Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Outlook: E-Mail verzögert senden

    Sobald man nach dem Schreiben einer E-Mail auf den Senden-Button klickt, wird die Nachricht ohne Zeitverzögerung abgeschickt. Bei Bedarf kannst du eine Nachricht aber auch zu einem anderen Zeitpunkt versenden.

    Zunächst kannst du deine E-Mail wie gewohnt erstellen. Vor dem Senden klickst du in der Menü-Leiste auf Optionen und dann auf die Funktion Übermittlung verzögern.

    Im Dialogfenster Eigenschaften aktivierst du die Option Übermittlung verzögern bis und legst dann den gewünschten Zeitpunkt (Uhrzeit und Datum) fest. Schließe das Dialogfenster und klicke auf den Button Senden.

    Wichtiger Hinweis

    Achte darauf, dass dein Rechner zum angegebenen Versandzeitpunkt eingeschaltet ist und über eine aktive Internetverbindung verfügt. Außerdem muss Outlook zwingend geöffnet sein, damit der verzögerte Nachrichtenversand problemlos erfolgen kann.

    In vielen Unternehmen läuft Outlook über Exchange-Server und die Mitarbeiterprofile werden als Exchange-Konten geführt. In diesen Fällen ist ein Versand zeitverzögerter E-Mails auch bei ausgeschaltetem Computer möglich.

  • Firefox: Neues Add-On bändigt den Facebook-Datenhunger

    Facebook steht zur Zeit wegen einer sehr großen Datenpanne in der Kritik. Dass in diesem „sozialen Netzwerk“ nichts privat bleibt, wundert wohl niemanden mehr. Darüber hinaus verfolgen Zuckerberg & Co deine Netzaktivitäten auch außerhalb der Plattform. Über den Sharing-Button werden die übrigen Browser-Daten abgegriffen und aufgezeichnet. Das will Mozilla mit einem Add-On ab sofort verhindern.

    Facebook wird eingesperrt

    Die Erweiterung Facebook Container isoliert deine Facebook-Tätigkeiten von den übrigen Web-Aktivitäten. Rufst du die Facebook-Seite auf, wird sie in einem separaten Tab geöffnet. Hier kannst du dich wie gewohnt anmelden und deinen Facebook-Tätigkeiten nachgehen.

    Klickst du auf einer externen Webseite einen Sharing-Button an, erkennt das Add-on automatisch die Facebook-Verbindung und öffnet den blau markierten Container-Tab. Lediglich auf Webseiten eingebettete Facebook-Kommentare können im normalen Browser-Tab etwas anders aussehen, weil der Browser glaubt, dass du nicht angemeldet bist. Eventuell kann es auch bei Gefällt mir-Buttons zu Fehlfunktionen kommen.

    Download

    Facebook Container ist natürlich kostenlos und auf der Mozilla Add-ons-Seite erhältlich. Nach der Installation beendet die Erweiterung deine Facebook-Sitzung und entfernt auf dem Computer alle Facebook-Cookies.

    Anschließend rufst du die Facebook-Seite erneut auf, um dich einzuloggen. Ab sofort laufen deine Aktivitäten ausschließlich über den Container und ohne weitere Einschränkungen.

    Wenn du das Add-On testen möchtest, hinterlasse deine Erfahrungen doch einmal in den Kommentaren.

    Hinweis:

    Der Facebook Container verhindert nicht das Sammeln von Daten, die bei Facebook direkt anfallen. Er unterbindet nur die Verfolgung deiner übrigen Webaktivitäten.

    Fazit:

    Mit dieser Erweiterung wird das Surfen wieder ein wenig privater. Aber nicht nur die Unternehmen aus dem Facebook-Universum gieren nach deinen Daten. Auch andere Big-Data-Companies verfolgen dich im Netz rund um die Uhr. Vielleicht gibt es später auch einmal Container für Google, Microsoft, Amazon und Apple…

  • Outlook: Ferien und Feiertage 2018 in die Kalenderfunktion einfügen

    Wenn du deinen Urlaub 2018 planen möchtest, dann geht das mit dem Outlook-Kalender recht schnell und einfach. Allerdings zeigt er keine Schulferien und Feiertage an. Diese müssen manuell eingepflegt werden. Oder du lädst dir die benötigten Daten einfach herunter und importierst sie in deinen Outlook-Kalender. Das spart viel Arbeit und wertvolle Zeit.

