, anschließend klicken Sie in den „Organisieroptionen Posteingang“ auf „Farbe übernehmen“.

5. Ab sofort erscheinen alle E-Mails dieses Absenders in der gewählten Farbe. Die „Orgnisieroptionen Posteingang“ kann nun mit dem Schließen-Button „X“ geschlossen werden.

Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte um weitere Absender farblich zu markieren.

Tipp: Zu viele farblich markierte E-Mails sind für eine bessere Übersicht kontraproduktiv. Das Einfärben sollte nur für die wichtigsten Absender erfolgen.

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Hardware & Software Outlook

Outlook E-Mails zitieren: Textpassagen aus einer Nachricht schnell und einfach in eine neue E-Mail übernehmen

Wenn man eine bestimmte Textstelle aus einer E-Mail zitieren, drückt man normalerweise auf die Schaltfläche „Antworten“ und schreibt seinen Kommentar in die Antwort-Mail. Ist die ursprüngliche E-Mail aber sehr lang, muss die Stelle vom Empfänger gesucht werden, oder man muss vor dem Versenden den restlichen Text entfernen. Es geht aber sehr viel einfacher und vor allem schneller. Mit einem Trick können Sie ganz einfach die betreffende Textpassage mit einem  Klick in einer neuen Email zitieren.

Zitate markieren

Das Zitieren ist eine einfache und schnelle Möglichkeit, Texte effektiv zu kommentieren, ohne sich erst durch einen langen Text scrollen zu müssen. Und so einfach ist es:

1. Starten Sie Outlook, und rufen Sie die betreffende E-Mail auf. Stellen Sie sicher, dass die Nachricht in verkleinerter Ansicht geöffnet wird, damit man den linken Navigationsbereich sehen kann.

2. Scrollen Sie zu der Textstelle, die zitiert oder kommentiert werden soll, und markieren Sie sie.

3. Mit gedrückter, linker Maustaste ziehen Sie die Textstelle auf den „Posteingang“. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird automatisch eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet. Der markierte Text wird dabei automatisch in die E-Mail eingetragen.

4. Nun können Sie Ihre eigenen Kommentare noch hinzufügen, die Empfänger-Email-Adresse einfügen und auf „Senden“ klicken. Fertig.

Hinweis: Beim automatischen Einfügen der Textpassage werden von Outlook keine Charakteristika wie zum Beispiel Anführungszeichen hinzugefügt. Zur besseren Hervorhebung eines Zitates müssen Sie entsprechende Zeichen eingeben, oder den Text farblich verändern.

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Excel Hardware & Software Office

Microsoft Excel 2003/2007/2010: Wochentage und Wochenende zur besseren Übersicht farblich unterscheiden

Jeder, der mit Excel schon mal Tabellen mit Datumsangaben wie zum Beispiel Schichtpläne oder Außendienst-Termine erstellt hat, weiß, dass für eine bessere Übersicht eine farbliche Markierung von Wochenenden sinnvoll ist. Nervig ist nur, dass man meistens den Kalender zur Hilfe nehmen muss, um die Zellen mit den Wochenenden manuell zu markieren. Dabei geht’s auch automatisch. Eine der wenig bekannten Formeln ist die Funktion „Wochenende()“. Damit können Sie  Samstage und Sonntage automatisch farblich hervorheben.

Da diese bedingte Formatierung schon lange Bestandteil von Excel ist, funktioniert es mit allen Versionen. Folgende Schritte sind hierzu notwendig:

1. Starten Sie Microsoft Excel, und rufen Sie die Tabelle mit den Datumsangaben auf.

2. Markieren Sie alle Datumsangaben (in diesem Beispiel A1 bis A31), und wählen Sie in der Menüleiste „Format | Bedingte Formatierung“. Ab Version 2007 klicken Sie im Menüband auf „Start | Bedingte Formatierung“.

3. Im Dialogfenster „Bedingte Formatierung“ ändern Sie unterhalb von „Bedingung 1“ den Eintrag auf „Formel ist“ und geben in das Textfeld rechts daneben die Formel „=wochentag(a1;2)>5“ ein. Bei Version 2007 und 2010 wählen Sie die Option „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ und geben die Formel im darunterliegenden Bereich „Regelbeschreibung bearbeiten“ ein.