    Ferien- und Feiertagsdaten gibt es als kostenlosen Download im iCal-Format. Die Datei lässt sich dann problemlos mit ein paar Klicks in Outlook importieren. Aber alles der Reihe nach.

    Kalenderdateien herunterladen

    Auf der Webseite www.schulferien.org/deutschland/ical suchst du dir für dein Bundesland die Ferien- und Feiertagsdateien aus und lädst sie herunter.

    Importieren der Ferien- und Feiertagsdaten

    Dann startest du dein Outlook und klickst in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Über das Explorerfenster wählst du die Dateien aus und fügst sie mit dem Button Öffnen deinem Kalender hinzu.

    Nun steht deiner Urlaubsplanung 2018 nichts mehr im Weg.

    Tipp

    Bei deiner Planung solltest du auch die Brückentage rund um die Feiertage beachten. Da lassen sich etliche Urlaubstage sparen. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel.

  • Windows-Computer durch USB-Login noch besser absichern

    Mit Login-Passwörtern gesicherte Windows-Rechner stellen einen gewissen Zugriffsschutz dar. Die Sache mit den Passwörtern ist aber die, dass man sie oft schnell herausfindet. Zusätzlichen Schutz bietet die Login-Variante mit einem USB-Stick.

    Viele Nutzer bewahren das aktuelle Passwort beispielsweise in der Schreibtischschublade auf, kleben sie unter die Tastatur oder es ist so einfach gewählt, dass man kein Einstein sein muss um das Kennwort zu erraten. Manche Arbeitskollegen sind dann auch so neugierig und schauen einem während der Passworteingabe einfach über die Schulter.

    Wenn du so neugierige Kollegen oder Angehörige hast, dann dürfte der USB-Login-Stick für dich das Richtige sein. Ohne ihn kann niemand so schnell deinen PC starten. Das Einrichten des USB-Sticks ist in zwei Schritten schnell erledigt.

    Schritt 1: Laufwerkbuchstaben ändern

    Stecke den USB-Stick in einen beliebigen Port und starte dann die Datenträgerverwaltung. Bei Windows 10 geht das am einfachsten per Rechtsklick auf das Windows-Icon des Startmenüs.

    Die Datenträgerverwaltung kann auch über Systemsteuerung | System und Sicherheit | Verwaltung | Computerverwaltung aufgerufen werden.

    Damit der Login-Stick funktioniert, muss zuerst der Laufwerksbuchstabe auf (A:) geändert werden. Im Dialogfenster der Datenträgerverwaltung klickst du mit der rechten Maustaste auf den Eintrag mit dem Wechseldatenträger (Datenträger 1, Wechselmedium).

    Im Kontextmenü wählst du die Option Laufwerksbuchstaben und -pfade ändern und weist dem USB-Stick über den Button Ändern dann den neuen Laufwerksbuchstaben A zu. Bestätige alle offen Dialogfenster mit OK um die Änderung zu speichern.

    Schritt 2: Verschlüsselung erstellen

    Mit der Tastenkombination [Windows][R] rufst du den Dialog Ausführen auf, tippst den Befehl syskey.exe ein und klickst auf OK.

    Im Dialogfenster Sichern der Windows-Kontodatenbank aktivierst du die Einstellung Verschlüsselung aktiviert und bestätigst die Auswahl mit Aktualisieren.

    Im nächsten Dialog wählst du im Bereich Vom System generiertes Kennwort die Option Systemschlüssel auf Diskette speichern aus und klickst auf den Button OK. In den nächsten zwei Meldungen wirst du aufgefordert, die Diskette (=USB-Stick) in Laufwerk A einzulegen und den Schlüssel für den Systemstart zu speichern. Beide Fenster bestätigst du mit der Schaltfläche OK.

    Ab dem nächsten Systemstart ist der USB-Login-Stick erforderlich um den PC benutzen zu können.

    Wenn der Computer zuvor schon mit einem Login-Kennwort geschützt war, dann wirst du auch jetzt wieder aufgefordert, das Passwort einzugeben. Erst danach kann der Computer verwendet werden.

    Fazit:

    Mit dem Login-Stick und einem zusätzlichen Passwort ist dein Rechner eigentlich gut geschützt. Es gibt aber einen Nachteil: Verlierst du den USB-Stick oder löschst versehentlich die darauf gespeicherten Verschlüsselungsdaten, dann ist ein Computerstart nicht mehr ohne weiteres möglich.

  • Multimedia-Player über Untertitel angreifbar

    Ende Mai 2017 fand die IT-Sicherheitsfirma Checkpoint heraus, dass bei beliebten Multimedia-Playern eine recht große Sicherheitslücke existiert, die lange Zeit unbeachtet blieb. Zu den angreifbaren Playern gehören der VLC, Popcorn-Time, Kodi (XBMC) und Stremio. Sie vereint die Angreifbarkeit über die Untertiteldateien. Insgesamt sollen ungefähr 200 Millionen Nutzer betroffen sein.

    Das Gemeine an dieser Art von Angriff ist, dass die Media Player meist so konfiguriert sind, dass sie die infizierten Untertitel-Dateien automatisch aus vertrauten Verzeichnissen beziehen. Der Angreifer führt dann den im Untertiteltext versteckten Schadcode aus und übernimmt dann deinen Computer.

    Die in der Vergangenheit unterlassene Bereinigung der Untertiteldateien ist nun nachgeholt worden und die Hersteller der Multimedia-Player von VLC, Popcorn-Time, Kodi und Stremio bieten entsprechende Updates an.

  • Urlaubsplanung mit Brückentagen optimieren

    Im ersten Quartal jedes Jahres planen die meisten Leute ihren Jahresurlaub. Das bedeutet meist den Kalender hervorholen, und jeden Kalendermonat nach geeigneten Zeiträumen suchen, die man für die Urlaubszeit verwenden kann. Und vielleicht kann man ja sogar noch mit Brückentagen möglichst viele kostbare Urlaubstage einsparen. Das hört sich nach viel Arbeit an? Ist auch meistens so. Aber mit dem richtigen Tool für die Urlaubsplanung ist das nur ein Klacks.

    Das Online-Tool mit dem bezeichnenden Namen Urlaubstage-Planen.de, macht deine Urlaubsplanung zu einem Kinderspiel. Und das bis zum Jahr 2021.

    Du legst im linken Bereich nur den Planungszeitraum fest, gibst dann deine (verbleibenden) Urlaubstage an und bestimmst noch deine Arbeitstage. Über den Bereich Feiertage nach Region, kannst entweder dein Heimat-Bundesland, oder das Bundesland deiner (deutschen) Urlaubsregion auswählen, um eventuelle Feiertage mit in die Urlaubsplanung einbeziehen zu können.

    Der Button Und los geht´s zeigt dir dann den Kalender unter Bezugnahme der zuvor festgelegten Auswahl-Filtern an. Nun kannst du per Mausklick alle in Frage kommenden Kalendertage per Mausklick markieren. Der Link Brückentage vorschlagen zeigt mit grün markierten Kalendereinträgen den effektiven Einsatz deiner wertvollen Urlaubstage. So holst du das beste aus deinem Urlaub heraus.

    Wenn du deine Planung erfolgreich beendet hast, kannst du mit der Schaltfläche Exportieren den Urlaubsplan entweder ausdrucken oder dir per E-Mail zuschicken lassen.

    So schnell und einfach kann Urlaubsplanung sein!

  • Der sichere Messenger für dein Unternehmen

    Messenger wie WhatsApp, Telegram und Threema gibt es wie Sand am Meer. Teilweise bieten sie sogar einen sehr guten Schutz gegen Hacker-Angriffe. Genutzt werden sie aber meist nur von Privatpersonen. Bei vielen Unternehmen sind diese Messenger auf den Smartphones nicht erlaubt. Insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber einem Datendiebstahl oder Wirtschaftsspionage vorbeugen möchte. Ein guter Messenger wäre aber auch für diese Unternehmen von Vorteil. Genau an diese Zielgruppe wendet sich Stashcat, der Messenger speziell für Firmen und Behörden.