Für die farbliche Unterscheidung der Wochenenden klicken Sie in diesem Fenster auf „Format“.

4. Im folgenden Fenster „Zellen formatieren“ wählen Sie die Registerkarte „Muster“ und wählen die gewünschte Farbe aus. Bestätigen Sie die Änderung in beiden offenen Dialogfenstern mit „OK“.

5. Die optische Unterscheidung wird sofort aktiv und die Wochenenden werden automatisch mit der ausgewählten Farbe markiert.

Durch die „intelligente“ Datumserkennung werden die Wochenenden auch dann richtig erkannt, wenn der Monat mit einem Sonntag oder in der Mitte der Woche beginnt.

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Internet & Medien

Wegwerf- und Einweg-E-Mail-Adressen: Die Spam-Flut schnell und einfach in den Griff bekommen

Die Spam-Flut ist mittlerweile sehr groß geworden. An jeder Ecke lauern „Top Gewinne“, „Penis-Vergrößerungen“ oder „Super-Sonderangebote“ und verstopfen unser E-Mail-Postfach. Einmal irgendwo angemeldet, und schon geht´s los. Leider kann man vorher nicht wissen, ob die Adresse weiterverkauft wird oder nicht. Seriöse Anbieter löschen die eingegebenen Daten, wenn der Newsletter abbestellt wird. Die Lösung: Wegwerf-E-Mail-Adressen. So wird Ihr privater oder geschäftlicher Posteingang garantiert nicht mehr zugemüllt.

Verschiedene Online-Dienste wie zum Beispiel sofort-mail.de oder trash-mail.com bieten Solche Wegwerf-Adressen an. Diese E-Mail-Adressen werden nicht mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse verknüpft und somit kann auch kein Datenmüll in Ihrem Postfach landen. Bei beiden Anbietern ist keine Registrierung nötig. Einfach die Wunschadresse eingeben und auf Verfügbarkeit prüfen, fertig! Sogar Datei-Anhänge können an diese Adressen anonym versendet und von dort heruntergeladen werden.

Der einzige Nachteil: Da diese Adressen nicht durch ein Passwort geschützt sind, eignen sie sich auf keinen Fall für den Versand von sensiblen Daten wie Passwörter, Bankdaten und ähnliches.

Hier denkt Yahoo einen Schritt weiter. Man kann hier bis zu 500 Wegwerf-Adressen erstellen, die mit der privaten Yahoo-Email-Adresse verknüpft sind. Zusätzlich werden diese „Müll-Mails“ mit einem Schlüsselwort ausgestattet, damit Sie schon beim Empfang erkennen können, was der Inhalt dieser Spam-Mail ist. Natürlich können diese „Müll-Adressen“ bei Bedarf mit zwei Klicks gelöscht werden.

So erstellen Sie bei Yahoo Ihre Wegwerf-Adressen:

1. Starten Sie Ihren Internetbrowser, geben die Adresse „http://de.yahoo.de“ ein und loggen sich mit Ihren Zugangsdaten ein und klicken auf der linken Seite auf den Button „Mail“ . Haben Sie noch kein Konto bei Yahoo, dann nutzen Sie den Link „Registrieren“ um ein neues Konto zu erstellen.

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Optionen“ und im Drop-Down-Menü auf „Mail-Optionen“.

3. Im folgenden Fenster wählen Sie die Option „Wegwerfadressen“…

danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Adresse hinzufügen“.

4. Tragen Sie nun den Grundnamen der Wegwerfadresse in das Textfeld ein und klicken auf „Weiter“. Dieser Grundname muss sich von Ihrer primären E-Mailadresse (= Login-ID) unterscheiden!

5. Im nächsten Schritt vergeben Sie ein Schlüsselwort und legen den Ordner fest, in den diese E-Mail zugestellt werden soll. Optional können Sie auch mit dem „Indikator“ eine farbige Markierung für diese Emails festlegen.

6. Klicken Sie danach auf „Speichern“ um die E-Mail-Adresse zu aktivieren.

Wenn die Wegwerfadresse nicht mehr benötigt wird, klicken Sie auf „Optionen | Mail-Optionen | Wegwerfadressen“, markieren die nicht mehr benötigte Email-Adresse und klicken auf den Button „Entfernen“.