    Funktionen

    Der Softwareanbieter Heinekingmedia aus Hannover bietet mit Stashcat nicht nur einen Messenger mit vergleichbaren Funktionen wie WhatsApp, sondern auch eine eigene Dateiablage für jeden Nutzer.

    Einzel- und Gruppenchats sind genauso selbstverständlich wie Clients, die eine Verwendung mit Desktop-Computern (MAC, Windows, Linux) ermöglichen. Die mobilen Endgeräte wie iPhone und Android-Smartphones werden von Stashcat natürlich auch unterstützt.

    Sprachbarrieren mit Niederlassungen im Ausland gibt es mit dem integrierten Übersetzer auch nicht mehr. So kann jeder in seiner Muttersprache mit Kollegen in anderen Ländern chatten. Weitere Funktionen findest du auf der Webseite von Heinekingmedia.

    Sicherheit

    Datensicherheit wird bei Stashcat und Heinekingmedia großgeschrieben. Der Datenaustausch zwischen Server und Endgerät ist mit einer 256 Bit AES SSL/TLS Verschlüsselung versehen. Nachrichten werden mit einer Kombination aus AES- und RSA-Algorithmen (256/2048 Bit) verschlüsselt. Zudem kann der Messenger durch einen PIN-Code gegen einen manuellen Zugriff gesichert werden.

    Alle Daten werden auf deutschen Cloud-Servern in Hannover gespeichert und unterliegen somit dem deutschen Datenschutzrecht.

    Wer sich aber nicht auf fremde Server verlassen möchte, der kann Stashcat über die eigenen Server betreiben.

    Kosten

    Was Stashcat kostet, wird für jedes Unternehmen oder Behörde individuell ermittelt. Das liegt unter Anderem auch an dem modularen Aufbau des Messengers. Basismodule sind die Kontaktdatenbank, die Dateiablage und der Messenger selbst. Was darüber hinaus auswählbar ist, wird Teil der Beratung werden.

  • Outlook 2013 und 2016: Unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für Kunden und Kollegen erstellen

    Der nächste Urlaub kommt bestimmt und sorgt dann wieder für ein volles E-Mail-Postfach. Um dies einzuschränken, kann man bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Sie wird automatisch versendet, wenn in deinem Postfach eine Nachricht eingeht. Seit Outlook 2013 gibt es die Möglichkeit, bei den automatischen Abwesenheitsnotizen zwischen Kollegen und externen Kontakten zu unterscheiden.

    Normalerweise wird für die Formulierung des Infotextes bei Kunden auf eine förmliche Gestaltung des Textes geachtet, während man unter Kollegen einen etwas lässigeren Ton verwenden kann. Die zwei unterschiedlichen Abwesenheitsnotizen zu erstellen, ist nicht so zeitaufwendig wie es sich anhört.

    Starte dein Outlook 2013 oder 2016 und klicke auf Datei | Automatische Antworten | Automatische Antworten senden. Aktiviere im Dialogfenster die Option Automatische Antworten senden und lege den Zeitraum deiner Abwesenheit fest.

    Wird diese Option nicht aktiviert, musst du nach deiner Rückkehr die automatischen Antworten manuell über Keine automatischen Antworten senden deaktivieren.

    Im darunterliegenden Textbereich tippst du deine Abwesenheitsnachricht ein. Die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation ist für die Benachrichtigung der Kollegen gedacht, den Antworttext für die Kunden erfasst du über die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Anschließend wählst du noch aus, ob die Antworten an jeden außerhalb deiner Organisation versendet werden soll, oder nur an deine gespeicherten Kontakte. Abschließend bestätigst du die Erstellung nur noch mit dem Button OK.

    Leider funktioniert diese Art der automatischen Antwort nur über ein Exchange-Server-Konto, die meistens von Firmen verwendet werden. Im privaten Bereich kommen bei Outlook meist POP3- und Imap-Konten zum Einsatz. In diesem Fall kann nur eine generelle Abwesenheitsnotiz über die Outlook-Regeln erstellt werden. Wie das funktioniert, steht in diesem Artikel.

  • In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen

    Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:

    Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).

    Outlook-Regel anlegen

    Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

    Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

    Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.

    Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.

    Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.

    Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.

    PC eingeschaltet lassen

    Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden.  Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.

    Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

    E-Mails über Exchange-Server

    Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.